电子会计档案操作手册.docx
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项目名称：
中国**会计电子档案
文档类型：
操作手册
中国**会计电子档案操作手册
中国**融合2.0
项目组
2019-10-26
99
1.版本更新记录 4
2.字典管理 4
2.1.会计档案\档案管理\字典管理\档案管理机构维护 4
2.2.会计档案\档案管理\字典管理\档案类型维护 5
2.3.会计档案\档案管理\字典管理\归档周期维护 6
2.4.会计档案\档案管理\字典管理\档案载体类型维护 7
2.5.会计档案\档案管理\字典管理\保管期限维护 7
2.6.会计档案\档案管理\字典管理\保管密级维护 8
2.7.会计档案\档案管理\字典管理\保密期限维护 9
2.8.会计档案\档案管理\字典管理\档案机构对应责任中心 10
2.9.会计档案\档案管理\字典管理\档案机构对应报表架构 11
2.10.会计档案\档案管理\字典管理\档案机构对应报表架构 13
2.11.会计档案\档案管理\字典管理\档案负责人维护 13
3.档案管理 23
3.1.会计档案\档案管理\成册\电子会计凭证成册 23
3.2.会计档案\档案管理\成册\纸质会计凭证成册 29
3.3.会计档案\档案管理\成册\会计账簿成册 35
3.4.会计档案\档案管理\成册\财务报告成册 41
3.5.会计档案\档案管理\成册\账册作废 50
3.6.会计档案\档案管理\成册\原始凭证上传 52
3.7.会计档案\档案管理\查询\账册查询 55
3.8.会计档案\档案管理\查询\成册完成情况查询 57
4.查阅管理 60
4.1.会计档案\查阅管理\查阅申请 60
5.移交管理 63
5.1.会计档案\移交管理\移交申请 63
5.2.会计档案\移交管理\查询\移交完成情况查询 67
6.档案查询 70
6.1.会计档案\档案查询\查阅信息查询 70
6.2.会计档案\档案查询\移交信息查询 72
7.流程管理 77
7.1.会计档案\流程管理\单据类型维护 77
7.2.会计档案\流程管理\流程维护 78
7.3.会计档案\流程管理\流程节点维护 79
7.4.会计档案\流程管理\票据主流程配置 79
7.5.会计档案\流程管理\票据子流程配置 80
7.6.会计档案\流程管理\用户印章维护 84
8.权限管理 86
8.1.统一界面\用户管理\权限管理\总部统管权限\角色定义 86
8.2.统一界面\用户管理\权限管理\总部统管权限\角色功能权限审核 90
8.3.统一界面\用户管理\权限管理\总部统管权限\角色数据权限审核 90
8.4.统一界面\用户管理\用户管理\系统配置\组织机构对应总部系统角色 92
8.5.统一界面\用户管理\用户管理\权限管理\用户权限申请 94
8.6.统一界面\用户管理\用户管理\权限管理\用户权限分配 95
8.7.统一界面\用户管理\用户管理\权限管理\用户权限审核 97
1.版本更新记录
版本
日期
作者
修改记录
备注
1.0
2019-10-26桂时
初始记录
1.1
2019-01-05桂时
增加档案移交内容
2.字典管理
2.1.会计档案\档案管理\字典管理\档案管理机构维护
档案管理机构指具体管理档案的部门，一般会计档案在哪个部门保管着，这个部门的所属单位就是档案机构。
一般与责任中心一样或比责任中心粗，如果一个责任中心下有档案管理部门，这个责任中心就可以作为档案机构。
如果一个责任中心的会计档案都
存在上级主管部门，这个责任中心就不需要作为档案机构。
功能定位
【会计档案】→【档案管理】→【字典管理】→【档案管理机构维护】
权限角色
超级用户
操作步骤
选择该功能后，系统出现如图2.1.1所示界面。
（图2.1.1）
