xxxx项目材料仓库管理制度.docx

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xxxx项目材料仓库管理制度

XXXX有限

XXX项目材料（仓库）管理制度

文件编号：

GX（14）物料管理部001

第一部分总则

1.0目的

为了加强XXX项目甲供、甲控材料、仓库材料管控，确保进入项目材料的质量，有效防范进入项目现场的材料在验收货、入库、出库等仓库管理过程中浪费和风险，特明确我公司在材料管理过程中各部门的职责，达到材料储存安全、管理有序、存取方便、账务清楚、节约成本的目的，特建立材料（仓库）管理制度。

2.0适用范围

2.1本制度适用于XXXXXX实业开发有限公司XXX项目甲供、甲控、进入项目现场的工程材料、设备、物料的管理。

2.2本制度不包括公司的行政类物品仓库管理。

3.0岗位职责

3.1物料管理部

3.1.1物料管理部负责草拟材料（仓库）管理相关制度及规范稿，报公司相关部门审核后报公司领导审批；并严格执行制度规范的实施，据实际不断提出改善意见；

3.1.2仓库现场为物料管理的具体执行部门，仓库经理为仓库管理的第一责任人，组织协调对甲供、甲控材进场（仓）的验收登记、控制管理的全过程，全面负责项目仓库的日常管理和日常运作；

3.1.3负责仓库的账务管理项目用料在仓库的分类登记和统计。

3.2成本核算管理中心

3.2.1制定项目材料的目标用量计划和物耗标准；

3.2.2监督审核项目材料的实际用量计划。

3.3物料采购部

3.3.1按成本核算管理中心审定的项目材料用量根据部门提供的采购清单进行询价、报批和采购；

3.3.2按合同要求参与进场物品的验收、提供封存的材料样板；

3.3.3参与审核和对呆滞货品的处理，审定报废材料的变卖价格。

3.4项目部

3.4.1制订甲供材料使用计划经相关部门核准和报批。

按进度要求填写物料申购单；

3.4.2参与甲供、甲控材进场（仓）的验收；严把质量关。

3.4.3.现场监管施工（安装）质量和产品维护。

3.5财务稽核管理中心

3.5.1负责对仓库管理全过程的指导及行为的监督；

3.5.2参与进、出场（仓）的材料验收并监督货品的价格、数量；

3.6人力资源管理中心

3.6.1考核和评估仓库管理人员的岗位绩效；代表公司对仓库管理的奖惩实施。

3.6.2监督和考核相关部门对制度的执行情况。

4.0管理原则

4.1账物相符、按单办事、权责一致、廉洁透明的原则

第二部分仓库管理体系

1.0收货验收管理

1.1收货验收参与人员

1.1.1正常情况下申领、申购的部门、采购员、仓库人员（仓管员或仓库负责人）、稽核员必须参加每次的材料的验收；部门负责人不能参与的需通知本部工程师参与验收。

1.1.2特殊情况下，上述部门人员无法参加其中的材料验收。

要书面委托其他部门代为参与，事后需对未参与验收的材料进行抽查，并在《送货单》上注明“抽查验收”字样后签名确认。

1.1.3由合同履约部门按附表《建筑材料进场验收方法一览表》的要求组织通知验收人员进行现场验收。

1.1.4根据《建筑材料进场验收方法一览表》部分材料还要求监理或相关专业技术工程师参与质量验收。

1.2收货验收要求

1.2.1材料验收人员需认真核对《送货单》、《申购单》/《订购单》、实物三者间的符合性，并从材料名称、数量、规格、型号、价格等信息核对是否符合《申购单》的要求，使用部门是检验材料的质量的主责部门；主要按合同规定和实际需要进行把关。

