有效授权技巧.docx
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有效授权技巧
有效授权技巧（上）
为什么要学习授权
1.授权是新时代提出的新课题
时代的变迁使管理者在职能和定位上发生了很大的变化。
20世纪的管理者更像是监督者，他们的工作围绕PDCA（计划、执行、控制、行动）展开。
但到了21世纪，管理者的这些职能已经远不能适应时代的发展。
管理者的职能逐渐由PDCA转变为授权、激励、团队建设、员工培育。
职能的转变也使管理者的角色转变成教练型领导。
所以，今天的管理者、经理人需要学习更多的授权的技巧、员工激励和培育的技巧。
授权是企业管理的一个重要环节；
授权是主管必须掌握的必要管理技巧；
只有通过授权，才能将有关责任和任务有效地分配给不同的下属，使任务顺利完成，导致团队绩效提高；
主管应该处理更重要更有价值的事务。
2.忙碌的主管
误区：
职位越高越忙碌
职位越高越忙碌是国内企业普遍存在的现象。
很多高层领导每日奔波不停，到了下班的时候回头想想，才发现全部是琐碎的小事，整体工作没有很大提升。
这就是一个误区，一个凡事都要亲力亲为，包揽一切的误区。
考虑：
您是忙碌的主管吗
①我们的管理工作忙吗如果您感到很忙的话，就需要引起注意了。
②我们在忙什么事情想一想您花大力气处理的事情重要吗是有价值的工作吗
③为什么总是忙不完，而且越来越忙
大多数的员工都有依赖性，如果领导不懂得授权，下属就会事无巨细都向领导反映，找领导解决。
领导自己的工作不断被打断，变得越来越忙，工作越积越多。
造成这种结果的原因不是下属素质太差，而是领导能力不强，不懂得授权。
【案例】
曾经有人做过一个试验，假如写一篇文章，每8分钟打断一次的话，写多少年都写不完。
因为当人坐下来，开始思考、酝酿，再准备动笔正好是8分钟。
每8分钟被琐碎的事情骚扰一下，思路永远是混乱的。
对主管来说也是一样，自己正常的工作不断被打断，结果就是工作越积越多，忙也忙不完。
④您是团队中不可或缺的人物吗为什么
如果您觉得您是团队里不可或缺的人物，或者只要您离开几天，您的团队就无法顺利工作，那您非常有必要学习授权的技巧。
它能帮助您摆脱保姆型领导的身份，使您的工作更轻松，更有效。
3.历史的反思
诸葛亮是历史上赫赫有名的人物，用现在的观点来看，他也是优秀的管理者，可以“运筹帷幄，决胜千里”。
但他不懂得授权，事必躬亲，对别人不信任、不放心，以至于“鞠躬尽瘁，死而后已”。
他也不懂得培养人才，三国初期，蜀国有“五虎上将”，可刘备死后，到了三国鼎立的后期却形成了“蜀中无大将，廖化当先锋”的局面。
4.自我评估
表6-1自我评估表
自我评估：
我需要授权吗
是
否
我是否百务缠身，经常加班
我是否无暇考虑组织的发展战略
我是否相信只有我才能做好这份工作
我是否很难找得出可以授权代办的工作
我是否很难相信别人也能把工作做得很好
我是否害怕下属捅娄子，最后由自己承担责任
我不愿意授权，是否因为我很害怕失去控制
如果测试结果以“是”居多，说明您的工作急需授权，现在就好好学习授权的技巧吧。
授权的好处
1.授权的好处
授权的好处主要体现在以下几个方面：
节省精力:
使经理人、主管减少琐碎的、重复性的例行工作，以便有更多的时间和精力处理重要的事情。
减少瓶颈:
避免工作在主管层面的堆积，让部门内部的流程更加顺畅。
激励员工:
给下属一个独立自主的空间，让他们独立完成工作，可以增加下属的自信心和成就感。
发展员工:
通过授权让员工尝试新工作、解决新问题，促进员工成长，增加员工的自信心；同时也能挖掘人才，培养后备经理人。
