市场营销中心经费报销费用控制管理制度手册.docx

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市场营销中心经费报销费用控制管理制度手册

市场营销中心经费报销费用控制管理制度手册

一、目的：

加强日常费用管理，控制不合理支出，不断提高费用使用效率，有效控制管理成本。

二、适用范围：

事业部销售处、各区域营销总部、城市等管理单位业务招待费、电话费、办公费、会议费、车辆房屋租赁费、差旅费等日常费用

三、管理原则：

（一）计划控制：

1、任何费用的发生都必须事先编制预算，无预算者，各区域财务部门不得支付。

如确因特殊情况或紧急事宜需支付费用，必须附销售处行政副总监的批复件；单笔开支超过5000元的，须销售总监批准；否则，不得支付。

2、非特殊情况，任何费用不得事后补报申请，否则不予报销；如确因突发事件等原因无法提前上报费用申请的，可向审批人电话请示，事后补办手续时需注明详细原因；

3、凡客情维护费、会议费、修理费、低易品、房屋、车辆租赁费、培训

费以及管理人员招待费以外的部门招待费用即使在月初制定了费用预算，亦需向销售处提报书面申请；

4、各区域行政经理对本区域日常费用预算的编制、相关费用支出审核全面负责，区域日常费用预算及支出汇总表必须由行政经理审核后上报销售处和财务处，每月预算外支出不得超出三次，否则，销售处将不予审批。

超预算支出部分，由区域向销售处提交申请，销售处签批，次月补在预算中。

（二）过程控制：

1、销售处各区域各级管理者对各类费用的发生负有管理责任，必须对费用的支出过程进行有效全程监控，确保费用支出的真实性和合理性；

2、各营销总部所有日常费用的支出与报销都必须经过营销总部行政经理和营销财务经理、区域营销总经理审核签字，方可到当地分公司财务报销；无上述相关人员的签字，各分公司财务不得报销；

3、销售处各区域营销总经理或主持工作的营销总经理助理的所有日常费用的报销必须经销售处行政人事副总监、销售总监审核签字，方可到财务报销；

4、限时管理原则：

区域各类日常费用必须在费用发生的当月报销，最迟不得超过30日，否则一律不予报销。

（三）集中管理：

对于需集中购买的物品、区域车辆租赁、区域办公场所租赁等金额较大的支出，各单位必须本着货比三家、公开竞价的原则进行现场询价购买，一次性支出在3000元以上的，必须保留由现场询价、比价人签字的相关原始材料，询价人或参与人不得少于3人，其中至少一人同经手负责人无直接隶属关系；

（四）逐级管理：

各级管理者对所辖区域逐级进行管理，出现问题追究相关人员的管理责任；

（五）严禁利用公司资源为个人谋取私利，坚决制止任何侵占公司财产、损害公司利益的行为发生。

四、费用管理细则：

（一）业务招待费：

1、各区域业务招待费发生前必须向直接上级提报《业务招待费审批单》，经相关负责人批准后方可执行，报销时必须附审批单，否则不予报销；

2、销售处各级管理人员岗位费用标准内的招待费根据权限按逐级管理的原则由相关区域负责人审核报销，标准外费用需向销售处提报费用申请，由销售处行政人事副总监、总监批准后执行；

3、宴请时，不允许一人单独出席宴请，同时不允许陪同人员超过五人；特殊情况经销售行政人事副总监、总监批准；

4、原则上，中午用餐一律不准饮酒；其他招待外来人员的用餐场合，陪餐人员必须饮酒的，必须适量，不得因酒误事或损害公司形象。

5、招待费用的金额限制：

（1）宴会参加人员不超过5人（即3—5人）时，消费支出的单次费用不允许超过400元；

（2）参加人员不超过8人（即6—8人）时，消费支出的单次费用不允许超过600元；

（3）参加人员在8人以上单次消费支出最高不超过800元，特殊情况经销售行政人事副总监、总监批准；

6、每月各级人员业务招待费报销以销售处各级人员相关报销标准为限，不得预支，亦不累计至以后月份。

7、各区域在业务活动过程中，除区域性或全国范围内举行的各类会议以及公司统一组织的各类活动外，严格禁止内部招待及送礼，严禁下级宴请上级，内部招待不允许在公司报销。

（二）客情维护费：

1、区域客情维护费用的发生必须提前向销售处提报费用申请，经销售处行政人事副总监、总监批准后执行；

2、客情维护中需购买礼品的，标准由各单位主要负责人酌定，购买和赠送过程中经办人不得少于2人，且经办人无直接隶属关系；

3、重大节日前期，区域需集中开展客情维护工作的，需以营销总部为单位提前一周向销售处提报申请，并附维护人员名单（包含单位、姓名、职务、联系电话等）、礼品明细及标准等；