1.2.2材料验收人员需按照《建筑材料进场验收方法一览表》（特殊材料另行制订进场验收标准）要求进行材料验收。

需对部分材料质量进行严格把控，供应商应提交材料的质量检测报告，并由指定人员进行材料抽样送检。

材料验收人员按要求进行单批货物验收并填写《材料进场验收单》，不可进行汇总填写。

如验收出质量异常的，需由专业技术工程师或监理进行技术鉴定，并送至项目总监、物料采购管理中心出具处理意见。

对于未要求填写《材料进场验收单》的材料，如出现规格和质量问题的，亦须填写《材料进场验收单》，并进行后续处理。

1.2.3徇私舞弊，虚填虚报数据或篡改材料明细的，一经过发现作辞退处理，触犯相关法律的，依法移交司法机关处理；

2.0入库管理

2.1常规入库：

材料验收完毕后，账务员凭验收人员移交的单据办理入库手续，将材料信息录入ERP系统，并打印《采购入库单》，收料人员及采购员在《采购入库单》上签字即可安排材料入库工作。

2.2退料入库：

对于领用出库的材料，因使用剩余等原因需办理退料，由仓库管理员提出申请，账务员套打材料出库数量为“负数”的《材料出库单》，以冲销已出库材料的相应数量，并需在《材料出库单》上注明原因。

2.3对于超申购量、质量不合格等原因而需退货的材料，不得办理入库手续，详见附件《材

料出入库操作指引》。

3.0出库管理

3.1领料出库

3.1.1班组领料：

即甲供材按经成本核算中心核准的材料使用量限额和消耗定额作为限额领料依据。

1）由项目部根据现场施工进度需要按成本核算核定的限额，提前按要求填写《物资领用单》，经施工工程师、部门经理审批后，即可到仓库处办理领料手续；材料出库后，由施工班组负责保管和使用，如材料有使用剩余的，立即安排退料处理，杜绝材料浪费现象。

2）委托班组领料人领料的，领料人原则上应在班组合作合同内指定，如有变化，班组负责人需提交领料人委托证明至仓库负责人处保管备案。

3）仓管员需将已完成发料的《物资领用单》交相关人员签名确认后，再转至账务员打印《材料出库单》凭单放行。

3.1.2其他领料：

3.1.2.1由项目部管理人员根据现场施工进度需求填写，经项目部经理审批后，领料人将经审批的《物资领用单》交由仓库管理员领料。

仓库管理员将己发料的《物资领用单》交相关人员签名确认后，再转交至账务员套打ERP《材料出库单》。

发料人签名确认凭单放行。

3.1.2.2如领料人为非施工队指定领料人（指定领料人委托书需在物料管理部保存备案），则必须在项目管理人员陪同一齐领料才予以发料。

3.1.2.3如属紧急使用材料，申领部门负责人不在场而未审批《物资领用单》，领用部门负责人需电话（并发信息确认）与仓库负责人进行沟通，并由仓库负责人跟进审批，并完成后续工作。

仓库负责人必须签名授权仓管员可先行发放材料，但事后部门负责人必须在2个工作日内到仓库补办领用手续。

3.1.3各主管施工工程师监管已领的材料使用情况，如发现材料剩余，及时安排办理退料入库手续。

3.1.4各类材料出库单据不可直接进行涂改填写，否则需重新进行申请审批。

3.1.5领出材料如有剩余，应由项目部管理人员督促领料人及时办理退库手续，并交账务员记账核对，以保证帐物相符。

3.3工用具借用管理

3.3.1班组人员借用管理

1）由班组人员填写《工用具班组借用申请单》，经施工工程师、仓库负责人、项目经理审批后方可借用，仓库管理员根据申请单及时登记《工用具班组借用台账》并和施工管理工程师跟踪工用具归还情况。

2）班组办理结算手续时，需经仓库负责人审核，查核班组是否有借用工用具情况，对未归还工用具的班组不予以办理结算手续。

3.3.2内部人员借用管理

1）由借用人填写《工用具内部借用申请单》，经借用人部门负责人、仓库负责人、审批后方可借用，仓库管理员根据申请单及时登记《工用具内部借用台账》并跟踪工用具归还情况。

