外事接待工作手册docdoc.docx
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外事接待工作手册docdoc
外事接待工作手册
外事接待是涉外交往工作中的一个重要组成部分。
随着我国改革开放的不断深入和扩大，一个多层次、多渠道、多形式的对外交往与合作的局面已经形成。
在今天，外事接待工作已经进入我们的社会生活，扩及到众多的领域。
新的形势对外事接待工作提出了更高的要求。
一、接待准备
接待准备工作是外事接待中必不可少的重要环节。
接待对象不同，准备工作也有所不同，但其程序是基本一致的。
（一）了解来访人情况
首先需了解来访人对这次访问的具体要求，包括政治会谈，参观访问的愿望、前来的路线与交通工具、抵离的具体时间，以及来访人的生活习惯、饮食爱好和禁忌等。
对重要外宾，还需索取血型资料。
此外还要搜集一些来访国的乐曲，供宴会上演奏席间乐或晚会演出使用。
来访人员的名单，是安排接待工作的重要依据，各项礼仪活动以及住房、乘车安排都需有准确的、注明个人职务、性别的名单。
（二）制定接待方案
接待方案包括接待规格及各项主要活动的安排，通常为迎送、宴请、会见、会谈、晚会、签字仪式、参观游览、外地访问、交通工具、下榻宾馆等项目。
日程的安排，尤其是参观游览的外地访问，应考虑对方的愿望，还要考虑对方的风俗习惯和宗教信仰。
日程确定后，应翻译成外宾使用的文字，并印制好，届时放在外宾住房的桌上。
接待规格高低表现在安排礼仪活动多少、规模大小、隆重程度，以及由哪些领导人出面等。
接待规格反映对外宾的重视程度，欢迎的热烈程度。
规格往往视政治需要而有所差异，但在国际交往中，都比较注意必要的平衡，不给人以厚此薄彼之感。
为保证接待方案圆满实施，在组织每一项礼宾活动中，要拟制周密计划，严密组织安排，定任务，定内容，定时间，定地点，定单位和人员，严格执行责任制，使各项活动都能落实。
（三）做好接待准备
安排每一项礼宾活动之前，都必须把准备工作做深、做细。
如迎送车辆准备，住房安排，宴请、会见、会谈的现场布置，座位安排，参观游览的项目选定，以及外宾的安全保卫工作等，都需提前做大量的准备工作。
在准备工作中要抓住以下环节：
1、根据外事工作的特点和规律，准备工作的重点是组织迎送队伍（含仪仗队），凡参加的涉外人员要严格进行政审，进行必要的培训。
2、布置会见、会谈现场。
根据礼宾规格和工作需要，要准备好必需的接待物品，现场要严肃庄重，整洁大方；
3、准备参观和游览项目。
每个参观点要定内容、定人员、定路线、定时间。
4、安排接见、宴请。
接见和宴请要定时间、地点、参加人员、座位安排和菜单。
对食品要严格进行化验、检疫。
5、搞好安全保卫。
根据外宾身份和接待规格，制定警卫方案，把好涉外人员质量关、车辆关、道路关、场地关和饮食关。
6、安排好住房、乘车及赴外地访问的交通工具。
住房分配，可由东道主根据来访人员身份做出安排，也可由东道主将房图交对方请其自行安排。
安排乘车要根据外宾身份、规格、人数确定。
对国家元首、政府首脑的座车，通常安排开道车和摩托车护行，并在乘座车的右方插上该国国旗。
对其他一些重要代表团亦常派开道车，以示重视。
除必要礼宾，安全官员安排在主车后外，其余人员原则上按礼宾顺序安排。
对大型代表团安排乘坐大轿车。
赴外地参观访问时，根据需要，其交通工具通常由东道主负责提供。
接待准备除物质准备外，还要做好宣传方面的工作。
首先是出面领导和外事人员，要用一定时间，学习有关对外方针、政策，统一表态口径，掌握宣传依据；了解外宾基本情况，包括该国政治、历史、地理知识、对外政策，风土人情，来访目的和要求等，便于有针对性的做好工作；还要求熟悉掌握有关业务方面资料，做到胸有成竹。
在宣传准备上，视情况和需要，还要做好摄影、录像等新闻报道准备工作。
二、迎送活动注意事项
在外事接待中，对外国来访的客人，通常视其身份和访问性质，以及两国关系等因素，安排相应的迎送活动。
