后勤管理制度5S执行书.docx
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后勤管理制度5S执行书
办公及后勤管理制度
用一句话来举例说明后勤的作用：
如果一只军队,再能打仗，当断了他的后勤的时候，他也坚持不了几天。
一、环境制度：
A．目的：
始我们公司步入标准化。
B.适用范围：
办公室、公共场所。
C.程序，步奏：
一、1S整理：
★将工作场所任何东西区分为有必要的与不必要的东西明确地、严格地区分开来；
★不必要的东西要尽快处理掉，决定物品的放置位置。
a.目的
1.塑造清爽的工作场所
2.物品杂乱无章的摆放，增加了寻找工具、零件等物品的困难，浪费时间。
b．注意点：
要有决心
C．实施步奏
1.全面检查自己的工作场所（文件柜的底部，桌子的底部，这些都是现场检查时应特别需要注意的地方）。
两点：
看得见的要整理，看不到的更要进行整理。
客厅、阳台、各个房间。
2.对管辖区域的物品、文件、空间做盘点——并区分其“要”和“不要”。
通过调查使用频度，依据《必要品的使用频率和常用程度基准表》决定物品的“要”与“不要”见表一
准确地区分需要还是想要，是非常关键的问题
★清理非必需品时必须把握好的是看物品现在有没有使用价值,而不是原来的购买价值，也就是使用价值大于购买价值。
必要品的使用频率和常用程度基准
使用程度
使用频率
物品
是必需品还是非必需品
处理方法
低
一年没用过一次且不能使用的物品
丢弃
在过去6个月未使用过一次的物品
集中存放，建立一个档案，并定期检查。
中
三个月用一次
集中存放
一个月使用一次的
放在使用地
高
一星期用一次
放在使用地
三天用一次
放在方便就可以取到的地方
每天都用
放在离工作场所最近的显眼处
也许要用的物品
放在附近
3.分类清理：
设备：
电脑、打印机、文具、书籍。
空间：
柜架、桌椅、储物箱等。
物品：
个人用品、装饰品、文件。
3.1无使用价值的物品（丢弃）：
（1）已损坏而无法使用了的锤、套筒、刃具等工具
（2）过时的报表、资料；
（3）停止使用的标准书等过时表格、文书；
（4）无法修理好的器具设备等；
（5）过期、变质的物品。
3.2清理非必需品
柜子、工具箱、抽屉、柜中的杂物，过期的报刊、杂志，空的罐子，已损坏的工具或器皿，窗台、货架上，长时间不用或已不能使用的设备、工具、材料、文件，在你的办公场所、桌椅下面、还有显示写字板上报废的文具、过期的文件、材料、表格、速记记录等。
3.3造成行为不便的物品。
（1）取放物品不方便的盒子。
（2）需要翻过几层东西才能找到的。
3.4占据工作重要位置的闲置物品
（1）偶尔使用的物品。
（2）谁都知道那是无用的物品。
★工作岗位上只能摆放当天工作所需的必需品。
3.5清理不常使用的物品
1.对需要的物品调查使用频度，决定日常用量及放置位置。
2.制订废弃物处理方法。
3.每日自我检查：
（制度）
沙发上、窗台上、暖气上禁止摆放任何物品。
1次/日
摆放整齐 办公桌、椅、柜（橱）、等物品放置要规划有序，布局美观。
1次/日
文件夹、正在使用的文件、票据、电话、茶杯等物品，要求放置整齐有序1次/日
作为企业中的一员，你如何通过自己的行动，为贯彻和推行5S来作出自己的努力呢？
养成每天循环整理的习惯
☐整理是一个永无止境的过程，现场每天都在变化，昨天的必需品，今天就有可能是多余的。
比如你昨天拿着订书机订了一堆的书面材料，但今天你不订了，这个订书机是不是多余了，昨天必需的物品，到今天可能是多余的，今天的需要与明天的需求必然有所不同。
