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信息管理措施

天津新世界新汇华庭发展项目施工工程标段二

信息管理制度

编制人：

审核人：

审批人：

编制单位：

中建三局建设工程股份有限公司

天津新世界新汇华庭发展项目部

编制日期：

2012年12月12日

1.前言

根据项目发展的需要，为了保持项目与公司、局、外界做到有效的信息交流与沟通，特编制此措施，以促进信息化管理。

2.项目信息沟通管理目标

保证项目各种相关信息的有效获得，并及时、准确地处理获得的信息并反馈信息，保证信息获得、处理及反馈渠道的畅通。

为工程的顺利施工提供必要条件。

3.项目信息管理范围

项目信息管理包括在项目决策、施工和物资采购过程中，以及其他与项目建设有关的信息。

包括但不限于：

（1）与企业（含局）有关的信息、与建设方有关的信息、与设计方有关的信息、与监理方有关的信息、与政府部门及行业管理机构有关的信息、与分包及劳务方有关的信息、与供应商、租赁商有关的信息。

（2）项目部内部的主要信息：

资金管理、机构人员管理、技术管理、行政事务管理、物资管理、机械设备管理、分包管理、合同管理、成本管理、进度管理、质量管理、安全管理、环保管理等。

（3）中国建筑第四工程局综合项目管理系统。

4.信息管理办法

4.1成立信息管理小组

以项目经理为总负责人，主要以生产经理、技术和商务部门为主，综合、质量、安全、物资、设备部门及各区域配合，制定小组工作职责，明确小组成员工作职责，制定各部门信息管理工作职责，指定各部门信息管理员。

解决信息管理机构、人员及工作职责，确保信息管理工作的顺利进行。

管理小组组织机构图如下所示：

序号

姓名

职务

联系方式

序号

姓名

职务

联系方式

杨艳军

项目经理

林爱

内业技术员

杨清晨

项目副经理

邓素荣

后勤负责人

刘跃进

项目书记

田隆强

试验工程师

陈业林

项目总工

周青山

保卫负责人

肖春娇

商务经理

王红伟

钢筋工程师

吴尧

材料工程师

张美珍

劳资员兼库管

周洋

质量工程师

占文明

安全总监

雷桢

土建工程师

赵舒

土建工程师

朱晓璐

土建工程师兼计划员

安宏涛

土建工程师

吴成友

机电工程师

4.2编制信息管理手册

主要内容包括：

管理的任务；信息管理的任务分工表和管理职能分工表；信息的分类；信息的编码体系和编码；信息输入输出模型；各项信息管理工作的工作流程图；信息流程图；信息处理的工作平台及其使用规定；各种报表和报告的格式，以及报告周期；项目进展的周报、月度报告、季度报告、年度报告和工程总报告的内容及其编制。

