科研经费报销手册.docx

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科研经费报销手册

科研经费报销手册

华中师范大学财务处

二○一三年

目录

一、科研项目经费使用原则1

二、科研项目经费使用中严禁有下列行为1

三、科研项目经费财务管理流程1

四、对报销凭证（原始凭证）的基本要求3

五、费用报销需提交资料7

六、报销常见问题答疑20

一、科研项目经费使用原则

◆政策相符性：

科研项目经费使用要符合相关政策规定。

◆目标相关性：

科研项目经费使用与研究目标要有相关性。

◆经济合理性：

科研项目经费使用要勤俭节约，在达到同样效果的情况下以选择费用支出最小方案为原则。

二、科研项目经费使用中严禁有下列行为

◆严禁以任何方式挪用、侵占、骗取科研经费

◆严禁编造虚假合同、编造虚假预算套取科研经费

◆严禁将科研经费转拨、转移到利益相关的单位或个人

◆严禁购买与科研项目无关的设备、材料

◆严禁虚假经济业务、使用虚假票据套取科研经费

◆严禁在科研经费中报销个人家庭消费支出

◆严禁虚列、伪造名单，虚报冒领劳务费

◆严禁借科研协作之名，将科研经费挪作它用

◆严禁设立账外资金或“小金库”

三、科研项目经费财务管理流程

（一）新到科研项目经费，财务上账程序

1.查询科研经费是否到账。

在财务处报账大厅（236室）查询机上查询或者进入华中师范大学信息门户，选择左侧“财务信息”“经费查询”，确认学校是否已收到该项目经费，记下到款时间、凭单号、金额和付款单位。

2.经办人携带科研项目批文（或合同、协议、计划任务书、项目委托书、立项通知书）等立项凭据原件、复印件各一份，携带项目经费预算表，前往科研部（社科类216室、科技类209室）办理“科研项目经费上账通知单”。

3.经办人携带“科研项目经费上账通知单”和科研项目立项凭据、项目经费预算表、经费卡，前往财务处科研经费管理办公室（233室）办理科研项目经费上账手续。

4.若需要发票或资金收款确认书，经办人持办理上账手续的记账凭证到报账大厅（236室）复核后，在报账大厅13号窗口，开具税务发票或资金收款确认书。

5.经办人在233室领取《“一支笔”审批经费印鉴卡》盖单位公章，填写项目经费审批人姓名或印鉴，用于支出审批。

（二）后续科研项目经费，财务入账程序

经查询后续科研经费到账后，经办人持科研项目管理部门开具的“科研项目经费通知单”，到财务处科研经费管理办公室（233室）做后续科研经费到账收入会计凭证，将科研经费续入到原来立项的科研项目经费卡中。

若需要发票或资金收款确认书，到报账大厅（236室）13号窗口，开具税务发票或资金收款确认书。

（三）科研经费报销

1.严格按照科研项目批准的项目经费预算（或项目任务书、项目合同、立项通知书）来使用科研经费。

2.科研报账人员粘贴好符合财务报账要求的各项原始凭证，经办人、项目负责人签字，并由所在学院分管科研领导签字并加盖单位公章后，持科研经费卡，到财务处报账大厅（236室）办理报销事宜。

3.财务处对科研经费报账的各项要求详见本《手册》一、二、四、五中所写明内容。

（四）科研项目结题及决算的办理

科研项目负责人登陆校园信息门户网（财务信息—经费查询）或财务处网页中的“综合查询系统”，查询或打印科研项目明细账，如实填报科研项目经费决算表，做到数字准确，账表相符，携“科研项目经费决算表”到财务处科研经费管理办公室（233室）进行决算审核后，再到财务处办公室（227室）加盖财务章。

四、对报销凭证（原始凭证）的基本要求

（一）对外来原始票据的要求

　　1.内容齐全。

报销凭证的内容必须具备：

凭证名称，填制日期，填制凭证的单位名称或填制人姓名，接受凭证单位名称，经济业务内容（或商品名称）、数量、单价和金额（批量购买且品种很多的，须在发票后附上盖有供货单位印章的购物清单），大小写金额一致，经办人员的签名等。