2.正确理解授权
学习授权的技巧，首先要正确理解授权。
授权不是参与
授权之后，领导不要过多地干涉员工的工作。
授权不是弃权
授权是将完成任务所需要的权力、资源分配下去，再做适当的监督、帮助和支持。
授权不是授责
虽然把工作内容和资源分配给下属，但责任还在主管肩上。
授权不是代理职务
授权不是全权委托。
授权不是助理
授权不是让下属打杂，而是要他独立完成一项工作。
授权不是分工
工作分工在原来的岗位里已经形成了，每个员工都有各自的工作职责。
而授权是将一个具体工作任务和相对应的资源分配给某个员工，这项工作可能在他的岗位之内，也可能在他的岗位之外。
3.授权的两个元素
任务本身
即分配给下属需要完成的某项工作。
相应的权力和资源
要想授权成功，必须授予下属相应的权力，使他能调度相应的人、财、物，并视其工作能力，允许他决定完成工作所使用的方法，放手让他独立完成工作任务。
4.三星管理变革的启示
【案例】
三星集团总裁李健熙上任后发现集团所有的工作都是由总裁办决策。
但公司如此庞大，涉及多个行业，凡事都由总裁办决策必然会导致反应速度慢，办事效率低。
于是，李健熙调整策略将整个集团划分成电子、机械、化学和金融保险四个事业部，再把相应的权力分配给它们，再由每个事业部的负责人组成集团经营委员会，和总裁办一起负责最高决策。
这就形成了多元化经营，专业化管理。
通过三星的管理变革，我们要思考管理者的职责到底是什么。
在这里，我们有一个很土但很实在的定义：
管理是通过他人完成工作的一种程序或艺术。
“他人”就是主管的下属，通过下属的努力和工作，去完成我们的工作目标。
如果是自己亲自完成的，那不能叫管理，只能叫作业员。
可见，管理不是做事情，而是如何让别人做事情。
权力下放的四个层次
1.授权的四个层次
我们可以用四个层次说明授权时权力下放的程度，即主管的权力是如何逐步下降的，下属的权力又是如何逐步上升的。
第一个层次：
主管保留绝大多数的权力
在这一层次上，主管分配工作，下属无任何自决权力，必须按照主管批示行事，不能偏差，遇到困难时也要请示主管。
第二个层次：
下属行动前应该得到主管的批准
在这一层次上，下属思考及讨论如何完成工作，最后由主管修正、决定和批准。
第三个层次：
下属可以自取方法，定期向主管报告
这时下属的权力越来越大，他可以自己设定目标，采取方法，但是必须定期向主管报告工作进度。
这个层次是支持式的，在作决策之前经常采用民主集中制进行广泛、充分地讨论，讨论后再由下属执行，但需要定期向主管汇报，不能完全失控。
第四个层次：
下属不经常向主管报告
这一层次的授权更充分。
主管给予下属全部权力，自己退居幕后，放手让下属完成工作。
所以这个层次是授权式的。
图6-1权力下放层次示意图
2.根据企业、团队的发展授权
对于不同发展阶段的企业，授权也需要采取不同的方式。
企业、团队在初创的时候，危机的时候，转型的时候，变革的时候必须采用中央集权的模式，抓住大部分的权力，否则，就有可能失控。
等到企业、团队逐步成熟，权力也就可以一步步下放。
当我们的团队和企业发展得很好，能够灵活自如运转的时候，我们就可以充分授权。
【案例】
国外有很多优秀的公司对在职3年以上的主管会做一个离岗测试。
公司先将主管统一调到集团培训中心参加3个月的脱产培训，然后利用这三个月的时间来考察该主管三年的工作绩效。
考察的主要内容是该部门在主管离开之后能否正常运转。
如果运转良好，就可以把主管提拔到更高的岗位；如果部门日渐混乱，陷入无法运转的地步，那么培训结束后主管就降级；如果能勉强维持运转，忽高忽低，就保持原有的职位换一个部门继续工作。
