文件排版及编号管理规定Word格式文档下载.doc
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页脚:
1.0cm
页眉页脚及其他部分的未尽事宜以附件范本为准。
3.2表格记录的编制格式
3.2.1表格编制时,要加入公司标示,公司标示如下图。
图
(1)集团公司logo标示
公司所有下发的公文,logo图标均用带字母标识的,文件头模板可以在OA导航系统中下载
3.2.2表格具体排版样式参照附件的样本设置。
3.2.3表格中所有字体均为仿宋或宋体,表头字号为16号,表格正文字号13号,表格编号及表格正文之外的附属信息字号均为10号。
3.3文件的编号
3.3.1公司、分厂及部门代码(详见附件)
3.3.2管理体系文件
体系文件包含ISO9001质量体系文件,OHSAS18001安全体系文件,ISO14001环境体系文件。
3.3.2.1一阶文件(质量手册、安全手册、环境手册)
X1-X2-01
流水号:
01—99
文件类型标示:
QM质量手册
SM安全手册
EM环境手册
公司代码:
参照附件
说明:
质量手册以后将分为集团公司质量手册和分公司质量手册,分公司质量手册的部分内容可引用集团公司质量手册。
3.3.2.2二阶文件(体系程序文件)
(1)ISO9001质量体系程序文件
X1-X2-01
流水号:
文件类型标示:
QP质量体系程序文件
公司代码:
说明:
程序以后将分为集团公司质量程序文件和分公司程序文件,分公
司程序文件的部分内容可引用集团公司程序文件或等同使用。
(2)OHSAS18001安全体系程序文件,ISO14001环境体系程序文件
X1-X2-01
流水号:
01—99
文件类型标示:
SP安全体系程序文件
EP环境体系程序文件
3.3.2.3三阶文件(作业规范文件)
(1)ISO9001质量体系作业规范类文件
X1-QW-X2-001
流水号:
001—999
类型:
ZD部门制度;
YP业务运作规程;
WI安全作业指导书;
ES设备安全检修保养规程;
EI设备操作规程;
CI调校规程;
TI检验指导书;
CS检验标准;
GP工艺流程图;
OS其他文件;
作业规范标示代码:
QW
公司代码、集团公司部室代码,参照附件
例1:
电解金属锰厂生产部作业指导书,编号为:
ME-QW-WI-001;
例2:
集团公司质量控制部编写的钢材来料检验标准,编号为:
ZK-QW-CS-001。
(2)OHSAS18001安全作业规范类文件
X1-SW-X2-001
流水号:
类型:
WI作业指导;
ZD安全制度;
YJ应急预案;
TP培训、训练计划;
YL演练方案
OS其他文件
安全作业规范标示代码:
SW
例1:
硫酸厂安全制度
LS-SW-ZD-001
例2:
集团公司安全部制度
SE-SW-ZD-001
(3)ISO14001环境作业规范类文件
X1-EW-X2-001
YL演练方案;
OS其他文件;
EW
例如:
硫酸厂环保制度LS-EW-ZD-001
3.3.2.4四阶文件(记录类)
X1-X2-X3A
记录版本号:
按照版本次序A—Z编号
表格流水号,编号为01—99
类别代码:
行政类:
XZ安全类:
S
人事类:
RS环保类:
E
质量类:
Q设备类:
EQ
生产类:
P物资类:
M
财务类:
F项目类:
XM
公司代码、集团公司部室代码,参照附件
例1:
硫酸厂成品质量化验单LS-Q-01A;
例2:
总务部通勤车申请单ZW-XZ-01A。
说明:
若是文件后附的表格,在表格编号前加上支持文件的编号,以便于追溯到可支持的相应文件。
例如TY-QP-01-Q-02A
3.3.3行政办公类文件
3.3.3.1红头文件的编号
宁天元发X1-X2-【2012】001号
类别代码:
行政命令类:
XZ人事任命类:
RS
薪资类:
SL安全类:
环保类:
E
公司代码
不同的公司,有所不同。
例如:
宁华夏发
3.3.3.2行政类文件的编号
X1-X2—201301001
文件发文当月的流水号,编号001—999
文件发文的年月
文件类型:
TZ通知/通报;
JD接待方案
ZD行政制度规定;
XX信息制度;
RS人事薪酬制度;
MY贸易制度;
DW对外回复
公司代码,参照附件
3.3.4财务管理类文件
X1-CW—201301001
CW财务管理类文件
公司代码,参照附件
3.3.5经营管理类文件
X1-MG—X2-001
流水号,编号001—999
类型:
管理架构图:
JG考核方案:
KH
部门职责:
BZ工作总结:
ZJ
岗位职责说明书:
GW
工作计划:
WP
经营管理标示代码:
MG
3.3.6协议合同类文件(除项目类)
X1-XY—X2-201301001A
版本号
流水号,编号001—999
年月
类型:
WZ生产物资采购合同(除矿石)
RS人事合同
BX保险合同XS产品销售
KS矿石贸易合同YS运输合同
BG办公用品采购SB设备采购
GL工伤理赔合同RJ软件类
