行政管理制度Word文档下载推荐.docx
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♦员工不得随意占用办公区域内的空闲工位，使用他人电脑；
不得带领亲朋好友进入公司办公区域，更不得让其使用公司的任何办公设备；
♦员工应当爱护办公区域内各种办公设备及公共设施，禁止在办公家具上乱刻、乱画、乱写或随意在公共区域内发布信息、悬挂任何物品，保持桌面和周围环境的整洁；
♦爱护公司财物，不浪费、不损坏、不占为私有，不得以权谋私，损害公司利益；
♦不得收受与关联公司、人士的馈赠、贿赂或向其挪借款项；
♦不准携带违禁危险品进入工作场所，遵纪守法，不做任何违背国家法律、政策、法令的事；
♦员工须在公司规定的就餐时间就餐或外出就餐，禁止在工作时间内在办公区域内就餐或叫送外卖，餐后及时清理自己的就餐物品；
♦以上规定均例入员工考核指标进行月度绩效评分；
给公司造成损失的，还应当进行赔偿。
3、办公卫生管理
♦办公卫生区域包括个人卫生区和公共卫生区；
♦员工个人卫生区由个人自行负责，包括个人使用的电脑、电话、办公桌、各种办公用品和文件等，上、下班离开前均应清洁归整和摆放整齐；
♦公司的公共卫生区由保洁员负责，包括整个公共办公区董事长办公室、独立办公室、会议室、接待室及洗手间的地面、门窗、办公家具、办公隔档、洗手台等公共卫生，发现赃物随时清理，保持整个公司办公场所干净整洁；
♦以上规定均例入员工考核指标进行月度绩效评分。
4、资产管理
4.1、资产范围：
集团公司范围内为满足办公及员工生活需要所配置的物品。
4.2、资产种类：
分为固定资产和易耗品。
♦固定资产是指单位价值在2000元（含）以上，使用期限超过2年的；
♦易耗品是指单位价值高于100元（含）低于2000元，使用期限超过1年的耐用品；
♦低于100元的物品和办公易耗品按照公司《办公用品管理办法》进行管理工作；
4.3、管理职责：
♦财务部负责集团公司的帐面资产管理，具体负责资产的建帐、帐务处理、盘点和清算工作；
♦综合部负责集团总部资产的日常管理，具体负责资产实物的登记造册、申领发放、调拔调配和用途变更，协助财务部门做好资产的盘点对帐工作；
♦商务部负责集团公司资产的采购工作，负责核签资产采购合同，本着节约、合理、适用的原则执行集团公司资产采购计划，并做好各分、子公司资产的申领、发放工作。
4.4、管理原则：
帐、物分管、帐实相符；
4.5、管理规定：
♦综合部负责集团总部资产的日常管理工作，建立《资产明细表》和《重要物品领用表》等台帐，记录资产的名称、品牌、型号、规格、存放地及使用人等要素，及时准确地反映资产现状，将易耗品发放和领用明细记录在案，备存备查；
♦综合部指定专人负责公司重要物资用品的库存管理，建立《重要物品库存表》和《礼品领用登记表》台帐，准确记录发放和领用情况，做到帐实相符；
♦商务部负责各级分、子公司资产配置和易耗品的发放、领用，并做好发放和领用的登记工作。
4.6、资产申购
♦各部门根据工作需要于每月月底前填报《固定资产配置申请表》，由部门负责人签字后报送综合部，经综合部审核确认后履行报批程序；
♦资产配置单位价值在1000元（含）以下由综合部负责人签字后购买，1000元以上则须上报总经理签批后方可购买。
4.7、资产借用：
♦凡借用具有一定价值的办公设备，如笔记本电脑、摄像机、投影仪等，需借用人填写《办公设备借用表》，由部门负责人签字后上报综合部，经综合部经理签批后方可借用；
♦借用时限最长为3个工作日，使用完毕后应及时归还，经检查无误后，办理归还手续；
♦超时未还，综合部有责任督促归还，如因个人原因造成设备损坏和遗失，应视具体情况照价或折价赔偿。
4.8、资产转移
♦因工作需要，部门或个人需迁移资产，须由部门提出申请，报综合部审批；