2.2.会计档案\档案管理\字典管理\档案类型维护
功能定位
【会计档案】→【档案管理】→【字典管理】→【档案类型维护】
权限角色
超级用户
操作步骤
选择该功能后，系统出现如图2.2.1所示界面。
（图2.1.1）
2.3.会计档案\档案管理\字典管理\归档周期维护
功能定位
【会计档案】→【档案管理】→【字典管理】→【归档周期维护】
权限角色
超级用户
操作步骤
选择该功能后，系统出现如图2.3.1所示界面。
（图2.3.1）
2.4.会计档案\档案管理\字典管理\档案载体类型维护
功能定位
【会计档案】→【档案管理】→【字典管理】→【档案载体类型维护】
权限角色
超级用户
操作步骤
选择该功能后，系统出现如图2.4.1所示界面。
（图2.4.1）
2.5.会计档案\档案管理\字典管理\保管期限维护
功能定位
【会计档案】→【档案管理】→【字典管理】→【保管期限维护】
权限角色
超级用户
操作步骤
选择该功能后，系统出现如图2.5.1所示界面。
（图2.5.1）
2.6.会计档案\档案管理\字典管理\保管密级维护
功能定位
【会计档案】→【档案管理】→【字典管理】→【保管密级维护】
权限角色
超级用户
操作步骤
选择该功能后，系统出现如图2.6.1所示界面。
（图2.6.1）
2.7.会计档案\档案管理\字典管理\保密期限维护
功能定位
【会计档案】→【档案管理】→【字典管理】→【保密期限维护】
权限角色
超级用户
操作步骤
选择该功能后，系统出现如图2.7.1所示界面。
（图2.7.1）
2.8.会计档案\档案管理\字典管理\档案机构对应责任中心
档案机构对应责任中心分档案类型维护。
只能在明细档案机构上维护对应的责任中心。
一个明细档案机构可以对应多个责任中心。
责任中心可以是非明细。
一个责任中心只能属于一个档案机构。
如果有的责任中心没有维护档案机构对应责任中心，档案成册时就不会包括这个责任中心的凭证、账页、报表。
功能定位
【会计档案】→【档案管理】→【字典管理】→【档案机构对应责任中心】
权限角色
超级用户
操作步骤
选择该功能后，系统出现如图2.8.1所示界面。
（图2.8.1）
1、给选择的档案类型下的档案机构增加对应的责任中心。
系统出现如图2.8.2所示界面。
（图2.8.2）
2、删除对应的责任中心。
系统出现如图2.8.3所示界面。
（图2.8.3）
2.9.会计档案\档案管理\字典管理\档案机构对应报表架构
报表架构指报表汇总类别字典，报表单位字典，报表部门字典，报表成本中心字典。
财务报表都是在以上四种报表架构下。
档案机构对应报表架构根据报表架构的不同分别维护。
只能在明细档案机构上维护对应的报表架构。
一个明细档案机构可以对应多个报表架构。
报表架构可以是非明细。
一个报表架构只能属于一个档案机构。
报表架构可以是非明细的原因是一般在非明细级报表单位字典出具下级所有单位的报表，目前是配置哪一个报表架构，就可以打印哪一个报表架构下的报表。
配置非明细报表架构，不会显示明细报表架构下的报表。
举例档案机构61000001对应报表单位字典103261000001，如果用户以前还在10326100出具本单位报表并且打印出纸质报表装订成册，那么还应该添加维护档案机构61000001与10326100的对应关系。
功能定位
【会计档案】→【档案管理】→【字典管理】→【档案机构对应报表架构】
权限角色
超级用户
操作步骤
1、选择该功能后，系统出现如图2.9.1所示界面。
（图2.9.1）2、选择报表类型后出现如图2.9.2所示界面。
（图2.9.2）
2.10.会计档案\档案管理\字典管理\档案机构对应报表架构
功能定位
【会计档案】→【档案管理】→【字典管理】→【档案打印格式维护】
权限角色
超级用户
操作步骤
选择该功能后，系统出现如图2.10.1所示界面。
