行政工作指南Word下载.docx

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（5）每月7日前制作公司绩效考核结果汇总，上报集团人资管延磊（8096-6672）和公司会计作为工资计算依据（6日需要将办公室所有人员、各科长当月的绩效考核表打印出来，找每个人签字，然后将考核表分别交给袁科、王总）。

（6）每月17日前盘点办公用品库存，并在询问办公室人员后，列办公用品采购明细，连同办公用品库存盘点表报集团人资姜仕桂（8096-6672）处进行购买。

（7）每月25日前给集团人资管延磊（8096-6672）上报公司各科室下月工作计划汇总，其中综合管理科的收入、支出的具体数字参见当年的工作计划财务附表1，不用参考财务的当月资金计划。

（8）每月28日左右向各科长索要物业公司次月的排班表（维修、配电室、保安、保洁、办公室）经王总签字后，复印两份分别报集团人资王丹（8096-6672）、总裁办辛贤淼（8096-6605）备案。

（9）每月袁科会将集团、工艺品城、康斯汀、盛科文化四个部门的物业费以“工作联系单”的方式报给以上四个公司，由行政文员送给以上四个部门，并跟进收单部门申请物业费的进度。

集团——辛贤淼8096-6605

工艺品城——姜霏霏8096-6686

康斯汀——任总；

盛科文化：

李静8965-5570

二、日常工作流程

（一）文件审批流程

1、涉及到金额的相关文件

在公司日常工作中，最常见的涉及到金额支出的公文有以下几种形式：

业务报告书、支出决议书、借款单。

业务报告书

单纯的业务报告书是主要为了向上级部门说明某项事宜，并不存在以单纯的业务报告书就可以申请款项，它只是申请款项的一个“说明书”，物业公司的业务报告书内容一般包括：

申请款项的用途、某项事情的立项报告、物业费优惠的相关事宜等，如提报人仅仅给了你一份业务报告书：

金额小于等于1万元的，由王总签字即可完成该份文书的审批流程；

金额大于1万元小于10万元的，在王总签字后，还要由姜董签字才能完成该份文书的审批流程。

金额大于10万元的，在王总、姜董签字后，还要由王董签字才能完成该份文书的审批流程。

注：

单纯的业务报告书需要原件存档，将复印件交予提报人。

支出决议书

支出决议书通常是和业务报告书同时出现的，当它们同时出现时，代表该业务报告书所申请的款项已经由收款方开具了发票，在支出决议书上，不仅要有提报人和王总的签字，还要有财务会计陈鹏的签字，会计签字代表对该项支出发票的审核已通过。

接下来的流程同业务报告书一样，经王总签字后，金额小于等于1万元的，此刻就已完成该份文书的审批流程；

金额大于1万元小于10万元的，在王总签字后，还要由姜董签字，金额大于10万元的，在王总签字后，还要经姜董签字，最后由王董签字方可。

在核准方签字后，代表上级领导已对该项支出批准，接下来的最后一道程序就是将“支出决议书+业务报告书”送至财务本部，由陈部长审批，只有经过陈部长审批后拿回的文件，才可以让提报人最后从公司财务拿到相应款项，即领导具有款项的审批权，陈部长具有款项的支付权。

