word必备技巧大全.docx

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word必备技巧大全

一．打开Word

方法1：

单击“开始→程序→MicrosoftWord”

方法2：

双击：

桌面上的MicrosoftWord快捷方式图标

方法3：

单击：

任务栏上的MicrosoftWord图标

方法4：

“开始→文档”中带W图标的文件

二．Word界面介绍

1．标题栏：

显示程序名称MicrosoftWord，以及打开Word时默认创建的文件名：

文档1

2．常用工具栏与格式工具栏：

注意：

平时多用时间看看每个按钮的作用

3．移动工具栏到工作区中：

将鼠标指针放在工具栏的最左边的竖线处，待指针变成双十字箭头时，按住左键往工作区内拖动，然后松开。

此时工具栏叫“浮动工具栏”

4．还原工具栏的位置：

双击浮动工具栏的标题栏。

5．显示与隐藏其它工具栏：

单击“视图→工具栏”移动鼠标选择需要的工具栏后单击（单击以后该工具栏前打勾（复选）表示显示），再一次操作，则隐藏。

还可以：

右击任意工具栏上的按钮，单击需要的工具栏。

6．水平与垂直标尺：

“视图→标尺”——显示与隐藏标尺。

标尺作用：

在某些操作中使用：

如制表、缩进等。

垂直标尺在页面视图中的完全控制在：

工具→视图→显示，复选“垂直标尺”。

7．水平与垂直滚动条：

作用：

用来滚动屏幕，进行浏览。

显示与隐藏：

工具→视图→显示，复选“水平/垂直标尺”。

这种滚动屏幕浏览不会改变I形光标（即插入点）的位置。

8．工作区：

用来输入文字的地方。

其中I形闪烁光标也叫“插入点”。

通过：

工具→选项→视图→显示，复选“正文边框”可以显示可输入文字的地方。

9．状态栏：

位于Word屏幕最底部的一条，用来显示当前操作状态，如：

页数、页码、I形光标所在行数、列数，是否插入/改写等。

10．制表位对齐符：

位于垂直标尺最上边与水平标尺最左边处，用鼠标单击可以改变制表位对齐符（有5种）。

注：

单击后移开再将鼠标指针移近制表位对齐符即可显示其名称

11．选定栏：

位于垂直标尺与正文边框的左边框之间的看不见的一列。

当鼠标指针移到该栏内时，指针变成右上斜，此时单击即可进行文本选择。

选定栏的主要作用：

辅助文本选择。

三．选择操作：

取消选择：

单击任意空白处

1．选择一个单词（英文、中文词组）：

双击该单词

2．选择一句：

按住Ctrl不放，然后在该句内任意处单击

3．选择一行：

在该行前选定栏内单击

4．选择多行：

选择一行后按住左键拖动

5．选择一段：

该段内三击；或者：

在该前选定栏内双击

6．选择多段：

选择一段后按住左键拖动

7．全选：

CTRL+A；或者：

选定栏内三击。

8．用鼠标拖动选择：

在欲选择文本开始处单击，按住左键拖动

9．选择一个矩形区域：

先按住ALT不放，然后再按住左键拖动。

10．借助Shift辅助选择：

Shift+Home/End：

选择从光标位置到一行的行首/行尾

Ctrl+Shift+Home/End:

