采购流程管理大全Word下载.docx

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⏹保持合理的库存水平。

超市的经营特点是“薄利多销”，因而为了不出现缺货、断货而影响销售，适当的保留一些商品的库存很有必要，但是如果库存金额过大，又必然会导致流动资金减少，造成总体资金的紧张。

因而提高库存管理水平就很有必要，使库存既能保证销售，又不会造成资金的积压。

⏹主要促销计划的制定和落实。

促销是超市吸引客流，提高销售的有力武器，采购部门做为主要的促销策划和管理部门，要制定出一个年度性的促销计划和促销方案，并且针对不同的阶段、不同的主题、不同的卖点落实好这些方案。

⏹新商品的开发和引进。

根据商品的生命周期理论，一个商品想要“永不落伍”是不可能的，而且由于竞争的因素，老商品的毛利水平较低，因而新商品的不断开发，就成为了采购部门的一个日常性工作。

综上所述，采购人员的每一项工作，无不紧紧围绕着卖场的种种利益。

因此我们把“采购”定义为“通过一系列的方式和手段，组织到适当的商品供顾客购卖，以实现卖场利益最优化的有组织活动。

”

二、采购人员基本职责和权限

商品采购关系着整个公司营运，这个环节没把握好，就会造成满盘皆输。

所以商品采购的责任非常重大，做为一名采购人员不应该只着眼于采购进货，而且还应该考虑商品的“推销”和“利润”。

同时采购人员为了能够顺利的开展工作，还必须获得一定的权力，否则有责无权，就会难以达到公司的各项指标。

1、采购的基本职责

⏹负责公司毛利指标的达成。

采购部门是创造经营利润的部门，商品售价的制定，营业外收入的收取等，无不和最终的总体利润息息相关。

因而保证所采购商品之盈利能使公司正常运转下去，是采购部门义不容辞的责任，同时也是首要的责任。

⏹负责公司业绩指标的达成。

业绩主要是受来客数和客单价这两个指标的影响，而这两个指标又在一定程度上受商品结构，促销，价格等因素的影响，因而要想达成公司的业绩指标，采购人员就要把影响来客数和客单价的各项工作做好，想方设法的提高这两项指标的水平。

⏹公司商品库存的控制。

商品是由采购部门引进的，虽然在引进后的主要订货工作是由营运部门来做的，但是采购人员还是很有必要对于商品的库存金额、库存数量等进行控制。

因为对于合同的情况、有关的商品信息（货源是否稳定、季节性的提价，包装的更改等）营运部门毕竟不是很了解。

⏹公司商品回转的控制。

商品回转的控制，实际上就是对商品结构的控制，如果商品回转快，就意味着商品适销对路，资金周转得快，库存结构合理。

反之就会影响到公司的正常运作。

⏹市场情报的搜集和分析。

做为采购人员，要不断的了解和掌握最新的商品知识、销售趋势、竞争状况、消费时尚等信息，并在比较分析后不断调整自已的工作思路和工作方法，并对公司的总体的经营策略、经营技巧、经营理念等方面进行合理化的建议。

2、采购的权限

⏹决定供应商的新增、更改、清退。

⏹决定商品的引进，商品进价的最终确定，商品售价的制定。

商品销售单位的最终确定。

⏹新商品的开发，和营运部门一起确定淘汰旧商品的名单。

⏹商品最低订货量的设定、负责新品的首次订货、负责促销商品的订货。

⏹与供应商进行谈判，签订合同，收取营业外收入。

⏹对于商品的陈列向营运部门提出建议，但决定权在营运部门。

⏹主要促销方案、促销方式的确定。

三、如何成为一个合格的采购

综上所述，有了权力，有了责任，采购人员就可以开展工作了，但是有句俗语说得好“入门易、学精难”，要想成为一个合格的采购，不是学个一两天就能实现的，只有在实践中不断地分析总结和再学习，才能够不断提高，不要学了个皮毛，尾巴就翘到天上去了，这种态度是万万不可取的。

