华北水利水电大学合同管理办法实施细则doc.docx
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华北水利水电大学合同管理办法实施细则doc
华北水利水电大学文件
华水政〔2016〕222号
华北水利水电大学
关于印发《华北水利水电大学合同管理
办法实施细则》的通知
校属各单位：
《华北水利水电大学合同管理办法实施细则》已经学校研究通过，现予印发，请遵照执行。
特此通知
2016年10月28日
华北水利水电大学合同管理办法实施细则
第一章总则
第一条为规范学校经济行为，加强内部管理，防范合同风险，维护学校合法权益，提高办学质量，依据《中华人民共和国民法通则》、《中华人民共和国合同法》等法律法规，参照《华北水利水电大学行政印章管理办法》、《华北水利水电大学经费审批管理办法》、《华北水利水电大学招标采购管理办法》、《华北水利水电大学法律事务管理办法》、《华北水利水电大学合同管理办法》等有关规定，根据学校实际，制定本实施细则。
第二条本实施细则所称合同，包括合同、协议，以及其他设立、变更、终止权利义务关系的法律文书。
第三条学校依法规范和完善各类合同的审查、签订、履行、转让及纠纷处理程序，明确校属单位及有关人员的责任，保证各类合同的合法性与可行性。
第四条本实施细则适用于学校及校属单位与他方订立的合作办学合同、物资采购合同、买卖合同、租赁合同、融资租赁合同、借贷合同、建设工程合同、承揽合同以及根据学校要求需要纳入本实施细则管理的其他合同等。
科研、人事聘用及劳动合同的管理办法由学校另行制定。
第五条学校合同管理实行归口及分类管理、分工负责的工作机制和原则。
（一）合同承办单位、有关职能部门和合同监管机构依照各自权责进行管理的原则。
（二）实行合同分类管理的原则。
（三）校属单位应当重视对合同的管理，完善内部管理制度，指定专人管理，加强协调配合，提高合同管理水平。
第六条学校所签合同按照性质、所涉金额大小及重要程度，分为概括授权合同、一般合同和重大合同。
凡是依据学校经费审批管理办法等相关规定，需要经校属部门负责人签批的合同为概括授权合同。
概括授权合同实行存档备案制度。
由合同承办单位、法律事务专员承担审核职责。
审核后按照学校相关规定办理合同的签章手续。
年终提交法律事务中心存档备案。
凡是依据学校经费审批管理办法等相关规定，需要经主管校领导签批的合同为一般合同。
一般合同实行审核备案制度。
由合同承办单位、有关职能部门和主管校领导分别承担审核职责，法律事务中心备案后，按照学校相关规定办理合同的签章手续。
凡是依据学校经费审批管理办法等相关规定，需要经法定代表人或者其委托代理人签批的合同为重大合同。
对重大合同实行审核会签制度。
合同监管机构会签审核后，按照学校相关规定办理合同的签章手续。
各类合同签署的具体流程参见附件一。
第二章合同管理机构及其职责
第七条合同承办单位是指按照工作职责或者学校授权，代表学校负责具体承办有关合同的校属单位，履行下列职责：
（一）负责所承办合同的可行性分析论证和合同对方当事人的资信核实。
（二）需经招投标签订的合同，负责和招标部门对接，把所有与该项招标业务有关的资料及审批后的定标报告进行收集整理，并收集整理合同洽谈中澄清的有关资料和技术方面的有关要求。
合同承办单位与招标部门需要有对接手续，并由双方单位负责人签字确认。
（三）负责合同的洽谈和文本起草，将合同提交业务主管部门和合同监管机构审核备案或者审核会签，并在审查通过后提请校长签署或者校长授权签署。
（四）负责具体执行合同，掌握合同履行情况，收集保管合同签订及履行过程中形成的有关资料，对合同履行过程中发生的问题，提出解决的意见和建议。
（五）按照合同的约定和法律的规定，负责组织合同的验收。
（六）处理合同纠纷。
（七）完成学校交办的其他工作。
