展会分工明细及流程.docx

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展会分工明细及流程

2008第四届全国汽车用品（郑州）交易会

暨第四届汽车羊剪绒产品订货会

一、组织机构：

主办单位：

中国汽车用品行业联合会

中国汽车维修行业协会

郑州市人民政府

承办单位：

宏达国际车业广场

郑州鑫达实业有限公司

二、交易会时间：

2008年6月30日——7月2日

三、交易会地点：

郑州国际会展中心

四、活动内容：

汽车用品展销/订货/行业交流/主题活动

五、展会流程：

6月30日—7月2日09：

00—17：

展销/订货/行业交流

6月28日09：

00——17：

29日09：

00——21：

参展商全体布展，

地点：

会展中心一层展馆

6月30日08：

30——16：

参观商报到、登记、领参观证

7月1日——2日09：

00——16：

参观商报到、登记、领参观证、展销/交流/订货

7月2日15：

00——21：

00撤展

六、主题活动时间安排：

6月29日09：

30---11：

2008中国汽车用品流通商颁奖典礼地点：

金水阳光生态园

6月30日09：

00——9：

开幕仪式会展中心正广场B馆前

6月30日13：

30---17：

流行趋势发布会地点：

会展中心轩辕堂

6月30日19：

00——21：

答谢晚宴地点：

会展中心轩辕堂

7月1日上午、时间待定

2007—2008中国汽车用品行业优秀供应大会及颁奖典礼

地点：

金水阳光生态园

2008羊剪绒订货会工作内容安排表

时间节点

类别

工作重点

完成到位时间

部门与负责人

备注

4月2日——4月30日

展会信息收集

《会刊》信息收集整理

每周整理1次

彭毅

传至策划部，6月15日前完成

《展会快讯》一期内容的整理、设计、制作

4月15日前完成

彭毅

传至策划部，便于及时设计制作

专业杂志广告内容提供确定

每月18日前

赵利

传至媒体

设计制作

会场室外整体形象模拟效果图方案

4月20日前

彭毅

广告招商负责人：

高峰

展馆导视指示系统方案

4月30日前

彭毅

展馆内外方案

参展指南设计、信息整理制作及会期内容数据确认

4月25日前

彭毅赵利

会展部、策划部、综合服务部共同完成

全国专业杂志广告设计

每月19日前

赵利

策划部传至杂志

确定所有主题活动场地、各地商会及重点采购商接待宾馆，费用预算并签订协议流行趋势发布会程序及幻灯片制作

4月20日前

周孝文赵利（4月21日）

策划综合服务部

审计部、会展部配合完成

所有协议合作酒店的洽谈及协议的签署

4月20前

冯赞

策划综合服务部、会展部配合

指定运输、票务单位、交通单位

洽谈及协议签署

4月21日前

高峰

策划综合服务部、会

展部配合完成

综合服务部人员的培训、完成

6000组观众邀请的电话信息处理

4月24日前

闫军

策划综合服务部。

会展部协作完成

观众邀请及发布会筹备

向各地商会发文组织各省采购团，向13个专业委员会会员发文组织参观采购团

4月20日前

5月20日前完成组团工作

联合会

综合服务部对协作，负责人：

闫军

流行趋势发布会筹备会议沟通、接待会议

4月21日前

联合会和鑫达会展部

策划综合服务部、会展部

《展会快讯》、展会宣传资料

邮寄（4月份）

4月30日前

闫军

策划综合部、会展部、联合会

全国专业市场定点出差方案及观众邀请累计1.5万组

4月30日前

闫军

策划综合服务部、会展部

会刊及证件系列

会刊封面、封底设计方案确定

4月30日前

彭毅

策划部、会展部

工作证、参展证、布展证、出门证、参观证、停车证等设计完毕

4月30日前

彭毅

策划部、会展部

展示公司

流行趋势、入口门楼展示搭建

公司价格沟通

4月19日前

彭毅

确定搭建公司及初步方案

礼仪公司