那么，如何才能成为一个合格的采购呢？

以下是几点建议：

⏹操守廉洁。

采购，是一个非常敏感的岗位，也是一个非常考验人的岗位，供应商为了达到各种目的，往往会采取各种方法来拉拢你，如果你意志薄弱，或是贪图小利，那么你就很难成为一个合格采购。

公司有各种指标来考核采购人员，如果达不到的话，那么你的位子也是保不住的，而且“要想人不知，除非已莫为”。

操守廉洁，是做一个采购的基本准则。

有一句话是这样说的：

“做事可以失败，做人不可以失败”。

能力差一些，通过实践可以提高，品质如果不行，那么连实践的机会都没有。

⏹掌握市场。

市场是不断变化的，消费者的需求也是不断变化的。

现代的社会日新月异，瞬息万变。

“秀才不出门，也知天下事”，注定会在现实中碰壁。

采购人员如果不去了解市场变化，被淘汰的将是你自己，只有“知已知彼”，才能“百战百胜”。

⏹精打细算。

超市的综合毛利比百货大楼低，而且租金、人事等经营成本又要远远高于便利店、农贸市场。

因而精打细算，开源节流，想方设法降低经营成本就成为了一项很重要的工作，采购部门在其中可以发挥很大的作用，抠进价、多收取一些营业外收入、多获取一些扣率、最大限度的廷长付款的期限、节约各种管理费用等等，都是采购部门应做的工作。

⏹积极认真，讲究速度和效率。

采购部门是整个公司的灵魂，养成积极认真的工作态度，速度和效率并重的工作方法，对于顺利完成采购工作是非常必要的。

采购部门的工作内容多，工作范围大，接触的人和信息量也很多，如果没有一个积极认真的工作态度去对待这些问题，那么就容易出现张冠李戴，指鹿为马这类的事情。

同时要学会工作有计划性，先处理重要的、关健的工作，要合理的分配时间，不断提高自己工作的速度和效率。

⏹创新求进。

商场如战场，不进则退，商场上不会有永远的赢家，也不会有永远的输家。

如果墨守陈规，不思进取，那么今天的巨人可能就是明天的病夫。

根据实际情况的变化，不断更新自己的经营思路、工作方法、商品结构、商品价格等。

才不会落后于别人。

⏹适应性强。

采购是一个机动性很强的岗位，也是一个劳心劳力的工作。

比如和不同的供应商谈判，要根据他们的不同特点，进行不同的准备，采取不同的方式。

在面对他们时，你要扮演的是国王、演说家、艺术家、理论家、小市民等多重角色的一种或是多种。

你会经常加班，经常学习新的知识，工作节奏非常快，非常消耗体力和脑力，如果没有较强的适应能力，你就很难做好采购工作。

⏹团结协作。

人不能脱离群体而生活，个人的力量是有限的，不可能会有无所不能的天才。

在现代的超市业态中，强调的是标准化、专业化、简洁化；

强调的是各个环节的合理分工，紧密配合，要想依靠个人的力量去做好全部工作，是不可能实现的。

做为采购人员，要善于和同事分工协作，和谐共处，凡事以公司的大局为重，以公司的利益为前提，尤其注重团队合作和团队精神。

第二章采购部门组织架构和规章制度

一、采购部门组织架构（见附图）

二、各部门职责

在这个组织架构图中，不同规模的超市可以对其进行适当删减，如果是一家小型的超市，可以不设采购主管这一层，另外采购员一职也可以不用分得这么细，比如生鲜只设两个人，食品也只设三个人，百货则设置两人。

如果是一家大卖场或是大规模的连锁超市，由于品项多或业务比较繁忙，为了加强对采购工作的管理，也可以适当再增加一些人员，比如可以在品项较多、销售较好的采购组设置两名采购员，或是在每名采购员下面再设置一名采购肋理。