4.3制定管理制度

建立信息管理责任制度；工程档案管理制度；信息管理的保密制度；收发文制度；会议交流制度；重要会议控制制度。

4.4定时召开信息管理例会

可以每月召开一次信息管理例会（与生产例会冲突时可以同时进行），讨论并解决信息管理工作问题。

4.5建立项目信息交流平台

设置网络信息处理平台，设置电脑、电话机、对讲机等硬件设备，用于交流、传递和获取相关数据。

收集、借鉴、运用相应的信息管理资料，为信息管理提供相应的参考和解决办法。

如购买相应的软件系统（梦龙、CAD、天正软件，PKPM安全计算，广联达、神机妙算预算等）、网络计划控制系统、资料信息管理系统，安全、技术资料有关编制指南等。

5.信息分类、排序及要求

5.1信息按不同分类方法，可以分很多种，建议用第二、三、四种对信息进行分类管理：

（1）按层次划分：

战略性信息、管理性信息、业务性信息。

（2）按项目实施的工作流程划分：

计划信息、执行信息、检查信息、反馈信息。

（3）按信息来源划分：

投资控制信息、进度控制信息、质量控制信息、合同管理信息、安全控制信息。

（4）按信息性质划分：

组织类信息、管理类信息、经济类信息，技术类信息。

（5）按信息稳定性划分：

固定信息、流动信息。

5.2信息排序及要求

（1）不管哪一种信息，只要获得或需要传达就要及时将相关信息按规定的程序要求进行处理，处理方法主要采用局域网、收、发文或会议形式进行。

（2）对不同的信息要进行合理的编码，最好采用一个编码系统，以便分类和信息共享。

5.3信息跟踪、控制及要求

（1）信息管理小组要派专人进行跟踪，要随着工程的进度，按照项目信息管理的要求，及时整理、录入项目管理信息。

（2）信息资料要真实、准确、快捷。

（3）信息更新或变化后，要及时更新或标识，以免混淆不清。

（4）所收到或发出的信息，一定要经项目经理部有关负责人审核签字或同意后，方可执行或录入计算机信息系统内，并保存审核签字等原件依据，以确保信息的有效性和真实性。

（5）任何未经验证的口头信息不能作为项目管理中的有效信息。

（6）认真做好信息编号、编码工作，以时间或类别的形式分别进行编号，保证各种信息条理清楚、清晰明了。

其编写原则是：

惟一确定性和通用性。

（7）认真做好信息保管工作（如发、收文本、各种记录等要妥善保管），采取各种措施防止丢失。

（8）要认真负责信息处理平台、系统、软件的建立和运行维护工作，确保信息管理工作有效运行。

（9）项目实施过程中信息管理手册要进行必要的修改和补充，信息管理小组定期检查并督促其执行。

5.4必需的资源和费用预算

序号

资源名称

数量

单价（元）

合价（元）

备注

电脑

3800

76000

其中部分为笔记本电脑

路由器

160

1600

网线

1条专线

1200元/月

打印、复印机

1200

4800

电话

100

2000

对讲机

800

64000

5.5各部门必备的应用软件

部门

软件

负责人

质量部

AutoCAD2008、天正建筑8、Office2010

杨鹏飞

商务部

广联达、、AutoCAD2007、天正建筑8、Office2010

吴全兵

技术部

AutoCAD2007、天正建筑8、PKPM、Project2003

陈业林

各部门软件由各部门负责人负责管理，只能在项目内部使用，严禁泄露和外借使用。

6.信息安全与保密管理

（1）制定信息保密管理制度，并严格按制度执行。

（2）严格执行信息收发管理制度，信息收到后签收确认并及时处理，专人妥善保管。

信息发出时要采取对方签字确认、填写备忘录等手段保证确认信息的有效发出，保证发出信息的可追溯。

（3）重要信息要严格执行信息备份制度，纸质文件复印，保存正件、电子文件不同电脑备份或定期刻录光盘备份。

（4）各部门确定信息资料专人管理，并定期整理移交项目资料中心存查。

项目资料中心定期移交企业档案资料管理部门。

（5）项目资料中心为重点防火防盗管理部门，要运用各种防火防盗措施，确保安全。

（6）项目局域网络需要采取电子安全措施防盗，项目利用公共网络平台收集传递信息要注意运用正版杀毒软件，定期查杀病毒，保证资料不受篡改及销毁。

7.考核及奖罚

信息管理工作是项目管理工作中一项非常重要的工作，获取相关信息，并及时准确地处理、反馈信息是非常重要的，重要信息的丢失及未及时处理重要信息，会对项目管理带来无法估量的损失，所以，必须对项目信息管理工作进行定期考核，并根据考核结果进行奖罚。

