浅析成品油采购业务流程图.docx
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浅析成品油采购业务流程图
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1.5成品油采购业务流程
一、业务目标
1经营目标
1.1保证适当的库存，满足市场需求。
1.2寻求合理采购价格，降低采购成本。
1.3保证采购的数量和质量。
2财务目标
2.1保证成品油采购会计记录及其账务处理真实、准确、完整。
3合规目标
3.1成品油采购业务符合合同法等国家法律、法规和股份公司内部规章制度。
二、业务风险
1经营风险
1.1库存不足、品种或结构不合理导致客户流失。
1.2库存过高，占用资金增加。
1.3外部采购XX或授权不当，导致资金损失、采购成本增加或不必要的商业纠纷。
1.4运输方案不合理导致运杂费增加。
1.5采购的油品与订单不符，导致油品数量超耗、质量差异。
1.6未经审核,变更标准合同文本中涉及权利、义务条款导致的风险。
2财务风险
2.1采购交易没有及时入账，期末发生截止性错误。
2.2没有准确和完整的会计记录。
2.3虚假记录采购交易，导致资产流失。
2.4未按规定进行账务处理，导致账实不符。
3合规风险
3.1成品油采购合同不符合合同法等国家法律、法规和股份公司内部规章制度的要求，受到处罚，造成损失。
三、业务流程步骤与控制点
1上报市场需求
1.1省（市）分公司（区外销售公司）根据市场需求及经营变化，编写年、季、月（度）经营及资源需求计划，由分管经理审批后，于年前60天、季前50天、月前20天上报销售大区分公司、油品销售事业部。
油品销售事业部汇总分省（市）的需求计划，综合平衡后向生产经营管理部上报成品油经营及资源需求计划，并与其协商拟定生产经营计划。
2下达配置计划/外部采购计划
2.1根据总裁批准的月度生产经营计划，油品销售事业部制定石化资源收购计划、供应计划和成品油配置流向计划，报事业部主管副主任批准下达销售大区分公司和省（市）分公司（区外销售公司）。
省（市）分公司（区外销售公司）根据资源、市场和库存等情况，经分管经理审批后制定下达本公司月度资源计划。
【ERP】分（子）公司业务部门按照油品销售事业部下达的配置计划在ERP系统中维护采购订单。
2.2油品销售事业部每月根据资源平衡情况，制定外部采购计划，报事业部分管副主任批准下达销售大区分公司和省（市）分公司（区外销售公司）。
省（市）分公司（区外销售公司）根据下达的外部采购计划，结合本单位库存情况制定本区域外部采购计划，报省（市）分公司（区外销售公司）经理批准下达。
【ERP】分（子）公司财务部门根据批准的预算指标在ERP系统中对采购基金中心的承诺项目进行维护和下达。
3内部采购
3.1销售大区分公司根据油品销售事业部下达的配置流向计划安排运输计划，如需调整运输计划，业务部门分管负责人在授权内批准后下达执行，超出授权报分管经理审批后下达执行。
3.2销售大区分公司负责组织一次运输并通知驻厂办事处安排炼化分（子）公司发货。
资源出厂后，大区驻厂办事处通知省（市）分公司（区外销售公司）业务部门有关发货的数量、时间和到站（港），省（市）分公司（区外销售公司）收到发货通知后，向仓储部门发出收货通知单。
4外部采购
4.1各级业务部门跟踪了解市场变化情况，适时编制市场价格材料,报部门负责人和本分（子）公司分管经理，作为确定外部采购价格的依据。
4.2大区统一外部采购：
销售大区分公司根据油品销售事业部下达的外部采购计划，合同签订人按规定权限签订购销合同，衔接具体的价格、数量和品种，落实到港（站）。
4.3省（市）分公司（区外销售公司）外部采购：
根据外部采购计划，业务部门建议采购价格，填写外部采购申请表，报分管副经理审批。
需预付货款的，由业务部门组织对外部供应商信用情况进行评价。
按照法律事务部审定的标准合同文本,合同签订人按规定权限与外部供应商签订采购合同（明确交货方式、地点、时间、价格、数量、承付方式、损耗率、违约责任等），并通知仓储、财务等部门。