离岗测试检查的就是主管授权的能力。
【自检6-1】
下列关于授权的说法错误的是（）
A.授权能激励员工，给他们一个独立自主、完成工作的空间，可以增加员工的自信心和成就感；
B.授权就是要放弃权力，把完成任务所需要的权力、资源分配下去给下属；
C.授权的两个元素是任务本身和相应的权力、资源；
D.权力下放有四个层次，在实际运用中要针对企业、团队的不同发展阶段采取不同的授权方法。
见参考答案6-1
B
有效授权技巧（下）
授权不力的主要因素
1.不愿授权的原因
工作中常见的不愿授权的原因有以下几个方面：
缺乏信心
对下属的能力存疑，对下属缺乏必要的指导。
害怕挑战
担心下属的成长对自己形成威胁。
失去控制
如果主管习惯于全面清楚地答复上级的检查、询问，就有可能担心授权后失去控制。
效率假象
效率假象是说有些主管认为自己能做得更快、更好，与其花半个小时向下属讲解、示范，不如自己花10分钟就能做好。
但关键问题是，假如每天都有这样的工作，那主管永远都要自己做，而下属则永远也不会做。
2.授权的障碍分析
授权是否有效，能否真正发挥作用还会受很多因素的制约，下面是一些常见的因素：
不愿授权；
不够条理；
自己不容代替；
不接受异己；
不信任别人；
授权太滥，事无大小，全部授权；
有些主管是权力主义者，比较专制、独裁，什么都要自己控制；
担心失去控制；
不喜欢下属超越；
工作主义倾向；
技术专家心态；
自己做会更快。
【案例】
王先生是一个部门的主管，他发现下属的效率很低，不及他亲力亲为的一半。
下属的工作方法也不理想，而且可能对自己不忠诚，所以王先生尽量避免分配他认为很重要的工作给下属。
王先生的做法对吗王先生应该如何解决这一难题
王先生的做法是不对的。
要解决这一问题，王先生需要调整自己的心态。
授权首先是为了提高工作效率；其次也能锻炼下属，培养员工，增强团队的凝聚力；还可以让自己有更多的时间去思考更重要的问题，做更重要的事情；而且员工是否忠诚不能凭主观猜测，必须在工作中观察他们的表现，用事实说话。
另外，通过授权不断地锻炼员工、提升员工，也可以提高员工的忠诚度，这样双赢的局面何乐而不为呢。
何种工作可以授权
（一）影响授权的因素
前面介绍了很多，那么到底什么样的工作应该授权，什么样的工作不能授权一般来说，我们需要考察以下因素：
1.风险程度
主要考虑风险有多大、责任有多重、权力有多大。
如果下属不能完成任务的风险不是很大，或者真的失败，造成的后果也不太严重，所要承担的责任也不大，授权时下放的权力也不多，这样的工作就可以授权。
【案例】
看看下面两项工作能否授权
第一：
编制半年度的财务预算
财务预算是整个企业或部门一个阶段的行动指南，如果预算没有做好，就可能导致资源短缺，严重时使整个目标的实现受到影响。
可见，这项工作的风险很大，责任很大，所以这项工作不能轻易授权。
第二：
采购少批量的特需产品
批量少，支出的资金就比较小，风险和责任也会比较小，所以这项工作可以授权。
2.任务的性质
对不同性质的工作任务应该采取不同的授权方法。
大部分常规、重复、琐碎的工作都适合授权。
如一些日常工作、例行工作，以及下属擅长的工作都可以授权。
对关系到计划、组织、人事、领导、控制的管理职责和管理任务不宜授权，如：
①制定办事守则：
关系到运作和协调；
②处理人事关系：
敏感区域、重要、隐密；
③处理工作危机：
在场处理，即时决定；
④在计划执行过程中的进度检查，也不能随便授权。
3.工作分类
我们可以根据工作常规与否和风险程度把工作分成四大类，如图7-1所示。
图7-1工作分类示意图
