文件管理控制程序Word格式.docx
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4.行政部负责质量管理体系文件的识别、发放、更改和管理，并对具有共性的文件汇总、编写和审核；
4.5相关职能部门负责本部门质量文件的接收、扩散、存盘、调阅、回收、变更、移转、遗失和
销毁等管制作业；
批准
审核
编制
修改履历
页码
内容
状态
备注
4.4各部门资料管理员负责质量管理体系文件的控制、实施及档案管理。
4.5行政部负责对现有体系文件的登记、备案和定期评审。
5、工作程序
5.1文件的分类及识别
5.1.1文件分为以下四类：
质量手册；
程序文件；
支持性文件（包括管理标准、技术标准、作业指导书、检验指导书、规章制度等）；
质量记录。
5.1.2文件的审核、编制与批准
a）质量手册和程序文件由总经理主持、管理者代表组织各部门负责人参与编制而成、最后经管理者代表审核、总经理批准发布。
质检部负责登记、发放并做好记录，公司领导和各职能部门负责人负责使用和保管。
b）企业标准、工艺规程、作业指导书、检验指导书等技术文件由管理者代表主持、组织相关部门参与编制而成。
相关部门主管审核、经管理者代表批准后，由行政部发布，并做好发放记录，各相关部门负责使用和保管。
c）各职能部门管理制度、工作标准（岗位责任制等）由各相关部门自行编制，经各部门经理审核、管理者代表批准，行政部备案存档，部门内部记录文件由各部门进行编制，报行政部备案登记。
d）所有文件经批准之日起生效。
e）质量手册、程序文件、技术文件由行政部负责统一编号管理，并建立《文件发放清单》，对版本号、最新修改情况进行控制。
5.2文件的发放与管理
5.2.1质量体系文件、技术文件由质检部发放，文件及图纸发放时填写《工程图面/文件分发签收单》。
5.2.2发行的文件由各使用部门文件管理人员专人签收。
5.2.3文件分为“受控”文件，和“非受控文件”。
受控文件是受更改控制的文件；
如程序文件、作业指导书、这类文件必须在回收旧版
本文件后才能发放新版本文件，保证各使用现场得到的文件是文件的有效版本，文件编制部门确定为受控文件时，发放前由品质管理部在封面加盖“受控”印章，注明分发号。
5.2.4当使用的文件严重破损并影响使用时，应到行政部办理更换手续，仍沿用原文件分发号，破损文件由行政部收回。
5.2.5受控文件不得自行复印，若文件丢失，应向行政部说明丢失原因，申请补发。
补发的文件应给予新的分发号，并注明原文件分发号作废。
5.2.6提供供方的文件，按内部受控文件处理。
5.2.7提供给认证机构文件，在封面标有“提供认证机构”字样。
5.2.8发行后的文件原稿由行政部修订管制记录及各项记载后办理原稿保存，发行后之文件电子文件由行政部储存档案。
5.2.9行政部确认需求使用部门，并确定每个部门所需要的文件份数，行政部发行工程数据及文件时要根据分发清单扩散，非指定之需求单位需要文件时按以下要求进行作业：
a）非指定发行的单位欲申请发行文件,或指定分发之单位因作业需求需申请多份文件时,向行政部申请,需填写《工程图面/文件申请调阅单》；
b）申请单位如需长期拥有该份文件时,得以书面形式经编制单位主管核准,通知行政
部后方可执行；
5.3外来文件的接收与分发
5.3.1外来单位及其它各SITE送来之文件,行政部进行文件查核,确实无误后,在《外来文件清单》上确认,如有任何异常发现,例如少页,文件不清,不符文件管理控制程序等,行政部将予以退回。
5.3.2对有工程变更的文件,根据文件分发清单分发给相关部门,并保存原稿；
对无工程变更的文件，将其转化为内部文件发行，并保存原稿。
5.4文件的移转
5.4.1文件或数据移转时,双方应建立书面记录,并经双方主管核准。
5.4.2接收或移转单位需须将文件管理控制的资料如实填写。
5.4.3移转中如有遗失，按遗失作业规定处理。
5.4.4工程图面/文件移转单副本须交品管部备案。
5.5文件的作废