选择从光标位置到文章开始处/结束处

Shift+四个方向键：

四．光标移动（定位操作：

如何移动闪烁的I形光标）

1．四个方向键：

左右上下移动光标

2．Home/End：

光标快速移到一行的行首/行尾

3．Ctrl+Home/End：

光标快速移到文章的开始处/结尾处

4．定位命令：

CTRL+G（或者：

编辑→定位）：

针对长文章。

常用的定位目标有：

页、行，操作时先选择定位目标，然后输入相应的值，再单击定位。

5．使用PageUp、PageDown：

上下翻屏（显示器的屏幕）

6．使用垂直或水平滚动条进行浏览，但是不能移动I形光标（插入点）的位置。

五．简单的编辑操作

1．删除文本：

按Delete删除光标后字符；按退格键BackSpace删除光标前的字符

亦可：

先选择文本，然后再按：

Delete/BackSpace/空格键/回车键/输

入新的文本（虽然每种操作都能删除文本，但最后的效果不一样）

2．撤消与恢复操作：

单击常用工具栏上的“撤消”与“恢复”按钮；快捷键：

CTRL+Z与CTLR+Y

3．查找与替换：

针对长文章；“编辑→查找/替换”。

六．文件操作

1．新建文件：

单击常用工具栏上的“新建”按钮；CTRL+N；或者“文件→新建”，最后一种方法会出现对话框，可以使用文档模板创建带格式的文档，如：

日历、简历、传真等

2．保存文件：

单击“常用”工具栏上的保存按钮；CTRL+S；或者“文件→保存为”，都可以将已保存过的文件保存起来，若第一次保存则会出现“另存为”对话框

该对话框中：

可以选择文件的保存位置；输入新保存文件的名字；设置打开/修改文件的密码（“另存为”对话框中的“工具”按钮中的“常规选项”再输入密码。

取消密码：

工具→选项→保存；或者：

文件→另存为，“工具”按钮中的“常规选项”中删除带*号的内容，确定后，执行一次保存操作。

3．打开文件：

工具栏上的“打开”按钮；CTRL+O，文件→打开

4．从“开始→文档”中打开Word文档：

打开Word的同时打开文档。

5．打开最近使用过的文档/设置显示最近使用过的文档数：

单击“文件”菜单中的“文件列表”，可以直接打开上一次使用过的文件。

单击“工具→选项→常规”中，先复选“列出最近使用文件”，然后再其右边设置一个数字（0-9）。

注：

当设置完后，并不马上生效，如：

设置数字为9，则必须使用WORD打开9个文档后，才会在“文件”菜单中的文件列表中显示9个文件。

6．在已打开的Word文档之间切换（EXCEL等其它应用软件也适用）：

CTRL+F6，或者单击“窗口”菜单中的文件列表中的文件。

七．字符格式化

1．字符格式化的一般步骤：

先选择文本，然后使用“格式”工具栏或者“格式”菜单中相应的命令进行操作。

只有极个别的操作不需要选择文本。

2．设置“字体、字号大小、字形、边框、底纹、字符缩放、颜色”：

选择文本后单击“格式”工具栏上相应的按钮。

注意：

如果字号超过72号则单击字号后直接输入一个数字然后回车。

某些按钮，如“粗体”等，单击一次打开（粗体），再一次单击则取消粗体（即开关型按钮）。

3．使用“格式”菜单中的“字体”命令：

出现格式对话框

可以进行如下操作：

⑴．同时设置中文、英文字体

⑵．设置上标与下标：

先按正常的顺序输入要设置上下标的文字，如：

2000M2，H2O，然后选择要设置上标或下标的文字，再单击“格式→字体→字体”，复选“上标”或“下标”，最后确定。

取消字符的上标或下标：

选择已设置上标或下标的文字，单击“格式→字体→字体”，去掉“上标”或“下标”前的√

⑶．着重号：

⑷．设置字间距：

“格式→字体→字符间距”在“间距”中选择，在其右设置值。

⑸．设置文字效果：

“格式→字体→文字效果”，只能观看，不能打印。

要取消文字效果，再一次执行文字效果设置，选择“无”。

⑹．隐藏文字：

格式→字体→字体→隐藏文字；显示被的隐藏文字：

工具→选项→显示→隐藏文字。