（图2.10.1）
2.11.会计档案\档案管理\字典管理\档案负责人维护
功能定位
【会计档案】→【档案管理】→【字典管理】→【档案负责人维护】
权限角色
档案管理员
操作步骤
选择该功能后，系统出现如图2.11.1所示界面。
（图2.11.1）
维护财务负责人、总会计师、单位负责人，并且上传签名。
详情请查看“用户印章维护”功能。
2.12.会计档案\字典管理\凭证类型对应制证单位
功能定位
【会计档案】→【档案管理】→【字典管理】→【凭证类型对应制证单位】
权限角色
档案管理员
操作步骤
选择该功能后，系统出现如图2.13.1所示界面。
（图2.13.1）定义凭证类型应该由哪个制证单位成册。
2.13.会计档案\字典管理\凭证打印格式配置
功能定位
【会计档案】→【档案管理】→【字典管理】→【凭证打印格式配置】
权限角色
档案管理员
操作步骤
选择该功能后，系统出现如图2.12.1所示界面。
（图2.12.1）
配置默认的打印格式，合并规则，输出规则。
自动成册时使用。
2.14.会计档案\字典管理\来源系统维护
功能定位
【会计档案】→【档案管理】→【字典管理】→【来源系统维护】
权限角色
档案管理员
操作步骤
选择该功能后，系统出现如图2.14.1所示界面。
（图2.14.1）
定义电子档案的来源系统。
比如ERP，资金平台，合同系统等等。
2.15.会计档案\字典管理\系统实例维护
功能定位
【会计档案】→【档案管理】→【字典管理】→【系统实例维护】
权限角色
超级用户（总部配置）
操作步骤
选择该功能后，系统出现如图2.15.1所示界面。
（图2.15.1）
定义各个来源系统的系统实例，此功能参考标准平台-标准管理-基础配置-系统实例定义。
2.16.会计档案\字典管理\单据类型维护
功能定位
【会计档案】→【档案管理】→【字典管理】→【单据类型维护】
权限角色
超级管理员
操作步骤
选择该功能后，系统出现如图2.16.1所示界面。
（图2.16.1）
定义各个业务系统的单据类型有哪些主键和其他需要在会计电子档案中存储的字段。
2.17.会计档案\字典管理\关系检索规则定义
功能定位
【会计档案】→【档案管理】→【字典管理】→【关系检索规则定义】
权限角色
超级管理员
操作步骤
选择该功能后，系统出现如图2.17.1所示界面。
（图2.17.1）
主要配置每个单据类型的检索规则，打印凭证后，按检索规则顺序到各个业务系统中取与当前凭证有关系的原始凭证。
2.18.会计档案\字典管理\关系检索规则选用
功能定位
【会计档案】→【档案管理】→【字典管理】→【关系检索规则选用】
权限角色
档案管理员
操作步骤
选择该功能后，系统出现如图2.18.1所示界面。
（图2.18.1）
由于关系检索规则定义配置时不区分帐套编号，而每个地区公司可能走不同的检索规则，因此增加一个选用功能。
2.19.会计档案\字典管理\档案检查规则定义
功能定位
【会计档案】→【档案管理】→【字典管理】→【档案检查规则定义】
权限角色
档案管理员
操作步骤
选择该功能后，系统出现如图2.19.1所示界面。
（图2.19.1）
检查大小是否在某个范围内，检查文件是否可用，检查文件是否有病毒。
2.20.会计档案\字典管理\参数定义
功能定位
【会计档案】→【档案管理】→【字典管理】→【参数定义】
权限角色
档案管理员
操作步骤
选择该功能后，系统出现如图2.20.1所示界面。
（图2.20.1）
会计档案系统参数启用期间，会计档案系统参数启用标志。
3.档案管理
3.1.会计档案\档案管理\成册\电子会计凭证成册
电子会计凭证成册的作用是对连续的凭证编号装订成电子账册，账册中包含账册封皮，账册目录，会计凭证，原始凭证。
电子会计凭证成册前，需要先打印电子凭证。
功能定位
【会计档案】→【档案管理】→【成册】→【电子会计凭证成册】
