多媒体中心档案管理制度.docx

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多媒体中心档案管理制度

人

资

资料影像资料室管理制度

第一章--------------------总则

第二章--------------------影像资料领用资格

第三章---------------------空白磁带的管理

第四章---------------------成品磁带/素材磁带的管理

第五章--------------------资料碟的管理

第六章--------------------岗位职责

第七章------------------磁的维护与保管

第八章--------------------档案室环境规定

第九章--------------------附则

第一章总则

一、目的

多媒体中心自1994年成立至今，影像资料室工作就与多媒体的发展和企业文化建设相辅相成，随着集团迅速的发展，大量保存的各项生产、经营活动中形成的对集团、对多媒体具有保存价值的各种文字、影像、声像等不同形式的历史记录，影像资料室在为集团企业文化服务和多媒体整体发展作用越来越大，日益受到大家的关注。

作为档案管理有机组成的档案工作，如何发挥自身独特的优势和功能，为集团、为多美排忧解难、赢得未来，是每一个档案工作者应当深思的问题。

结合集团影像资料室工作实际，就新时期档案工作现状及应未来发展需求特制定以下管理制度。

二、影像资料室档案管理室对集团的历史责任

　　影像资料室是多媒体乃至集团文化建设的重要领域,是集团成长的像征和见证，在集团的企业文化系统中,影像资料室是的全集团影像档案信息中心、展示中心和学术交流中心。

集团档案是指企业在各项生产、经营活动中形成的对集团、本集团具有保存价值的各种文字、影像、声像等不同形式的历史记录。

各部门应注意日常工作中，各种文件材料的形成、积累，并按一定要求进行科学分类整理，统一管理本企业各门类、各种载体的档案，实现档案的有效利用。

（1）集团的档案是集团与多媒体科技发展的催化剂。

（2）集团的科技档案是多媒体知识形态的生产力。

　　（3）集团档案是企业和多媒体经济效益和社会效益的表现形式。

　　（4）集团档案是企业文化的重要部分，是集团和多媒体成功的金桥。

（5）集团档案也是多媒体整体发展、前进的历史见证。

（6）将集团的宣导政策通过需求单位传播给员工、客户、以及社会大众

（7）将多媒体的形像通过需求窗口传播给广大集团同仁

三、名词解释

影像磁带档案：

1、大会活动素材带（集团重大会议活动影音拍摄记录）

2、课程讲义素材带（集团经典课程以及供应商交流课程讲义影音记录）

3、专题拍摄素材带（集团各事业群、技委会宣导、学习、交流专题拍摄素材）

4、新闻拍摄素材带（集团电视台新闻节目素材）

5、栏目拍摄素材带（集团电视台各个栏目素材）

6、新闻事件素材带（集团电视台新闻节目素材）

7、专题成品带（集团各事业群、技委会宣导、学习、交流专题成品影片）

8、新闻成品带（集团电视台新闻节目成品影片）

9、栏目成品带（集团电视台栏目节目成品影片）

10、动漫素材带（集团集团各事业群、技委会宣导、学习、交流动画成品影片）

11、转录资料带（集团2000年以前多媒体影视资料）

12、重要资料成品（集团简介、集团重大影象成品影片）

13、重要资料素材（集团简介、集团重大影象素材）

14、MINDVCAM成品

15、MINDVCAM素材

以上资料1-11均为SONNYDVCAM184磁带存档

12-13为SONNYBTDB32磁带存档

碟片档案：

1、课程大会活动备份资料碟（集团重大会议活、课程讲义刻录DVD数据资料碟）

2、影视学习资料存档（多媒体内部学习、借用素材DVD）

3、广播音像资料（广播站每月节目资料数据DVD）

4、动漫原始素材资料（动漫创作文字、画面、资料数据DVD）

5、策划、编导影视文字档（策划、编导策划案例、脚本、分镜头文子档案数据DVD）

6、VCD重要资料档（2000年以前刻录大会、课程、专题影片）

空白磁带：

1、SONNYDVCAM18

（课程、大会、专题拍摄以及存档动漫、栏目、新闻成品与素材存档）

2、SONNYDVCAM32

（新闻、活动素材拍摄）

3、SONNYBTDB32

（集团简介、重大影像、新闻、栏目口播拍摄以及存档）

4、SONNYMINDVAM60

（因质量问题现已不请购和存档这类磁带）

四、适用范围

本制度适用于多媒体集团影像档案管理。

五、影像档案的分类

影像档案为多媒体以及集团重要智力资产，管理员应设专柜分类进行保存，

分类标准如下图示；

第二章影像资料借用资格

为了更好的对影像资料及空白磁带进行管控，对影像资料借用人的资格限制如下：

一、有按多媒体服务规章发送服务申请单位人员

二、内部编导、记者、剪辑工作、学习用途人员

第三章空白磁带的管理

一、空白磁带目前分DVCAM184、BETACAM32、DVCAM32三种类型，档案管理员应将请购回的空白磁带按类别延续编号，并在电脑中建立空白磁带归档表，每次借用都必须在此表中写清事项、使用长度、使用次数。

其目的是为了避免借出磁带与收回磁带不是同一本的情况以及保证每盒磁带的使用情况的明了，以便统筹磁带管理。

二、带可先给编导拍摄使用，使用6以上可回收后交替给摄像拍摄课程大会活动存档，BETACAM、DVCAM32磁带反复使用次数不益过多，当磁带使用次数达到15次时并不再外借，BETACAM应另起编号作为存档成品或素材使用；DVCAM32应做报废处理。