7.1考核

考核周期一般定为三个月，考核依据为工作责任制。

项目经理负责对项目各部门及人员进行考核。

企业相关部门负责对项目信息管理工作进行考核。

7.2奖罚

对及时有效地收集整理、正确处理信息的部门及人员要及时进行奖励及表扬。

对丢失及延误重要信息的处理反馈的部门及人员，要进行必要的处罚。

三是要确定法律法规的收集渠道，如购置、网上下载、借阅。

其次，要关注地方政府和其他管理部门的要求。

建筑工程项目在实现过程中有特定的区域性，地方政府和其他管理部门的要求是项目实现必须关注的。

项目管理人员要主动与当地政府机构和有关部门取得必要的联系，准确获得他们的相关要求。

再次，要加强对设计文件的审核。

照图施工是建设工程项目最起码的要求。

建筑工程项目在获取施工图纸后，要组织相关人员对图纸进行认真的自审，对发现的问题要主动与建设方和设计单位取得联系，对相应的设计变更要做到及时、准确。

然后，要重视建设方和监理方的要求。

建筑施工项目要认真对待工程例会、监理通知等信息源，对相应信息要汇总、分类。

最后，要做好内部信息的收集工作。

建筑工程项目实现是项目团队的整体行为，涉及人员、物资、设备、技术管理等多方面。

产生的信息源也诸多。

所以，要使项目有序、可控的进行，内部信息的收集是十分必要的。

中国建筑第四工程局有限公司项目管理表格

项目部信息及沟通需求识别表

表格编号

CCFED—PM—1701

项目名称及编码

中天会展城B区

版本号

项目基本情况

建筑面积139万m2，总造价21亿

一、与企业有关的信息

要点

时间性质

联系人

责任人

审批人

企业至

项目部

项目投标资料

工程开工前

袁婧

周婉娇

项目策划书

工程开工前

朱春莲

陈寿忠

项目管理责任书

工程开工前

祝捷

龙章毅

项目管理能力考核或项目检查考核

按工程进度

分公司各部门

各模块负责人

陈志群

项目部

至企业

项目管理实施计划

工程开工前

龙章毅

陈志群

项目各模块管理

按工程进度

龙章毅

各模块负责人

陈志群

项目结算

工程竣工后

陈剑智

周婉娇

项目资料整理、归档、移交

工程竣工后

赵兵

任远敏

陈寿忠

二、与建设方有关的信息

要点

时间性质

联系人

责任人

审批人

建设方至

项目部

施工图纸

工程开工前

徐华刚

张红权

杨燕虹

测量控制点

工程开工前

徐华刚

张红权

项目部至

建设方

进度报量及付款申请书

按工程进度

陈剑智

龙章毅

工程联系函、工作联系单

按工程进度

钟震

任远敏

龙章毅

三、与设计方有关的信息

要点

时间性质

联系人

责任人

审批人

设计至

项目部

设计变更通知

按工程进度

任远敏

陈寿忠

…

项目部

至设计

图纸会审纪要

按工程进度

任远敏

陈寿忠

技术核定单

按工程进度

任远敏

陈寿忠

四、与监理有关的信息

时间性质

联系人

责任人

审批人

监理至

项目部

监理例会纪要

按工程进度

韩卫娜

聂明

监理通知单

按工程进度

韩卫娜

聂明

项目部

至监理

施工组织设计

图纸收到后一个月内

任远敏

施工方案

按工程进度

任远敏

五、与政府部门、行业管理机构有关的信息

要点

时间性质

联系人

责任人

审批人

政府对

项目

建筑市场管理政策

工程开工前

郑建平

龙章毅

…

项目报

政府

工程检查、验收资料

按工程进度

任远敏、郑建平、武德起

龙章毅

六、与社区及公共服务部门有关的信息

要点

时间性质

联系人

责任人

审批人

社区对

项目

市政管理规定

工程开工前

刘露

唐学文

龙章毅

…

项目对

社区

…

七、与分包及劳务有关的信息

要点

时间性质

联系人

责任人

审批人

项目部

对分包

施工计划指令

按工程进度

张景洪

龙章毅

分包对

项目部

进度付款申请

按工程进度

陈剑智

龙章毅

八、与供应商（或租赁商）有关的信息

要点

时间性质

联系人

责任人

审批人

项目对

供应商

材料或设备进场通知

按工程进度

宋小燕、武德起

龙章毅

材料、设备检查

按工程进度

宋小燕、武德起

龙章毅

供应商

对项目

付款申请

按工程进度

宋小燕、武德起

龙章毅

九、项目部内部主要信息

序号

分类

主要信息内容

时间性质

去向

责任人

审批人

1、

项目资金管理

①

现金流测算

按工程进度

财务部

潘丽芬

龙章毅

项目机构及人员管理

①

人员定编

按工程进度

综合部

龙娇

龙章毅

项目技术管理

①

技术标准、规范

工程开工前

技术部、质量部

任远敏

郭春均

龙章毅

项目行政事务管理

①

项目资产

按工程进度

综合部

刘露

龙章毅

项目物资管理

①

采购计划

按工程进度

材料部

宋小燕

龙章毅

项目机械管理

采购计划

按工程进度

设备部

武德起

龙章毅

②

项目分包管理

分包执行情况检查

按工程进度

商务部

陈剑智

龙章毅

②

项目合同管理

合同及时性、执行情况检查

按工程进度

商务部

陈剑智

龙章毅

②