2）内部人员调岗或离职申请单，需经仓库负责人审核，查核其是否有借用工用具情况，

对未归还工用具的人员不予以办理调岗或离职手续。

4.0材料盘点管理

4.1材料盘点方式：

采用定期和不定期盘点的方式进行。

定期盘点一般由物料管理部仓库组织并由稽核部监盘进行月度盘点的形式；不定期盘点由财务稽核管理中心稽核部对仓库进行突击盘点的形式。

4.2材料盘点规定

4.2.1盘点前项目应尽量减少领料和停止ERP供应链当月数据录入，账务员须把《收发存明细账》在ERP导出，库存数作为盘点表的帐存数。

4.2.2每组材料盘点人员不得少于2人，稽核员需在旁进行监盘，盘点人员分别如实填写实盘数并签字确认；

4.2.3对于材料盘点物账存在差异的，仓库管理员需组织进行调查分析并跟进报告，并交仓库负责人进行审核，然后将盘点表和盘点报告上报财务稽核管理中心审批。

4.2.4如材料盘亏属保管不善引致的从工资中扣除保管责任人赔偿款后如有差额列入有关成本；属于自然损耗的，列入营业外支出；属于项目非正常损失的，追究相关人员的赔偿责任。

4.2.5经确认属于盘点盘盈的按公司《财务管理制度》冲减有关成本费用。

5.0封存样板管理

5.1样板的封板由合同履行部门（项目部经办人/物料采购中心经办人）负责落实样板和办理进库手续，根据施工合同或材料供应合同的要求，督促施工方/材料供应商及时提供样板，经相关方确认封板后，交由物料管理部作统一管理保管，封存样板作为公司资料库的组成部分，便于日后物资采购的供货商的查找，物品的选择对比或作为材料进场验收时验收参照。

5.2仓库管理员负责样品的登记及管理台帐的建立和保管工作，并对封存样板入库后分项目

分类摆放整齐。

5.3已封板的材料样板，原则上不得离开总仓库。

如需借用离开总仓库时，需办理借出手续，填写封存样板借用审批表方可借出。

6.0废旧材料管理

6.1拆迁搬回的旧物资,主办部门要将可重复使用的物资分类整理,填写《寄存物资明细表》经部门负责人签字后搬到仓库办理寄存物资入库登记手续。

经鉴定不能重复使用的物资需报废的由主办部门填写《废旧材料变卖审批表》，并按要求附相应照片为证，并通知仓库及相关技术部门到现场复核签名-->相关部门会签（使用部门、技术部门、财务部、稽核部、相关副总等）-->总经理审批。

6.2.废旧材料收购商确定：

由采购员组织收购商报价或招标工作确定收购商和收购价格。

6.3变卖过程实施：

由仓库负责人组织废旧材料变卖实施，在装车变卖前，必须通知稽核

部到场监督，如需过磅过程需全程进行监称。

6.4收款：

所得款项必须由公司出纳员亲自收款，其他人员不得代收中转款项。

7.0呆滞物料的管理

7.1呆滞物料是指超过6个月以上未领用的采购入库物资。

计算开始时间以首批《采购入库单》上的日期为准。

7.2账务员于每月最后一日完成《呆滞物料月度统计表》，并报送财务部和相关部门各一份。

7.3申购部门在一个年度内产生的呆滞物料累计发生2次（含）以上或者金额累计超过3万元，仓库管理员将会同物料中心提出处理意见。

8.0其他材料管理

8.1甲控材料：

甲控材料进场时，需提前4小时通知仓库管理员、项目部专业工程师、总包单位、监理单位、施工单位共同进行验收，并结合合同、样板对材料进行对比，提交相关材料合格证明、检验报告等，且符合样品及合同约定，共同会签四方签证方可进场。