但不管怎样取舍，采购的组织架构必须能够保证采购工作的正常开展，同时又必须兼顾到工作的效率和管理的费用。

不要出现采购人员每天都从早忙到晚但还是有做不完的工作的事情，也不要出现一件工作经过一个星期层层传递还是没做完的情况。

管理的目的是为了更有效的整合企业内的各种资源，以最符合企业利益最大化的流程和路径，去实现企业的各种指标。

采购组织架构的最终确定也必须符合这个要求。

我们在前面已经绍了采购人员的基本职责，下面详细介绍一下各个岗位的职责：

1、采购经理的职责

⏹服从总经理指挥，执行公司制定的各项总体规划，确保公司经营方向的正确性，全面主管公司的采购工作，领导采购人员共同完成公司下达的各项任务指标，并对各项任务指标的完成情况负有直接责任。

⏹负责采购人员的纪律管理，维护公司形象，保障公司利益，以身作则，在采购人员中树立正气和培养奉献精神。

严守公司的各种商业机密。

⏹将公司下达给采购部门的各项指标分配给各部门，并监督跟综执行情况，经常组织采购人员进行分析研讨，及时纠正工作偏差，保证各项指标的顺利完成。

⏹商品结构的总体设计，定期组织采购人员进行商品结构的调整，并审核和最终确认新品的引进和旧品的淘汰。

⏹确定供应商管理的相关规定，流程，确定与供应商的合作方式，签约政策，相关费用的收取标准等方面的具体方案，审核并最终确认采购员与供应商签订合同的有效性。

并监督合同的执行情况。

⏹制定采购部门的年度促销计划，指导和监督采购人员实施计划，并组织采购人员对每次促销活动的效果做分析总结，以不断提高促销活动的效率。

⏹（在没有配送中心的情况下），和营运部门紧密配合，确保库存的合理性，督促采购人员及时处理不良库存，并有权追究由于库存不合理给公司造成损失的直接责任人。

⏹制定采购部的奖惩条例并报公司审批执行，并有权依此对采购部人员进行奖罚。

⏹密切注意各种信息的收集、分析和整理，并根据分析整理的结果对采购部的各项工作进行调整。

⏹协调采购部门和其它部门的关系，并及时将采购部的相关情况和其它部门做双向沟通。

⏹定期与供应商进行交流，从中发现问题，解决问题，并对公司的相关政策做详细解释。

⏹和财务部门确定每月的付款总额，并审批特别请款单。

⏹定期组织采购人员进行业务培训和业务学习，不断提高采购人员的专业水平和业务能力。

⏹对于采购主管和各部门采购人员提出的各项合理化建议，以及须审核批复的各项工作，必须在限期内答复。

⏹每周做出下周采购部门的工作计划表，根据采购主管（采购员）预交并经过自己修改的工作计划表，检查采购主管（采购员）每日的工作进度，并在工作日记上填写当日采购部的工作进度，督促采购主管（采购员）按时完成各项工作，并及时纠正计划实施过程中出现的偏差，同时不断培养采购主管（采购员）工作的计划性，提高整个采购部门工作的效率和有效性。

2、采购主管的职责

⏹服从采购经理指挥，协助采购经理执行公司的各项总体规划，主管本部门的采购工作，确保本部门经营方向的正确性，领导本部门人员完成采购经理下达的各项任务指标，并对本部门的各项任务指标完成情况负有直接责任。

⏹负责本部门人员的纪律管理，维护公司形象，保障公司利益，以身作则，在本部门员工中树立正气和奉献精神。

⏹将采购经理下达给本部门的各项指标分配给各采购员，监督指标的执行情况，并及时将有关信息反馈给采购经理。

保证本部门指标的顺利执行。

⏹根据采购经理制定的各项商品政策，指导本部门人员开展工作，对于规定范围内的工作，有权直接处理，对于规定范围外的工作，要及时向采购经理汇报，并根据采购经理的决定迅速执行。

⏹设计本部门商品结构初步方案并报采购经理审批，定期组织本部门人员进行商品结构讨论，并根据各采购员所做的调整方案，汇总成为本部门的商品结构调整方案，报采购经理审批，对本部门的新品引进和旧品淘汰工作有审核权。

