浅谈Word之髓样式.docx

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浅谈Word之髓样式

浅谈Word之精髓——样式

Jason

2004年，台湾的侯俊杰老师（没错，就是创作和翻译了大量经典Windows程序设计书籍的侯杰杰：

））在《Word排版艺术》一书中谈到了如何利用Word进行专业排版，推荐运用Word的文档结构图、自动化图标题注、交叉引用、域、宏等等，为写作过程引入架构与管理上的协助，降低琐屑事务（dirty-work）。

2008年，大陆的顾经宇老师在《就这样享用Word》中更是提出了要“拒绝‘原始生产力’，采用以‘样式’为基础的一系列‘规范操作’，使Word文档能够‘长治久安’的排版方法”。

顾老师所讲的“原始生产力”指的是全篇文字清一色“正文样式”，通过大量的对格式工具栏、对话框等等操作，采用孤立的、原始的、“单打独斗式”的方法。

侯老师原创和翻译了大量经典的Windows编程书籍，而顾老师在《就这样享用Word》中谈到自己身为临床医师和医学教师需要撰写大量的论文报告等。

可见，这两位前辈是在日常大量的写作工作（当然是通过Word写）中，通过不断的实践，将知识和经验积累下来，最终得出了要使用“样式”这一Word精髓的结论，是非常值得我们学习、借鉴的。

可能有的同学会想，“你这里谈到的看似都是长文档（如：

书籍）的问题，而我平日工作编写的文档不超过10页，也要搞这么复杂吗？

”首先，应用“样式”并不复杂，而且有“一劳永逸”的效果。

其次，想想看，你是不是每次打开Word后还在为标题定什么字体，几号字体伤脑筋？

是不是觉得Word很笨，连个正文缩进2字符都需要手动设定？

是不是觉得段落之间的间距很难调整？

是不是感到要保持同级标题的一致性很烦？

还有页眉页脚等等……。

如果你不想继续忍受这些痛苦，想要让Word“发挥功力”帮助你完成排版任务，请学习并正确使用“样式”，因为这才是正确使用Word的方法呀。

注1：

本文针对Word2003这一版本介绍样式的运用。

注2：

本文略去了关于“段落多级自动编号”的内容，虽然在长文档中自动为段落编号非常重要。

但我想把这部分内容独立开来介绍。

注3：

本文有相当内容引自《就这样享用Word》。

一、修改样式的具体特性

一方面，Word默认的各种样式的特性（如：

字体、字号、对齐方式、空行方式，等等）往往不符合我们的特定需求；另一方面，即使同一个人，写不同文章时也会有不同的需求。

因此，修改样式的具体特性是非常有用、非常常用的操作，也是自如运用样式——甚至可以说“自如运用Word”——的关键环节！

下面以修改“正文”样式和修改各级“标题”样式为例介绍经典操作。

1.修改“正文”样式

鼠标指向（但不要点击）样式窗格中的“正文”→稍等片刻，将出现“下拉按钮”，点击它→进一步点击“修改”→弹出如下对话框：

请根据各自的常规需求而设置——例如：

我的文稿通常被要求“正文四号字、西文采用TimesNewRoman字体”，这就需要依次改动。

①还可以通过点击“格式”按钮→点击“字体”、“段落”等进行更复杂的设置。

不过，就我的经验来看，Word默认的正文样式基本符合多数人的需求，一般无须那些操作。

②务必不要投机取巧地将“正文”样式修改为“首行缩进2字符”，深在的道理一言难尽，可以高度自信地说：

听我的，没错。

2.修改各级“标题”样式

实例：

修改“标题1”样式。

操作要点包括以下环节。

2.1首先，修改“字体”特性

首先，类似修改“正文”样式那样，修改“字体”设置。

为方便新手起见，就不厌其烦地具体点吧：

鼠标指向（但不要点击）样式窗格中的“标题1”→稍等片刻，将出现“下拉按钮”，点击它→进一步点击“修改”→进行类似上图所介绍的操作，当然啦，一般还要多做一件事：

即点击“加粗按钮”。

2.2接着，修改“段落”特性

“标题”样式显然是非常“众口难调”的，因此，几乎所有用户都需要进一步修改“标题”样式的“段落”特性。

在“修改样式”对话框中，点击（左下角）“格式”按钮→点击“段落”→弹出如下对话框：

图示设置仅供参考，应根据个人自己的经常性需求来确定自己的设置。

值得一提的是：

“段前”、“段后”两处在Word默认状态下采用的是“磅”这个度量单位。

就我的经验来看，采用“行”更符合中国人的排版要求，操作方法是：

选中原来的“X磅”，删掉→手工输入“X行”（X指代数字）。

2.3最后，推荐选择“自动更新”

