档案管理程序文件.docx
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档案管理程序文件
江油发电厂企业标准
档案与资料借阅管理标准
Q/JD.2-0530-2002
1主题内容
本标准规定了档案、资料借阅的权限范围、管理内容及检查与考核。
2引用标准
《国营企业档案管理暂行规定》
《电力工业系统科学技术档案工作细则》
3权限范围
3.1职工因工作学习需要均可在档案室查阅借阅档案、科技图书、科技杂志。
3.2所借档案、资料仅限厂内使用，严禁私自向厂外提供。
4管理内容与要求
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4.1借阅档案、资料须出示工作证或所在部门证明，方能查阅、借阅。
4.2借阅人须办理借阅手续，每人每次限借三本科技图书或杂志。
档案数量根据工作需要而定。
借阅重要或密级级别高的档案时，借阅人需经主管厂领导签章同意。
4.3借阅时间不超过两个月，到期必须归还。
确需继续使用者可办理续借一次，时间为一个月。
4.4职工退休或调离本厂应退还所借的各类档案、资料。
4.5外单位人员一般不予办理借阅，确属需要必须经厂领导同意、由责任部门经办人办理，责任由经办人承担。
4.6借阅人应自觉维护档案楼内的整洁，严禁带入火种及高声喧哗。
4.7档案管理人员应做到耐心细致、热情、迅速、准确地为全厂职工提供借阅服务，并严把借出和归还环节。
5检查与考核
借阅人必须爱惜档案、资料，如有损毁遗失，图书、杂志按原书价的两倍赔偿，并按《江油发电厂经济责任制》进行检查与考核，重要的档案资料除承担经济损失外还将追究法律责任。
江油发电厂企业标准
档案保管与图纸修改管理标准
Q/JD.2-0533-2002
1主题内容
本标准规定了档案保管及图纸修改工作的管理、保管条件、工作内容、要求及检查等。
2引用标准
《国营企业档案管理暂行规定》
《科学技术档案工作条例》
《档案库房技术管理暂行规定》
3档案保管、图纸修改工作的管理
3.1档案实行集中保管与分室保管相结合的管理方式，以下档案实行集中保管：
文书、科技档案、会计档案、死亡职工人事档案、多种经营企业档案；对实物和声像档案设分室保管。
3.2集中保管的档案按规定在每年3月底前移交档案室归档。
设实物档案分室（即荣誉馆）保存实物档案；设声像档案分室，保存声像档案。
3.3档案移交必须办理移交手续，由移交单位填写移交清单，经接收人员核实验收，交接双方签章后各存一份备案。
3.4集中保管的档案按不同门类和载体分库或分架保存。
3.5修改已归档的图纸必须经总工程师批准，并有领导签章的修改、补充通知单。
4档案保管条件
4.1档案库房
4.1.1档案库房建设须符合《档案馆建筑设计规范》。
4.1.2库房面积应满足档案的需要，并有一定的余地。
4.1.3库房应有防火、防盗、防光、防有害气体、防潮、防温、防虫、防尘等设施。
4.2档案装具
4.2.1档案柜质量须符合国家有关规定，数量应保证有满足10年以上档案增加的余地。
4.2.2档案的外观质量符合国家要求，须采用国家档案行政部门监制的卷盒。
4.3档案保护
4.3.1配备必要的档案保护设备，如：
消毒设备、缝纫机、复印机、照相机等，每间库房应配备温湿度测试仪、灭火器、空调机、去湿机、通风设施。
4.3.2配备现代化管理设备，如计算机、光盘设备等。
5工作内容及要求
5.1档案保存
5.1.1根据接收的不同门类载体档案，按照《档案分类细则》规定的排列方法进行系统排架。
排架应科学、系统、便于保管和提供利用。
5.1.2绘制案卷存放示意图。
5.1.3补充全宗卷。
5.1.4对移出、遗失的档案经厂长（重要的）或分管领导批后注销。