4．使用“格式→边框和底纹”设置漂亮的边框与底纹：

选择文字，“格式→边框和底纹”。

选择“边框”或“底纹”标签进行设置。

5．设置页面边框：

注：

不用选择文本，“格式→边框和底纹→页面边框”，使用艺术型

边框更好看。

如果在打印时无法打印底部的页面边框，则单击“格式→边框和底

纹→页面边框”中的“选项”按钮，将度量依据改为“文本”。

6．使用“格式刷”复制格式：

A．选择带格式的文本

B．单击“常用”工具栏上的“格式刷”按钮（单击用一次，双击用多次），此时鼠标变为带刷子的鼠标

C．用变形后的鼠标拖过需要该种格式的文本。

D．按ESC取消“格式刷”鼠标指针

7．查看格式：

单击“帮助→这是什么”，然后单击要查看格式的文本。

八．段落格式化：

在输入文字时全部顶行输入

1．设置文章标题的对齐方式：

一般标题的字体、字号与正文不同

选择文章的标题，或者将鼠标放在标题所在行，然后单击“格式”工具栏上的对齐按钮（一般居中对齐）

2．设置首行缩进两个字：

A．设置好字符格式，特别是字号（练习时以四号为例）

B．选择要进行首行缩进的两个字符的段落

C．单击“格式→段落→间距与缩进”，在“特殊格式”下选“首行缩进”，在其右边选择缩进的字符数，默认2个字。

3．设置行间距：

选择要要设置行间距的段落，单击“格式→段落→间距与缩进”，在“行距”中选择一种行距（默认单倍，可选固定值，其取值范围为17-25）。

4．设置段间距：

“格式→段落→间距与缩进”在“段前”“段后”设置一个值（0.2~0.5）[特别建议：

段间距可用在表格中，来调整行高。

]

5．设置首字下沉：

1）设置首字下沉：

选择要下沉的词组，单击“格式→首字下沉”，选择下沉样式，设置下沉的行数、字体等

2）设置首字下沉词的边框与底纹：

先单击已经下沉的词组，再单击其四周的虚边框线，然后单击“格式→边框和底纹”来设置其边框与底纹

3）取消首字下沉：

先单击已经下沉的词，单击“格式→首字下沉”选择“无”

6．设置分栏：

1）简单分栏：

选择要分栏的段落，单击“格式→分栏”选择栏数，设置分栏的其它选项，如：

栏间距、分隔线等。

2）取消分栏：

选择已分栏的段落，单击“格式→分栏”选择1栏。

3）对少量文字（比如1行）等分分栏：

A．光标放在欲等分处单击（若分两栏，则光标放在1/2处，若分3栏，则先在1/3处单击，插入分栏符后，再在剩余文字的1/2处单击），再单击：

插入→分隔符→分栏符

B．全选文字：

CTRL+A

C．进行分栏操作：

格式→分栏，选择栏数。

（注意：

F4当输入某个词组或字后，要重复上一次的输入，按F4）

九．项目符号与编号

1．简单的项目符号与编号：

先单击格式工具栏上的“编号”或“项目符号”按钮，然后输入每个项目符号或编号的内容，输入完后按回车，电脑自动携带出下一个编号或项目符号。

2．在某个项目符号或编号前增加一个编号或项目符号：

先在该项目符号或编号内容的最后面按回车一次，然后输入内容即可。

3．取消项目符号或编号：

选择要取消的项目符号编号，再一次单击格式具栏上的项目符号或编号按钮。

4．项目符号或编号之间的转换：

选择要转换行，单击格式工具栏上的项目符号或编号按钮（当前是编号则单击项目符号，反之，则单击编号）。

[如果要更改其它的项目符号或编号，单击：

格式→项目符号或编号]

5．多级项目符或编号。

（超出教学内容，能掌握为好）

A．先单击“格式→项目符号和编号→多级编号”，选择一种多级编号

B．与一般编号一样，输入每个编号的内容，按TAB键降级，按SHIFT+TAB升级。

C．要设置多级编号的格式，选择多级编号后，单击“格式→项目符号和编号→多级编号”，单击“自定义”然后设置每一级的格式（其中比较重要的为：

编号样式、“高级”中的“正规形式编号”、对齐位置）

十．文本与表格转换

1．将文本转换成表格：

要求：

要转换文本的每行有相同数量的分隔符，且每行的分隔符相同，如[分隔符号最好为英文的标点符号]