合同有主要承办单位和协助承办单位的，一般由主要承办单位承担上述职责，需要协助承办单位承担部分职责或者提供有关配合的，由主要承办单位协调或者请示学校领导进行协调。
第八条合同承办单位应当在本单位指定一到两名合同承办人，负责具体承办合同有关事务。
合同承办人应当为本部门、本单位在编在岗正式工作人员。
合同洽谈、签订、履行及纠纷处理过程中，承办人工作变动的，承办单位应当及时确定新的合同承办人。
原承办人与继任者之间应当在单位负责人监督之下办理合同管理交接手续，未完成交接者，所在单位不得同意其办理工作变动手续。
第九条合同承办人应当依照法律、法规和本办法的规定，按照所在单位的统一部署和要求开展工作，参与办理合同自最初协商起至履行完毕期间的所有相关事务。
合同签订及履行中，出现任何与合同有关的问题，承办人应当及时向本单位负责人报告，由承办人和本单位负责人为主妥善解决。
第十条有关职能部门是指合同事项所涉及的相关学校职能部门和业务主管部门。
主要职责是就合同中涉及本部门职权范围内的事项，进行业务审核，提出审核意见及建议。
第十一条财务处、审计处和法律事务中心是学校的合同监管机构，负责对学校重大合同审核会签，分别履行下列职责：
财务处主要负责审查合同的计划立项及预算、结算及合同中财务条款的可行性、合法性。
审计处主要负责审查合同的标的额，审核合同的经济性，审查合同是否符合国家财经法规和学校的财经制度。
审核合同最终结算额，特别是追加合同价款的审核。
审查经过招投标签订的合同是否符合有关招投标法的规定，特别是审查合同价格与中标价格是否统一。
法律事务中心主要负责审查合同格式的规范性与合同条款的完备性。
第三章合同的起草与洽谈
第十二条合同原则上应当由学校或者以学校为主起草。
国家或者行业有标准或者示范文本的，应当优先采用，并根据实际情况对标准文本合同进行补充、修改，依法维护学校权益。
第十三条订立合同，除即时清结者外，一律采用书面形式。
各方经协商一致对合同的修改，补充合同的文书、电报、电传、图表等，是合同的组成部分。
设备清单、工程量清单、预算单（书）等可以作为合同的组成部分,但不得以其替代合同。
第十四条合同条款应当完备、严密，一般应当包括以下条款：
当事人的名称、住所，法定代表人姓名、职务，代理人姓名、职务、联系方式；标的（合同当事人权利义务共同指向的对象）；数量；质量；价款或者报酬；履行期限、地点和方式；包装及运输方式；违约责任；解决争议的方法；其他根据合同的种类、标的应当具备的条款（包括但不限于合同正副本的份数，补充协议和附件的效力，合同是否公证或者见证，合同中的定义条款，合同的生效条件，技术、商业秘密的保护，合同的有效期限等）。
一般情况下，应当在合同中约定合同文本至少由学校持有正副本六份。
合同签订后，由承办单位留存正本，并将合同副本分别送交校长办公室、财务处、审计处、法律事务中心备案及送交档案馆存档。
合同涉及的其他相关单位需要合同副本的，由合同承办单位复印发放。
第十五条合同承办单位在合同协商谈判之初，即应当明确指定具体合同承办人，由合同承办人在承办单位直接领导下进行具体的协商工作。
合同承办单位在合同洽谈及合同签订前，应当咨询有关法律事务专员对合同文本的法律意见，必要时可以请法律事务专员出具法律意见书。
需经招投标签订的合同，合同承办单位拟订招标采购项目的合同文本，应当提交法律事务专员审查。
第十六条对于重大合同，合同承办单位可以在本单位内部组成以合同承办人为主的合同谈判专门工作小组；需要其他方面提供协助的，可以报请学校组建较大范围的由包括法律事务专员在内的专家组，参与合同可行性研究、业务谈判、合同文本起草及签约活动，帮助论证把关。
第十七条合同协商洽谈过程中，合同承办单位及其承办人应当审查对方当事人的主体资格是否真实、合法、有效，资信情况是否全面、可靠，履约能力是否有保证，合同标的的真实性，委托代理人及其委托事项、权限和代理期限是否明确、有效，必要时应当要求对方提供相应的担保。