低风险、常规而琐碎的工作
这种工作一定要授权。
高风险、常规而琐碎的工作
这种工作也可以授权，但在授权之前要制定详细计划、进行技能辅导和训练，还要加强监督和过程控制。
低风险、非常规的工作
这种工作风险低，即使出现差错，也没有太大的危害，可以授权。
但因为下属碰到非常规性质的工作的机会比较少，不一定具备处理该问题的技能，所以需要进行培训和辅导，为他们提供一些必要的帮助。
但是也可以根据这类工作发生的频率，以及培训员工的时间成本等因素来确定是否有必要对员工进行培训。
比如说一年只发生一次的事件，如果要花一个小时进行培训，而主管自己做只要5分钟，那就不必授权。
高风险、非常规的工作
这种工作是否授权要具体情况具体分析。
如果下属处理过此类事件，经验丰富，就可以授权，否则不能授权。
还有一些工作是绝对不能授权的，如一些非常规的、领导性的、高风险的、关键性的工作。
总之，授权跟我们的工作分类有密切关系，应当引起重视。
【自检7-1】
请您回答下面的问题。
小王在销售部已经一年了，他性格豪迈、待人热情，工作能力很强，上个月独立为公司争取到了一个重要客户，给销售部立了大功。
现在，销售部又有一个争取大客户的重要任务，销售部经理打算授权给小王，让他全权负责。
您认为销售经理的安排合适吗
A.合适□B.不合适□
为什么____________________________
见参考答案7-1
（二）可授权与不可授权的工作
1.哪些工作可以授权
在学习了影响授权的因素之后，我们具体来看一看哪些工作可以授权。
这类工作有：
日常工作和活动；
需要技术能力去解决的问题；
某些特定领域内的决定；
监管某一项目；
准备报告；
以代表身份出席会议等。
2.哪些工作不能授权
计划：
计划是目标实现的具体步骤，非常重要，不能授权。
人事问题：
所有敏感的问题通通不能授权，如绩效考评、纪律检查、惩罚、发放津贴、奖金等等。
内部纠纷：
处理部门内部冲突，如保持团队的士气，处理内部纠纷等等。
发展和培育下属：
发展和培育下属有时需要面对面的交流、学习，还有一些重要的技能指导也不能授权。
任务的最终职责：
任务的最终职责是由主管承担的，不能授权。
没有合适的下属能够承担的工作。
【案例】
张先生是一家大型公司的业务经理，他正在处理下面的工作，在授权问题上，张先生是这样考虑的：
整理文件档案资料
如果是部门的文件档案资料，就可以授权；如果是主管个人的文件档案资料一般不授权，除非与下属约定了统一的整理规则，如各种文件怎么处理，如何摆放等等。
部门改组建议
部门改组建议影响重大，不能授权。
但可以集思广益，听取大家的意见，但最后的决定要由领导做出。
给一个顾客设计一封通知信
设计一封通知信给某个客户，属于风险小、常规而琐碎的工作，可以授权。
组织圣诞展销会
这一工作也没有太大风险，可以授权。
每月的工作报告
每月的工作计划和工作报告不能授权。
因为这项工作很重要，可以请大家一起讨论、研究，但最后还要由经理自己完成。
授权的程序
授权的程序可以分为四个步骤：
确定任务：
即哪些任务和工作是可以授权的；
选贤任能：
选择合适的人授权；
落实分工：
将任务和相应的资源、权力分配给他；
跟进完成：
按照预定的计划和进度表，进行必要的跟进。
另外，在授权过程中，还需要一定的监督、支持和帮助，以保证其顺利完成任务。
（一）确定任务
确定任务要求授权前先勾划出工作的重点，如目标、进度、准则和要求，以及下属在执行工作时的决定范围。
这一步骤与我们前面介绍的目标SMART五大要素是一致的。
【案例】