⏹根据采购经理制定的供应商管理的各项规定、流程、规章制度，指导本部门人员与供应商签订合同，进行各种谈判，监督本部门合同的执行情况，对于超出自己权限的问题，及时向采购经理汇报。

⏹根据采购经理制定的年度促销计划，安排好本部门人员按时按质的完成，并向采购经理及时汇报形势的变化和合理化建议。

组织好本部门人员分析每次促销活动的成果，并将分析的结果以书面形式向采购经理汇报。

⏹和营运部门保持良好沟通，保持本部门商品合理的库存，及时督促采购人员清退滞销商品、库存不合理商品。

⏹根据采购经理制订的采购部奖惩条例，对本部门人员进行管理，并对相关人员的奖惩有建议权。

⏹注意对各种信息的收集和整理，并根据整理的成果对本部门的相关工作做出调整，但重大变动（供应商的清退、促销计划的更改等）须报采购经理批准后方可执行。

⏹定期和采购经理一起与本部门供应商进行沟通，根据供应商提出的合理化建议，经采购经理批准后，对本部门的相关工作进行整改，并及时反馈相关信息给采购经理。

⏹每月将本部门的付款计划报采购经理，对于当月本部门的特别请款，经审核后报采购经理审批。

⏹除了组织本部门人员参加采购部的业务学习和业务培训外，定期组织针对本部门人员的专业培训和学习。

以不断提高本部门人员的业务水平。

⏹针对本部门的各项工作存在的问题，有责任将自己和本部门员工的合理化建议向采购经理做出汇报。

同时对于须审核的各项工作须在限期内处理完毕。

⏹每周做出下周本部门的工作计划表交采购经理，根据采购员预交并经过自己调整过的工作计划表，检查采购员每日的工作进度，并在工作日记上填写当日本部门的工作进度，督促采购员按时完成各项工作，及时纠正在计划实施过程中出现的各种偏差。

同时不断培养采购员工作的计划性，提高他们工作效率和有效性。

3、采购员的职责

⏹服从采购主管（或采购经理）指挥，主管本采购组的工作。

完成采购经理下达的各项任务指标（销售额、毛利额、营业外收入、库存周转率等），对各项指标的完成情况负有直接责任。

⏹根据公司制定的各项供应商管理规定、政策，开展业务工作，与供应商洽谈，组织采购符合销售需要的各类商品，对超过自己权限的问题，要及时向采购主管（采购经理）汇报。

⏹遵守公司和采购部的各项规章制度。

⏹设计本采购组商品结构的具体方案，并报采购主管（采购经理）审批，并负责本采购组新商品引进和旧商品淘汰的具体方案，报采购主管（采购经理）审核批准后执行，保持本采购组商品结构的科学合理.

⏹根据采购经理制定的年度促销方案，分配给本组的各项促销指标，按时按质的予以完成，并在每次促销活动结束后，进行自我分析总结，以不断提高本采购组促销活动的针对性和有效性。