本人高度推荐：

修改“标题X”样式时在“自动更新“前面打上√。

3.（继续）修改其他常用样式

修改任何样式的操作都与上述类似。

参考设置如下，请根据你的具体情况调整（TNR表示TimesNewRoman）。

正文：

（中文字体）宋体、（西文字体）TNR、（字形）常规、（字号）四号、（段前间距）0、（段后间距）0、（行距）单倍、（大纲级别）正文文字、（对齐方式）两端对齐。

标题：

（中文字体）宋体、（西文字体）TNR、（字形）加粗、（字号）三号、（段前间距）0.25行、（段后间距）0.5~1行、（行距）单倍、（大纲级别）1级、（对齐方式）居中对齐。

标题1：

（中文字体）宋体、（西文字体）TNR、（字形）加粗、（字号）三号、（段前间距）0.25行、（段后间距）0.5~1行、（行距）单倍、（大纲级别）1级、（对齐方式）两端对齐。

标题2：

（中文字体）宋体、（西文字体）TNR、（字形）加粗、（字号）小三、（段前间距）0、（段后间距）0、（行距）单倍、（大纲级别）2级、（对齐方式）两端对齐。

标题3：

（中文字体）宋体、（西文字体）TNR、（字形）加粗、（字号）四号、（段前间距）0、（段后间距）0、（行距）单倍、（大纲级别）3级、（对齐方式）两端对齐。

标题4：

（中文字体）宋体、（西文字体）TNR、（字形）加粗、（字号）四号、（段前间距）0、（段后间距）0、（行距）单倍、（大纲级别）4级、（对齐方式）两端对齐。

对绝大多数用户而言：

（几乎一律）不要修改“正文缩进”样式。

保持Word对“大纲级别”的默认设定。

Word默认“标题”和“标题1”的大纲级别是“1级”，“标题2”则为“2级”，以此类推，这是有深意的，除非你透彻地理解了“大纲级别”并确实要改动，否则不要改。

（“大纲级别”是Word自动生成文档结构图和目录的关键参考值）

再次提醒：

这只是一套推荐的和最基本的样式设定，请务必根据自己的经常性需求调整！

4.为常用样式指定快捷键

实例：

为“标题1”样式指定快捷键。

鼠标指向样式窗格中的“标题1”→稍等片刻，将出现“下拉按钮”→点击它→进一步点击“修改”→弹出“修改样式”对话框→点击（左下角）“格式”按钮→点击“快捷键”，弹出如下对话框：

将插入点定位在“请按新快捷键”下的框中，同时按下Alt+1→点击“指定”按钮→点击确定。

个人建议为其他常用样式指定快捷键：

正文缩进：

Alt+~；标题：

Alt+0；标题1：

Alt+1；标题2：

Alt+2；标题3：

Alt+3；标题4：

Alt+4。

为了么要“为样式指定快捷键”呢？

快捷键可以让你在码字中的手不离开键盘的同时实现格式的设置。

请随便输入几个文字→同时按下Alt+1→发现了吗，这段文字在瞬间实现了各种格式设置（已成为标题1样式），例如字体、字号、加粗、居中、段前段后空行，等等。

二、谈谈“（样式）管理器”

好不容易在A文档中设置了多个漂亮的样式，能不能把这些样式一下子传给B文档呢？

能。

请用（样式）管理器。

Word2003中的操作方法如下：

单击“格式”菜单中的“样式和格式”菜单项，打开“样式和格式”任务窗格。

单击“显示：

”框右侧的下拉箭头，选择“自定义”菜单项，打开“格式设置对话框”，单击“样式”按钮，在“样式”对话框中单击“管理器”按钮，打开“管理器”对话框，然后选择“样式”选项卡。

在两个列表之一中选择要复制的样式，然后单击“复制”按钮。

在左边列表上显示活动文档或其选用模板里所用的样式，在右边列表上显示“通用”文档模板（Normal.dot）里的样式。

如果两个列表中都没有要复制的样式，可单击“关闭文件”按钮，然后选定所需的模板或文档，再单击“打开文件”按钮。

如果想重命名某个样式，先选择该样式，然后单击“重命令”按钮，出现重命名对话框。

在重命名对话框中键入新样式名，单击“确定”按钮，返回到“管理器”对话框。

如果想删除某个样式，先选择该样式，然后单击“删除”按钮。

单击“关闭”按钮退出“管理器”。

三、对“样式”的理论性阐述

1.俗语–特性&术语–属性

首先，要知道：

每一个“段落”都有自己的“特性”（计算机术语叫‘属性’），例如——这个段落用什么字体、多大字号、要不要加粗、首行要不要缩进2格、如何对齐、段前要不要空0.5~1行、这个段落官拜“大纲几级”，等等——这些都是“段落”的特性/属性。