♦由综合部资产管理员填写〈资产转移单〉，注明迁移理由、数量、资产编号及迁移地点，由转移部门经办人和部门负责人签字，经综合部经理审核后方可进行转移（贵重资产转移须上报总经理签批后方可办理）；
♦各部门自行完成转移，资产管理员协助做好转出部门和转入部门的交接手续。
4.9、资产盘点
♦各资产使用部门应定期进行资产清查、盘点，填报《资产盘点表》并上报综合部；
♦综合部资产管理员应不定期对名部门的资产状况进行抽查，确保资产的完整性和安全性；
♦年度盘点由财务部对各部门资产状况进行盘点，并编制《资产盘点表》，发生盘盈、盘亏情况，应逐笔查明原因，并提出处理意见呈报总经理签批。
4.10、资产报废
♦公司资产经专业部门或市场维修部门确认不能修复或修复费用不经济或因技术进步等原因淘汰的，由使用部门提出报废申请，填写《资产报废申请表》，经部门负责人签字后上报到综合部；
♦易耗品的报废经综合部经理审核，固定资产报废须上报总经理核准后方可报废；
♦综合部负责处理和回收残值，资产残值处理价格应参照市场价格、新旧程度、折旧价格、使用时间等综合因素定价，并上报总经理核准；
♦完成资产残值回收后，将价款缴至公司财务部，财务部根据《资产报废申请表》及残值回收收入，对该资产进行帐面处理。
5、办公用品管理
5.1办公用品范围：
为以下范围内的易耗品和耐用品；
♦易耗品：
纸张、笔记本、文头纸、信封、文档袋、档案盒、笔芯、铅笔、墨水、胶水、大头针、回形针、订书钉、长尾夹、印泥（油）、打印机墨盒（硒鼓）、复印机碳粉组件和电池等；
♦耐用品：
计算器、记事笔、文件夹（盒、篮）、文件装订器、打孔器、笔筒、剪刀、订书机等。
5.2、管理职责：
综合部根据各部门实际使用情况及人员编制情况核定核发办公计划和办公用品；
5.3、管理原则：
满足需求，按需分配，控制费用，杜绝浪费；
5.4、管理规定：
♦办公用品为月度计划供给，零库存管理，未按时填报办公用品计划的部门，次月不得领用办公用品；
♦新入职员工到职当日，由综合部发放铅字笔1支、笔记本1本，该用量纳入其所属部门次月申报办公用品计划中，其余办公用品暂由所属部门内部调剂；
♦领用办公文具时，铅字笔和圆珠笔原则上只可领取笔芯（首次领用除外），其他可更换的易耗品一律以旧换新（如记号笔、修正液等）；
♦办公用品原则上由公司综合部核定计划需求，商务部统一采购，如遇特殊情况，须事先经综合部、商务部同意后方可自行采购，否则费用不予报销；
♦员工离职时须至综合部办理办公用品及重要物品退还手续，将其领用登记中所有物品归还，如非易耗品有遗失或损坏情况，则须按其折旧情况作价赔偿；
♦综合部行政助理清核完归还物品后，确认无误后在离职员工的《离职申请表》上签字；
♦综合部应随时抽查和了解各部门办公用品使用情况，正确额定数量，按实、按需分配，最大限度的实现办公用品在公司内部的资源共享。
5.5、申报规定：
♦各部门于每月25号前填报《办公用品计划表》，并以电子文档方式传报至综合部前台人员处；
♦前台人员核定、汇总各部门计划表，经综合部负责人签字后，于当月30号前以纸质文档报送至商务部统一安排采购；
♦前台人员做好办公用品入库登记后，于次月5号前通知各部门使用人申领办公用品，并做好出库领用登记。
6、档案管理
6.1、管理范围：
♦文件档案：
公司资质、政策方案、决定决议、通知通告、重要会议纪要等与公司整体发展相关且有长期保存价值的文件及资料；
♦人事档案：
劳动合同、员工档案、社保资料、考勤记录；
♦行政档案：
办公设备资料、合同协议、证章证件、易耗品的购买、使用记录等相关档案、例会记录等；
♦项目档案：
项目资料、批文、合同协议、会议记录等有参考价值的文件资料。
6.2、管理原则：
专档专管、专档专号，归卷归档、严守保密。
6.3、管理职责：
综合部集中管理，保证公司重要文档纸质资料的完整、安全和保密。
6.4、管理形式:
公司所有文档资料均以纸质建档（业务部门须对业务范围内的文档资料进行电子存档）。
6.5、档案收集、整理