⏹采购员日常采购业务如下：

◆商品的议价（包括旧品、促销等）；

◆交易条件协商（含折扣、付款方式、期票、退货条件等）；

◆新商品的引进及议价；

◆商品的配送方式（厂商直送各分店，或者有配送中心配送）；

◆负责新品第一次订货，促销商品订货。

商品最小订货数量的决定（一次采购最小数量的决定）。

对于大规模零售企业，如果有成熟的配送中心管理，一般也可以由配送中心来决定最小订货数量。

◆各项营业外收入的谈判和落实。

⏹采购员日常商品管理业务如下：

◆畅销商品及滞销商品的发现；

◆滞销商品、库存不合理商品的清退；

◆库存的掌握；

◆商品的店间移动调度；

◆残损商品退货监督；

◆订货业务的检查；

◆商品品质、鲜度的监督；

◆卖场陈列展出指导和建议。

⏹密切留意对各种市场情报的收集、分析和整理，并及时对本采购组的相关政策进行调整，但有重大变动时，须先报采购主管（采购经理）审批同意后方可执行。

收集的市场情报内容有：

◆本店的销售情报（销售、毛利、畅销商品、滞销商品等）；

◆顾客的购买情报（购买习惯、购买频率、投诉情况等）

◆竞争店的相关情报（价格、促销、陈列等）

◆供应商动态（供货价格的异动、新品的引进、个性特点等）

◆市场的变化趋势（消费时尚、相关机构的统计资料、城市的发展规划等）

⏹每月向采购主管（采购经理）报当月本采购组的付款计划，若有紧急货款须支付，须填写特别请款单并报采购主管（采购经理）审核。

⏹自觉学习采购业务和采购知识，不断提高自己的业务水平和业务能力。

平时注意和营运部门的交流和沟通。

群策群力，共同提高本采购组的销售业绩。

⏹对采购工作提出自己的合理化建议，并报采购主管（采购经理），提高自己的工作效率，对于各项工作，均应在规定期限内完成。

⏹每周做出下周自己的工作计划表交采购主管（采购经理），并于下周每天在工作日记上填写当日工作进度，做为考核的依据。

4、采购助理的职责

⏹服从采购经理指挥，做好采购经理分派的各项文秘工作。

⏹协助采购经理做好公司和采购部各种资料、文件的收集、整理、分类和归档留存的工作。

⏹遵守公司和采购部制定的各项规章制度，负责录入员的纪律管理，严守公司的各种商业机密。

⏹在采购经理授权并通知相关人员后，可以代采购经理处理采购部的相关工作。

⏹做好采购部的设备、书籍、表格、办公用品、耗材等各项公用资产的日常管理维护工作，每月做出下月采购部办公费用预算，报采购经理审批后交财务部门，严格执行各项公用资产的编号、登记、归档、领用、借阅、返还、盘点、报损、报废等手续。

⏹做好采购部的人员安排，制订采购部人员节假日值班安排表，每月统计采购部人员的考勤情况，并报采购经理签字后交人事部门。

⏹积极参加和组织录入员参加采购部的各种业务学习和业务培训，不断提高自己的业务能力。

⏹督促录入员提高效率，减少误差，做好商品资料的日常维护工作。

同时指导录入员做好各种商品资料的整理、分类和留档工作。

⏹对采购部的各项工作向采购经理提出合理化建议，但不得末经采购经理许可，随意干涉采购主管和采购员的工作。

⏹每周做出下周工作计划表，交采购经理，并于下周每天在工作日记上填写当日工作进度，做为考核的依据。

5、录入员职责

⏹遵守公司和采购部制定的各项规章制度，服从采购肋理指挥，保守公司的各种商业机密。

⏹主要负责商品资料的录入、修改、维护和简单分析工作。

⏹任何对商品资料的录入、修改、新增工作，录入员都须见到有采购经理签字同意后的相关单据后，才可完成录入动作，同时要将单据留档备查。

但促销商品的订单、开业前大进货订单，单店新店开业一个月内的订单，采购主管签字后也可生效

⏹录入员严禁末经采购经理许可，擅自对商品资料进行任何修改。

⏹提高录入准确度和效率。

积极参加采购部组织的各种业务学习，以提高自己的工作能力。

⏹当日的录入工作，必须当日完成，如因此给公司造成损失，将按照采购部奖惩条例进行处罚。

⏹若是单店新开业，从新店大进货到新店开业后一个月内，录入员须承担所有商品的订货工作。

⏹对采购部工作提出合理化建议，并交采购助理。

三、采购部规章制度

1、公司员工手册（略）

2、采购部奖惩条例

第一条未能完成当月各项考核指标（销售额、毛利额、库存周转天数、营业外收入、月引进新品和淘汰旧品数量或比例），又没有合理的理由者，罚款元，（新上任第一个月可以适当放宽）。