假如有一项编写工作报告的工作，长度不超过10页纸，每页不超过5000字，还需要配有相关的统计数据、图表、指标等等，确定任务后我们要求7天内完成。
可见这项任务具备明确具体、可以测量、有时间限制等特征。
（二）选贤任能
1.三类人才
确定任务之后就要选择合适的人进行授权，一般来说，可委派的人员分为三大类：
经验丰富；
颇有经验；
很有潜质。
2.三种方法
授权时对这三类不同的人要采用不同的方法：
对经验丰富的人，授权后就不要再干涉其工作，否则，他会觉得领导对他不信任，容易引发不满情绪。
对颇有经验的人，要提供一定的支持和监督，一方面支持他，一方面监督他，相辅相成。
对极具潜质，但又缺乏经验的人，在授权前要加强辅导、培训，授权后做充分的支持和监督。
对颇有经验和极具潜质的人可以分配风险低、常规性的任务，对经验很丰富的人可以委派大型、重要的任务。
3.选择人选时的因素
选择人选的时候，我们要考虑几个因素：
下属的工作范围是否与将要授权的任务相关；
被授权者是否有足够的兴趣、足够的时间。
需要提醒的是，对下属的授权可能是他本职工作以内的，也可能是他本职工作以外的。
（三）落实分工
找到合适的人选以后就要落实分工，具体要做好以下工作：
陈述背景
说明这个任务的背景、重要性和为什么要选择他的原因。
评述工作
详细告知工作的范围、预定的进度、要求的水准、所拥有的权力范围，并征询意见，取得被授权者的承诺。
这项工作类似人力资源里的岗位描述。
支持和指导
对没有经验或者缺乏信心的下属加强培训、指导。
商定进度
商讨工作方法，研究工作计划、工作方案和进度。
通知各方
通知所有相关部门，使下属名正言顺地利用他的权限开展工作。
（四）跟进完成
跟进完成是授权程序中的一项重要工作，领导可以视下属的成熟程度和授权程度，与下属保持一定的联络，检查进度，商讨应变措施。
有效的跟进建立在坦诚沟通的基础之上，不能暗中盯稍，搞地下工作。
要积极客观地处理问题，而不只是追究责任。
按照现代管理的观点，追究责任更多是着眼于解决问题，防止再犯错误。
下放权力后不要轻易干预，所谓疑人不用，用人不疑。
应该充分信任下属，但适当的监督必不可少，必要的时候要提供协助，但又不能越俎代庖。
及时激励员工，在任务完成后，给予员工一定的奖励。
如果任务没有很好地完成，也应该根据实际情况使其承担一部分责任。
【自检8-1】
请阅读下面的案例并回答问题。
转眼又到了年末，公司里忙得热火朝天，市场部的张经理也有很多工作摆上了桌面：
其一是公司新产品上市的推广计划；其二是年末市场数据的统计、汇总；其三是公司某产品上市一年后的市场调研。
张经理正在考虑把这三项工作授权给他的三个助手：
小王、小李和老赵。
老赵资历很深、经验丰富；小王经过两年的成长，也颇有经验；小李虽然刚来不久但很有潜质。
如果您是张经理，您打算如何分配工作，为什么
见参考答案8-1
反授权
1.什么是反授权
授权中还有一种奇怪的现象叫反授权。
授权是上司给下属安排工作，而反授权简单地说就是下属给上司布置工作。
即当下属被委派任务时，因不想承担责任，于是利用各种不同的方法，把任务推回至上司。
2.如何对付反授权
对反授权说不，主管应谨记不要替下属起草稿、收集资料、做他的分内工作。
主管可以在一旁观察、作记录，进行分析思考。
但一般情形下，不要主动提供帮助。
授权的态度
拥有正确的授权态度是成功授权的必要条件，是工作中取得下属支持的保证。
尽量放手
授权者要尽量放手，减少不必要的干预。
显示信任
要显示出对下属充分的信任，全面的信任才会有下属的全力以赴。
永远支持
即使犯错，甚至造成了严重的状况，授权者也要支持下属，并把责任承担下来。