2.印章规范。

外单位开具的发票或收据上必须套印税务或财政部门的监制章，并加盖出票单位的专用印章（包括财务专用章或发票专用章、收款专用章等符合规定的印章），盖出票单位行政公章的发票不予报销。

3.支付给个人的劳务酬金需填制酬金发放表或由收款人出具的收条，从集贸市场或农村购买农副产品等不能取得正式发票的，由出售人出具收条，并注明出售地址及联系电话。

4.真实合法。

报销人所持的报销凭证必须真实、合法，并且在有效期内。

财会人员对不真实、不合法的原始凭证不予报销，对内容不完整的报销凭证予以退回或要求报销人更正、补充（商品数量单价内容不全的可附上所购商品清单，由验收人签字，并加盖单位公章，其它内容不全的需到供货单位补齐）。

连号发票无效。

5.遗失原始凭证的处理办法

　　原始凭证遗失后，须到出票单位复印存根或记账联，并加盖出票单位专用印章（包括财务专用章或发票专用章、收款专用章等符合规定的印章），由当事人写明情况，学院分管科研领导签字，财务部门负责人批准后方可代作报销凭证。

确实无法取得复印件的，由当事人书面说明情况，证明人、学院分管科研领导签字，财务处审核批准后方可代作报销凭证。

（二）对自制原始凭证的要求

1.自制原始凭证是指学校规定可以自制使用的借款单、各种酬金发放表等。

2.自制原始凭证的填写内容要规范，不得涂改数字，经办人和项目负责人签字、学院分管科研领导签字、单位公章等必须完整。

（三）科研项目在经济业务发生后必须及时报销相关票据，报销的票据必须在项目执行期限内发生的经济事项。

（四）报销票据的要求

1.外单位给我校开具的发票必须是合法票据（有财政或税务监制章），“顾客名称及地址”栏必须是“华中师范大学”，不能加写具体学院或部处的名称，也不能用简写代替。

报销的票据须盖有出票单位的财务专用章或发票专用章。

仅盖有单位公章的票据无效，不予报销。

2.发票的日期必须在经济事项发生的合理期限内。

原则上各单位应在经济事项发生后一个月内报销相关票据。

当年发票应当年报销，如有特殊情况最多延长至次年的3月31日之前。

过期发票一律视为无效发票，不再予以报销。

3.发票的内容必须根据实际发生的经济事项填开。

发票内容如为“办公用品、文具、工具”等必须提供开票单位出具的加盖公章的明细表或购物清单作为附件；发票内容为“礼品”的报销时须在发票背面注明或单独附有用途说明。

4.发票票面大小写金额必须一致，发票所填写内容不得涂改，如有差错，须重开发票。

5.严格控制出租车费用支出，市内乘坐出租车的费用应真实、合理；出差给予交通费补助外原则上不得报销出租车费。

（五）不能报销的票据

1.假发票、非财政部门监制的收据。

2.不规范的发票或收据：

主要指没有税务或财政部门监制章以及开具票据没有单位财务专用章（或票据专用章、发票专用章、结算专用章），以及非正规发票和收据。

3.已经被禁止使用的发票或者收据。

4.用于个人娱乐、消费的发票或者收据。

5.过期票据。

7.其他不能报销的票据。

（六）报销时应“一事一报”。

将一笔经济业务的相关发票、收据、单证等按内容分类粘贴在粘贴单上，不要将不同经济业务的有关发票、收据、单证混合填写在同一张报销单上。

票据粘贴在财务处专门印制的“经费报销原始凭证粘贴单”上，须以平铺的形式粘贴，有利于装订、保存和使用会计凭证，以确保会计档案和信息的完整。

五、费用报销需提交的资料

（一）设备费

设备费：

是指在项目实施过程中发生的仪器、设备、样品、样机购置、试制费用及租用费等。

▲设备费报销须提交的材料：

1.需预付设备购置款项办理借款的，需提供填写完整的、有经办人和项目负责人签字、学院分管科研领导签字，所在单位公章的“华中师范大学经费借款单”、设备购买合同、供货方名称、银行账号、开户银行等资料；

2.需直接支付设备购置款项时，需提供填写完整的、有经办人和项目负责人签字、学院分管科研领导签字、所在单位公章的“华中师范大学经费报销单”，将购置设备的发票通过国有资产管理办公室验收，还需提供设备购买合同、供货方名称、银行账号、开户银行等资料。