☐整理，是一个循环的工作，根据需要而随时进行，需要的留下，不需要的马上放在另外一边，如果仅是收拾一下，就完全失去了整理的意义。
★制度，每2日上会（3分钟会议）总结一次。
对没做到的加强。
二、2S整顿
★对整理之后留在现场的必要的物品分门别类放置，排列整齐。
★明确数量，并进行有效地标识。
A.目的：
★工作场所一目了然，非担当者的其他人员也能明白要求和做法。
★不同的人去做，结果应是一样的（已经标准化）。
★消除找寻物品的时间，能立即使用与取出。
井井有条，消除过多的积压物品。
★整顿是一种科学，它定出了标准化，谁到这个工作岗位，什么东西放在哪里已变成一种习惯
B.注意点：
★这是提高效率的基础
★任意决定物品的摆放必然不会使你的工作速度加快，它只会让你的找寻时间加倍。
C.实施要领：
1.前一步骤整理的工作要落实，整理是整顿的基础，没有整理就无法整顿。
1.1.彻底地进行整理
1.11．彻底地进行整理，只留下必需物品；
1.12．在工作岗位只能摆放最低限度的必需物品；
1.13.正确地判断出是个人所需还是小组（部门）共需品。
2.流程布置，确定放置场所
2.1放在岗位上的哪一个位置比较方便？
进行布局研讨；（如物品放置个人处后，我们整顿的目的就无法达到。
）
2.2物品的保管要定点、定容、定量。
2.3将经常使用的物品放在工作地点的最近处；
2.4特殊物品必须设置专门场所并由专人来进行保管（比如：
印章）；
2.5物品的放置场所原则上要100%设定。
3.规定放置方法、明确数量
3.1物品按用处或按种类来区分放置；
3.2摆放方法各种各样，例如：
架式、箱内、工具柜、悬吊式，各个岗位提出最适合各自工作需要的想法；
3.3尽量立体放置，充分利用空间；
3.4便于拿取和先进先出
4.进行标识
4.1采用不同色的胶带等标识；为摆放长久物品和固定永久性物品设置标志。
4.2用隔板或书夹、挡板等来划分区域，区分的各种标识。
放置场所和物品一对一表示。
D．实施步奏
第一步：
分析现状
在进行分析的时候，从物品的名称，物品的分类，还有物品的放置这几个方面进行规范化
第二步：
物品分类
在整顿时，要根据物品各自的特征进行分类，把具有相同特点或具有相同性质的物品划分到同一个类别，并制订标准和规范，确定物品的名称，标识物品的名称。
类别
文件名称
各种情报
工程情报累、化学情报类
工具加累
财务文件类
原始凭证、每月凭证
运作程序
质量文件、各种相关制度
第三步：
决定储存方法
要点：
★对于物品的存放，一般应进行定制管理。
根据物流运动的规律性，按照人的生理、心理、效率及安全的需求来科学地确定物品的场所和位置，实现人与物的最佳结合的管理方法。
★场所、物品的存放位置、标识等三方面的含义都要固定。
★对于自由位置放置的，适用于物流系统中的那些不用放回去、不重复使用的物品。
★对不同物品加以区分，不同位置的划分也可以采用可移动的线条或衔接支架来加以分割，表示位置暂时固定，标识与定制管理。
★文件柜整理
推行程序步奏：
（1）进行现场定制管理，明确管理内容。
★工作空间★人与物品的联系★物品的分类与作用。
管理方法：
（1）存档管理：
选用合适的文件夹、文件柜、等物品来按类存档。
（2）日常存放：
设置专门的文件柜用来存放文件，设置标识、条形带、便于取放。
分析问题，提出方案。
人、物结合是不是很自然，空间的利用是不是可以增大？