（一）确定迎送规格
确定对外宾的迎送规格，主要依据来访者的身份和访问目的，适当考虑两国关系，同时要注意国际惯例，综合平衡。
外宾抵达各开放单位参观访问时，出面迎送的领导按上级要求安排，迎送人员不宜过多。
（二）掌握抵达和离开的时间
外事工作人员必须及时了解、准确掌握外宾乘坐飞机（火车、船舶）抵离时间，及早通知全体迎送人员和有关单位。
如有变化，应及时通报。
迎接人员应在飞机（火车、船舶）抵达之前到达机场（车站、码头）。
送行则应在外宾登机之前抵达。
如有欢迎仪式，则应在仪式开始之前到达。
（三）介绍与陪车
介绍。
外宾与迎接人员见面时，应互相介绍。
通常先将前来欢迎的人员介绍给外宾，可由礼宾工作人员或其他接待人员介绍，也可以由欢迎人员中身份最高者介绍。
陪车。
外宾抵达后，从机场到住地、参观以及访问结束到机场送行，有的安排主人陪同乘车，有的不安排陪车。
如果主人陪车，应请外宾坐在主人的右侧。
如果是三排座的轿车，译员坐在主人前边的驾座上；如果是两排座，译员坐在司机旁边。
上车时，最好请外宾从右侧门上车，主人从左侧门上车，避免从外宾座前穿过（主人注意引导）。
如外宾先上车，坐到了主人的位置上，则不必请外宾挪动位置。
迎接一般外宾，通常不举行欢迎仪式，主要是做好各项安排。
如果外宾是熟人，则可不必介绍，仅向前握手，互致问候；如果外宾是首次来，互不认识，接待人员应主动自我介绍，然后迅速组织登车前往下榻宾馆。
（四）迎送工作中的具体事务
1、迎送身份高的外宾，可事先在机场（车站、码头）安排贵宾休息室，并准备饮料。
2、安排汽车、预定住房。
如果有条件，在外宾到达之前应将住房和乘车号码通知外宾；如果做不到，可印好住房、乘车表卡片，待外宾到达时，及时发到每个人手中，或通过上级陪同的联络人员转达。
3、指派专人协助办理入出境手续及飞机（车、船）票和行李提取或托运手续等事宜。
重要代表团，人数多，行李也多，应将主要外宾的行李先取出（最好请对方派人配合），及时送往下榻宾馆，以便更衣。
4、外宾抵达住处后，一般不马上安排活动，应稍事休息，给对方留下更衣时间。
5、因故迎送时间提前或推迟，要预先做好相应准备，及时调整活动安排，防止措手不及。
三、国旗的悬挂
国旗是国家的一种标志，是国家的象征。
人们往往通过悬挂国旗，表示对本国的热爱或对他国的尊敬。
在国际交往中还形成了悬挂国旗的一些惯例，为各国所公认。
按国际关系准则，一国元首、政府首脑在他国领土上访问，在其住所及交通工具上悬挂国旗（有的是元首旗）是一种外交特权。
东道国接待来访的外国元首、政府首脑时，在隆重的场合，在贵宾下榻的宾馆、乘坐的汽车上悬挂对方（或双方）的国旗（或元首旗），这是一种礼遇。
此外国际上公认，一个国家的外交代表在接受国境内有权在其办公处和官邸，以及交通工具上悬挂本国国旗。
在国际会议上，除会场悬挂与会国国旗外，各国政府代表团团长亦按会议组织者有关规定在一些场所或车辆上悬挂本国国旗（也有不挂国旗的）。
悬挂双方国旗，按照国际惯例，以右为上，左为下。
两国国旗并挂，以旗本身面向为准，右挂客方国旗，左挂本国国旗。
汽车上挂旗，则以汽车行进方向为准，驾驶员左手为主方，右手为客方。
所谓主客，不以活动举行所在国为依据，而以举办活动的主人为依据。
例如，外国代表团来访，东道国举行的欢迎宴会，东道国为主人；答谢宴会，来访者是主人。
也有个别国家，把本国国旗挂在上手。
四、会见、会谈的组织安排
（一）会见
国际上一般称接见或拜会。
凡身份高的人士会见身份低的人士，或是主人会见外宾，一般称为接见或召见。
凡身份低的人士会见身份高的，或是外宾会见主人，一般称为拜会或拜见。
拜见君主又称谒见、觐见。
我国内不做上述区分，统称会见。
接见和拜会后的回访，称回拜。
会见就其内容来说，有礼节性、政治性和事务性的，或兼而有之。
礼节性的会见时间较短，话题较为广泛。