（三）电话费：

1、固定电话：

（1）各营销总部、必须明确每部电话的管理人和费用标准，每月根据电信部门提供的费用明细进行考核，超支部分由管理人承担；

（2）全体人员在利用固定电话进行工作沟通过程中，需本着长话短说、精干高效的原则，各区域应严格控制电话费，在开通集团内部电话的区域，一定要使用内部电话，否则按发生话费金额的10倍对当事人进行处罚；

（3）如集团内部电话出现故障无法保证正常使用，营销总部需及时与集团信息管理部联系维修，并同时向销售处行政专员报备，以避免费用浪费；

（4）单位每月固定电话费不得超过1000元；在营销总部所在地办公，每月固定电话费不得超过800元；

（5）工作人员严禁利用办公电话聊天或联络与工作无关的事情，严禁拨打声讯电话等收费项目，各区域务必关闭相关业务功能。

2、手机费：

（1）各级人员严格按照各岗位标准报销手机费，话费报销时必须提供有效的话费清单，用于个人事务及手机上网等附加费用不得报销，超出岗位标准以外的费用自理；

（2）根据销售处各岗位特性，除管理岗位和业务岗位人员外，其他人员一律不得报销手机话费，特殊情况需报请销售处行政人事副总监审核批准后方可报销；

（3）每人每月只允许报本人的手机费用，且只能报一个号码的话费单（如有更换手机号码，允许报销更换前、后两张话费单，限报一次），特殊情况需报请销售处行政人事副总监批准后方可报销；如手机户名与本人姓名不符，需附详细说明报请费用审批人批准后方可报销；

（4）行政人员出差期间手机费按不高于20元／日列支，公司报销手机费用的人员不予报销出差期间手机费；国外出差期间电话费经批准后实报实销（如因公司奖励或培训等原因出国不报销手机费）。

（三）办公费：

1、办公费主要用于工作人员工作必须的办公用品，以及办事处公用的打印、传真纸张等用品的购买，办公费用严禁用于低易品、部门招待费等其他用途，各区域必须严格控制；

2、各区域办公用品需根据员工实际工作需要进行申购，并以营销总部或为单位集中购买发放，各区域对员工办公用品申购及领用情况进行备案，杜绝奢侈品或私人物品的购买，严禁利用办公费为个人购买移动存储、无线网卡等设备；

3、员工需妥善使用所申购的办公用品，各区域根据各类办公用品的不同性质制定明确的办公用品申购规定，对于签字笔、笔芯、曲别针等损耗品必须规定详细的领用周期，使用不足期限的物品不得再次领用；对于计算器、订书机等非损耗物品每人只允许发放一次，发放后如出现丢失则由使用人负责赔偿，人员调动或离岗时必须办理交接；

4、各区域办公费根据区域实际人数严格按照30元／人／月的标准进行预算，该费用为区域整体日常办公费用，由区域进行费用总额控制，同时办公场所打印机耗材费用（购买硒鼓、打印机灌墨粉费用）、办公设备维修费用、办公室水、电、网络等费用可另行编制预算，不包含在办公费标准以内；

5、各区域必须利用扫描仪、电子邮件等实现无纸化办公，能扫描发送邮件的文件一律不得使用传真，打印纸尽量采取双面打印，打印机墨盒尽可能重复使用，严格杜绝一切浪费现象；

6、对办公室水、电等费用进行合理管控，随时关闭无人使用的各类用电设施；

7、各区域严格控制人员邮递费用，能集中发送的必须集中，非紧急物品需使用平信的方式邮寄，大宗物品需采取物流货运的方式，费用报销时需附发票和邮件详单，并由部门负责人严格审核；

（四）会议费：

1、各区域根据销售处议事规则，及时召开各级会议，对于各类日常会议及临时性会议进行合理规划，控制会议召开的频次和时间，会议时间务必安排在非工作时间；

2、各区域严格控制会议召开的场地、规模及人数，营销总部级会议（一次/月）支出在3000元以下，级会议（一次/月）在1200元以下需经区域行政经理、营销总经理审核批准；超出标准后需报销售处行政副总监审批；营销总部级会议支出在5000元以上、级会议支出在3000元以上需由销售处总监审批；本着节约高效的原则，各区域尽量使用电话会议系统。

3、各类会议召开前需制订详细的计划，列明会议召开的目的及需解决的问题等，以提高会议的效率；

4、销售处各类会议如非特殊情况不允许配备纸、笔等物品，会议所需物品由参会人员自备，会议用饮料仅限于矿泉水、茶水和产品，区域各类会议尽量使用公司为营销总部配备的投影仪，节约设备租赁费用；