项目成本管理

成本测算、控制、成本分析

按工程进度

商务部

陈剑智

龙章毅

②

项目进度管理

进度计划的监督、调整

按工程进度

各区域

张景洪

龙章毅

②

项目质量管理

质量制度、检查

按工程进度

质量部

郭春均

龙章毅

②

项目安全管理

安全制度、检查

按工程进度

安全部

郑建平

龙章毅

②

项目环保管理

环境制度、检查

按工程进度

安全部

郑建平

龙章毅

②

编制

审核

批准

时间

中国建筑第四工程局有限公司项目管理表格

项目部信息管理计划编制表

表格编号

CCFED—PM—1702

项目名称及编码

中天会展城B区

项目基本情况

建筑面积139万m2，合同造价21亿

项目部信息管理计划编制依据

序号

项目前期工作事项

完成程度

生成时间

联系人

联系方式

项目部信息沟通需求识别

工程开工前

龙章毅

项目部组织机构及职责

工程开工前

龙章毅

企业有关信息管理制度

工程开工前

龙章毅

项目所在地信息基础设施水平

工程开工前

龙章毅

项目与有关各方沟通需要规定

工程开工前

龙章毅

建设、安全、电力、燃气、通信、

水、卫生、公路、消防、公安、税

务等部门联系人及方式

工程开工前

龙章毅

项目部信息管理计划编制安排

序号

策划项目

有关要点

责任部门

或人员

完成期限

实际完成

对企业的信息管理

综合部、技术部

随工程进度

对主业的信息管理

技术部

随工程进度

对设计的信息管理

技术部

随工程进度

对监理的信息管理

技术部

随工程进度

对分包的信息管理

商务部

随工程进度

供应商、租赁商的信息管理

商务部、材料部、设备部

随工程进度

对社区及公共服务单位的信

息管理

综合部

随工程进度

项目部内部信息管理

综合部

随工程进度

项目信息管理设备、器械、

装备配备及管理

综合部

随工程进度

项目信息管理机构及职责

技术部

随工程进度

项目会议管理

综合部

随工程进度

项目文件资料、照片管理

综合部、技术部

随工程进度

项目数据库建设

中建四局

随工程进度

项目内外宣传报到管理

综合部

随工程进度

项目保密管理制度

技术部

随工程进度

项目信息管理考核制度

技术部

随工程进度

项目内外通讯联络方式

综合部

随工程进度

编制

审核

批准

时间

中国建筑第四工程局有限公司项目管理表格

综合项目管理系统数据录入责任表

表格编号

CCFED—PM—1703

项目名称及编号

中天会展城B区

序号

分类

主要职责

责任部门或人员

完成期限

实际完成

项目经理

督促系统应用

龙章毅

按工程进度

项目信息员

培训、指导系统数据录入、人

员添加、项目立项及权限分配

任远敏

按工程进度

投标管理

工程信息管理

分公司项目管理部

每月5号

按工程进度

投标管理

分公司项目管理部

每月5号

按工程进度

生产管理

签证管理

商务部

每月5号

按工程进度

开工报告及项目奖项

技术部

每月5号

按工程进度

进度管理

进度计划编制

区域经理

每月5号

按工程进度

实际进度填报

技术部

每月5号

按工程进度

形象进度照片

技术部

每月5号

按工程进度

成本管理

总成本计划编制

商务部

每月5号

按工程进度

月度预算成本编制

商务部

每月5号

按工程进度

月度实际成本登记

商务部

每月5号

按工程进度

月度目标成本编制

商务部

每月5号

按工程进度

资金管理

资金计划管理

分公司财务部

每月5号

按工程进度

资金收款管理

分公司财务部

每月5号

按工程进度

资金支出管理

分公司财务部

每月5号

按工程进度

物资管理

物资计划管理

物资部

每月5号

按工程进度

物资现场管理

物资部

每月5号

按工程进度

设备管理

设备资产管理

设备部

每月5号

按工程进度

设备现场管理

设备部

每月5号

按工程进度

技术管理

施工组织设计（方案）管理

技术部

每月5号

按工程进度

技术复核

技术部

每月5号

按工程进度

技术培训（交底）

技术部

每月5号

按工程进度

技术检查及奖项

技术部

每月5号

按工程进度

质量管理

质量工作目标-

质量部

每月5号

按工程进度

质量过程控制

质量部

每月5号

按工程进度

安全管理

安全生产检查及奖罚

安全部

每月5号

按工程进度

安全教育与培训及持证上岗

安全部

每月5号

按工程进度

工伤事故管理

安全部

每月5号

按工程进度

文明工地及体系管理

安全部

每月5号

按工程进度

环境管理

环境因素、指标及消耗等

安全部

每月5号

按工程进度

风险管理

项目风险评估

分公司项目管理部

每月5号

按工程进度

竣工管理

竣工资料及索引

技术部

每月5号

按工程进度

基础信息

供应商、分包商管理

分公司项目管理部、物资部

每月5号

按工程进度

编制

审核

批准

时间

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