如连续三个月不能达成指标，又没有合理的理由者，换岗到其它部门或予以辞退。

第二条每月超额完成当月各项考核指标（销售额、毛利额、库存周转天数、营业外收入）者，奖励元。

如连续三个月都超额完成各项考核指标，则由采购经理提名，报人事报门给予加薪，如连续半年都超额完成各项考核指标，则由采购经理提名，报人事部门给予升职和加薪。

第三条采购人员接受供应商或供应商通过第三者给予的现金、消费券、购物卡、物品价值超过50元，或私自接受由供应商付费的旅游、宴会、到各种营业性场所的娱乐。

经公司发现或有人举报经查实者，对当事人给予连续三个月扣薪50％，并处以严重警告处分，在全公司内通报的处罚，对于当事的供应商，立即清退所有商品，并推迟付款。

对经查属实的举报者，给予元奖励，并对举报人的情况保密。

第四条采购人员主动或威胁供应商给予各种好处，一经查实，立即开除当事人，并处以扣除当月薪水，全公司通报的处罚。

如果要求不成，敢于打击报复供应商者，一经查实，立即开除当事人。

如果供应商能够主动举报当事人，经查实后，可在订货、付款、商业机会等方面给该供应商以最大的优惠。

并对其他举报人给予元奖励，同时对举报人的情况保密。

第五条若由于供应商和采购人员内外勾结，其行为和造成的后果，已经严重侵犯或损害了本公司的利益，本公司除了通过合法途径追回损失外，保留通过司法机关追究当事人法律责任的权力。

同时举报者的举报经查属实后给予元奖励。

对举报人的情况保密。

第六条公司领导和采购部会以供应商会、自我鉴定、内部选举等多种形式，对采购人员每三个月进行一次品质考核。

对考核成绩的前三名获得者，在升职、加薪、福利、旅游、休假等方面给予优先照顾。

第七条采购部人员必须服从直接上司的领导，不得对直接上司漫骂、嘲笑、殴打，如有此类情况，对当事人处以元罚款，并在全公司通报批评，此类情况发生两次的当事人，给予直接辞退的处罚。

第八条采购部人员如发现直接上司有侵犯或损害公司利益的行为，或对直接上司对自己的处罚不服，可以越级举报或申诉，采购员向采购经理举报或申诉，采购主管向总经理举报或申诉。

经公司和采购部查实后，对举报者给予元奖励。

对最终申诉的处理结果无条件执行。

第九条公司的商业机密（包括各种文件、商品信息、会议记录、工作流程等）不得通过传真、复印、电子邮件等任何方式外传，违者给予元罚款，并予以开除。

如情节恶劣者，公司保留通过法律途径追究当事人的法律责任。

第一十条快讯商品在整个快讯期缺货又无合理理由者，罚款20元/个商品。

快讯商品在快讯期内断货又无合理理由者，罚款10元/个商品，

第一十一条每期快讯结束后，进行快讯商品单品销售金额、单品销售数量的评比。

对前三名依次奖励50元、40元、30元，对后三名依次罚款50元、40元、30元。

第一十二条每期快讯结束后，对于快讯实际销售不到预估销售一半的数量或一半的金额的商品，又或者快讯实际销售超过预估销售一半的数量或一半的金额的商品，在没有特殊理由的情况下，对每个商品处以10元/个商品的罚款。

第一十三条快讯商品在海报上没有相片又无特殊理由者，海报描述错误或价格错误或图片错误。

对当事人按10元/个商品进行罚款。

第一十四条采购部的各项工作，都必须在限定的时间内完成，各项常规工作一般的完成时间为：

经采购经理审核签字后的各种录入单据，必须在当日完成录入（开业前除外）；

快讯品项建议表和提交表的完成时间，在开业后两个月内，最迟的完成时间为快讯开始前10天。

在开业两个月后，最迟的完成时间为快讯开始前20天。

快讯商品的最迟到货时间为当期快讯开始前3天，采购经理和采购主管审核批准新品单、变价单、特别请款单、快讯商品建议表、快讯商品提交表的最长间