2.样式的概念

样式，是属性的集合。

3.样式的其他实用价值

除了前文说阐述的巨大实用价值外，应用“样式”的更多、也更巨大的价值包括包括：

①供创建文档结构，极大地方便了浏览文档；②供形成大纲，从而方便地将某一或某些段落移前、移后；③供创建段落的自动编号；④供创建自动化的目录；⑤供创建表、图、公式等复杂自动编号；⑥供创建自动化的交叉引用；⑦供创建自动化的书籍页眉；⑧是轻松汇总管理n篇文档的必要基础。

4.修改/新建样式之精要总结&补充解释

修改/新建样式时，以下方面尤为关键（指对绝大多数用户、绝大多数情况）。

（几乎）一律将“基准样式”设定为“正文”——前面已经说过，除非你透彻理解什么叫“样式基准”，并确有相应需求，否则不要设成其他样式；

（几乎）一律将“后续段落样式”设定为“正文缩进”——为什么呢？

因为：

默认情况下，Word自动继承上一段落的格式，而这样设置后，无论原先段落格式是什么，敲击回车键（另起一段）时，Word自动恢复成“正文缩进”样式；

关于“大纲级别”：

“正文”等“非标题类样式”均选择“正文文本”；“标题”样式和“标题1”样式对应1级；“标题2”样式对应2级；“标题3”样式对应3级……，其余类推；

关于“对齐方式”：

各类“标题”样式酌情选择“居中对齐”，其他则选择“两端对齐”；

是否选择“自动更新”呢？

这要理解“什么叫自动更新”。

我来举例解释：

①对于1.1、1.2等这样的标题，如果编辑突然要求改成“小四、楷体”的话，我显然希望“只需改动任意某个标题，其他标题就自动跟着改变”——这就叫“自动更新”，为了达到这个目的，必需√选“自动更新”。

②而对于各个普通段落，我用的是“正文缩进”样式，我有时会对某个段落作“局部的、孤立的改动”（例如，某个段落我用了“项目符号”功能，有时，只有某个段落需要段前空0.5行），但是，显然，我可不希望“全文其他段落都跟着改变”——这就不能应用“自动更新”（即：

必需去除“自动更新”前的√）；

是选择“仅限此文档”呢、还是选择“基于该模板的新文档”呢？

如果你希望“以后新建的文档都采用这种格式设置”，就选择“基于该模板的新文档”。

补充话题：

在我应用Word的经历中，“各级标题”都属于应当“自动更新”的。

因此，我修改各级标题样式的操作是：

在“修改样式对话框”中只做一件事，就是在“自动更新”前面打√→然后选中标题段落→直接改变字体、字号、段落、对齐等设置——请注意：

只有特性为自动更新的样式可以这样修改该样式的其他特性！

而对于特性是非自动更新的样式（包括“正文”样式），需在“修改样式对话框”中进行，否则，这种修改不改变该样式的内在特性，因而不会实现全局性的变化，而仅仅改变当前段落（即局部地区）的外观。

四、就这样享用——新文档随意套

你按照前面所做的辛苦设定、辛苦修改，都、只、被，保存在相应的文档中。

如果我们新建一篇文档也想套用已有模式，怎么办呢？

有以下方法：

①运用“新建列表样式”（本人不推荐）。

②“假”模板法：

把这篇文档作为模板，即：

清空→另存为新文件——此法地球人都知道，效果也不错，不过这属于“劣质”模板。

③“真”模板法：

此法最佳。

操作类似前一方法，只不过最后另存为“模板”文件——这才是“优质”模板。

④管理器法：

也非上策，操作方法见前文。

恭喜你！

由于，你很辛勤、很耐心地把“Word装修”进行到了这一步，从此，你将在Word中狠狠赚回宝贵的脑力、体力、精力、以及好心情——因为，以前的种种低级、机械、枯燥、却赶不走、躲不掉的重复操作，从此“灰飞烟灭”啦，你将以胜过“关羽温酒斩华雄”的效率，飞速完成以前令你头痛、眼胀、手酸、心情郁闷、熬夜苦战的“设置、修改、调整……”，而且完成得更干净、利落、高质量、无后患！

五、结语

如果不用“样式”，而是死抱着“原始生产力”不放，用格式工具栏和格式刷设置标题格式，就无法自动生成的“文档结构图”。

同样，不使用“样式”就无法自动或半自动的大批修改段落格式（唯一能够帮到你的只有所谓的“格式刷大法”），无法实现段落多级自动编号，无法插入交叉引用，无法自动生成目录，无法自动生成索引，无法自动创建页眉页脚，……。

好了，想必大家看到这里都已了解，要实现“长治久安”的排版方法就一定要学习使用“样式”。

“样式”是众多Word功能的“基石”。

由于能力有限，本文也仅将Word精髓——“样式”的最基本的使用方法简要介绍了一下。

最后，我强烈推荐大家看一看《Word排版艺术》和《就这样享用Word》这两本书，相信我，定会有不小的收获。