对谈判、洽商过程中往来的电报、电传、信函、图表、电子数据交换和电子邮件等电文数据资料，要妥善保存。
第四章合同的审查与签订
第十八条承办单位所签合同涉及财务、资产、人员等事项需要学校相关业务主管部门审核的，由承办单位负责报送相关部门进行业务审核。
第十九条合同涉及内容分别由下列部门进行业务审核：
涉及人事管理的，由人事处进行审核；涉及财务管理的，由财务处进行审核；涉及资产管理的，由国有资产管理处、实验室与设备管理处、校办产业管理处、总务后勤处进行审核；涉及人才培养与教育的，由教务处、学生处、研究生院或者继续教育学院进行审核；涉及科研工作的，由科技处进行审核；涉及国际合作与交流的，由国际交流与合作处进行审核；涉及安全保卫的，由保卫处审核；涉及其他事项的，按照管理权限由其他相应业务主管部门进行审核。
第二十条合同涉及内容业务主管部门审核合同草案时，可以根据需要，要求承办单位提供与合同有关的补充证明材料。
合同审核部门应当对审核的合同出具书面审核意见，并由审核机构负责人及具体审核人员签字。
审核意见应当明确、具体，不得使用“原则同意”、“基本可行”等模糊性语言。
使用上述语言的，视为对合同草案的否定。
第二十一条合同承办单位在将合同报送审核时，应当为每个部门审核预留二至四个工作日的审核时间。
审核部门应当在上述时间之内提出审核意见，遇有需要调查核实有关事项或对有关问题作深入讨论分析等特殊情况的，可适当延长审核时间，因此而可能影响签约工作进程的，应当与合同承办单位协商沟通。
对审核意见，承办单位与审核部门之间存在不同意见，经双方协商不能达成一致的，由承办单位、审核部门依程序报各自主管校领导研究处理，必要时报校长决定。
第二十二条一般合同，由相关业务主管部门及主管校领导审核，由合同承办单位办理华北水利水电大学一般合同备案申请表（见附件二【1】）和一般合同审核备案表（见附件二【2】）。
重大合同，由合同承办单位办理华北水利水电大学重大合同审核会签申请表（见附件三【1】）和重大合同审核备案表（见附件三【2】）。
第二十三条法律事务中心应当加强概括授权合同的存档、一般合同备案登记和重大合同会签审核的管理，建立完备的合同存档、备案和会签资料。
第二十四条合同承办单位报请学校签署的合同应当主体适格、内容合法、条款齐全、手续完备、权利义务明确、责任清楚、文字表述准确无歧义，合同内容准确反映学校意图，符合学校利益。
经过招投标签订的合同，应当注意与招投标过程有关权利义务的一致性。
第二十五条学校规范性文件没有规定或者未经学校及校长授权的，校内任何部门、单位和个人，不得以学校或者本部门、本单位名义对外签订任何合同。
因合同数额微小、格式化类型、适用范围单一等原因，校属单位可对各自主管范围内需要学校概括授权审批办理的合同事项，向学校申请概括授权，学校可以通过规范性文件或者其他方式将有关事项的合同审查签订权等概括授予有关机构或人员。
第二十六条合同承办单位授权签订的合同，一般均由承办单位主要负责人签署。
需要校长或者校长授权的其他人签署的，应当报请校长决定。
合同承办单位可以根据需要，申请校长授权本单位有关人员代表学校对外签订合同。
上述部门主要负责人需要授权他人代为签署合同的，应当报主管校领导同意。
学校规范性文件明确规定由他人代表学校签订合同的，校长保留亲自在合同上签字的权利。
第二十七条概括授权合同经法律事务专员审查、一般合同进行审核备案、重大合同进行审核会签后，按照《华北水利水电大学行政印章管理办法》、《华北水利水电大学经费审批管理办法》办理合同的签章手续。
禁止在空白合同书上加盖学校印章。
第二十八条合同签署时，学校在合同上签字之前，原则上应当由对方当事人先行在合同上签字盖章，或者双方同时签字盖章。
对方先签字、盖章的情况下，学校合同承办人应当对合同逐条核对，保证合同内容无误。
确需学校将已先行签字盖章的合同交寄对方签字盖章的，由合同监管部门严格审核后视情况决定，必要时报经主管校领导或者校长审定。