5.1.5每年11月底以前对库存档案进行核对，做到帐物相符，并做好记录。
5.1.6各类纸质档案须经48小时低温消毒方能入库。
5.1.7对破损或载体变质的档案进行修补和复制。
5.1.8对录音、录像等磁介质档案每半年播放一次、每年拷贝一次。
5.1.9每天应对档案库房的“八防”情况进行检查，做好记录，发现问题应及时反映或处理。
5.1.10积极利用档案管理现代化设备，逐步将各门类和载体档案录入计算机，制作成光盘，提供利用，减少档案原件的利用频率，延长档案寿命。
5.2图纸修改
5.2.1图纸修改内容较小时，可直接在图面“杠改”、“刮改”或者发送“变更通知单”，采用“杠改”、“刮改”时应在修改处标注“修改标记”。
5.2.2图纸修改内容较多时，应另出新图代替，原来图纸作废，新图列入原图子目录，并且注明所代替的原图图号，作废的图纸应注明新图的编号，并另行保管。
6检查与考核
本标准的执行情况由档案室每年12月进行一次检查，并按《江油发电厂经济责任制》进行考核。
江油发电厂企业标准
档案保密工作管理标准
Q/JD.2-0532-2002
1主题内容
本标准规定了档案保密范围、密级、保密时限、管理内容、要求与检查等。
2引用标准
《中华人民共和国保守国家秘密法》
《电力工业国家秘密及其密级具体范围的规定》
3档案保密范围
3.1凡涉及国家安全和利益，在一定时间内只限于一定范围的人员知悉的档案。
3.2中央、省、市、电力行业关于生产技术、经营管理、科研项目等工作形成的需要保密的档案。
4密级及保密项目
4.1档案密级分为绝密、机密、秘密三级。
4.1.1绝密档案是指一旦泄露会使国家、企业的安全和利益受到特别严重损害的档案。
4.1.2机密档案是指一旦泄露会使国家、企业的安全和利益受到严重损害的档案。
4.1.3秘密档案是指一旦泄露会使国家、企业的安全和利益受到损害的档案。
4.2保密项目
4.2.1机密档案
4.2.1.1涉及国防、军工生产的发供用电规划、计划和统计资料。
4.2.1.2发电设备的年度、中长期进口计划、规划。
4.2.1.3电力工程对外招标的标底、评价情况、对外投标报价计算依据、
定标签约前的工程概算。
4.2.1.4具有国防先进水平和特别重大经济效益的科技成果的核心部分。
4.2.1.5厂党委会、厂长办公会记录。
4.2.1.6厂后备干部名单、登记表及考核材料。
4.2.2秘密级档案
4.2.2.1厂综合统计历史资料和专题统计资料。
4.2.2.2工程设防标准。
4.2.2.3厂区地震资料，观测整编成果及原始资料。
4.2.2.4重、特大设备质量、技术事故情况。
4.2.2.5工程招投标标书、标底。
4.2.2.6重要的审计、监察、纪检报告、报表。
4.2.2.7检举揭发违纪案件及调查处理的文件材料。
4.2.2.8干部、人事和公安等专门档案。
4.2.2.9发展党员的规划，党员和党组织分布情况等统计报表。
5保密时限
5.1绝密级档案的保密时限不超过30年，特殊要求除外（下同）。
5.2机密级档案的保密时限不超过20年。
5.3秘密级档案的保密时限不超过10年。
5.4保密期限在一年及以上的按年计，在一年以内的按月计。
5.5归档材料中有密级要求的，须注明保密时限。
5.6保密时限到期，经核准可升密、降密或解密。
6管理内容及要求
6.1密级档案须严格管理，并在案卷封面、案卷目录上注明密级及保密时限。
6.2密级档案禁止借阅，查阅应符合规定的查阅身份，否则应经厂领导批准后方可提供查阅，查阅须档案人员监阅、禁止抄录、复制。
6.3因工作确须抄录、复制密级档案的，须经厂领导批准，并严格作好记录。
6.4密级档案的清退、销毁须按有关规定严格执行。
6.5档案人员须严格执行保密工作的有关规定，防止失、泄秘密。
7检查与考核