【ERP】业务部门根据采购合同在ERP系统中维护采购订单。
5油库验收并办理入库手续
油库工作人员核对成品油的品种、数量和内容是否与收货通知单一致，做好收货及后续工作。
5.1收货前由质检人员对油品进行质量检验，出具油品质量合格报告。
出现质量问题或品种差异，查清原因报省（市）分公司（区外销售公司），由相关部门提出处理意见，报分管经理批准后处理。
【ERP】卸油前,油库经办人员核对成品油收货通知单的品种、数量等与ERP系统采购订单（内向交货）是否一致。
5.2油品计量验收合格后，仓库保管人员凭质量合格报告、计量报告、收货通知单办理入库，并签发入库单，油库接卸人员按要求做好收货作业，填写收货作业台账。
油库工作人员将收货通知单、验收报告、入库单连续编号，并由经办人和复核人签字，存档并送相关部门。
【ERP】在系统中录入相关计量数据办理入库，并打印系统生成的入库单。
5.3卸油前后，油库计量人员按要求做好罐前尺和罐后尺的计量。
计算实际收油数量，填写《油罐动态分户账》和《油品运输超耗（溢余）通知单》。
出现运输超损耗问题，按规定填写《罐车验收及复测记录》，查清原因报省（市）分公司（区外销售公司），由相关部门提出处理意见，报分管经理批准后处理。
5.4从外部单位油库的汽车发油台自行提油的，油品经抽检合格后可直接配送加油站或终端用户。
直接配送加油站的油品接卸验收按照《4.6成品油零售管理业务流程》控制点3.1执行。
直接配送终端用户的油品接卸验收按照《4.7成品油直销及分销业务流程》控制点7.1执行。
6内部/外部采购付款
6.1内部采购付款：
销售大区分公司收到炼化分（子）公司增值税发票清单的传真件，复核无误后5日内付款。
省（市）分公司（区外销售公司）收到销售大区分公司付款通知，复核无误后10日内付款。
内部结算均须通过中国石化财务有限责任公司。
6.2外部采购付款：
外部采购油品确认到货和收到发票后，由各级业务经办人填写付款申请，按规定权限逐级审批后，统一付款。
外部采购油品需要预付货款时，各级业务部门在签订合同前应核查供应商的信用情况，由业务部门填制预付货款申请单，经其负责人审核后交财务部门审核,按规定权限报批后统一付款。
7财务记账
7.1各级财务人员对应付凭证的相关原始票据（发票、入库单、付款通知书、外采合同等）进行审核，确认票据合法、信息完整后进行账务处理，由不相容岗位人员对凭证进行稽核。
【ERP】财务人员在系统内进行发票校验。
7.2各级财务和相关业务部门至少每月核对预付货款和应付货款，确保金额准确无误。
业务部门检查油品的在途情况，经本部门负责人审核后报财务部门。
7.3省（市）分公司（区外销售公司）财务部门与销售大区分公司和炼化分（子）公司及外部供应商至少每月进行对账。
8经营活动分析
8.1各级业务部门至少每月检查外部采购合同履行和验收情况。
合同执行完毕及时核销。
发现问题及时查明原因，由相关部门提出处理意见报分管经理审批后执行。
8.2各级业务部门至少每月汇总分析外部采购油品的数量、价格情况以及配置资源的运费情况，并提出改善建议。
9考核评价
9.1油品销售事业部每月对各级分（子）公司成品油外采业务进行分析考核，并25日前通知各分（子）公司。
四、相关制度目录（制度后标号为《内控手册配套规章制度汇编》目录索引号）
1关于印发《中国石油化工股份有限公司合同管理实施细则（试行）》和《中国石油化工股份有限公司授权委托管理办法（试行）》的通知（石化股份法2003]419号）----1.12.1
2关于印发《中国石油化工股份有限公司成品油资源管理办法》的通知（石化股份销[2004]362号）----1.14.1
3关于印发《销售企业外采油品质量管理指导意见（暂行）》的通知（石化股份销质[2006]235号）----2.14.7
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