▲设备费使用注意事项：

1.购置仪器设备达到招标限额的，须按照《华中师范大学招标管理办法（试行）》，认真履行招标程序和固定资产验收等手续。

2.国家科技计划项目专项经费批复预算包含单价5万元以上的购置或试制设备明细，应按批复预算执行，设备费（包括设备换型、取消或增加、购置与试制调整等），一般不予调增，如需调减，由课题组和课题负责人根据实施过程中科研活动的实际需要提出申请，填写预算调整申请表，报科研部和财务处审批后执行。

3.除预算批复明确列支外，国家科技计划项目专项经费不得购买常规通用设备和办公设备，原则上不得购置基建和生产设备。

4.外购软件与购置设备配合成套，为设备专用控制软件的，可随设备在设备费中列支。

外购工具软件应在出版/文献/信息传播/知识产权事物费中列支。

5.与专用设备同时购置并与之配套的备品备件，应纳入设备费列支；单独购置的相关备品备件，应纳入材料费列支。

6.试制设备发生的材料费、加工费、劳务费等的列支渠道，科研项目研发目标为产品的，分别列入各科目；研发目标为过程产品，列入设备费。

7.不得在国家科技计划项目结题前突击采购设备。

8.凡是单价在1000元以上，使用年限一年以上的物品，均按设备费报销程序办理。

（二）材料费

材料费：

是指在科研项目实施过程中需要消耗的各种原材料、辅助材料、低值易耗品、元器件、试剂、实验动物、部件、外购件、包装物的原价、运输、装卸、整理等费用。

▲材料费报销需提交的材料：

1.一次性购买总价在1万元及以上的材料，需提交签订购货合同，经科研部审核后加盖学校合同专用章。

2.需预付材料费办理借款的，需提供填写完整的、有经办人和项目负责人签字、学院分管科研领导签字、所在单位公章的“华中师范大学经费借款单”、总价1万元及以上的材料购买合同、供货方名称、银行账号、开户银行等资料；

3.需直接支付材料费款项时，需提供填写完整的、有经办人和项目负责人签字、学院分管科研领导签字、所在单位公章的“华中师范大学经费报销单”，购买低值易耗品和材料应先办理验收手续或由验收人签收，报销时须提供验收单或验收人签字。

还需提供材料费发票（总价1万元及以上的购买合同）、供货方名称、银行账号、开户银行等资料。

▲材料费使用注意事项：

1.国家科技计划项目专项经费的材料采购应按批复预算执行，如需调增或调减，由课题组和课题负责人根据实施过程中科研活动的实际需要提出申请，填写预算调整申请表，报科研部和财务处审批后执行；

2.国家科技计划项目专项经费不得列支大量日常办公耗材。

3.材料清单表样如下：

材料清单（表样）

材料名称

计量单位

数量

单价

金额

经办人签字：

验收人签字：

负责人签字：

4.科研项目课题组应建立材料采购和领用登记制度，有关资料应当保存完整，与科研项目归档保存，待科研项目验收结题时相关部门备查。

（三）测试化验加工费

测试化验加工费：

是指在科研项目实施过程中支付给外单位或校内实验室的检验、测试、化验、加工等所支付的费用。

▲测试化验加工费报销时需提交的材料：

1.总价在1万元以上的测试化验加工费需签订合同，合同中必须写明测试化验加工费内容、要求、报告验收、款项支付等，经科研部审核加盖学校公章；

2.需预付测试化验加工费的（如分多次预付的，每次预付所提供的资料相同），办理借款的，需提供填写完整的、有经办人和项目负责人签字、学院分管科研领导签字、所在单位公章的“华中师范大学经费借款单”、总价1万元及以上的测试化验加工合同、供货方名称、银行账号、开户银行等资料；

3.需直接支付材料费款项时，需提供填写完整的、有经办人和项目负责人签字、学院分管科研领导签字、所在单位公章的“华中师范大学经费报销单”，测试化验加工费发票（总价1万元及以上的购买合同）、供货方名称、银行账号、开户银行等资料。