♦综合部分别向各部门负责人收集应归档的原始资料；
♦对原始资料进行编号、登记、更新，各部门应积极配合与支持；
♦凡应归档的资料应按其种类、密级程度及时归档。
6.6、档案查阅、销毁
♦因工作需要查阅档案，查阅人需填写《档案查阅申请表》，经部门负责人签字后，经综合部经理审核后方可查阅；
♦公司机密文档资料的查阅，须总经理签批后方可查阅；
♦查阅资料应做到爱护、保持整洁、安全保密，严禁涂改、翻印、抄录、转借和遗失；
♦公司任何个人或部门未经允许不得销毁公司的文档资料；
♦公司档案、项目档案、人事档案属长期保存档案，非长期保存档案按照《公司档案管理制度》执行；
♦档案销毁应由档案管理员填写《档案资料销毁审批表》，由综合部负责人签字报总经理签批后方可销毁；
♦经批准销毁的档案资料，档案管理员应逐笔核对，做好登记并存档，登记表永久保存；
♦销毁过程需综合部经理或批定专人会同档案管理员共同销毁。
7、公文管理
7.1、公文范围：
系集团公司范围内传达上级指示、请示和答复问题，指导或商洽工作及各分、子公司、部门与外界关系单位往来的文件资料；
7.2、公文种类：
请示、报告、通知、函、批复、工作指令、决议、会议纪要、通报、调令及任命书等；
7.3、管理职责：
集团公司公文草拟、收发和立卷归案工作由综合部归口管理，各责任部门文件自行管理；
7.4、管理原则：
遵循规范、安全、准确、及时的处理原则；
7.5、管理规定：
♦以公司名义对外正式发文的权利集中在集团公司综合部及经领导授权部门，其他部门不得以部门名义对外发文，更不得以公司名义对外发文；
♦凡写明交寄公司领导或部门的各类文件资料及邮件等，均由前台人员登记签收后报送至综合部分转；
♦有领导姓名或部门名称的由其本人和部门负责人拆封，只注明公司名称的函件由综合部拆封后分转；
♦董事长的各类文件资料及邮件等，由前台人员登记签收后分送至董事长秘书处呈报；
♦各分、子公司、各部门上报集团公司的工作报告、请示、传真等文件须经部门负责人签字后方可上报至综合部，综合部做好签收登记后，并根据文件内容附《收文处理笺》进行分转；
♦集团公司下发的重要文件、批示、通知等指令性文件，综合部负责人审核并上报总经理签批后，须附〈发文笺〉并做好发文登记后通知各部门和各分、子公司签收；
♦综合部须建立收、发文登记薄各一本，并指定人员进行登记保管。
7.6、文件收、发规定
♦集团公司收文需综合部经理签注处理意见并附《收文处理笺》分转至董事长、总经理及分管领导阅批后，分发承办部门阅办，为避免文件积压误工，原则上应在收文当日呈报，紧急文件要即收即送；
♦为确保文件传报安全，部门报送或分送同级部门文件，应在工作时间送达至收文部门签收，工作日17时30分以后停止文件传递（紧急文件除外）；
♦对内发文由综合部根据公司领导的批示内容和工作指示，采用公司文件笺行文，综合部负责人审核（附发文笺）后上报总经理签批，并根据文件涉及的范围通知各部门和各级分、子公司签收；
♦对外发文由综合部根据公司领导的批示内容和工作指示，用公司专用信笺打印，由综合部负责人审核（附发文笺）并上报总经理签批；
文件采用挂号邮件或专人送达的，邮件应保存挂号存根或对方签收的回执；
♦部门对内、外行文，均应一式两份并附《用印申请单》和《收、发文笺》报领导审阅签发，并存档保存一份。
7.7、文件的传阅和督办
♦传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将属于公司秘密的文件带离公司或转借非传阅范围的人员阅看；
♦部门收文人员应尽快送阅部门负责人，并在文件处理笺上签注拟办结果，急件须在接文后1小时内通知到责任人；
♦公司流转的文件，阅件人须阅后签字，文件由综合部统一备档保管；
♦阅文时保密文件不得抄录和复印。
7.8、文件的保管
♦集团公司收、发文由综合部文案专员归档保管；
♦部门收、发文由部门指定人员归档保管；