本标准的执行情况由厂保密委员会每年底进行检查，按《江油发电厂经济责任制》进行考核。
对违反保密法规造成损失的，按有关规定追究其责任或予以处罚。
江油发电厂企业标准
档案材料复制管理标准
Q/JD.2-0529-2002
1主题内容
本标准规定了档案材料复制管理的职能，管理内容及要求，检查与考核等。
2管理职能
2.1档案材料的复制工作归口于档案部门，由档案专职复制员负责，一般不得外送复制。
2.2本部门配备的复图机、复印机、扫描仪一般只复制本部门业务材料，并做好详细记录，禁止复制借出的档案材料，特殊需要须经档案部门同意。
2.3档案材料的复制须由需要部门申请，部门及厂领导批准。
2.4运转中的文件材料的复制由主办单位办理。
2.5密级档案材料的复制须按规定审批后，由档案人员监印。
2.6档案室原则上不受理与生产管理无关的复、扫描工作。
2.7复制员须坚持原则，履行岗位职责，严格执行复制审批手续，保守秘密。
3管理内容及要求
3.1档案人员收集的应归档的科技材料，在归档前须及时复制发放有关单位或领导。
3.2发放档案材料复制件须加盖档案发放专用印章，禁止使用未加盖档案发放专用印章的档案复制件，否则后果自负。
3.3发放档案复制件必须认真填写发放记录，并经收件人签字，妥善保管。
3.4复、扫描档案、资料数量应严格控制在满足生产和技术管理需要的范围内，申请人必需填写《申请单》。
3.4档案复制件应指定专人妥善保管，防止丢失。
积极提供给本单位工作人员利用，并做好借还登记。
3.5档案复制件一般不对外提供。
特殊需要须经厂领导批准，并按有关规定收费。
3.6复制室属机要重地，未经允许不得入内；印废的图纸材料必须妥善处理，防止失密。
4检查与考核
本标准的执行情况由档案室每月进行一次检查，按《江油发电厂经济责任制》进行考核。
江油发电厂企业标准
档案管理标准
Q/JD.2-0522-2002
1适用范围
本标准规定了江油发电厂档案管理的原则、档案管理系统、管理内容及要求、检查和考核。
2引用标准及政策文件
《中华人民共和国档案法》
《国营企业档案管理暂行规定》
3名词术语
档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史纪录。
企业档案是企业在各项活动中形成的全部档案的总和。
档案工作是指档案行政管理、档案收集、整理、保管、提供利用及档案教育、科研、宣传、外交活动等工作。
4原则
4.1坚持统一领导的原则。
即全厂档案工作实行统一安排布置和检查考核。
4.2坚持统一制度的原则。
即全厂档案工作按厂级制度（标准）执行。
4.3坚持集中管理的原则。
即全厂主要档案实行集中管理，防止档案散失。
5管理系统
5.1档案工作在四川省电力公司的直接领导下开展工作，接受省市档案行政管理部门的执法监督、检查和指导。
5.2建立以生产副厂长或总工程师为首，由各主要职能部门、生产及多经单位的业务负责人组成的档案工作领导考核小组，领导全厂档案管理工作，其职责是：
5.2.1组织贯彻实施《中华人民共和国档案法》和上级颁发的档案工作法令、法规、方针、政策，领导档案管理工作。
5.2.2监督、检查、考核厂属各单位的工作人员执行档案管理规章制度情况，保证有关经济责任的落实。
5.2.3研究、处理档案工作的重大问题，审查档案管理标准，确定档案工作的目标规划，创建一流的档案工作。
5.2.4组织协调和处理厂内外发生的档案及档案业务纠纷，保护当事人的合法权益。
5.2.5审查档案的鉴定结果，审批档案的存毁。
5.2.6审查确认档案编研成果，提出奖励意见。
5.2.7对违反档案法规的单位和个人按规定进行处罚。
5.3档案室是厂档案行政管理的职能部门，也是收集保管档案的业务机构，业务上受省公司档案处和地方档案局指导，在生产副厂长（总工程师）、生技部的直接领导下工作，实施档案工作集中统一管理，是档案管理系统的核心，其职责是：