4.在校内实验室做测试化验加工费，可以不签合同，填写校内转账单，经项目负责人、测试双方单位认可并签字，有经办人和项目负责人签字、学院分管科研领导签字、双方所在单位加盖公章后，办理校内转账。

▲测试化验加工费使用注意事项：

1.国家科技计划项目专项经费的测试化验加工费应按批复的预算执行，如需调增或调减，由课题组和课题负责人根据实施过程中科研活动的实际需要提出申请，填写预算调整申请表，报科研部和财务处审批后执行。

2.数据加工费用，如果是由课题承担单位自行完成的，可将相关费用列入相应科目；如果是委托外单位完成的，可以在测试化验加工费预算列支。

3.测试化验加工费的有关资料应当保存完整，与科研项目归档保存，待科研项目验收结题时相关部门备查。

（四）差旅费报销

　　差旅费：

是指在科研项目实施过程中开展科学实验（试验）、科学考察、业务调研、学术交流等所发生的外埠（国内）差旅费、市内交通费用等。

报销长途差旅费须填写“华中师范大学长途差旅费报销单”，报销市内交通费须填写“华中师范大学市内交通费报销单”，注明每次出差的时间、地点和事由，由经办人和项目负责人签字、学院分管科研领导签字，并将有关单据附后，外出开会的需附会议通知。

长途和市内差旅费报销标准按照《华中师范大学差旅费管理办法》执行。

由学校或单位统一组织的会议、科研调研、学生参与科研活动等，财务处按实际出差天数和《华中师范大学差旅费管理办法》规定标准计算，未超标的按实报销，超过标准部分自理。

（五）会议费报销

会议费：

是指在科研项目实施过程中为组织开展学术研讨、专家咨询以及协调课题等活动而发生的相关费用。

▲会议费报销需提交的材料：

1.填写完整、有经办人和项目经费负责人签字、学院分管科研领导签字、所在单位公章的报销单；

2.与会议开支报销单对应的所有有效票据；

3.报销单后还应附上会议通知。

由我校主办的会议，须附上会议通知和参会人员签到表。

▲会议费报销注意事项

1.国家科技计划项目专项经费的会议费应按批复预算执行，一般不予调增，如需调减，由课题组和课题负责人根据实施过程中科研活动的实际需要提出申请，填写预算调整申请表，报科研部和财务处审批后执行。

2.会议费开支范围与标准，参照《中央和国家机关会议费管理办法》（财行【2013】286号）规定执行。

会议费中不能包含招待费和旅游费等不合理开支。

3.必须是组织会议发生的费用才作为会议费支出，参加会议发生的费用属于差旅费支出。

4.会议中支付的专家咨询费应单独作为专家咨询费申报，不能计入会议费支出。

（六）燃料动力费

燃料动力费：

是指在项目实施过程中可单独计量和核算的水、电、汽、燃料费用及排污费用。

学校相关职能部门应对科研项目使用学校水、电费等燃动费进行单独计量，按表计量收费。

对无法单独计量的水、电费等燃动费支出，应在确保其原始发生费用金额真实准确基础上，进行科学、合理分摊。

▲燃料动力费使用注意事项：

1.国家科技计划项目专项经费的燃料动力费应按批复预算执行，如需调增或调减，由课题组和课题负责人根据实施过程中科研活动的实际需要提出申请，填写预算调整申请表，报科研部和财务处审批后执行。

2.汽油费不得在燃料动力费中列支。

（七）国际合作与交流费

国际合作与交流费：

是指在项目实施过程中项目组人员的出国费用及境外专家来华工作的费用。

▲出国经费报销需提交材料：

1.出国人员凭对方的邀请函和外事部门的批文到财务处办理借款和报销，借款的数额按《临时出国人员费用开支标准和管理办法》规定的标准核定，回国后凭报销凭证按文件报销。

长期出国人员根据具体情况和有关财务规定据实报销。

2.出国人员出国费用报销开支明细表，与之对应所有有效票据，国外票据必须以中文注明开支内容及金额。

3.出国人员活动一般不得参加旅行社组团，特殊情况需参加的，报销时需持外事部门的批文、出国人员与旅行社签订的合同，财务处按实际出差天数和《临时出国人员费用开支标准和管理办法》规定标准计算，未超标的按实报销，超过标准部分自理。

