XX布业信息化解决方案.docx
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XX布业信息化解决方案
XX布业信息化解决方案
广州爱迅企业管理咨询有限公司
目录
一、客户简介3
二、上软件前的基本情况描述3
1、大货方面3
2、板布方面3
3、委外加工与仓库的配合方面4
4、财务核算方面4
三、信息化实施目标4
四、业务流程梳理及优化4
五、软件结合实际业务培训流程及计划7
六、软件实施上线计划8
七、软件细节定制9
一、
客户简介
XX布业是06年开始在中大布匹市场经营，主营产品是：
风衣、棉布。
老板是潮汕人，主要由两兄弟合伙，在轻纺城D区、瑞纺正街、九洲各有一个档口。
2010年9月份以前，一直采用excel配合手工的运作模式，月底对账、年底分红很难核算，各个门店与仓库之间的配合运作不起来，从而是用门店主导，仓库辅助的形式运作。
现在使用信息化配合业务之后，管理模式和业务流程建立起来，规范了分工，落实了工作职责，人力成本投入也小了。
现在在浙江柯桥开设了分公司，分别建立了一个门店和一个仓库。
二、上软件前的基本情况描述
1、大货方面
有一个excel的库存结存表,分别由仓库晚上结完帐就发给各个门市,方便各个门市可以查看仓库库存。
门市只管销售，要什么货，都直接从库存表查到，然后开单收款，再由仓库调拨到门市或者直接发货。
这种做法存在两个问题：
（1）各个门市控制仓库，导致仓库工作效率低下，无法做得仓库从货物的库位摆放、先进先出等管理优化方法，导致仓库人力成本增加、工作效率低。
（2）各个门市都以同一个库存表作为依据销售，但是销售之后，库存结存表无法汇总信息、即时更新，经常出现同一个库存被同时销售多次的情况，导致仓库无货供给其中某个门市。
由于采用业务员提成制，手工开单无法查询究竟是哪个业务员先开的单，权责不分明，从而导致内部员工士气不高，相互推诿。
2、板布方面
板布收货由轻纺城门店进行，然后运到仓库，由仓库负责发货，经常会出现板布货不对板、或者发错板布的情况。
门店没有加以检查就直接录入到库存结存excel上，货汇总到仓库后，仓库经常会出现板布调错档口。
导致客户没法及时拿到板布，客户满意度降低，从而流失客户。
3、委外加工与仓库的配合方面
由于下胚布采购、委外加工单由公司老板进行，但老板和仓库之间缺乏信息沟通、导致无法按委外单收货，委外的损耗及加工费核算非常困难。
4、财务核算方面
由于财务兼顾仓管功能，所以每天晚上，各个档口的营业单据及销售额会汇总到仓库核算，可是一些板布单、是否开错单、开错价格，仓管无法进行审核及纠正。
无法做到日结日清，会导致账目越累越多，月底对账、客户、厂商及加工厂的对账就非常头疼。
三、信息化实施目标
1、明确分工、分清权责；
2、提供信息共享平台，合理核算员工绩效，提高员工工作积极性；
3、全面掌握销售状况，有效管控库存，减少压货；
4、合理配置资源，减少库存费用及人力成本；
5、提高周库存转效率，提高销售利润；
6、提升客户服务水平，提高顾客忠诚度；
7、及时响应客户需要，提高顾客满意度。
四、业务流程梳理及优化
1、对门店及仓库职能进行调研，明确各自分工、规范各个人员的岗位职责。
2、明确仓库职能，仓库遵守仓库作为货物调配中心，遵守货物归类摆放、库位管理及先进先出等原则，实现纺织行业以“颜色”及“缸号”为中心的原则进行出入库。
3、明确门市职能，门店负责销售及与仓库的业务协作，需要进行开销售单、报单给仓库、客户来款登记、回复客户询盘等业务。
4、老板负责委外下单，但必须在系统里面体现，仓库成品入库时，需按胚布出库单进行关联入库，从而核算各个加工单的实际损耗率及加工费用。
5、财务核算：
由各个门店负责晚上结账交单到财务人员；门店下班时，需要核算当天营业额、销售欠款金额、销售收款金额、当天费用及上交客户回签欠款单；财务人员核算完毕后，当天结账。
如隔天发现账务结算有误，须提交给财务人员进行特批之后，才给予权限进行修改，同时在账目上面体现。
分工与职能说明
角色
流程
职能
系统单据
门店销售员
销售订单
根据客户确定的销售需求情况录入销售订单。
《销售订单》
销售
1.根据客户实际需求，结合库存情况，直接销售并核算欠款。
《零售单》
2.根据客户需求，直接发货，月底结账。
《销售发货》
3.板布下单，还需要定制或者从其他档口调配货物，需先开单收款。
《预售开单》
4.结合第3点，货物到了，通知客户提货后，库存自动扣减。
《预售出库》
退货
客户因为色差、或者质量问题，需要处理退货情况。
1.先退货，月底对账再一并算钱。