♦归档保管办法按《公司档案管理制度》执行。
8、印章管理
8.1、印章种类：
公章、法人印鉴章、财务专用章、合同专用章、部门章、项目章和内部业务专用章。
8.2、管理范围：
集团公司及下属各分、子公司的公章、法人印鉴章、合同章及部门、项目部等部门章、业务专用章等。
8.3、管理职责：
财务专用章、发票专用章由公司财务部全权管理，综合部负责公司印章管理工作。
8.4、管理原则：
相互制约、相互监督的交叉管理。
8.5、管理规定：
♦所有印章均应存入保险柜，锁闭登记管理；
♦印章管理员设置2人制，执行交叉管理，相互制约、相互监督的管理原则；
♦印章管理员各置保险柜钥匙1把，严格履行同时在场、共同开启，共同核定，共同入库的工作职责，确保印章的安全性；
♦印章管理员因特殊情况外出或出差，综合部应事先做好印章管理的接续工作，确保公司用印的持续性和安全性；
♦印章保险柜钥匙为2套（1套配2把钥匙），由总经理和综合部各置1套；
♦管理员须将每日用印情况逐笔记录于，并将《用章登记表》、《合同/协议审批流程表》按档案管理制度立卷保管；
♦印章销毁应由综合部指派专人会同印章管理员等2人以上共同处理，由印章管理员填写《印章销毁申批表》（附印件样），经综合部负责人签字，上报总经理签批后方可销毁，并做好印章销毁登记记录；
♦凡具有以下原因之一的，印章应停止使用，予以作废：
a）原机构撤销b）原机构并入其他机构
c）原机构更名d）印章自然损坏
♦公司下属各部门、项目部部门章及业务专用章的使用，应由保管人负责监管，在公司授权范围内使用。
8.6、印章规定：
♦印章刻制：
公司各类印章须由综合部统一申报，经总经理签批后统一定制，其他部门或个人未经综合部授权，不得自行刻制印章，其规格、质地、字体和样式按公司统一规定；
♦印章启用：
综合部文案管理员负责公司印章管理，并建立印鉴档案，内容为：
印鉴（附印样）、启用期、领用期、保管人签收、作废日期及销存备档等；
印章正式使用前，综合部应以公司名义向有关单位印发印章启用通知；
♦用印规定：
1、用印人填写《用章登记表》后附需用印文件，由部门负责人签字后流转至综合部，经综合部负责人审核签字后方可用印；
2、公司重要文函、契约性文件、协议合同等需加盖公章或合同专用章时，用印人填写《用章登记表》后还须附《合同/协议审批流程表》，由部门负责人签字后流转至综合部，经综合部负责人审核后上报总经理签批后方可用印；
3、因公需借用印章外出，应由借用人填写《用章登记表》，由部门负责人签字后流转至综合部，经综合部负责人或总经理签批后方可借出；
4、借印事宜处理完毕，应及时归还综合部，不得转借或隔夜归还，特殊情况需延长借章时间，需提前向印章管理部门说明情况并履行报批手续；
5、银行票据的用章按照公司财务管理办法执行。
♦印章使用范围：
1、公章、合同专用章系集团公司批准签发的公文、报表、协议、合同、证件、聘书、请柬、介绍信、证明等；
2、法人印鉴章系以董事长、总经理名义下达指令、告示、请柬、奖惩文书以及签发的银行票据；
3、财务专用章、发票专用章系财务部进行财会事务处理专用
4、部门、项目章及业务专用章系部门负责人批准签发的以本部门名义上报或下达的内部行政公文、业务函、告示、报表等；
业务专用章视其用途用于部门授权范围内的业务文件、票据、证明等。
9、车辆管理
9.1、管理范围：
集团公司总部公务车辆。
9.2、管理原则：
坚持“先上级、后下级；
先重后轻、先急后缓”的用车原则。
9.3、管理职责：
由综合部负责车辆日常管理和调度。
9.4、管理规定：
♦各部门公务用车，需用车人填写《车辆派车单》提出用车申请，
经用车部门负责人签字，综合部经理在车辆派车单存根处签字后方可用车；
♦除公司领导或部门到有关部门、现场办事外，单独1人在城区办事，原则上不安排车，外单位借车，需经总经理批准后方可安排；