政治性会见一般涉及双边关系、国际局势等重大问题。
事务性会见则有一般外交交涉、业务商谈等。
（二）会谈
指双方或多方就某些重大的政治、经济、文化、军事问题，以及其他共同关心的问题交换意见。
东道国对来访者（包括外国常驻外交使节的到任和离任），从礼节及两国关系上考虑，一般根据对方身份及来访目的，安排相应领导人和部门负责人会见。
来访者及外交使节，亦可根据国家关系和本人身份，以及业务性质，主动提出拜会东道国某些领导人和部门负责人。
一般说来，礼节性拜会，指身份低者拜见身份高者，来访者拜见东道主。
（三）会见座位的安排
会见通常安排在会客室或办公室。
有时宾主各坐一边，有时穿插坐在一起。
我国习惯在会客室会见，外宾坐在主人的右边，译员、记录员安排坐在主人和主宾的后面。
其他外宾按礼宾顺序在主宾一侧就座。
主方陪见人在主人一侧就座。
（四）会谈座位的安排
双边会谈通常用长方形、椭圆形或圆形桌子，宾主相对而坐，以正门为准，主人占背门一侧，外宾面向正门。
主谈人居中。
我国习惯把译员安排在主谈人右侧，但有的国家亦让译员坐在后面，一般应尊重主人的安排。
其他人按礼宾顺序左右排列。
记录员可安排在后面，如参加会谈人数少，也可安排在会谈桌就座。
如会谈长桌一端向正门，则以入门的方向为准，右为客方，左为主方。
多边会谈，座位可摆成圆形、方形等。
小范围的会谈，也可不用长桌，只摆沙发，双方座位按会见座位安排。
（五）会见、会谈中的几项具体工作
1、提出会见要求，应将要求会见人的姓名、职务以及会见什么人、会见的目的通知对方。
接见一方应尽早给予回复，约妥时间。
如因故不能接见，应婉言解释。
2、作为接见一方的安排者，应主动将会见（会谈）时间、地点、主方出席人、具体安排及有关注意事项通知对方。
作为前往会见一方的安排者，则应主动向对方了解上述情况，并通知有关的出席人员。
3、准确掌握会见、会谈的时间、地点和双方参加人员的名单，及早通知有关人员和有关单位做好必要安排。
主人应提前到达。
4、会见、会谈场所应安排足够的座位。
如双方人数较多，厅室面积大，主谈人说话声音低，可安装扩音器。
会谈如用长桌，事先排好座位图，现场放置中外文座位卡，卡片上的字体应工整清晰。
5、如有合影，事先排好合影图，人数众多应准备架子。
合影图一般由主人居中，按礼宾次序，以主人右手为上，主客双方间隔排列。
第一排人员既要考虑人员身份，也要参考场地大小，即能否都摄入镜头。
一般说来，两端均由主方人员把边。
6、外宾到达时，主人在门口迎候，可以在大门口迎候，也可以在会客厅门口。
如果主人不能迎候，则由工作人员迎候，引入会客厅。
如有合影，宜安排在宾主握手之后，合影后再入座。
会见结束时，主人应送至车前或门口握别，目送外宾离去后再回室内。
7、会见时招待用的饮料，各国不一。
我国内一般只备茶水，夏天加冷饮。
如会谈时间过长，可适当加上咖啡和红茶。
一般官员、民间人士的会见，安排大体与上相同，也要事先申明来意，约妥时间、地点，通知来者身份和人数，准时赴约。
礼节性的会见，一般不要逗留过久，半小时左右即可告辞，除非主人特意挽留。
五、宴请活动的组织工作
宴请是国际交往中最常见的交际活动形式之一。
各国宴请都有自己国家或民族的特点与习惯。
国际上通用的宴请形式有宴会、招待会、茶会、工作餐等。
（一）订菜
宴请的酒菜根据活动形式和规格，在规定的预算标准以内安排。
选菜不以主人的爱好为准，主要考虑主宾的喜好与禁忌。
如果宴会上个别人有特殊需要，也可以单独为其上菜。
无论哪一种宴请，事先均应开列菜单，上报主管领导批准。
获准后，即可做好准备工作。
如是宴会，可印制菜单，菜单一桌二至三份，至少一份也可每人一份。
（二）席位安排
正式宴会一般均应安排席位，也可只排部分外宾的席位，其他人只排桌次或自由入座。
无论采用哪种做法，都要在入席前通知到每一个出席者，使大家心中有数，现场还要有人引导。
大型的宴会，最好是排席位。