5.3.1监督指导厂属各单位形成的各类档案材料的收集整理、立卷归档工作。
5.3.2负责集中统一管理本厂科技档案、文书档案、财务档案、多经档案、已故职工人事档案和科技图书资料，对档案实行科学管理。
5.3.3组织档案信息开发，积极提供利用，为本厂各项工作服务。
5.3.4负责监督指导和检查厂属各单位的档案工作。
5.3.5负责组织专兼职档案人员的业务培训、考核、评比工作。
5.3.6贯彻执行档案工作的法律、法规及方针政策，建立健全档案室的各项规章制度并贯彻执行。
5.3.7完成上级交办任务。
5.4根据档案工作需要厂成立档案管理三级网，各职能部门或班组技术负责人兼任档案管理员，全面负责本部门档案管理工作。
其职责是：
5.4.1传达贯彻档案工作的有关精神，组织和领导本部门（班组）的档案工作。
5.4.2负责收集本部门产生的属于归档范围内的档案材料，送档案室存档。
5.4.3指导和协调所管辖部门（班组）的档案工作，反映本部门档案工作的具体问题，并提出处理意见。
5.4.4协助有关部门对违反档案法规的行为和事件进行调查、处理。
5.4.5协调档案鉴定，档案利用开发等工作。
5.4.6完成上级交办的档案业务工作。
6管理内容及要求
6.1按照“三同时”、“四纳入”的管理方法，建立健全档案管理规章制度（标准），并认真贯彻执行，确保档案的完整、准确、系统。
6.2属于本厂归档范围内文件材料（下简称应归档材料）必须按规定整理、移交档案室归档。
任何单位和个人不得据为己有，本厂规定不得归档的材料，禁止擅自归档。
6.3属于城市建设范围内的档案和其他专业档案按电力工业部（国家电力公司）的规定执行。
6.4实行文书、档案人员和部门立卷相结合的方式收集、整理归档材料。
即文书档案由厂属各单位文书员立卷归档；科技档案由档案人员整理归档；会计档案、死亡职工人事档案由相应部门立卷归档，定期移交档案室保管；声像档案、实物档案、公安业务档案、干部人事档案、劳动人事档案分别由相应职能部门收集、整理、立卷归档，分库保管。
6.5应归档材料的收集、分类、立卷、归档、保管，统一按本厂有关标准执行。
6.6厂档案的利用采取部门或专业对口开放权限管理方式，一般不对社会开放。
特殊情况必须经厂领导批准方可开放。
6.7根据企业发展和档案工作实际需要，采用先进技术并及时配置、更新档案设施、设备，逐步实现档案管理现代化。
6.8档案管理人员按“精简、效能”的原则配备。
档案管理人员应具备中专及以上学历或初级专业技术职务任职资格，档案部门负责人应具有大专及以上学历或中级及以上专业技术职务任职资格，档案人员享受专业技术人员同等待遇。
7检查与考核
7.1对在档案工作中作出重要成绩的或开发利用档案取得显著经济效益的单位和个人给予奖励；对违反档案规章制度（标准），造成泄密和经济损失者，按有关规定给予处罚；对违反档案法规，构成犯罪的，送有关机关依法处理。
7.2本标准由厂档案工作领导考核小组每半年进行一次检查，并按《江油发电厂经济责任制》进行考核。
江油发电厂企业标准
档案鉴定与销毁管理标准
Q/JD.2-0531-2002
1主题内容
本标准规定了档案鉴定、销毁工作的组织、管理、内容、方法、要求及检查等。
2引用标准
《国营企业档案管理暂行规定》
《科学技术档案工作条例》
3档案鉴定的组织与管理
3.1厂成立档案鉴定委员会，负责组织和领导档案鉴定、销毁工作，其组成情况如下：
主任：
生产副厂长
副主任：
总工程师和经营副厂长
成员：
生技、文书档案、财务、档案部门负责人。
3.2档案鉴定委员会下设文书、科技、会计等专业鉴定小组，具体负责鉴定工作。
3.2.1文书档案小组由以下岗位人员组成：