8.2仓库管理员对甲控材料进场四方签证统一交由账务员登记做详细记录保存。

8.3物资寄存：

8.3.1各部门可将暂未使用的材料寄于仓库,必须办理物资入库寄存手续。

由送存部门将物

资分类整理,填写《寄存物资理进出明细表》，材料账目、管理由送存部门负责。

经部

门负责人签字后搬到仓库并办理寄存物资入库登记手续。

仓库管理员应当面检查该物

资是否完好或有损毁迹象。

并在寄存物资表上注明。

寄存物资由仓库管理员安排统一

放于备用仓区。

8.3.2甲控材料寄存：

经验收合格的甲控材料寄存，仓管员只负责材料进仓登记，材料账目、管理由施工方负责。

甲控材料寄存进出仓须由工程部或项目部派员与施工单位仓管一同到总仓，填写物资进出仓登记表，注明物资名称，规格，数量。

双方仓管员参与清点核对共同签名确认方可进出仓。

8.3.3材料堆放位置，统一服从仓管员安排，特殊材料的摆放由仓库负责人加以指导。

施工

方仓管员有义务提出合理意见,共同对材料摆放的整齐条理性及仓区的清洁度进行监督。

9.0材料管理其他要求

9.1单据管理

9.1.1统一原则：

各类单据均以制度配套表格颁布为准，均需采用颁布及印制的单据，不得自行设计使用。

9.1.2各部门按要求保管仓库管理相关单据，各关联单据有序排列、统一装订，单据丢失需查明原因。

9.2人员交接

如有仓库人员调岗或离职的情况，工作交接双方必须进行实物清点，登记移交记录表，

各类单据均一并移交，由双方签字确认，并经仓库负责人审批后，方可离开本岗。

如有发现台账及其他单据不全的情况，需处以原仓管人员100-300元的罚款。

第三部分材料管理要求及奖罚措施

1.0管理要求及奖罚条例

1.1凡是进入XXX项目的材料必须经验收后才能使用；发现未经验收的材料在现场使用的；追究现场管理人员的责任。

1.2对私自报废、违规处置材料的，处以现金200元的罚款处理。

1.3对于未及时办理材料出、入库手续的，处以相关责任人50元的罚款。

1.4如有本文阐述违规现象的，仓库经理作为项目仓库管理的第一责任人，需负连带责任，

处以100元罚款。

第四部分附则

1.0本制度由物料管理部负责编制，经公司总裁签发后生效。

2.0本制度及其关联配套文件自2014年3月日起试行。

所有材料管理均按此制度及关联配套文件相关规定执行，如有问题及建议，统一反馈至物料管理部再提出修改意见。

第五部分关联配套文件

1.0材料出入库操作指引

2.0班组限额领料操作指引

3.0仓库盘点操作指引

4.0相关配套表格

材料出入库操作指引

文件编号：

GX（14）物料管理部001（01）

第一部分总则

1.0目的

为规范XXX项目材料核算及管理过程中的操作流程，明确仓库、采购、成本核算、财务稽核等岗位在材料管理过程中的责任，特制定本操作指引。

2.0适用范围

2.1适用于XXX项目工程材料、设备的出入库管理。

2.2公司行政办公用品不适用本规定。

3.0职责分工

3.1物料管理部

3.1.1负责材料出入库管理的执行

3.1.2核对出入库相关数据，负责录入ERP系统及出入库单据的打印

3.1.3负责保管材料管理有效单据

3.3稽核

3.3.1参与材料进场验收及出入库单据的审核

3.3.2负责对材料出入库申请的审核

3.4现场施工工程师

3.4.1负责审核材料限额领料申请

3.4.2负责监督材料领用后的使用情况

第二部分材料验收操作指引

1.0收货验收参与人员

1.1由合同履约部门按附表《建筑材料进场验收方法一览表》的要求组织通知验收人员进行现场验收。

1.2正常情况下申领、申购的部门、采购员、仓库人员（仓管员或仓库负责人）、稽核员必须参加每次的材料的验收；部门负责人不能参与的需通知本部工程师参与验收。

1.2.1特殊情况下，上述部门人员无法参加其中的材料验收。

要书面委托其他部门代为参与，事后需对未参与验收的材料进行抽查，并在《送货单》上注明“抽查验收”字样后签名确认。

1.3根据《建筑材料进场验收方法一览表》部分材料还要求相关技术工程师或监理参与质量验收。

2.0收货验收流程

2.1由材料采购经办人与供应商协调到货时间，并需提前一天通知仓库负责人；

2.2由仓库管理员提前与现场施工负责人沟通规划存放材料场地，并按《建筑材料进场验收方法一览表》（详见附件）的要求组织验收人员进行验收。

2.3材料验收：

2.3.1材料验收人员需认真核对供应商填写的《送货单》是否规范完整（包括供应商名称、材料名称、单位、数量、规格型号、价格、金额、盖章等），如不符合要求，由稽核员判定是否需重开《送货单》，如确需重开单可由仓库暂收货物，待供应商按要求重开《送货单》后再办理入仓手续。