礼仪公司的联络比价及确定

4月30日前

彭毅

策划部、审计部

预定住宿晚宴

联络比价、预定活动所需住宿、

答谢晚宴场地

4月30日前

闫军

晚宴场地及餐饮公司的确定

5月5日——5月31日

会展中心全面对接工作

1、场地交接、搭建、入场、布展、配套服务设施、撤展事宜

2、广告、会议室、组委会办公设施

3、餐饮配套服务

5月10日前

闫军

高峰

策划综合服务部

会展部

晚宴场地

确定答谢晚宴活动场地协议、餐饮合作协议

5月10日前

闫军

策划综合部

聘人

展会所需各类人员的招聘到位

5月25日前

王德生

行政部、策划部

培训工作

接待、交通、酒会、货运、现场

服务及咨询人员、场馆布展服务人员培训及演练

5月5日------6月20日前

闫军、高峰、胡霞、彭毅、赵利

行政部、策划综合部、

会展部

开幕式程序方案

确定主要邀请人员及程序安排

5月15日前

周孝文

策划部具体实施

组委会所需设备

会场组委会所需各类设备用品统计及联络相关公司

5月31日前

闫军

高峰

策划部、会展部负责实施和对接

宣传及主题活动方案

《展会快讯》二期、展会宣传资料邮寄

5月25日前

闫军

策划综合服务部、会展部

针对全国重点专业市场的上门宣传推广（展会宣传资料、门票等发放）

5月5日——6月10日

闫军

完成专业观众1.8万组电话邮件短信邮件

5月30日前

闫军

综合服务部、会展部

专业网站、广场网站

赵利

内容及时更新

汇总联合会专业观众组团情况，安排接待细节

5月20日前

联合会闫军

策划综合部、联合会

新闻发布会方案细节及分工执行

5月24日前

联合会周孝文

策划综合部、会展部

易损件专业观众联系10000组

6月10日

联合会

闫军

策划综合部、联合会、合作单位

设计制作

工作证、参观证、参展证

5月31日前

彭毅

策划部、会展部联合会

活动工作人员名片

彭毅

喷绘设计制作

彭毅

活动指示、导视系统

赵利、高峰

晚宴方案确定

请柬分配及程序安排

5月25日前

闫军

策划部、会展部

（金水阳光）餐标确定及协议签署

5月31日前

闫军

策划部、审计部

场地对接和全流程接待方案

5月31日前

闫军

策划综合部

专题活动

确定专业委员会、颁奖典礼、高峰论坛方案细节及分工执行

5月31日前

联合会

周孝文

闫军

高峰

王德生

联合会、策划综合部、

会展部、行政部

流行趋势发布会方案细节及分工执行各主要厂家展期会议安排及排期表

6月1日——6月15日

接待方案

展会当日现场接待方案制

6月10日前

闫军、高峰

策划综合部、会展部

答谢晚宴现场接待方案

6月10日前

闫军

策划综合部

后勤方案

交通、餐饮、各种物料等后勤方案

6月10日前

闫军

策划综合部、行政部配合

礼仪公司联络制作类别

拱门等内容征集、数量定

6月15日前

高峰

会展部

条幅、气球、彩旗内容收集、数量、尺度

6月18日前

彭毅

确定并印制

花篮、植物定购

王德生

行政部、审计部

礼炮、音响、舞台购租（开幕式）

6月10日前

彭毅

策划部、审计部

演出队确定

6月10日前

彭毅

策划部、审计部

定开幕式、发布会舞台搭建及价格

6月10日前

彭毅

策划部、审计部

参展商广告位的统计

展会期有广告位的参展商确定与广告资料收集

6月15日前

高峰

会展部

汇报会议

召开6月10日前各项工作进展汇报会议

6月11日（周一）

联合会议

各项事务的协调确定/各职责部门方案的上交

设计制作

开幕背景板、活动宣传板内容确定

6月15日前

周孝文

内容体现周年庆及招商销售内容

专业委员会背景及其他

6月15日前

彭毅

颁奖典礼及其他物料

6月15日前

彭毅

接待处物料（接待说明）

6月15日前

赵利、高峰

活动流程、接待牌

展会手提袋、信封

6月15日前

彭毅

策划部