当然，支出决议书也有单独存在的情况，当支出决议书单独存在时，其审批流程和刚才所提到的附业务报告书的支出决议书审批流程一样。

支出决议书单独出现的情况不多，仅仅是一些简单的款项支出，用支出决议书就可以说明款项的用途的时候就不需要附业务报告书了。

借款单

借款单的出现是在收款方尚未出具发票，但我们需要把这笔款项先行支付给对方的情况下使用。

借款单不能单独出现，所有借款单均需附业务报告书，借款单上需要有提报人和王总签字，并简要说明该笔款项的用途。

审批流程也是经经王总签字后，金额小于等于1万元的，此刻就已完成该份文书的审批流程；

在核准方签字后，代表上级领导已对该项支出批准，接下来的最后一道程序就是将借款单送至财务本部，由陈部长最终审批。

注意：

借款单所附的业务报告书在之后发票到位后报销冲账是也要使用。

2、不涉及金额的文书

（1）工作联系单。

工作联系单是指部门之间为了业务需要，以书面的形式向其他部门寻求帮助的一种公文形式。

工作联系单的内容要简单扼要的写清楚请求其他部门协办的事宜。

在右侧要写明协办单位。

经提报人和王总签字后，送至协办部门，在送至协办部门后，要在协办部门领导签字的情况下，拿回已签字工作联系单的复印件存档备查。

其他公司送来的工作联系单需要经王总签字后存档，根据其他公司需要协办的事宜按照科室将复印件交给科长，进而进行协办工作的安排。

需要注意的是：

其他公司送来的工作联系单中涉及到报修项目，首先交给毕善祥进行维修工作的安排调度，工作完成后，附着维修人员维修单（维修单上需有接收维修单位人员的确认签字和维修人员关于维修费用的注明）和工作联系单的复印件将转给毕善祥，毕善祥会以“工作联系单”的方式向报修公司进行款项催要，行政文员需要跟进收单单位的文件审批进度，并将毕善祥写的《工作联系单》签字版复印件交由会计进行催款备案，若收单单位将该款项审批流程完成后，就告诉会计可以去相关部门拿钱了。

（2）合同审批流程表

合同审批流程表是合同审批流程过程中各部门提意见的凭证，在合同开始审批流程前需要附立项报告书。

合同审批流程只需要按照合同审批流程表上的顺序进行相关部门的文件流转即可。

具体参见文件夹“合同”。

（二）考勤管理

每月月初需要由行政文员根据集团人资打印出的打卡记录进行上月部门人员的考勤制作。

1、特殊上班时间：

保安：

白班：

7:

30-19:

00，夜班：

19:

00-7:

30

配电室：

0019:

00

二期：

保洁：

空调：

维修：

2、生产基地打卡机由物业公司管理，每月初需要生产基地保安将打卡机送来，利用桌面上的“考勤管理2.0系统”导出打卡记录，再行制作。

3、交通补贴的制作原则是“来就有”，无论半天班还是一天班，都有交通补贴，但乘坐班车的人不享受交通补贴，物业现有人员中辛贤淼和崔海莲不享受交通补贴。

4、餐费补贴的制作原则是“全天才有”，周六上半天班的人员不享受餐费补贴。

物业公司的配电室人员餐费计算不同于一般人员，他们的餐费补贴天数应该是：

实际出勤天数*12／8

（三）绩效考核

绩效考核每个月根据各部门上交的报表制做一张结果汇总表，

（四）入职、离职、转正人员统计

1、入职人员基本不需要统计，每个月做考勤前可以请人力资源部桂君将上月新入职人员名单发给自己作为考勤依据。

2、离职人员需要填写三张表：

①辞职申请书；

②离职工作清算单；

③工作交接表

行政人员需要在员工离职前确认离职员工的办公用品有无交回、工作证有无交回、是否有工装的情况，并《离职工作清算单》的相应部分（办公用品栏、工作证、工作服）签字。

其次，每张《离职工作清算单》上由财务部、档案室人员签字，这两栏需要由行政人员找会计陈鹏、档案室孙晓杰（她在总裁办，电话8096-6605）两位签字。

保安、保洁人员离职时不需要用《工作交接表》。

维修人员在填写《工作交接表》时需要特别注明仓库领用的工具情况交接，并需要仓库库管栾涛核对后在“监交人”处签字。

3、转正

保安、保洁人员入职后2个月转正，其他人员无特殊情况则3个月转正。

每个月末人资贾阳阳会将下月转正人员发电子版给行政，行政需要通知各部门员工准备写《转正申请》，并打印《员工试用期满考核表》给转正员工或转正员工所在科室的科长。

当待转正员工将《转正申请》和《员工试用期满考核表》交回后，由王总签字后交给人资贾阳阳。

同、收回房屋：

1.承租人擅自将房屋转租、

转让或转借的;

租赁期共年

房屋租赁合同

出租方（甲方）：

，男/女，年月日出生，身份证号码

承租方（乙方）：

甲、乙双方就房屋租赁事宜，达成如下协议：

一、甲方将位于市街道小区X号楼号的房屋出租给乙方居住使用，租赁期限自年月日至年月日，计X个月。

二、本房屋月租金为人民币元，按月/季度/年结算。

每月月初/每季季初/每年年初X日内，乙方向甲方支付全月/季/年租金。

三、乙方租赁期间，水费、电费、取暖费、燃气费、电话费、物业费以及其它由乙方居住而产生的费用由乙方负担。

租赁结束时，乙方须交清欠费。

四、乙方不得随意损坏房屋设施，如需装修或改造，需先征得甲方同意，并承担装修改造费用。

租赁结束时，乙方须将房屋设施恢复原状。

七、发生争议，甲、乙双方友好协商解决。

协商不成时，提请由当地人民法院仲裁。

八、本合同连一式X份，甲、乙双方各执X份，自双方签字之日起生效。

甲方：

乙方：