权限角色
档案管理员
操作流程
档案成册申请————>档案成册审批————>结束
操作步骤
1、选择该功能后，系统出现如图3.1.1所示界面。
（图3.1.1）
本界面主要选择账册封皮的内容，选择要成册的凭证范围。
档案机构：
根据当前登录的责任中心和档案机构对应责任中心推导。
如果推导不出需要手工选择。
档案机构必须是明细。
会计期间：
要进行成册的凭证所在的会计期间。
凭证类型：
要进行成册的凭证的凭证类型。
账册编号：
手工输入。
账册名称：
手工输入。
起凭证号：
帮助出凭证账册的起凭证编号。
已经电子会计凭证成册的凭证不能再次成册，保存时会提示错误。
止凭证号：
帮助出凭证账册的止凭证编号。
【新单】：
保存或提交后可以点击，单击后可以再次新建一个会计凭证账册，方便连续对多个凭证类型的凭证进行成册。
【编辑】：
保存且未提交时可以点击，编辑后可修改单据。
【保存】：
保存成册单据。
保存时检查凭证范围内的凭证是否已经成册，已经成册的凭证不能再次成册。
使用“档案机构对应责任中心”字典，检查起凭证编号和止凭证编号的制证单位与档案机构是否维护对应关系。
【打印】：
点打印，系统出现如图3.1.2所示界面：
（图3.1.2）
该界面管理电子档案的打印、上传、查看等操作。
可以打印封皮、目录、会计凭证、原始凭证、账簿和报表。
可以上传原始凭证。
可以查看会计凭证、原始凭证、报表的电子档案。
【凭证输出格式】：
必须选择一个凭证打印格式。
意义同“凭证打印”功能中的凭证输出格式。
【分录合并规则】：
选择一个分录合并规则。
意义同“凭证打印”功能中的分录合并规则。
【名称合并规则】：
选择一个名称合并规则。
意义同“凭证打印”功能中的名称合并规则。
【全部选择】：
选择全部数据，不管是否电子化。
【取消选择】：
全部取消选择。
【反选】：
反向选择数据。
【仅选未打】：
仅选择电子化否为0，即未电子化的凭证。
【仅选已打】：
仅选择电子化否为1，即已电子化的凭证。
主要用于重新打印已经修改的凭证。
【刷新】：
点击打印后，系统开启线程打印并上传，上传完成后才会更新“电子化否”，点击刷新主要看一下是否已经电子化完毕。
【打印】：
点打印后，调用服务器后台开始生成PDF。
前台提示“电子化请求成功，请查看处理日志查询电子化进度”。
此操作是异步操作，打印完成后，可以通过【打印情况】查询。
可以使用【处理日志】查看电子化是否在正常进行。
也可以经常点击
【刷新】按钮查看电子化到哪个凭证。
【打印情况】：
对当前账册进行加锁，其他人不能修改或打印本成册单据。
通过本功能可以查看开始打印时间，结束打印时间。
如果确实是因为应用等问题导致打印无法继续时，通过【处理日志】查询已经不再生成打印日志了，可以通过此功能解锁，重新电子化。
【处理日志】：
【打印】请求后，系统会不断的生成处理日志，记录封皮、凭证、账页、报表的打印进度。
回到图3.1.1界面继续看其他按钮。
【查看电子档案】：
打印完成后，点击查看电子档案看是否符合要求。
电子档案的非结构化信息都存储在FileNet中。
查看时，实时从FileNet读取并显示。
左侧第一个页签显示账册封皮和任意科目汇总表，如图3.1.3，图3.1.4。
（图3.1.3）
（图3.1.4）左侧第二个页签显示凭证列表，如图3.1.5。
（图3.1.5）
左侧第三个页签显示记账凭证对应的原始凭证，如图3.1.6。
（图3.1.6）
【提交】：
保存成册单据后，且账册封皮，账册目录，会计凭证，原始凭证全部电子化后可以提交给领导审核。
同时更新凭证范围内的所有凭证为已成册。
点击提交时，如果出现如图3.1.7的提示，说明流程节点没有配置指定审批人，请先使用“子流程配置”配置指定审批人。
（图3.1.7）
【取回】：
提交后的单据发现有错误后，可以从已办中打开已提交的单据，点击取回后修改成册单据。