《销售退货》
2.直接退货入库并是核算给客户。
《零售退货》
调拨
1.把门市挂板或者一些客户退到门店的货物调拨到仓库。
《调出单》
2.对于仓库或者其他门店调拨到本档口的货物进行入库审核。
《调入审核单》
仓管
盘点
1.实际库存与账面上多了1匹或者多匹，体现为新增入库
《盘点新增》
2.实际库存与账面库存数量有出入，体现为库存调整
《盘点调整》
调拨
1.仓库统一把各个门店所要求配送的货物调出到门店。
《调出单》
2.对于门店调拨入库的货物进行审核的过程。
《调入审核单》
分匹合匹
对于仓库产品进行分匹、合匹的处理。
《分匹合匹》
采购
1.月结厂商来货时，进行采购入库，并暂时不结算进货价，由财务月底再核算厂商对账。
《采购收货》
2.对于一些物料，需要和同行调货或者由财务直接购买物料，知道进货价格，入库与财务核算同步完成。
《即购单》
退货
因为色差或者质量问题，需要对入库的商品进行退货的过程。
1.先退货，月底对账再一并算钱。
《采购退货》
2.退货与财务结算一并进行，需要知道进货价格。
《即购退货》
加工入库
加工后，按单收入成品的过程，加工后的产品名称带工艺名。
《委外加工入库》
生产入库
根据所下生产出库单，按单关联成品入库的过程
《委外生产入库》
老板下单
下采购订单
1.根据采购需求情况录入采购订单并进行跟踪。
《采购订单》
下加工单
2.对于成品或者半成品进行外发加工，扣除原料的过程
《委外加工出库》
下生产单
3.需要胚布进行染色或者印花等，并扣除染厂胚布库存
《委外生产出库》
财务
科目
系统设置：
收入及费用科目维护。
《科目设置》
销售
应收
1.对仓库所开销售发货单进行价格及金额核算。
《销售收货过账》
2.对于仓库所开销售退货单进行价格及金额核算。
《销售退货过账》
3.对客户来款进行登记并结算的过程
《客户还款单》
采购
应付
1.对于仓库所开采购收货单的进货价及金额核算。
《采购收货过账》
2.对于仓库所开采购退货单的进货价及金额核算。
《采购退货过账》
3.对厂商进行付款并登记的过程。
《厂商付款单》
货运应收
对于货运来款进行登记并结算的过程。
《货运来款单》
调账
应收及应付的一些尾款、零头或者坏账的调整。
《客户应收调整》
《厂商应付调整》
《货运应收调整》
系统参数
只能作废当天单据，日清日结。
《系统设置》
期初
期初客户应收、厂商应付、银行余额核算及登记。
《期初建账》
五、软件结合实际业务培训流程及计划
1、门店销售方面：
（2个课时）
2、仓管方面：
（4个课时）
3、老板下单方面：
（2个课时）
4、财务部门：
（2个课时）
六、
软件实施上线计划
1、培训计划进行，之后,各个角色对于自己的工作职能体现在软件上面进行练习，（先建立练习帐套）。
同时，仓管负责建立产品资料、门店销售负责建立客户资料、老板或者会计负责建立厂商资料。
界面分别如下：
2、产品资料和库存基本上已录入软件，打印机和打印纸已购买。
门市人员已基本熟悉软件操作，符合上线要求。
仓库和门市四个点使用软件，仓库不过账，不收钱，只负责将货物入库，门市方便查库存。
门市负责开销售单，结算客户和厂商的货款。
仓库负责的事项：
1．先把仓库的库存按实际调整。
2．每天来货入库，盘点新增，需要调整就盘点调整。
3．门市要货，仓库开调出单，从骏隆仓库调到门市仓
门市负责的事项：
1．客户来买货，告诉仓库需要哪些货，仓库的人开调出单，从总仓库调到各个门市仓。
门市直接开零售单。
（需要加空数，直接点过账修改，然后修改米数，如果是改的米数都一样，就点批量处理，然后选过账数量，第几条到第几条要加多少米）
2．仓库没空的情况下，门市先预售开单，如果是加了空数，就让仓库的人先把米数调整好，再调出来。
仓库的设置情况
1.总仓库（由仓库管）
2.剪版仓（由仓库管）
3.损耗仓（由仓库管）
4.赠品仓（公用，由各个门店调入，并写入经手人）
5.轻纺城门店仓（轻纺城门店管）
6.瑞纺门店仓（瑞纺门店管）
7.九洲门店仓（九洲门店管）
客户剪版的情况：
1.有收钱的：
门市从剪版仓直接开零售单
2.没收钱的：
门市直接把货从剪版仓调到赠品仓
七、软件细节定制
首先，根据实际配合流程，需要对细节进行定制、比如预售出库需要有特殊功能，有时需要按照过账数量打印、有时需要按照出库数量打印，打印的产品单位也不同。
其次，需要增加额外单据，配合实际业务流程进行操作。
第三，需要增加【经营情况表】、【资产变化情况表】、【特殊权限】等。
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