材料验收人员同时审核《送货单》、《申购单》/《订购单》、实物三者间的符合性，并从材料名称、数量、规格、型号、价格等信息核对是否符合《订购单》的要求。

2.3.2材料质量验收（质量）：

按照《建筑材料进场验收方法一览表》要求，需对部分材料质量进行严格把控。

1）由仓库管理员填写《材料进场验收单》，注明供应商名称、材料名称、规格型号、单位和数量等相关信息，组织施工工程师、稽核员、或根据需要通知相关专业工程师、监理等人员进行材料质量验收，各验收人员需如实填写验收情况并签字确认。

2）有检测要求的材料（详见《建筑材料进场验收方法一览表》），供应商需提交相关单位的质量检测报告，并由指定人员负责对其进行抽样送检。

3）应按供应商单批货物进行验收并填写《材料进场验收单》，不可进行汇总填写。

4）未要求填写《材料进场验收单》的材料，如出现规格和质量问题的，亦须按要求填写《材

料进场验收单》，并进行后续处理。

5）如验收人员检验出质量异常，需由相关专业技术工程师、监理进行技术鉴定，并送至项目总监、物料采购管理中心出具处理意见。

2.3.3材料验收完毕后，各验收人员需在《送货单》《材料进场验收单》上签名确认。

仓库管理员需将《申购单》、《材料进场验收单》、《送货单》等单据交至账务员，由其办理入库登记并打印《采购入库单》，《采购入库单》需经稽核员复核签字。

3.0异常情况的处理：

验收时发现材料品种、重量、数量、规格、型号、价格及质量与采购文件的要求不相符的按以下办法处理。

3.1材料品种不符：

即不是项目所需材料，不可以办理收货。

3.2材料数量不符：

3.2.1数量不足要求的：

以实际验收数量入库，并在送货单上注明实际收货数量或重开送货单，由供需双方人员签名确认；

3.2.2数量超过要求的：

原则上超过部分予以退货，并在《送货单》上注明实际收货数量；若属项目持续需要的材料，超出申购量部分的，由项目部经理判定是否照单收货，且由项目经理在送货单上签字确认；如果确定收货必须补办申购手续，申购手续未完善前，整单材料作暂估入仓，待申购手续完善后再转正式入仓。

3.3材料规格、型号、质量不符：

3.3.1原则上对规格、质量不符的部分予以退货，并在送货单上注明实际收货数量。

3.3.2若属项目急需使用的材料，经相关施工、技术工程师或监理认定符合施工要求的，由项目总监判定是否收货，由采购员负责后续处理程序，稽核员跟进处理结果。

以上人员均需在《材料进场验收单》上签注处理意见，并由采购跟进与供应商谈判。

3.3.3在处理结果未出来之前不宜使用该批材料，账务员暂不办理入库，相关送货单据暂由采购员保管。

3.3.4采购与供应商进行谈判，将谈判结果写在《材料进场验收单》上，于当日内迅速将《材料进场验收单》及材料相关图片交给物料采购管理中心副总栽审批。

3.3.5如采购无法与供应商达成共识的，由采购经办人及物料采购管理中心副总栽跟进谈判。

3.3.6采购经办人将经谈判审批后的《材料进场验收单》原件交公司财务部存档，复印件以OA形式发送公司相关人员（仓库负责人、采购员、稽核员、施工工程师等等）。

3.4材料价格不符：

3.4.1对价格不符的送货单，应先由采购员了解具体情况，如属于供应商失误造成的，应由供应商重新开具《送货单》或由供应商送货人员现场修正单价并签名确认。

3.4.2如属市场价格变化因素，应收集有效的支持文件及补申报资料交给账务员据以正式入仓；在未取得相关文件前，账务员按暂估入仓处理。

4.0收货验收单据流转处理

4.1按正常验收程序的单据流转：

材料验收完毕后，如不需进行异常情况后续处理，仓库人员（收货员/仓库负责人）、稽核员须于当天将相关单据送货单、申购单、《材料进场验收单》移交至账务员处作为入仓凭证登记；