5、各区域需在当地签订固定的协议酒店，以降低会议住宿及场地费用；

6、会议聚餐：

营销总部级以上会议（包含营销总部会议）每桌不得超过2瓶白酒（限晚餐），其他会议用餐一律不备酒水，只提供可乐等饮料，每人每天的餐费标准为35元（午、晚）；

7、召开经销商会议，只提供用餐（每日仅限两餐），交通及住宿等费用自理；

8、会议期间住宿由召集会议的部门统一安排，住宿费用不得超过参会人员的住宿标准，住宿费用可视情况由参会人员自行结算；

9、销售处各类会议期间（统一安排食宿的）参会人员出差补助不予报销，会议结束后人员必须在第一时间返回各自岗位，不得无故在会议地点逗留；

10、严禁在旅游旺季在风景名胜地开会，会议地点的选择务必兼顾节约相关费用及提升相关区域业绩为主。

（五）车辆费：

1、各区域租赁车辆必须经过公开招标比价的形式确定租赁价格，并向销售处提报费用申请经审核批准后方可签订租赁合同；

2、本着工作需要的原则进行办公车辆的租赁，严禁租赁高级轿车，每月租赁费不得高于5000元（包括司机工资、车辆维护等除油料、过路、停车费用外的全部费用）；

3、自即日起，凡配备车辆的营销总部和，相关职能经理（营销总部和总部主管级以上人员）交通费报销70％；

4、车辆租赁合同签订期限为一年，不得支付相当于半年以上租金的押金或保证金，车辆租金要求最多每三个月支付一次；

5、各区域明确各项费用标准，要求每辆车每月各项费用（油料、停车费等）不超过3000元，超额部分区域负责人承担70%，司机承担30%；

6、各区域需建立合理的车辆管理制度，车辆使用必须实行出车申请制度，由使用人提报申请报行政经理或经理同意后方可使用，使用人需对出车过程中所发生费用负责并签字确认，区域对车辆使用情况建立档案，每月根据记录核销费用；

7、各区域需安排专人定期对车辆行驶里程进行核对，在每月报销费用时以此为依据核对车辆行程及油耗情况；

8、车辆日常使用坚决避免公车私用，严禁利用办公车辆接送员工上下班，要求车辆每日下班后停放在办事处附近的停车场，除特殊情况外不得带车回家；

9、各区域经理单程超过200公里的（从营销总部／驻地到目的地一个单程），严禁带公车出差，否则相关费用不予报销；

10、凡享受车辆补贴的人员，自驾车出差时，发生相关费用按本岗位出差标准进行报销，超出部分费用自理；

11、对于自备交通工具（汽车、摩托车）用于日常工作，且确实提高工作效率，改善工作绩效的，在得到销售处批准后，各区域可根据实际情况予以油料补贴；享受销售处相关车辆补贴的人员（区域营销总经理级（含）以上人员除外）可以同时享受本补贴：

标准：

汽车200元／月摩托车80元／月

12、各区域营销总部所在地的，尽量同区域营销总部共同使用车辆。

原则上不得再租赁车辆。

（六）房屋租赁费：

1、本着勤俭节约的原则进行办公区及生活用房的租赁，租赁时务必同出租方签订合同，房屋面积必须属实，各区域行政经理应对各级人员房屋租赁情况进行实地抽查和核实；

2、严禁在商业区或闹市区等房价较高的地区租赁房屋，不得租赁高档写字间或精装修房屋；

3、办公区租赁要求：

（1）区域营销总部办公区租赁面积（面积以租赁房屋所有权证为准）不得超过200平米，月租金不得超过8000元；

（2）办公区租赁面积（面积以租赁房屋所有权证为准）不得超过100平米，月租金不得超过相关标准（沿海发达地区2000元/月，内陆地区1500元/月）；

（3）办公用房屋如需修缮或改造，要求区域必须严格控制支出，杜绝奢侈浪费；

（4）办公用房租赁合同必须按年度签订，期限不得超过一年。

合同期满时，相关区域负责人务必提前做好房屋租赁的前期准备，提前向销售处提交相关申请，本着节约的原则，尽可能降低租金。

销售处全国各区域办公用房租赁申请、租赁合同必须每年（即相关负责人签字有效期为12个月）向销售处申请，否则，当地财务不得支付房屋租金。

4、生活用房租赁要求：

（1）非销售处外派或非相对外派人员不享受房屋租赁补贴待遇，所有人员房屋租赁费用需上报销售处行政人事副总监审批。

备注：

外派\相对外派是指因工作原因,由销售处由招聘地派往工作地且非本人户籍或固定住所所在地,原则上助理分销代表不享受外派住房补贴.