▲外国专家来华费用报销需提交的资料：

1.邀请函；

2.科研项目经费预算表；

3.填写完整的外国专家来华费用报销开支明细表，并有经办人和项目负责人签字、学院分管科研领导签字，加盖所在单位公章；

4.填写完整的外国专家报销开支明细表，附上与之对应所有有效票据，国外票据必须以中文注明开支内容及金额。

▲国际合作与交流费开支注意事项：

1.国家科技计划项目专项经费的会议费应按批复预算执行，一般不予调整，如需调减，由课题组和课题负责人根据实施过程中科研活动的实际需要提出申请，填写预算调整申请表，报科研部和财务处审批后执行。

2.出国人员费用标准按照《临时出国人员费用开支标准和管理办法》（财行[2001]73号）。

3.出国人员必须是课题组成员，不得有非课题组成员，出国任务须与科研项目研究有关。

4.外国专家来华工作开支标准应按照《关于短期邀请的国外专家生活待遇的规定》的相关规定执行。

（八）出版、文献、信息传播、知识产权事物费

出版、文献、信息传播、知识产权事物费：

是指在项目实施过程中需要支付的出版费、资料费、专业软件购买费、文献检索费、专业通信费、专利申请以及其他知识产权事务等费用。

▲出版费用（包括论文版面费、专著出版费）报销时需提供的材料：

1.填写完整、有经办人和项目负责人签字、学院分管科研领导签字、所在单位公章的“华中师范大学经费报销单”，用途要写明论文或专著名称，作者、刊登的杂志；

2.发票（经办人和项目负责人签字）；

3.论文录用通知，如是出版专著，还需提交出版合同，合同须经科研部审核并学校加盖公章。

▲文献（包括书籍或杂志购置费、资料印刷费、文献检索费）报销时需提供的材料：

1.填写完整、有经办人和项目负责人签字、学院分管科研领导签字、所在单位公章的“华中师范大学经费报销单”；

2.发票（经办人和项目负责人签字）；

3.书籍或杂志清单、或印刷费资料内容、或检索文献清单；

4.如为资料印刷费，总价在1万元及以上的还需提交合同，合同须经科研部审核并加盖学校公章，合同内容包括资料印刷内容、分数或张数，单价、总价、质量要求、交货要求、付款条件等。

▲信息传播费用（包括专业通信费）、知识产权事物费（包括专利申请费等）报销时需提供的材料：

填写完整、有经办人和项目负责人签字、学院分管科研领导签字、所在单位公章的“华中师范大学经费报销单”、发票、专利申请受理单。

▲专业软件购买费报销时需提供的材料：

与设备费报销要求一致。

▲出版、文献、信息传播、知识产权事物费使用注意事项：

1.国家科技计划项目专项经费的出版、文献、信息传播、知识产权事物费，应按批复预算执行，如需调增或调减，由课题组和课题负责人根据实施过程中科研活动的实际需要提出申请，填写预算调整申请表，报科研部和财务处审批后执行。

2.原则上不得用国家科技计划项目专项经费购买通用性操作系统、办公软件等，不得在专项经费列支日常手机通讯费。

（九）劳务费

劳务费：

是指用于项目参加人员的劳务费支出，按照相关文件规定,应为参加项目研究校外人员和学生。

▲劳务费报销需提交的材料：

1.按照要求填写劳务费发放名册，经办人和项目负责人签字、学院分管科研领导签字、加盖单位公章；

2.劳务费领款人的银行卡号。

劳务费的发放一律采取划入本人银行卡方式发放，不得采取现金发放方式。

▲劳务费使用注意事项：

1.国家科技计划项目专项经费的劳务费，应按批复预算执行，一般不予调增，如需调减，由课题组和课题负责人根据实施过程中科研活动的实际需要提出申请，填写预算调整申请表，报科研部和财务处审批后执行；

2.劳务费开支范围应遵守有关规定。

国家科技计划项目专项经费，课题组有工资性收入人员不得领取劳务费；委托方有规定的或有预算的，按规定或批复预算执行；如委托方没有开支规定的按学校科研经费管理办法执行；