4.2非正常验收程序的单据流转：

验收时如发现材料与《申购单》的要求不相符，并须作后续处理的，由采购员跟进处理，并于三个工作日内处理完毕后将2.3.3条例所述单据移交账务员入仓。

第三部分材料入库操作指引

1.0常规入库：

材料验收完毕后，账务员凭验收人员移交的单据办理入库手续，录入材料信息至ERP系统，并打印《采购入库单》，收料人员及采购员在《采购入库单》上签字即可安排材料入库工作。

2.0退料入库：

对于领用出库的材料，因使用剩余等原因需办理退料，由仓库管理员向账务员提出申请，账务员套打材料出库数量为“负数”的《材料出库单》，以冲销已出库材料的相应数量。

并需在《材料出库单》上注明原因。

3.0对于超申购量、质量不合格等原因而需退货的材料，不得办理入库手续，详见附件《材料出入库操作指引》

4.0收货验收入库单据流转

4.1按正常验收程序入库的单据流转：

材料验收完毕后，如不需进行异常情况后续处理，仓库管理员、稽核员须于当天将相关单据移交到账务员作为入仓凭证登记，打印《采购入库单》；收料人员及采购员在《采购入库单》上签字即可安排材料入库工作。

各职责部门需以《采购入库单》编号顺序为主线，将关联单据分月一并装订成册以备查核。

4.1.1账务员：

1）《送货单》/《申购单》、《材料进场验收单》一份、《采购入库单》第二联移交采购请款

6）《采购入库单》第四暂由账务员保管。

4.1.2仓库收货经办人：

《采购入库单》第一联

4.1.3采购：

保管《采购入库单》第三联

第四部分材料出库操作指引

1.0领料出库

1.1班组领料

指对于班组合同中约定由我方提供材料的，即甲供材。

对班组施工领料，实行限额领料管理。

1.1.1发起申请：

由现场施工工程师根据施工进度需要，提前填写《物料领用单》，注明班组名称、材料名称、单位、申领数量、详细使用部位等信息。

1.1.2领料审查：

施工工程师将填好的《物资领用单》，结合合同工程量清单及班组该材料累计已领料总量等数据核对是否超目标，并判定是否给予办理发料，核对完成准予领料的报部门经理审核签名后方可到仓库进行发料。

1.1.3发料、登记：

审批完毕后，仓库根据收到的《物资领用单》通知相应班组领料，并如实填写材料实领数量。

班组领料人原则上应需在班组合作合同内指定，如有变化，班组负责人需提交领料人委托证明至物料管理部仓库处保管。

1.1.4仓库需将已完成发料的《物资领用单》交至账务员，由其打印《材料出库单》。

1.2其他领料

材料已入库保管，由我公司项目管理人员、施工人员逐次申请领用。

1.2.1由项目部管理人员根据现场施工进度需求填写，经项目部经理审批后，领料人将经审批的《物资领用单》交由仓库管理员领料。

仓库管理员将己发料的《物资领用单》交相关人员签名确认后，再转交至账务员套打ERP《材料出库单》。

发料人签名确认凭单放行。

1.2.1.1如领料人为非施工队指定领料人（指定领料人委托书需在物料管理部保存备案），则需我公司项目管理人员陪同一齐领料。

1.2.2如属紧急使用材料，申领部门负责人不在场而未审批《物资领用单》，领用部门负责人需电话与仓库负责人进行沟通，并由仓库负责人跟进审批，并完成后续工作。

仓库负责人必须签名授权仓管员可先行发放材料，但事后部门负责人必须在2个工作日内到仓库补办领用手续。

1.2.3材料出库后，各主管施工工程师、施工队监管已领的材料使用情况，如发现材料剩余，及时安排办理退料入库手续，杜绝材料浪费现象。

1.2.4各类材料领料单，出库单据不可直接进行涂改填写，否则需重新进行申请审批。

1.3单据流转处理

1.3.1施工/领料班组：

由施工工程师保管《材料出库单》第三联，由班组指定领料人保管《物资领用单》第二联。

1.3.2账务员：

保管《物资领单》第一联和《材料出库单》第一联；

1.3.3采