【退回】：
审批节点时，退回按钮可用。
不管前面多少节点，直接退回到成册人。
【作废】：
保存未提交的成册单据，已经提交的单据退回后、制单人从已办或待办任务中打开成册单据，点作废。
作废后，之前成册的凭证可以再次成册。
流程审批完成后，如果单据有问题，使用【会计档案】→【档案管理】→【成册】→【账册作废】功能作废。
2、成册人提交后，审核人登录系统，如图3.1.8，在待办面板中双击打开成册人提交的单据，查看账册无误后，点击提交审批。
没有审批的单据、即流程没有结束的单据，查阅时无法查阅。
（图3.1.8）
从待办打开单据后，点击【查看电子档案】按钮可查看成册的档案信息，具体内容同打印后查看效果一样。
注意：
1、如果系统待办事项中没有会计档案待办，如图3.2.8，单击工具栏中布局配置，勾选会计档
案。
3.2.会计档案\档案管理\成册\纸质会计凭证成册
纸质会计凭证成册的作用是对存在纸质原始凭证的会计凭证进行成册，它们可能是不连续的。
账册中包含账册封皮，账册目录，会计凭证，原始凭证。
纸质会计凭证成册前，需要先打印电子凭证。
对于线下已经装订成册的凭证，在会计档案系统中使用【纸质会计凭证成册】功能，录入和线下一样的成册单据，包括一样的月册号，年册号，凭证编号范围。
纸质会计凭证成册，假如期间为201901的1万张凭证线下装订1000册，那么在系统中也录入1000个成册单据，月册号，年册号，每个账册的凭证个数同线下装订一样：
纸质凭证账册单据ZZKJPZ00000001，首位编号1801，凭证编号列表：
180100001，180100002，
180100003，180100004，180100005，180100006，180100007，180100008，180100009，180100010.
账册编号：
201901-1.
纸质凭证账册单据ZZKJPZ00000002，首位编号1801，凭证编号列表：
180100011，180100012，180100013，180100014，180100015，180100016，180100017，180100018，180100019，180100020.
账册编号：
201901-2。
功能定位
【会计档案】→【档案管理】→【成册】→【纸质会计凭证成册】
权限角色
档案管理员
操作流程
档案成册申请————>档案成册审批————>结束
操作步骤
1、选择该功能后，系统出现如图3.2.1所示界面。
（图3.2.1）
本界面主要选择账册封皮的内容，选择要成册的一个或多个凭证。
档案机构：
根据当前登录的责任中心和档案机构对应责任中心推导。
如果推导不出需要手工选择。
档案机构必须是明细。
会计期间：
要进行成册的凭证所在的会计期间。
凭证类型：
要进行成册的凭证的凭证类型。
账册编号：
手工输入。
例如：
1、期间为201901第一个单据的账册编号：
201901-1。
2、期间为201901第二个单据的账册编号：
201901-2。
3、期间为201901第二个单据的账册编号：
201901-3。
账册名称：
手工输入。
月度总册数：
如果能确定当月所有册数可以输入，可以为空。
月册号：
当月第几册。
年册号：
当年第几册。
：
增加纸质凭证。
：
删除纸质凭证。
【新单】：
保存或提交后可以点击，单击后可以再次新建一个会计凭证账册，方便连续对多个凭证类型的凭证进行成册。
【编辑】：
保存且未提交时可以点击，编辑后可修改单据。
【保存】：
保存成册单据。
保存时检查选择的凭证是否已经成册，已经成册的凭证不能再次成册。
与电子会计凭证成册不冲突，电子会计凭证成册的凭证，可以纸质会计凭证成册。
使用“档案
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