两页以上的合同需要加盖骑缝章。
合同的末页应当载有合同正文条款，否则应标明“此页无正文”字样，以示末页仅为签字盖章页。
禁止将仅有学校签字、盖章却无合同条款的合同末页，交、寄给对方签字盖章。
第五章合同的履行
第二十九条合同承办单位及其负责人、合同承办人应当负责合同的执行，跟踪、监控和推动合同的实施，随时向主管校领导、必要时向校长报告合同执行进展，协调解决或请求学校协调解决合同履行中遇到的问题。
有关职能部门、合同监管部门依据各自权责，督促和协助合同承办单位依法依约履行合同，根据承办单位的建议和学校要求，协助承办单位解决合同履行中遇到的问题。
第三十条合同履行过程中，需要有关部门和单位配合的，合同承办单位可以报告主管校领导协调有关部门和单位提供帮助，有关部门和单位不得无故拒绝。
在履行合同的过程中涉及到对方人员签字的地方（如验收单上），应当审查签字方的身份及授权委托书，且在涉及对方签字及签署日期的地方都应当要求其加盖公司的印章（是个人的则摁手印）加以确认。
涉及财务往来的，由学校财务处负责审查双方往来的现金、票据及发票的相关事务。
涉及货物交接的，由承办单位负责审查履行的主体（是否存在第三方代为履行的情况）、方式、地点及时间。
第三十一条合同生效前，合同承办单位及其承办人不得实际履行合同。
合同生效后，应当全面、及时、实际履行合同，除法律另有明文规定或者合同有约定外，不得擅自改变或者转让合同义务。
合同生效后，对方不履行合同义务或者履行合同义务不符合约定的，合同承办单位应当及时申请学校向其发出要求履行或者采取补救措施的书面函件督促其履约。
因对方违反合同而使学校受到损失的，应当及时采取措施防止损失扩大，并注意收集、保全有关证据。
学校不能履行合同的，合同承办单位应当立即将相关情况报告主管校领导和合同监管管理部门，并积极采取补救措施，减少损失；遇有不可抗力等情况影响合同履行时，应当及时以书面形式通知对方，并积极采取措施减少损失发生，并注意收集、保全有关证据。
第三十二条合同履行完毕的标准，应当以合同条款或者法律法规规定为准。
无合同条款或者法律法规规定的，一般应以物资交清，工程竣工并验收合格、价款结清、无遗留交涉手续为准。
第三十三条经合同承办单位验收或者提供相关数据后，财务处根据合同文本及承办单位签章方可办理资金结算。
财务处按照付款审批流程付款，同时对照合同认真审核合同总价款、审核完成量（或者内部验收组人员签字的验收单）、按合同比例计算应付款和已付款，全部核实清楚后支付。
具有下列情形的，财务处有权拒绝付款：
（一）发票或者合同签批手续不完备的；
（二）收款单位与合同对方当事人名称不一致且合同对方当事人未出具向收款单位付款请求的；
（三）付款单位与合同当事人名称不一致且未出具代付款证明的；
（四）其他按有关财务管理制度规定符合拒付情况的。
第六章合同的变更与解除
第三十四条变更和解除合同应当符合法定或者约定的条件。
合同确需变更或解除的，应当由承办单位提出，按本实施细则相关程序报批和备案。
能证明双方函电往来及内容的凭证也应当归档存查。
合同承办单位及其承办人发现签约时的条件发生变化，继续履行合同将给学校造成损失时，应当及时告知合同监管部门，并向主管校领导、必要时向校长进行请示，建议变更或者解除合同。
合同承办单位及其承办人在收到对方要求变更或者解除合同的正式文件、信函或者电报后，应当及时告知合同监管部门，并向主管校领导、必要时向校长进行请示。
第三十五条变更或者解除合同应当注意的下列事项：
（一）合同主体变更，应当征得合同各方同意；
（二）合同中有担保条款的，变更合同应当经原担保方书面同意并签章予以确认；
（三）合同经过上级主管部门批准的，变更或者解除合同的协议应当报原批准机关批准；
（四）变更或者解除合同的通知或者答复应当在法定或者约定的期限作出；
（五）变更或者解除合同的协议或者通知应当采用书面形式；
（六）法律法规有特别规定的应当按法律规定办理；
