商业信函特点及写作的注意事项Word文档下载推荐.docx

商业信函特点及写作的注意事项Word文档下载推荐.docx

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这种方式在中国虽然很少使用，在欧美却早就广为流行。

它的好处主要就是：

与其他行销方法相比费用低廉、有一对一的直接效果、有针对性。

对于中国的企业来说，它是少数可以打入主流社会而不需天文数字投资的宣传方法。

由于它是一种书面资料，还可以避免一般中国企业在国外没有办事处，中国与外国有时差，没有英文流利的员工可以随时接听、应答外商电话的烦恼。

直邮行销法如与数据库营销配合，更可塑造一个现代化、国际化、数位化、高尚的整体企业形象，增加公司的商业魅力。

　　商务函电商务函电是指在日常的商务往来中用以传递信息、处理商务事宜以及联络和沟通关系的信函、电讯文书。

常用的商务信函主要有商洽函、询问函、答复函、请求函、告知函和联系函等。

　　商务信函的写作需要注意以下几点标准：

　　准确。

商务信函的内容多与双方的利益有着直接的利害关系，因而要完整、精确的表达意思，用于乃至标点符号都要做到准确无误，以免造成不必要的麻烦。

　　简洁。

在做到准确、周到的前提下，应用最少的文字表达真实的意思，不能拖沓冗长。

　　具体。

信函所要交待的事项必须具体明确，尤其要注意需要对方答复或会对双方关系产生影响的内容，绝不能语言不详。

　　礼貌。

要掌握礼貌、得体的文字表达方式，以有利于双方保持良好的关系。

　　体谅。

要学会换位思考，能够站在对方的立场上思考问题。

这样容易获得对方的认同，有利于双方达成有效的沟通。

商务信函写作的注意事项

　　1.句子不要零碎。

　　例子:

hedecidednottoauditthelastten

　　contracts.becauseofourpreviousobjectionsabout

　　compliance.两个句子应该连在一起：

hedecidednottoauditthelasttencontractsbecauseofourpreviousobjectionsabout

　　compliance.

　　2.切忌主客不分或模糊。

例子:

decidingtorescindtheearlierestimate,ourreportwasupdatedtoinclude$40,000fornew

　　equipment.应改为decidingtorescindourearlierestimate,wehaveupdatedourreporttoinclude$40,000fornew

　　equipment.

　　3.结构对称,令人容易理解。

theownerquestionedtheoccupantsleaseintentionsandthefactthatthecontracthadbeenalteredwithink

　　markings.应改为:

theownerquestionedtheoccupantsleaseintentionsandinkalterationsofthe

　　contract.

　　4.单复数不要搞乱，不然会好刺眼，看着不舒服。

例如:

anauthorizedpersonmustshowthattheyhavesecurity

　　clearance.应改为authorizedpersonsmustshowthattheyhavesecurity

　　clearance.

　　6.时态和语气不要转换太多。

看商务英语已经是苦事，不要浪费人家的精力啊。

　　7.标点要准确。

hedidnotmakerepairs,however,hecontinuedtomonitorthe

　　equipment.应改为:

hedidnotmakerepairs;

　　however,hecontinuedtomonitorthe

　　8.选词正确。

像affect和effect，operative和operational等等就要弄清楚才好用啦。

　　9.大小写要注意。

除非必要不要整个词都大写，除非要骂人。

　　mustchangetoos

　　immediately.外国人就觉得不礼貌和喝令人一样。

要强调的话，用底线，斜字，粗体就可以了。

　　10.拼字正确。

有电脑拼字检查功能后，就更加不能偷懒。