组长：
厂长办公室主任
副组长：
党委工作部主任
成员：
行政文书、党群文书、组干专责、劳资专责、文书档案员。
3.2.2科技档案鉴定小组由以下岗位人员组成：
组长：
生产技术部主任
副组长：
生产技术部副主任
成员：
生产技术部机、炉、电、热、焊接、化学环保、土建、科技专责，车间检修专责、运行专责，科技档案管理员。
3.2.3财务档案鉴定小组组成如下：
组长：
财务经营部主任
副组长：
审计部主任
成员：
财务部经营部会计、审计专责、会计档案管理人员。
3.3档案鉴定工作按计划开展，一般5年开展一次，收集档案材料的鉴定由档案室随收集情况进行。
3.4各类档案由鉴定人员分专业鉴定，鉴定小组组长审核，鉴定委员批准。
3.5对无保存价值的文书、科技档案经厂鉴定委员会批准，财务档案经省电力公司批准后，进行销毁。
销毁工作由鉴定委员会成员一名、档案人员一名监督执行。
4鉴定的内容
4.1收集和接收的档案材料。
4.2到期或超过保管期限的档案（下简称“档案的鉴定”）。
5鉴定方法及要求
5.1采用直接鉴定法对收集、接收的档案材料和到期或超过保管期限的档案进行鉴定。
5.2收集和接收档案材料的鉴定。
5.2.1文书档案按部门和收发文字号，科技档案按工程项目，会计档案按形式，对照归档范围，判定各项归档情况，并做好缺交情况记录。
5.2.2对科技档案材料内容符合实际情况进行考证，确保档案的准确性一般采取核对法鉴定，并做好不准确情况记录。
5.2.3判定各工程项目，各部门及各种形式的档案材料之间的关联性、成套性、鉴定收集档案材料的系统性。
5.2.4根据档案材料的内容，对照归档范围和保管期限，鉴定档案材料的价值，剔出不归档材料，确定其保管期限。
5.2.5判定档案材料的编制质量，纸张笔墨等，书写材料是否符合长期保管的要求，签字、印章、日期是否完备，并做好记录。
5.2.6接收档案须鉴定其案卷质量是否符合国家规定要求。
5.2.7接收档案材料的鉴定情况按部门、工程项目、形式进行记录，并利用鉴定结论补充收集，重新编制有关材料。
5.3档案的鉴定。
5.3.1按时间标准进行档案鉴定，以档案保管期限为依据，剔出到期或超过保管期限的档案案卷；以设备、设施变更、报废手续为依据、剔出相应设备设施档案案卷。
剔出案卷必须准确，严禁将不到期档案和未变更、报废设备设施档案剔除。
5.3.2按需要标准进行档案价值鉴定，以解决生产、建设、管理日常生活等具体问题的实际需要为依据保留相关档案；以开展学术研究的需要为依据鉴定相关档案。
剔除出无关的档案，研究分析其与保存档案的相关性确定存毁。
填写鉴定表，注明存毁原因。
5.3.3对无保存价值的档案，填写销毁清单。
5.4鉴定结果应由鉴定小组向鉴定委员会提交一份鉴定工作情况的书面报告，并附上应销毁档案清册和档案鉴定表。
5.5鉴定委员会进行对档案鉴定全面审核（其中财务档案的鉴定情况须报省电力公司）批准。
5.6对具有保存价值的档案重新确定（延长）保管期限。
一般再保存一个与原来相同的保管期限，并修改案卷封皮，按原卷保存。
5.7应销毁档案一般单独保留五年后再组织销毁，财务档案经批准后即可组织销毁。
6检查与考核
本标准的执行情况由厂档案工作领导小组每年检查一次，并按《江油发电厂经济责任制》进行考核。
江油发电厂企业标准
档案开发利用管理标准
Q/JD.2-0527-2002
1主题内容
本标准规定了档案利用的权限范围、档案信息开发、档案的利用服务。
2引用标准
《国营企业档案管理暂行规定》
《科学技术档案工作条例》
《开发利用科学技术档案信息资源暂行办法》
3档案利用的权限范围
3.1档案采取“专业对口开放”的方式提供利用，即从事某专业人员允许查阅本专业的档案，原则上不允许查阅利用非所从事专业的档案。