♦公司车辆管理应严格执行登记制度，准确登记《车辆派车单》、《车辆管理台帐》和《车辆费用统计月度表》；
♦严格禁止驾驶员无证无照、饮酒、醉酒驾驶，因个人违规行为造成交通事故，均由个人自行承担；
♦车辆驾驶实行专人专车，专车专管,车辆在下班后或节假日必须停放在指定停车地点,用车完毕后应立即将钥匙归还综合部，杜绝员工私下自行交付，以确保车辆安全；
♦车辆用油由综合部统一核定预算申请费用充值,建立车辆的用油台帐，每月核算一次，严格按行车里程与百公里耗油标准核发油料，并做到每月核对无误；
♦驾驶员应做到合理用车，节约用油，做到上车、下车主动记录和上报里程起止数；
♦驾驶员不得私自出卖油料或将油料赠送他人，一经发现核实，以损失金额的2倍罚款；
♦综合部负责公司车辆的保险、养路费缴纳等各项手续的办理并妥善保管车辆重要资料；
♦驾驶员如违反以上规定，视情节严重处以20至200的罚款，并例入员工考核指标进行月度绩效评分。
9.5、车辆维修及保养
♦公司车辆实行定期定点清洁、维修和保养，出车时应进行车辆检测，以确保车辆整洁和行车安全；
♦公司车辆应随时保时清洁，车辆的维修、保养需提前向综合部申请，说明其故障原因和保养明细，并填写<
<
车辆维修申请单>
>
和《车辆送修单》，经综合部负责人核准，并在《车辆送修单》上加盖综合部章后方可保养或送修；
♦涉及费用在1000元（含）以下由综合部经理审核后方可维修及保养,费用在1000元以上，需上报总经理签批；
♦维修保养费用采用对帐结算方式，由与公司签订协议的维修公司定期将《车辆维修结算单》（须附车辆送修单）和开具的增值税专用发票报送至综合部；
♦经行政助理签收并核对无误并履行完报批手续后报送至财务进行费用报销。
9.6、违规与事故处理
♦下列情况，违反交通规则或造成事故的经济损失及责任由驾驶员全责承担：
（1）饮酒、醉酒和无照驾驶
（2）闯红灯等违章行为
（3）未经许自行出车或将车借予他人驾驶和使用
（4）违反交通规则引起的交通肇事
（5）经交管部门认定为个人操作失误造成的交通事故
♦下列情况，由驾驶员按责承担：
（1）发生交通事故，经交管部门认定非个人操作失误，且为双方同等违规责任，除保险赔偿范围外的剩余赔偿金额由公司和驾驶员各承担50%；
（2）发生交通事故，经交管部门认定非个人操作失误，且我方驾驶员为次要责任，除保险赔偿范围外的剩余赔偿金额由公司全额承担；
（3）意外事故、不可抗拒原因造成的车辆事故由公司研究后酌情处理；
10、会议管理
10.1、适用范围：
员工大会、工作例会、业务会议等正式会议。
10.2、管理职责：
由综合部按照工作部署统一安排、组织召开。
10.3、会议要求
♦综合部发布会议通知，明确会议主题、会议时间、地点、参会人员及其他特殊要求，并及时通知参会人员；
♦参会人员要严格遵守会议时间，准时出席会议，如因特殊情况要求暂时离开会场，须在征得会议主持人同意后方可离开会场；
♦会议主持人会前应将有关会议议题的资料发给参会人员，参会人员应仔细研读，熟悉会议议程，以便掌握会议的中心内容，使会议能高效率的进行；
♦会议记录人将会议记录整理后，经参会人员或会议主持人签字确认，上报综合部备存，若是连续性会议（如例会），会议主持人应对上次会议决议的执行情况和结果进行跟进落实，并做反馈；
♦会议进行中，须将移动电话调至静音状态，无特殊情况不得接听电话，会场内不得随意走动、交谈、要保持良好的秩序；
♦会议结束后，参会人员应携带好自己的物品离席，同时把桌椅摆放整齐、整理收好投影设备、清走杯子和废纸、关灯后方可离去，时刻保持会议室的整洁，以方便其他人使用；
♦参会人员不得无故不到、迟到、早退，如因特殊情况需提前向行政部说明原由，无任何说明且擅自不到，一律按迟到、早退及旷工处理；
♦参会人员如违反以上规定，均处以20至100元罚款；
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