名称/数量/单价/金额

A/10/20/200

B/10/40/400

C/5/8/40

然后择要转换成表格的文本所在整行，单击“表格→转换→文本转换成表格”，选择文本之间的分隔符，若不是电脑默认的分隔符，请选择“其它字符”且输入该字符。

2．将表格转换成文本：

选择行的方式选择要转成文本的表格，单击“表格→转换→将表格转换成文本”，确定转换成文本后，每个单元格的文本的分隔符。

十一．视图操作

1.页面视图：

视图→页面。

它最能体现Windows的“所见即所得功能：

WhatyouseeisWhatyouget”，很多操作只能在页面视图中进行，如：

页眉和页脚、绘图操作等，Word打开时默认的视图。

2.普通视图：

视图→普通。

普通视图中所显示的分页符为虚线，它在长文章中，其显示速度略快。

3.显示比例：

视图→显示比例（或者单击“常用”工具栏上的“显示比例”按钮，）默认为“100%、页面宽度、整页、双页。

4.全屏幕显示：

视图→全屏幕。

单击“关闭全屏显示”按钮返回页面视图。

5.打印预览视图：

文件→打印预览，或者单击“常用”工具栏上的“打印预览按钮。

6.页眉和页脚视图：

视图→页眉和页脚。

（下面专门讲解）

7.显示与隐藏按钮：

常用工具栏上倒数第3个按钮。

显示与隐藏非打印字符（如：

段落回车符、空格、制表位——按TAB键产生的符号）

十二．页面设置（除制表格外，任何时候都可进行页面设置：

表格要先进行页面设置）

1．进入页面设置：

视图→页面设置，或者：

双击标尺的垂直/水平标尺的刻度（中间位置）

2．页面设置中注意事项：

页边距：

一般左右相等、上下相等；若无页眉页脚，页眉和页脚的值可设为0，根据实际需要设置装订线。

纸型：

默认A4纸。

可选择其它类型纸张，若无适合的纸张，则量出实际纸张的宽度与高度然后输入。

最重要的是：

方向，是指打印出来后用户阅读的方向，与打印机进纸方向无关。

版式：

单击“行号”按钮，可以给Word文档添加行号。

去掉行号，再执行一行，去掉“添加行号”前的勾。

十三．打印设置

1．文件→打印/CTRL+P；直接单击：

常用工具栏上的打印按钮或者打印预览视图中打印按钮。

前二者可进行打印设置；后二者单击后直接进行打印。

2．打印设置：

人工双面打印：

指纸张的正反两面都打印，要求文章的页数为偶数页；若不是偶数，则光标放在最后一页中，单击：

插入→分隔符→分页符。

页面范围：

可打印：

全部、当前页（I形光标所在页）、选定内容（要先选择文本方可使用）、页码范围（如10页文档打印1、3、5、7和9、10页，则输入：

1,3,5,7,9-10，连续的页码用-分隔，不连续的英文的逗号分隔开）

副本：

打印份数（打印成本高于复印成本，量大时尽量复印）

逐份打印：

（一般复选该项）

“选项”按钮中的“逆页序打印”：

从文章的最后一页开始打印，第1页最后打印。

打印机属性：

可以设置打印质量。

双面打印选项：

十四．页眉与页脚

（要设置页眉或页脚，在页面设置中“页眉和页脚”的值不能设为0）

1．视图→页眉和页脚，进入页眉和页脚视图后，出现“页眉和页脚”工具栏，请仔细看看每个按钮的名称，特别是：

插入……、“在页眉和页脚间切换、关闭等按钮。

2．设置“页眉”：

进入页眉和页脚视图后，光标默认停留在页眉的位置。

输入页眉的内容设置其格式，单击打印预览按钮看效果。

3．已经设置了页眉或页脚，如何快速在“页面”视图与“页眉和页脚”视图间切换：

双击灰色区域。

4．设置页脚：

先进入页眉和页脚视图，然后单击“在页眉和页脚间切换”按钮，转到页脚位置。

页脚的内容一般为“页码、页数、日期、时间、作者等”，页码、页数、日期与时间要求能自动变化，所以只能使用页眉和页脚工具栏上的“插入页码、插入页数……”等按钮，用户手工输入的页码、页数、日期与时间不会自动变化。