分析之后再进行定制设计，为了达到布置的详细化，合理化，简明化，简单化。
要做到：
最优的空间利用最大的操作便利最小的改进费用最少的心情不畅
最广的统一规范最佳而又灵活的弹性，最美的协调布局。
整顿表
对象
具体物品
标示
定位
工具
文具
账票类、档案类
印章类
第四步：
实施
按照决定的储放方法，把物品放在该放的地方，不要造成有些物品没有家。
1.工作场所的定置制度（要点）；
●一套齐全的工具、文具（尽量地限制每人所使用的文具和工具，每人最多就是一套）
●对于使用频率不高的文具，如订书机等，可以让整个办公室共用一套，文件存放在一个定点。
●在工作岗位只能摆放最低限度的必需物品
笔、墨、橡皮、尺子等办公用具整理，放置1次/日
2.物品的定置制度（要点）；
●文件存放在一个定点；
●在储存的过程中，最好无纸化，文件的传递等尽可能的用电脑。
●使用的物品放置场所等基本状况的表示板。
它的具体位置在哪里？
做什么，数量多少，甚至说，谁来管理等等重要的项目，让人一看就明白。
因为5S的推动，它强调的是透明化、公开化。
名称：
xxxx标示颜色：
数量：
几个月/多少地点：
.将不经常使用的文件资料进行分类编号整齐存放于文件柜中。
1次/日
.将经常使用的文件资料进行分类整理，每日必用、常用和常不用三种，常不用的文件要尽快处置，整齐放于办公桌抽屉或文件柜中1次/日
.对文件（包括电子文档）作盘点，把文件分为必要（有效）和不要（过期无效）的，不要的全部销毁，必要文件进行整理、存档。
1次/日
.电脑硬盘里的电子文档、资料分类必须条理清晰，1次/日
★制度，每2日上会（3分钟会议）总结一次。
对没做到的加强。
三、3S清扫
A．目的：
★保持前面整理、整顿的结果。
★通过整理、整顿，必须物品处于能立即取到的状态，取出的物品还必须完好可用，这是清扫的最大的作用。
★将工作场所清扫干净。
保持工作场所干净、亮丽的环境。
★有物品的位置无尘土，保持舒适的心情与心情
B．注意点：
责任化、制度化。
C.实施要领：
1.建立清扫责任区。
责任区表
区域
责任部门
清扫内容
招待厅
轮流
烟灰、浇花、喂鱼、地面沙发无尘。
实验室
销售部
销售部人员（老杨、张风）
烟灰、窗台、桌面文件摆放、等
财务室
文件摆放、文具、私人物品放置等
总经理办公室
总经理
烟灰、热水器、私人物品放置、等
副总经理办公室
部总经理（无人时或繁忙时由财务部门负责）
文件摆放、烟灰、私人物品放置等
每个部门需有一个副负责部门。
当一个部门繁忙时，由另一个部门来辅助。
没有清理或其他问题记录后2部门需一同负责。
2.执行例行扫除，清理脏污，人人参与，责任到部门
每周一次大扫除、每日保持房间干净、整顿后的物品归位
3.最高领导要以身作则。
清扫是每一个人都去参与，责任贯穿到每一个人，清扫与点检、保养工作要充分地结合，杜绝杂乱，最终要建立清扫的基准。
（关键就在于领导。
如果领导能坚持这样做10天，大家都会很认真地对待这件事情，很多公司推行，靠着行政命令去维持，缺少的就是领导的以身作则，人人参与）。
D．清扫制度：
清扫内容每日自我检查。
1次/日
整理、整顿后物品、文件每日确保放置整齐、干净，无无用的物品，保持整理的目的。
桌面干净整洁、无垃圾、无杂物遗落，每天5分钟清扫每天下班后5分钟。
无无用的手稿与工作无关的文件、卡片、册子、档案、报刊等。
1次/日
招待人走后，需立即清理招待用品、桌面。
四、4S清洁
将上面的整理、整顿、清扫实施的做法制度化、规范化，并贯彻执行及维持结果。
A．目的：