（2）销售处级（含）以上人员租房补贴标准：

租房补贴标准

岗位级别

城市类别

营销总经理、独立主持工作营销总经理助理

非主持工作的营销总经理助理、市场经理、经理、独立主持工作经理助理

城市名称

一档城市

1400元

1000元

上海、广州、深圳、杭州、南京

二档城市

1000元

800元

除一档城市外所在城市

北京：

总监、副总监800元/月，其他人员600元/月

（3）除营销总经理、营销总经理助理、市场经理、经理及独立主持工作的经理助理租房时可以单独居住外，其余人员一律采取合租方式；已婚外派员工携家属在工作地居住的需要单独租赁房屋的，费用参照当地合租员工人均标准，超出部分公司不再承担。

（4）当地招聘非户籍所在地人员不得享受住房补贴，因工作原因形成相对外派的人员，可根据各区域实际情况享受住房补贴；无论任何原因，行政后勤体系人员（司机、文员类）不享受住房补贴。

（5）个人租房补贴费用原则上实行按月报销的方式，不得向财务部门借款，同时住房补贴不得预支，如因特殊情况需由区域营销总经理批准并担保后向财务预支最多不超过3个月的住房补贴，如人员在此期间发生异动，所预支住房补贴从本人工资中扣除，如当月工资不足则从担保人工资中扣除；

（6）所有人员的房屋租赁合同必须上报营销总部备档，销售处将不定期进行抽查；

（七）差旅费：

1、本着逐级管理的原则，各级人员出差必须提前向直接上级上报《行程计划表》（样表附后），计划表在财务专员处备案并做为差旅费报销审核依据，如临时改变行程计划必须在费用报销时附详细说明，由经理、行政经理、区域营销总经理认可后方可报销；

2、区域营销总经理及主持工作的营销总经理助理《行程计划表》向销售处行政人事副总监、销售总监上报，城市经理级以上人员及行政人员《行程计划表》在每次出差前向直接上级上报，城市经理及以下级业务人员每周向上报；

3、人员出差可提前向财务部门预借差旅费，人员预借差旅费必须在当月底前还清，否则在当月工资中扣除，并对相关人员按照未还欠款30％的额度进行处罚；

4、各级人员差旅费借款额度要求：

人员级别

预借额度（元）

营销总部督导人员

5000

营销总经理及助理

4000

市场主管以上人员（含市场主管）

3500

市场主管以下业务人员

2000

区域市场部其他人员及主管及以下行政人员

1500

城市经理以下级业务人员

1000

5、如因人员离职等原因而导致借款流失，本着“谁审批，谁负责”的原则，由借款签批人负责追缴欠款，无法追回的借款在签批人员的工资中扣回；

6、凡报销票据务必是经财务审核的有效票据；不符合财务要求的票据，不能报销；每人每次订票费最高限报30元；

7、出差天数的认定：

（1）出差天数执行满24小时算一天，不足24小时算半天；

（2）当日往返的不予报销住宿费；

（3）晚18点以后乘车返程的可增报半天住宿费；

8、对于出差节约的住宿费，节约部分的50%归个人所有，直接作为补助体现在报销的差旅费当中；

9、外派人员休假时只能报销办公地至家庭所在地交通费，不得报销出差补助及住宿费；

10、人员调动到新的区域工作需临时在酒店住宿的，必须尽快在当地安排租房，居住酒店时间不得超过7天；否则，超出天数，费用自理。

（八）乘坐飞机规定：

（按事业部相关规定）

销售处副总监、总监助理、营销总经理、独立主持工作的营销总经理助理因工作需要，火车行程超过10小时以上的，往返可以乘坐飞机，事后须经销售总监审批报销。

（呼市与北京之间往返原则上不允许乘坐飞机）。

营销总经理助理（非独立主持工作）、经理、独立主持工作的经理助理、区域市场经理确因工作需要，火车行程超过12小时以上的，须事先提出申请，经销售处行政人事副总监、销售处总监审批后可乘坐飞机，事后须经分管领导审批报销。

未提前申请经批准乘坐飞机出差的，按照出差出发地与目的地区间火车硬卧等同票价报销。

五：

罚则

销售处各区域营销总经理对本区域费用管理全面负责，区域行政经理协助营销总经理对本区域日常费用进行全面管理，严格审核，将日常费用控制在年度、月度费用当中，严禁费用超预算，对于费用超出预算部分，将根据销售处相关制度对区域营销总经理、区域行政经理进行处罚。

六、附则

（一）本规定自下发之日起执行；

（二）本规定由销售处负责解释。

（三）未尽事宜，参见销售处事业部相关规定。

附样表：

《业务招待费审批单》

《行程计划表》

事业部销售处

附表一：

业务招待费审批单

经办部门：

___________日期：

 经办人：

__________

来客单位

来客姓名及职位

人数：

联系电话：

事由：

审批人审批意见：

部门负责人审核意见：

附表二：

人员出差行程计划表

姓名：

月日—月日

日期

目的地

出差事由

出发时间

预计返回时间

备注

部门负责人签字：