3.2确因工作需要查阅非本人从事专业档案的或秘密级及以上密级档案的须经档案产生部门领导或厂领导批准。
3.3职工本人不允许查阅利用自己的档案，确实需要的须经组织人事部门查询，出据有关证明材料。
3.4档案一般不对社会开放，凡需查询利用须经厂领导批准，并按有关规定收费。
4档案信息的开发
4.1各级各类专业技术人员、管理人员和专职档案人员有利用本专业档案，开发档案信息资源的义务。
4.2档案信息开发主要是利用档案进行二次整理、编制大事记、基础数据汇集、工程大事记、工程概况、图集、文件汇编、组织机构沿革等。
4.3在“二次”整理的基础上，对各类信息进行分析、比较研究后，综合加工编制出新的信息，进行深层次的加工，形成各种专题报告、情报、论文等。
4.4凡利用档案形成的成果，经审查具有查考及以上价值的均可按本厂合理化建议的规定予以奖励。
4.5开发档案信息取得的成果，按年度刊印发放到相关部门或人员，以供查考利用。
5档案利用及服务
5.1开展“档案利用优质服务”活动，做到调卷迅速、准确、服务态度好。
查全率、查准率应达到98%以上。
5.2采取分发目录、电话调卷、开架阅览等多种服务形式。
5.2.1科技档案采取分发目录、网上查询档案检索系统等形式开展服务。
目录按专业对口分发到处室一级。
5.2.2各类档案均可采用电话调卷，但档案人员须详细了解调卷人的情况，并符合查阅档案的有关规定。
5.2.3科技资料采取开架阅览方式，出入库严格作好记录。
5.3档案人员要通过参加生产、经营的有关会议，深入基层调查、了解档案利用的要求，主动提供档案信息服务。
对新收集到的科技资料应按规定复印发放有关单位，及时发挥其作用。
5.4利用档案必须符合有关规定，自觉保护档案。
在利用档案后，档案人员须认真检查，发现问题及时处理。
5.4.1利用档案严禁在档案实体上画、杠、改以及作任何标记，确保档案的原貌和整洁。
5.4.2利用档案严禁折、撕档案张页，未经允许不得抄录、复制档案。
5.4.3利用档案应妥善保管、不得遗失。
5.4.4凡利用档案后均应及时填写《档案利用信息反馈表》。
5.5档案人员须根据档案利用信息反馈按《利用科学技术档案所创经济利益计算方法》计算利用档案所创的经济效益。
6检查与考核
6.1本标准执行情况每季度定期检查，由档案工作领导小组按《江油发电厂经济责任制》进行考核。
6.2对利用档案取得一定经济效益的利用者，将按厂合理化建议奖励办法予以奖励，对取得十万元及以上效益的项目，按四川省电力公司和四川省档案局的规定申报档案利用成果，并给予奖励。
江油发电厂企业标准
档案库房管理标准
Q/JD.2-0528-2002
1主题内容
本标准规定了库房的安全、清洁卫生、设施设备、出入库档案及档案库房的管理、要求及检查等。
2引用标准
《档案库房技术管理暂行规定》
3档案库房管理
3.1档案库房的管理实行专库专人管理，即谁分管的档案所用库房由谁负责库房的管理工作。
3.2档案库房的管理主要包括库房的安全、清洁卫生、设施设备、库藏检查等工作。
4档案库房安全管理
4.1除开架阅览库房外，非分管人员不得进入库房。
领导进入库房须由分管人员陪同。
节假日及业余时间，未经档案部门负责人同意，档案人员不得进入库房。
4.2外单位参观库房须经档案部门负责人同意，并向参观人员介绍入库要求后方可在档案人员的带领下参观。
4.3进出档案库房的要求
4.3.1严禁携带易燃、易爆、易污染物品和包、袋等私人用品。
4.3.2库房内严禁吸烟。
4.3.3未经允许严禁摘抄档案。
4.4库房门锁的钥匙由分管库房的档案人员专管一套。
4.5每天下班前须认真检查库房内各种电器电源是否断开，门窗是否关严，发
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