（七）变更或者解除合同参照本实施细则规定的合同签订程序进行。
第七章合同纠纷处理
第三十六条发生合同纠纷应当争取通过双方协商来解决，协商不成的，可依合同约定选择通过仲裁或者诉讼解决。
学校需要向对方主张权益的，应当在法律规定的诉讼时效内提起仲裁或者诉讼，或者通过向对方发送主张权益的函件延长诉讼时效，同时应当注意避免损失扩大。
第三十七条合同纠纷的解决，以合同承办单位为主进行。
纠纷发生时，合同承办单位应当及时向主管校领导，必要时向校长报告，并及时通知法律事务中心，同时应当迅速收集有关证据，研究应对措施和方案，向学校提出解决的建议，经学校同意后，按照法律程序抓紧进行解决。
因合同纠纷引起仲裁或者诉讼的，合同承办单位应按照学校法律事务管理办法和诉讼案件办理程序的规定，及时依法进行应对和处理，不得拖延和应付了事。
第三十八条合同承办单位及其承办人在处理合同纠纷过程中应当尽力维护学校权益，纠纷处理完毕，应当形成书面报告，说明纠纷处理的过程和结果，并应当对发生纠纷的原因作出分析，学校受到损失的，应当说明造成损失的原因和责任以及为防止损失所采取的措施等。
第八章合同资料收集与存档
第三十九条合同承办单位在办理合同事项时，应当注意做好文字记录或形成书面材料。
对于合同洽谈、签订和履行及纠纷处理过程中形成的所有相关资料，包括但不限于合同文本、可行性研究报告、授权委托书、校内审核文件、往来函件、法律文书等与合同有关的文字记录、函件、资料等所有材料，均应当妥善加以收集和保管，不得遗弃、丢失和损毁。
第四十条合同承办单位应当建立合同台账制度，加强对合同的跟踪管理。
合同台账可记载以下内容：
序号、合同号、合同名称、签约主体、合同标的、合同金额，履行情况及违约、变更、转让、解除，合同承办单位和合同承办人等事项。
可按合同不同类型进行台账管理。
华水重大合同[]年第×号；华水一般合同+部门+[]年第×号；华水概括授权合同+部门+[]年第×号。
第四十一条合同洽谈、签订和履行及纠纷处理过程中，合同承办单位及其承办人应当注意收集有关书面材料和证据。
协商有关事项，形成会议记录并由双方签字；进行交涉应形成书面文件，必要时应当送法律事务中心审核把关；对外发函应通过挂号信或者特快专递方式邮寄，或让对方当面签收，或者通过公证送达，有关邮寄信件的回执、对方签字的收据等资料应当一并妥善保存。
第四十二条合同承办单位应当加强对合同文本及其他合同资料的管理，建立健全合同资料管理制度。
合同监管部门、业务主管部门应当按照各自权责负责本部门经手和管理的合同资料的收集、归档与保管工作。
合同承办单位应做好合同签订前后及履行和纠纷处理过程当中形成的各种合同资料的收集、归档与保管工作。
合同承办单位管理合同资料应当以合同承办人为主，单位负责人应当加强检查督促，防止合同资料出现缺失。
合同承办人工作发生变动的，工作交接时应当移交全部合同资料。
合同承办单位及其他有关部门应建立健全合同资料内部管理制度，加强保密工作，防止合同资料和秘密外泄。
第四十三条对于合同签订、履行及纠纷处理过程中形成的所有材料，合同承办单位应当按照学校档案管理办法，及时将有关资料上报学校档案馆归档，同时在本单位保存已存档文件资料的复印件，标明原件存档的时间和处所。
合同事项未了结之前，合同承办单位应当连续不间断归集和保管有关材料，形成从合同谈判到签订直至履行完毕的一整套完整的合同资料，发生合同纠纷的，纠纷处理过程中形成的资料也应当一并归集保存，对上述资料中需要存档的文件，依学校档案管理规定按年度上报存档。
合同资料原则上应当长期保存，法律法规或者学校档案管理办法有特别规定的，从其规定。
需要销毁合同资料的，应当履行审批程序。
第九章奖励与惩处
第四十四条合同监管部门依照各自权限对学校合同管理工作实施监督、检查与指导，发现问题应当及时向学校报告并进行纠正。
学校对在合同管理中作出成绩及避免或者挽回经济损失者予以表彰和奖励。