但是这时要警惕，要尽快找出错误的原因并更正。
取得承诺
将任务、权利和资源都委托给下属是对下属的信任，下属也应该对任务、权力和资源负责。
所以授权时要取得下属的承诺，而且必须是书面承诺，或称之为责任书，责任书里应明确规定各种情形的处理办法。
练习
（一）人事经理的授权工作
下面我们分析一下，人事经理的哪些工作可以授权，哪些工作不能授权。
出席主管部门召开的人事会议
不可以授权。
对新进员工的面试
该工作要具体情况具体分析。
如果新进员工面试已经到了最后环节，应该由人事经理亲自面试，不能授权。
如果是初步面试，后面还有多次反复的甄选，则可以授权。
指定年度的工作计划
不可以授权。
考核部门员工
不可以授权。
制定公司薪酬方案
一般来说不可以。
薪酬方案属于比较重要的保密资料，不能授权。
但有的部门如销售部门的薪酬方案，比较透明，可以讨论、授权。
总之，要根据实际情况而采取不同的策略。
出差报销审批
可以授权。
给新进员工作一个专题培训
可以授权。
处理下级员工的投诉
不可以授权。
中层主管培训班的内容安排
可以授权。
为总经理起草一个讲话稿
对这个问题也要分情况处理。
如果时间充裕，可以自己完成。
否则，最好授权。
一般来说总经理的讲话稿比较重要，风险较高，为了保证讲稿顺利完成，可以自己先列好提纲、收集好素材，再和下属沟通，使其了解总经理讲演稿的行文风格、措词和一些特殊的要求，下属完成草稿之后还要留出一些时间进行修改。
这个过程可能和经理自己完成花费的时间差不多，所以，我们还要考虑一下，为总经理起草讲演稿的频率怎样，若是每月常规性的工作则制定一套系统和流程，然后再授权；如果是小概率事件，则由自己完成。
签发下属违纪的处罚决定
不可以授权。
统计公司人员流动报表
可以授权。
决定购买人力资源管理软件
这项工作涉及到整个公司的薪酬方案、绩效考核，因而显得非常重要，不可以授权。
但下属可以提供建议：
在现有的人力资源管理软件里，哪一家比较实用，有什么优点，但最后拍板作决定的必须是经理本人。
因其重要性，建议人事经理不要单独决定，最好再向上一级领导请示。
修订管理规章制度
不可以授权。
（二）授权练习
1.练习一：
如何分析一项工作是否可以授权
该工作对完成我的主要目标紧密相关吗
不是，则可以授权；是，则要酌情考虑可以授权的部分。
这项工作可以交给别人去做吗
如果下属有能力做好，则可以授权；如果下属不一定会做好，主管可以一边授权，一边辅导，慢慢锻炼、培养下属。
这项工作可以帮助部属发展吗
如果是，可以授权，这样既可以完成任务，又能使下属得到发展。
这项工作是否会反复出现
如果是日常性的例行工作，就应该制定规划、流程和工作规范，然后培训下属，授权下去。
这项工作是否你最感兴趣的工作
如果是，那主管可能因为喜欢而经常做，这样就会浪费很多时间，所以一定要忍痛割爱，以确保自己能把精力集中到最重要、最有价值、但可能是不太感兴趣的工作上。
2.练习二：
工作应该交给谁处理
一份工作到底应该交给什么人去处理，一般我们要考虑以下几个因素：
该部属能否胜任
如能胜任，则可授权；如果一时还不能胜任，则要考虑这个人是否值得培训。
部属的工作状态饱满吗，还有剩余的精力和时间吗
如果有，则可以授权；否则，再增加任务量，可能会影响其他工作的顺利完成，甚至使下属产生抵触情绪。
该下属对这个工作有热情吗，技能如何，有自信吗
如果热情度不够，就要考虑能不能激励他；如果技能不够，则考虑要不要培训他；如果自信不够，就应该给予他更多的信任和支持。
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