3.劳务费应按月及时发放。

（十）专家咨询费

专家咨询费：

是指在项目实施过程中支付给临时聘请的咨询专家的费用。

▲专家咨询费报销需提交材料：

1.按照要求填写专家咨询费发放表，经办人和项目负责人签字、学院分管科研领导签字、加盖单位公章；

2.专家咨询费发放表，表中所填信息包括：

项目名称、咨询内容、咨询方式、专家姓名、单位、职务或职称、身份证号、咨询费标准、咨询天数、咨询费金额，签收人签字。

▲专家咨询费使用注意事项：

1.国家科技计划项目专项经费的专家咨询费，应按批复预算执行，一般不予调增，如需调减，由课题组和课题负责人根据实施过程中科研活动的实际需要提出申请，填写预算调整申请表，报科研部和财务处审批后执行；

2.课题组成员、劳务人员、相关管理人员不得领取专家咨询费；

3.专家咨询费必须有专家本人签字，不得代签；

4.采取通讯方式咨询的专家咨询费,通过银行转账方式支付，由报账人员提供专家本人的银行卡号；

5.科研项目严格按照预算执行，不得超预算发放专家咨询费。

　（十一）其他费用

其他费用：

是指在项目研究开发过程中发生的除上述费用之外的其他支出。

▲其他费用报销时提交的材料：

1.填写完整的有经办人和项目负责人签字、学院分管科研领导签字、所在单位加盖公章的“华中师范大学经费报销单”；

2.按要求粘贴发票；

3.科研项目要外拨经费，必须在项目任务书中有明确要求（明确外拨单位名称、外拨金额），必须有双方签署有效合同，经科研部审核并加盖学校合同专用章。

▲其他费用使用注意事项：

1.国家科技计划项目专项经费的其他费用应按批复预算执行。

2.国家科技计划项目专项经费不得报销招待费，如因举办会议而发生的餐费，在会议费中列支报销。

六、报销常见问题答疑

1.依据国家《现金管理暂行条例实施细则》的有关规定，除工资、奖金、津贴、劳务费、差旅费及1000元（不含1000元）以下日常零星开支可以经审核后，凭相关发票据实报销现金外，其他一律通过银行进行转账结算。

严禁为逃避使用转账支票，将票面金额在1000元（含1000元）以上的经济业务拆分，而开具几张连号发票。

一经发现，必须责成单位或个人换用转账支票支付，否则不予报销。

2.科研项目所借款应及时报账冲销，坚持一事一借，前款不清、后款不借，严禁“一借多用，多借多用，长期挂帐”，借款人必须是工资关系在我校的在职职工，以便催还借款。

本科生及其他临时用工人员不得办理借款。

借款款原则上应在3月内结算冲账，逾期不冲账者财务处将书面通知本人，无特殊情况将在校内工资或酬金中逐月扣回，直到还清借款为止（特殊情况是指因工程验收、出国等原因造成3个月以上冲账）。

3.为什么跨年度的票据不能报销？

根据《会计基础工作规范》（财会字[1996]19号）文件第三十九条规定，会计年度自公历1月1日起至12月31日止，当年的收支要当年入账，教职工取得的报销凭据（以报销凭据上的日期为准），原则上应在当年报销，当年第四季度取得的报销凭据，可延长至第二年3月31日。

4.固定资产采购（指使用年限在一年以上、单价在1000元以上的一般设备和单价在1500元以上的专用设备，以及单价虽未达到规定标准但使用年限在一年以上、应纳入固定资产管理的大批同类物品，如图书、家具等）须按学校招标管理办法招标采购，不足招标限额起点的小额固定资产由使用单位采购。

报销费用前须到资产管理部门办理固定资产验收手续，报销时须提供采购合同、评标结果（达到招标限额标准的）和验收单等有关资料。

5.招标限额标准：

按照《华中师范大学招标管理办法（试行）》办理，项目经费购置金额达到5万元及以上的仪器设备、图书教材、家具用具、各类物资、软件、数据、电子图书和各类服务等采购项目。

6.规范粘贴报销单据，原始凭证粘贴时，报销单据应当从左到右横排均匀、平铺粘贴，并与粘贴单的上、下、右边对齐，左边不得超过装订线。