第四十五条有下列情形之一，情节严重造成重大经济损失的，对责任人予以批评或者纪律处分；涉嫌违法的，报送司法机关追究法律责任：
（一）不按本实施细则规定签订合同的；
（二）签订有重大缺陷合同或者无效合同的；
（三）未依法律和实施细则规定变更或者解除合同的；
（四）丢失合同文本及其他相关文件的；
（五）提供虚假资料的；
（六）没有权利而为对方提供的材料签字的或者超越授权或者滥用授权的；
（七）玩忽职守，不积极认真履行合同，引起纠纷的；
（八）发生纠纷后，隐瞒情况或者不及时汇报或者不及时采取措施的；
（九）应当或者可以追究对方违约责任而擅自放弃的；
（十）在合同签订或者履行过程中，与对方或者第三人恶意串通或者收受贿赂的；
（十一）泄漏学校合同意向、商业秘密或者其他机密的；
（十二）合同使用印章违反学校规定的；
（十三）不按规定收集、保管合同资料及将合同提交备案和存档的；
（十四）合同业务主管部门、合同监管机构不认真履行职责的，并造成损失的；
（十五）其他违反法律法规和学校规定，造成学校损失的。
第四十六条学校将合同管理纳入校属单位年终工作考核，并逐步将合同签约率、合同文本质量、合同履行情况、合同台帐记录等纳入部门的工作成绩考核范围。
第四十七条学校监察部门加强对合同签订、履行、续订、变更、终止等程序的监督检查，促进合同管理工作科学化、规范化。
第十章 附则
第四十八条学校所属具有独立法人资格的单位，在其管理权限范围内发生的合同事项一般由其自行管理。
依法或者按规定需要学校授权才能对外开展的合同事务，应当申请学校授权后进行。
学校所属具有独立法人资格的单位，参照本实施细则制定其合同管理办法，没有制定合同管理办法的，参照本实施细则执行。
第四十九条本实施细则由学校法律事务中心负责解释。
第五十条本实施细则自印发之日起施行。
学校制定的其他与本实施细则不相符的，以本实施细则的规定为准。
原《华北水利水电学院合同管理办法实施细则（试行）》华水政〔2011〕9号同时废止。
附件一
华北水利水电大学合同签署流程
为规范学校的合同管理，维护学校合法权益，合同承办单位及相关人员请遵照以下流程：
概括授权合同
一般合同
重大合同
一、签约前准备
（一）合同洽谈及论证
1．法律考察：
承办单位需对合同对方的主体资格、资质信誉、履约能力、委托权限进行调查分析，并索要相关资料备档；
2．业务考察：
承办单位需对合同标的的合法性、可行性、合目的性进行论证分析及洽谈。
重大合同可成立谈判小组参与。
（二）合同起草：
承办单位根据洽谈结果，结合合同具体风险控制点，协调起草合同。
（三）法律预审：
合同洽谈及合同签订前，承办单位应当咨询有关法律事务专员对合同文本的法律意见，必要时可以请法律事务专员出具法律意见书。
需经招投标签订的合同，合同承办单位拟订招标采购项目的合同文本，应当提交法律事务专员审查。
二、学校审核流程
法律审核：
交由法律事务中心审核
（一）备案申请：
办理备案申请表及备案表
（二）业务审：
交由业务主管部门审核
（三）法律审：
交由法律事务中心审核
（四）校领导审：
交由主管校领导审核
（一）会签申请：
办理会签申请表及会签表
（二）业务审：
交由业务主管部门审核
（三）会签部门会签:
财务部门审核;审计部门审核；法律事务中心审核
（四）校领导审：
交由主管校领导及主管财务校领导审核
三、合同签批及用印盖章
（一）委托代理人:
校属部门负责人签批
（二）法定代表人签字及学校盖章
（一）委托代理人:
主管校领导签批
（二）法定代表人签字及学校盖章
（一）法定代表人或其委托人签批
（二）法定代表人签字及学校盖章
四、合同履行及备案存档
（一）合同履行：
承办单位依约履行合同并跟踪监督。
（二）备案存档：
承办单位建立合同台账、按照学校规定备案存档。
五、备注
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