5.5.1旧版文件于新版文件正式生效后旧版文件作废并停止使用。
5.5.2行政部每月一次公布当周的发行文件明细及作废文件明细,各部门文件管理人员核对《作废工程图面/文件回收记录表》将作废文件交回行政部并予以记录.如各别使用部门需保留旧版,需到行政部记录备案。
5.5.3文件原稿由行政部在文件上加盖作废章并保存3年后始可销毁。
5.5.4需销毁文件时，应在《工程图面/文件销记录表》上记录，需经管理者代表、生产副总批准后销毁。
5.7.6各项表单记录除有特殊规定外,至少保存2年以上。
5.6文件的申请
5.6.1各部门所提案的文件及表单因填写《质量系统文件/表单申请表》，向行政部提出申
请，行政部接到申请后，于24小时之内向提案申请单位予以回复申请单位。
6、文件的修订
6.1文件变更时,如没有特别指定,须由原制作部门审查与核准。
6.2文件修订时，须对文件的修订页码、修订内容（包括条款、章节）、修订的条目加以明确，对修订的内容加以标识。
例：
“A←”，A表示版本号
6.3修订部份页次时升版发行的管理控制（以下称：
部份页次升版发行为异常升版,整份文件升版发行为正常升版）：
6.3.1适用范围:
当文件变更的页次少于整份文件页次的1/2时,可只修订需要变更的页次，公司发行的各类图纸、BOM表、客户规格、客户图面、承认书等不适用。
文件页次减少时需正常升版。
6.3.2页次与签核:
修订页次需附目录页及修订履历页一起变更发行,修订履历需正确填写变更页的最新版次。
若修订页的内容较多需增加页次时，可在次页中明确修订内容。
6.3.3版次:
异常升版文件版次,只可在原版次后加1,2等,如原版次为A,异常版次则为A/1,待正常升版时才可升为B版。
6.3.4次数：
以上异常升版的方式，每版最多可适用5次，5次后必须正常升版。
6.3.5分发/回收:
资料中心依5.2条办理异常升版文件的分发,各部门应配合行政部依5.5条回收旧版页次的文件。
7、文件的编码
7.1质量手册的编码：
7.2程序文件的编码：
7.3各类作业指导书及规范
7.3.1事业部代码（一级代码）:
“A”代表所有事业部；
“D”代表单晶事业部；
“G”代表硅片事业部；
“Z”代表组件事业部；
“Y”代表应用工程部。
7.3.2类型代码（二级代码）：
“T”代表技术标准类；
“M”代表管理标准类
“W”代表工作标准类。
7.3.3科目代码：
技术标准类型代码（T）
科目代码
科目名称
A
基本标准
B
产品标准
C
设计标准
D
工艺工装标准
E
材料标准
F
零、部件质量标准
G
检验标准
H
其它
管理标准类型代号（M）
类型代号
类型名称
T
通用作业规程
工作标准类型代号（W）
Z
行政、人力资源工作人员工作规范
S
生产部门（含车间）及其工作人员作业指导书或规范
Q
质检部门工作人员检验指导书或规范
W
外协部门工作人员作业指导书或规范
N
开发部门工作人员工作规范
M
财务部门工作人员工作规范
供应销售部门工作人员工作规范
设备管理部门工作人员业指导书或规范
后勤部门工作人员工作规范
党委、团委、工会工作人员的工作规范
其它部门或人员的工作规范
8、文件格式
8.1字体说明：
山西XXXX科技有限公司（小四号黑体）
文件编号（小四号黑体）
文件名称（小二号黑体）
版本号、页码、生效日期（小四号黑体）
修改履历以及页码、内容、状态（小四号宋体）
文档字体（小四号宋体）
8.2段落行距
段落间距行距其设定值为1.5倍
9、附件
附件一质检部使用印样
10、附表
附表一《质量系统文件/表单申请表》TN-QM-01-01
附表二《工程图面/文件分发签收单》TN-QM-01-02
附表三《工程图面/文件申请调阅单》TN-QM-01-03
附表四《作废工程图面/文件回收记录表》TN-QM-01-04
附表五《工程图面/文件销毁记录表》TN-QM-01-05
附表六《外来文件清单》TN-QM-01-06
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