有的是主桌以外的陪同人员先于外宾入座，外宾和主陪领导到后自动起立，待外宾入座后再坐下，以免混乱。
国际上的习惯，桌次高低以离主桌位置远近而定，右高左低。
桌数较多时，要摆桌次牌。
同一桌上，席位高低以主人座位远近而定。
外国习惯，男女掺插安排，以女主人为准，主宾在女主人右上方，主宾夫人在男主人右上方。
两桌以上的宴会，其他各桌第一主人的位置可以与主桌主人位置同向，也可以以面对主桌的位置为主位。
礼宾次序是排席位的主要根据。
在排席位之前，要把经落实出席的主、宾双方出席名单分别按礼宾次序开列出来。
除了礼宾顺序之外，在具体安排席位时，还需要考虑其他一些因素。
此外，适当照顾各种实际情况。
例如，身份大体相同，使用同一语言者，或属同一专业者，可以排在一起。
译员一般安排在主宾的右侧。
在以长桌作主宾席时，译员也可以考虑安排在对面，便于交谈。
但一些国家忌讳以背向人，译员的座位则不能作此安排。
在他们那里用长桌作主宾席时，主宾席背向群众的一边和下面第一排桌子背向主宾席的座位均不安排坐人。
在许多国家，译员不上席，为便于交谈，译员坐在主人和主宾背后。
以上是国际安排席位的一些常规。
遇特殊情况，可灵活处理。
如遇主宾身份高于主人，为表示对他的尊重，可以把主宾摆在主人的位置上，而主人则坐在主宾位置上，第二主人坐在主宾的左侧。
席位排妥后着手写座位卡。
我方举行的宴会，中文写在上面，外文写在下面。
卡片用钢笔或毛笔书写，字应尽量写得大些，以便于辨认。
（三）现场布置
宴会厅和休息厅的布置取决于活动的性质和形式。
官方正式活动场所的布置应该严肃、庄重、大方。
不要用红绿灯、霓虹灯装饰，可以少量点缀鲜花、刻花等。
宴会可以用圆桌，也可以用长桌或方桌。
两桌以上的宴会，桌子之间的距离要适当，各个座位之间也要距离相等。
宴会休息厅通常放小茶几或小圆桌，与酒会布置类似。
如人数少，也可按客厅布置。
冷餐会的菜台用长方桌，通常靠四周陈设，也可根据宴会厅情况，摆在房间的中间。
如坐下用餐，可摆四至五人一桌的方桌或圆桌。
席位要略多于全体宾主人数，以便外宾自由就座。
酒会一般摆小圆桌或茶几，以便放花瓶、烟缸、干果、小吃等。
也可在四周放些椅子，供妇女和年老体弱者就座。
（四）餐具的准备
根据宴请人数和酒、菜的道数准备足够的餐具。
如：
中餐用的筷子、盘、碗、匙、小碟、酱油碟等。
玻璃杯放在菜盘上方，右上方放酒杯。
不同的酒使用的酒杯规格亦不相同，酒杯数目和种类应与所上酒的品种相同，餐巾叠成花，插在玻璃杯中或平放在小碟上。
餐桌上应备有烟灰缸、牙签。
（五）宴请程序
主人一般在门口迎接外宾。
休息厅内有相应身份的人员照料外宾，由招待员送饮料。
主宾到达后，由主人陪同进入休息厅与其他外宾见面。
如其他外宾尚未到齐，由其他官员代表主人在门口迎接。
主人陪同主宾进入宴会厅后全体外宾就座，宴会即开始。
如休息厅较小，或宴会规模大，也可以请主桌以外的外宾先入座，贵宾席最后入座。
如有正式讲话，我国内一般习惯，在正式宴会热菜之后甜食之前由主人讲话，接着外宾讲。
冷餐会和酒会讲话时间较灵活。
吃完水果，主人与主宾起立，宴会即告结束。
主宾告辞，主人送至门口，主宾离去后，原迎宾人员按顺序排列，与其他外宾握别。
（六）现场准备工作
工作人员应提前到场检查准备工作。
如是宴会，事先将座位卡、菜单摆上。
座位卡置于酒杯前或平摆于餐具上方，勿置于餐盘内。
菜单一般放在餐具右侧。
座位的通知：
正式宴会，在请柬上注明宴请时间、座位。
一般宴请，用卡片写上出席者姓名和席次，提前发给本人。
如有讲话，要落实讲稿。
通常双方事先交换讲话稿，举办宴会的一方先提供；代表团访问，欢迎宴会东道国先提供，答谢宴会则由代表团先提供。
六、参观游览的组织与接待
外宾到一个国家，无论是访问还是旅游都会要求参观游览一些项目。
安排参观游览要注意做好以下几项工作：
（一）选定项目
参观游览项目的选择，应主要考虑下列因素：