同样需要设置页脚的格式，然后打印预览看效果。

5．删除页眉和页脚：

进入页眉或页脚视图后，选择页眉或页脚的内容，按DEL即可。

6．在设置页脚时，插入的“页码、页数、日期与时间”等，有灰色底纹，叫“域底纹”[工具→选项→视图，可以控制是否显示域底纹]。

这里域表示能自动更新的内部工具。

为了让电脑自动更新页码、页数、日期与时间，只能使用“页眉和页脚”工具栏上的“插入……”按钮，用户手工输入内容不会变化更新。

打印预览时域才能自动更新。

十五．图片与图形操作

图片操作：

（插入进来为图片）（最好在有文字的文档中插入图片）

1．插入图片：

单击“插入→图片→剪贴画”选择喜欢的图片，右击选择“插入”。

2．选择图片：

在图片内单击，此时图片四周出现8个控制柄。

3．移动图片：

鼠标在图片内按住左键拖动。

4．复制图片：

按住Ctrl的同时再移动图片。

5．删除图片：

单击图片后按DEL

6．调整图片的大小：

先单击图片，鼠标指向控制柄，待指针变成双箭头时按住左键拖动。

可按住CTRL再调整，则以图片的对称中心进行缩放调整。

7．裁剪图片：

单击图片，再单击“图片”工具栏上的“裁剪”按钮，此时指针变形，将指针移到图片的八个控制柄上，按住左键拖动，则裁剪图片（往内拖动裁剪，往外拖动则还原）

8．调整图片的亮度、对比度：

单击图片后，再单击图片工具栏上的相应按钮。

9．设置图片对文字的环绕方式：

单击图片，再单击图片工具栏上的“文字环绕”按钮，选择一种环绕方式。

若环绕按钮不可使用，请单击“设置图片格式”按钮，再进行设置。

10．设置图片为水印（与文字环绕方式相结合）：

单击图片，再单击图片工具栏上的“图像控制”按钮，选择“水印”。

11．图片操作注意事项：

看不见图片，只见一个框：

工具→选项→视图，去掉图片框前的勾

只见一半的图片：

与行距设置有关，将行距改为单倍行距即：

格式→段落→行距（选单倍行距）

图形操作：

（自己绘制为图形）

12．显示与隐藏“绘图”工具栏：

单击常用工具栏上的“绘图”按钮（默认绘图工具栏位于WORD屏幕的底部）

13．使用绘图工具栏上的绘图工具按钮画图：

先单击绘图工具栏上的相应的按钮（注：

自选图形中有更多的绘图工具按钮），将鼠标移到工作区内，按住左键拖动即可绘图。

[按住Shift再绘图，可画正的图形；按住Ctrl+Shift则可画以落笔点为对称中心的正的图形]

14．设置图形的：

填充色、线条颜色、线型、虚线、箭头样式、阴影、立体（先选择图形，然后单击绘图工具栏上相应的按钮）

15．选择多个图形：

按住Shift再单击其它需要选择的图形

16．设置图形的对齐或分布方式：

选择两个以上的图形，然后单击绘图工具栏上的“绘图”按钮，再选择“对齐或分布”，先执行“水平居中”，再执行“垂直居中”

17．图形的组合与取消组合：

组合图形：

选择两个上以的图形，鼠标指向选择图形内右击，选择“组合→组合”

取消组合：

右击已组合的图形，选择“组合→取消组合”

18．在图形内部添加文字：

右击图形，选择“添加文字”，双击图形的虚边框，在对话框中单击“文本框”，将其值设为0

19．设置图形的叠放次序：

右击要改变次序的图形，选择“叠放次序”选择新的次序。

20．设置绘图网格（精确绘图设置）：

不用选择，直接单击绘图工具栏上的绘图按钮，选择“绘图网格”，在“水平与垂直”间距中输入一个值，越小越精确，但使用方向键来移动图形时也越慢（几乎感觉不到图形的移动）。

21．图形的旋转：

先单击要旋转的图形，再单击绘图工具栏上的“自由旋转”按钮，此时鼠标指针变形变色（绿色），将变形后的指针移到控制柄处，按住左键拖动则旋转（若按住shift再拖动则以15度的角度进行旋转）

22．艺术字：

单击绘图工具栏上的“插入艺术字”按钮，按提示进行操作。

在Word艺术字当作图形处理，其操作与一般图形一样。