维持上面的成果
成为管理和制度化，是标准化的基础，企业文化开始形成。
推行透明管理。
B.注意点：
制度化，定期检查。
C.实施要领：
1.前面3S工作完成。
2.主管经常带头巡查，以表重视
★一旦开始了实施5S就绝对不能半途而废，否则就会很快地退回到原来的状态。
3．清洁是贯彻整理、整顿、清扫标准化的一个流程，所以应将非必需品从岗位上全部撤走，而且要迅速地撤下来，绝不能以明天的心态来对待。
D．推行步奏：
一、制定目视管理的标准：
（一、办公桌、公共场所）
项目
内容
得分
问题点
整理
1）每张台都有一套办公用具。
2）不能用的文具也在台面。
3）私人物品随意摆放。
4）堆放了许多文件、报表。
5）空间用来堆放杂物。
6）下班时桌面上是否干净利落。
整顿
1）办公文具、文件等没有进行定位。
2）办公时间，抽屉上锁，其他人拿不到物品。
3）公共物品也放在个人抽屉。
4）桌面物品有无控制在最低数量
清扫
1）台面物品摆放杂乱无章，有明显灰尘。
2）烟灰缸未倒烟灰，办公垃圾多日未倾倒。
3）房间内烟味浓重。
4）客人走后是否立刻打扫现场
（二、文件资料）
项目
内容
得分
问题点
整理
1）各种新旧版本并存，分不清谁新谁旧和孰是孰非。
2）过期的仍然在使用。
3）关键文件随意放置。
整顿
1）未能分门别类，也没有用文件柜，文件夹来存放
2）没有定点摆放，四处都是。
3）文件种类繁多，难以管理。
4）区域文件无标示、无定位。
清扫
1）文件柜、文件夹等污迹明显
2）关键文件随意乱放。
二、贯彻前3S的制度与
三、制定奖罚措施：
对于没达到制度或各种管理标准的，采取每次上会点名提醒：
人名不能点，只能点没做好的事，和相关负责部门。
（由于我们公司属于非常小的公司，人员都在可监视范围之内，靠人治就能够实现，尽量少用法治强行的。
以激励为住）
四、总经理经常带头巡查（一周一到两次），以表重视。
清洁：
不仅仅是“清净整洁”，而且还包括“美化正常”。
也就是说，除了维持前3S的效果以外，更要通过各种目视化的措施来进行点检工作。
五、5S素养
通过晨会等手段，培养每位成员养成良好的习惯，并遵守规则做事。
开展容易，但长时间的维持必须靠素养的提升。
A.目的：
★培养具有好习惯、遵守规则的员工
★营造团体精神
B.注意点：
长期坚持，才能养成良好的习惯。
C.实施要领：
1.对于规定的事情，大家要严格地按要求去执行。
养成一种习惯，习惯会成自然。
2.持续推行4S直到成为全员共有的习惯。
3.训练（对人员进行5S教育、实践）。
4.制定晨会（3分钟会议）。
程序：
4.1时间：
周3周5早8：
30-8：
35
4.2召集人：
总经理
4.3会前：
召集人提前通知。
4.3出席人员：
所有人（公司人比较少，而且目前没有规定出部门负责人）
4.4会议地点：
4.4会议程序：
1.各部门2日情况总结、按照每一步奏的表格说明。
2.简单评价（包含定期的评价，不定期的评价，讨论的会议记录）
3.提出问题、合理化建议。
4.布置后两天内容（书面计划书）。
5.铁门紧锁的时代，已不能符合时代的要求，现在有时还能看见紧锁的铁门、工具箱，这些与5S精神是相违背的。
要想进行彻底的修养，必须胸怀共产主义大志，保持公开的状态。
●每一个员工都能节省进而根除浪费，养成勤俭创业的好习惯，做好自我管理。
●每一个员工感觉到推动5S，只有持之以恒才能见效。
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