OS其他合同
协议合同标示代码:
XY
丰和公司生产物资采购类合同:
FH-XY-WZ-201301001A
3.3.7项目合同类文件(各新建项目合同按项目进行分类)
X1-X2-XY—X3-201301001A
WB外包工程合同
WS外包设计合同
SB新建项目设备采购合同
WZ新建项目建筑原材料采购合同
OS其他合同
新项目代码
公司代码,参照附件
说明:
新项目代码可用新项目各称的前两个汉字的拼音缩写做代码,若有重
复时,可用第一、第三个字的拼音缩写做代码。
例1:
集团公司锰厂三期新项目土建工程外包合同:
TY-MS-XY-WB-201301001A
3.3.8外来文件类
WL—X1—201207001
当月流水号编码001-999
文件接收年月
外来文件类型:
JX机械类文件DQ电器类文件
AQ安全类文件HB环保类文件
OS其他类文件
外来文件标示:
WL
3.3.9项目管理类文件
3.3.9.1项目二阶文件(程序)编号
X1-PP—001
流水号001—999
项目二阶文件,程序文件标示代码PP
公司代码
3.3.9.2项目三阶文件(作业规范)编号
X1-PW—001
项目三阶文件,操作规范标示代码PW
3.3.9.3项目四阶文件编号
项目四阶文件为表格记录类文件,编号规则同体系文件中的表格记录编号一样,具体参照第3.3.2.4节编号方法进行编号。
3.3.10项目技改类文件
X1-X2—X3—201207001
流水号001—999
文件编制月份
技改文件类型:
KX可行性报告
FA技改方案JB技改总结报告
SB实验报告
项目名称代码
公司代码
3.3.11图纸类文件
X1-X2—TZ-X3—201207001
流水号
图纸编制日期
土建项目类:
JZ建筑图纸DQ电气图纸
GY工艺图纸JG结构图纸JW机务图纸
GP给排水设计图纸
机电、设备类:
EI设备安装图纸
EP设备配件/部件图纸CD电路设计图纸
EF设备、设施基础图纸PL管道布局图纸
LL线路布局图纸MP机械制作图纸
QT其他图纸
图纸标示代码:
TZ
项目名称代码
公司代码
3.3.12记录流水号的控制
3.3.12.1为便于记录的存档和检索,所有记录都应在记录的右上角加上流水
号,流水号可用年份加3位数字表示,例如:
2013001,编流水号时一定要连续,不能跳号。
3.3.12.2印刷使用的记录表单,可在右上角印上流水号。
3.3.12.3用OA流转的表单,软件会自动产生流水号。
3.3.12.4由于作废、空白、遗失等原因出现跳号,应用夹页方式注明跳号的
原因。
3.3.13文件归档规定
3.3.13.1各部门文件归档时须按文件头上标明的文件类别建立文件夹归档。
3.3.13.2OA中的电子档的文件也须按文件类别建立电子文件夹进行归类存档。
3.3.13.3所有的文件和表格的编号必须向集团公司办公室文控员申请,由文控员控制编号的唯一性和连续性。
3.3.13.4电子档存储文件时,须用【文件编号】加【文件名称】的规则命名。
3.3.13.5本文件自生效之日起执行,但以前所发文件在升版时按新规定逐渐更改。
4.0相关文件
5.0记录
6.0附件
6.1附件一:
公司各分厂及部门代码对照表
第8页,共9页
6.2附件二:
文件类别对照表
6.3附件三:
文件模板
公司/部门
字母代码
TY
CW
ME
WZ
LS
GY
NT
ZK
CG
JD
FH
JZ
YS
MY
SN
XS
QG
WX
XZ
TZ
AH
XX
NY
SG
附件一:
公司及集团公司部室代码对照表
上表没列明的新增公司/部门可用名称的前两个字的汉语拼音的缩写做代码,
若有重复时,可用第一、第三个字的拼音缩写做代码。
附件二:
文件类别对照表
(一)
序号
编号规则
1
一阶文件
TY-QM-01
(手册代码)
二阶文件
TY-QP-01
(程序文件)
TY-QW-WI-001
(分厂代码)(质量指导书)
四阶文件
文件编码-Q-01A
OHSAS18001
安全管理体系
TY-SM-01
(手册代码)
TY-SP-01
(程序文件)
TY-SW-ZD-001
文件编码-S-01A
ISO14001
环境管理体系
TY-EM-01
(手册代码)
TY-EP-01
(程序文件)
TY-EW-ZD-001
文件编码-E-01A
2
行
政
类
文
件
红头文件
宁天元发TY-RS-[2013]001号
通知/通报
TY-TZ-201301001
规章制度
TY-ZD-201301001
人事薪酬制度
TY-RS-201301001
对外回复
TY-DW-201301001
信息制度
TY-XX-201301001
贸易制度
TY-MY-201301001
接待方案
TY-JD-201301001
3
财务管理类文件
例:
财务制度
TY-CW-201301001
4
经
营
管
理
管理架构图
TY-MG-JG-201301001
部门职责
TY-MG-BZ-201301001
岗位职责说明书