1、参观目的、性质，以使项目的安排有一定的针对性。
2、外宾的意愿与兴趣以及特点。
3、结合当地实际情况和可能选定某些参观项目，这些项目要反映当地和本单位特点，防止千篇一律。
4、参观项目安排要考虑时间长短、路途远近，一般参观项目要求直观、形象、生动活泼，并可多准备一些项目，供不同类型外宾参观选择。
（二）制定计划
确定参观项目后，要制定参观安排计划。
包括参观起止时间、内容、顺序、地点、介绍人（或参观点负责人）和乘车计划等。
（三）陪同
按国际交往理解，外宾前往参观时，一般都有身份相应的人员陪同。
如有身份高的主人陪同，宜提前通知对方。
接待单位亦有一定人员出面，并根据实际情况安排解说员，游览则安排导游人员。
为了保证参观现场有良好的秩序，陪同、导游人员不可太多，更不要层层加码。
（四）介绍情况
一般是边看边介绍。
介绍情况要实事求是，数字、材料要确切。
但如有需要保密的内容则不要介绍。
介绍方法要区别对象，有的放矢。
要见物见人，上下结合，既要宣传自己，又要了解对方。
确实不了解或者说不明白的，可以表示自己不清楚。
如参观人多，宜分组介绍，或者用扩音设备，使前后人员都能听到。
（五）组织安排
接待外宾参观游览要周密计划，科学安排，各项参观活动要一环扣一环，每个参观点，都要定人、定位、定责、定接待标准，由接待单位领导或外事负责人，事先组织有关人员进行检查验收，参观过程中统一指挥，掌握参观活动进程，发现问题，及时采取措施解决。
一般情况下，无特殊原因，不随意改变预先计划，延长参观游览时间。
（六）安全保卫
外宾参观游览，要根据接待规格，由公安保卫部门制定警卫方案，对警戒哨和调整勤务进行训练。
重点要做好外宾参观沿途、现场和驻地的安全警卫工作。
（七）摄影
通常可以参观的地方，都允许摄影。
遇到不让摄影的项目，应事先向来宾说明，现场宜树立外文说明标志。
（八）用餐安排
参观地点遥远，或是外出旅游，要考虑用餐时间和地点。
如果郊游，则应准备食品、饮料、餐具等。
有的地方还要预定休息室。
七、签字仪式的组织
国家间通过谈判，就政治、军事、经济、科技、文化等某一领域内的相互关系达成协议，缔结条约、协定或公约时，一般都举行签字仪式。
签字人视文件的性质由缔约各方确定，有由国家领导人签的，也有政府有关部门负责人签的，但双方签字人的身份大体相当。
安排签字仪式应首先做好文本的准备工作，有关单位应及早做好文本的定稿、翻译、校对、印刷、装订、盖火漆印等项工作，同时准备好签字用的文具、国旗等物品，与对方商定助签人，并安排助签人员洽谈有关细节。
参加签字仪式的，基本上是双方参加会谈的全体人员。
如一方要求让某些未参加会谈的人员出席，另一方应予同意，但双方人数最好大体相等。
不少国家为了对签订的协议表示重视，往往由更高或更多的领导人出席签字仪式。
我国举行的签字仪式，一般在签字厅内设置长方桌一张，作为签字桌。
桌面覆盖深绿色台呢，桌后放两把椅子，为双方签字人员的座位，主左右宾。
座前摆放各自保存的文本，上端分别放置签字文具，中间摆一旗架，悬挂签字双方的国旗。
双方参加人员进入签字厅。
签字人员入座时，其他人员分主客各一方按身份顺序排列在各自的签字人员座位之后。
双方的助签人员分别站在各自签字人员外侧，协助翻揭文本，指明签字处。
在本国保存的文本上签毕后，由助签人员互相传递文本。
再在对方保存的本上签字，然后由双方签字人相互交换文本，相互握手。
各国举行签字仪式的安排不尽相同。
有的国家设置两张方桌为签字桌，双方签字人员各座一桌，双方的小国旗分别悬挂在各自的签字桌上，参加仪式的人员坐在签字桌的对面。
有的国家安排一张长方桌为签字桌，但双方参加仪式的人员坐在签字桌两旁，双方国旗挂在签字桌的后边。
如有三至四个国家缔结条约，其签字仪式大体如上所述，只是相应增添签字人员座位、签字用具和国旗等物。
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