如有磁带出现断磁、马赛克等严重影响拍摄的应及时交与管理员出处理。

三、DVCAM32因质量条件原因，目前只作为重复拍摄使用，不能将其作为存档磁带

四、空白磁带领用15个工作日内必须归还，如工作需要必须在管理员处申请续借，续借归还时限不得超过15个工作日，以保证空白磁带更好的循环使用，减少磁带积压，更好的控制成本。

五、领用磁带流程

1、摄像人员

摄像人员在正常工作中接到课程大会服务申请才可以领用空白磁带，领用时应提前一天在网上提交空白磁带使用记录表，提出需求，然后在准后到资料室领取空白磁带。

摄像人员磁带归还时间3天，如有异常请及时与管理员联系，如到期不能按时返还，应跟管理员说明原因更改返还日期，方便管理员更好掌握磁带流出情况；

摄像人员归还磁带后应在管理人员审核场记表填写是否规范后监督管理员消除磁带借用记录（课程、大会场记表分别为磁带场记表与网络详细场记表）

2、编导

摄像人员在正常工作中只有在有拍摄计划时才可以领用空白磁带，用时应提前一天在网上提交空白磁带使用记录表，提出需求，然后在准后到资料室领取空白磁带。

编导人员空白磁带领用15个工作日内必须归还，如工作需要必须在管理员处申请续借，续借归还时限不得超过15个工作日，以保证空白磁带更好的循环使用，减少磁带积压，更好的控制成本。

编导人员归还磁带后应在管理人员审核场记表填写是否规范后监督管理员消除磁带借用记录（专题、栏目场记表分别为磁带场记表与网络详细场记表）

3、记者

记者只有在正常工作中有拍摄计划时方可领用空白磁带，用时应提前一天在网上提交空白磁带使用记录表，提出需求，然后在准后到资料室领取空白磁带。

编导人员空白磁带领用15个工作日内必须归还，如工作需要必须在管理员处申请续借，续借归还时限不得超过15个工作日，以保证空白磁带更好的循环使用，减少磁带积压，更好的控制成本。

记者归还磁带后应在管理人员审核场记表填写是否规范后监督管理员消除磁带借用记录（新闻素材场记表分别为磁带场记表与网络详细场记表）

4、新闻剪辑出带员

新闻剪辑出带员正常工作中有新闻成品输出磁带时方可借用，用时应提前一天在网上提交空白磁带使用记录表，提出需求，然后在准后到资料室领取空白磁带。

摄像人员磁带归还时间3天，如有异常请及时与管理员联系，如到期不能按时返还，应跟管理员说明原因更改返还日期，方便管理员更好掌握磁带流出情况；

归还磁带后应在管理人员审核场记表填写是否规范后监督管理员消除磁带借用记录

（新闻成品场记表分别为磁带场记表与网络详细场记表）

六、注意事项：

1、未在网上提交空白磁带使用记录表者不予借用磁带

2、磁带场记表与网络详细场记表未按要求书写者不予消借用记录

3、借用超时而未说明续借者将通报部门主管做异常处理

4、管理员要切实作好保管及登记工作，空白带应分类存放，并妥善管理。

5、管理员应及时通报未按时归还磁带人员，对每一盒磁带进行跟踪管理。

6、DVCAM184剩余50盒时管理员应填写磁带使用情况表上报人资申请购买、

BETACAM32剩余20盒时管理员应填写磁带使用情况表上报人资申请购买、

DVCAM32剩余20盒时管理员应填写磁带使用情况表上报人资申请购买。

7、编导、记者摄像需提前做好需求计划提前一天领用磁带，紧急事件做特殊处理

8、使用者需妥善保管，如有磁带丢失，使用者自行购买赔偿并接受部门处罚。

第四章成品磁带/素材磁带的管理

1、编导、记者用时应提前一天在网上提交成品/素材磁带使用记录表，提出需求，然后在核准后到资料室领取磁带，方便管理员更好掌握磁带流出情况，成品带与素材带借用不得超过3工作日，如需循环使用可向直接主管申请复制整盘，以保证成品带与素材带的有效保护防止资料丢失，如超过借用时限需向管理员说明原因做续借处理，续借成品带不得超过3个工作日。

编导归还时须填写磁带场记表与网络详细场记表，未按要求书写者不予消借用记录

2、使用者需妥善保管，如有磁带丢失或内容丢失，使用者自行购买赔偿并接受部门处罚。

。

4、新成品内容存入时，管理员需做好监督登记工作；随后需在多媒体网站上更新存入的内容。

5、管理员应将新录入专题成品采录输出电子档分类存入硬盘，以便后续刻录与借用

第五章资料碟的管理

一、影音资料碟

1、管理员按购买顺序对电影、电视剧等碟片进行编号，并登记影音资料统计表。

2、使用者按需求如实填写网络借用登记表，填写领用表，将表单内所涉及项目填写完整，并写清楚预计返还时间，如到期不能按时返还，应跟管理员说明原因更改返还日期，方便管理员更好掌握资料碟流出情况。

3、使用者需妥善保管，如有碟片丢失，使用者需自行购买赔偿。

4、使用者将电影、电视剧等碟片交回管理员存档/回收，并核销领用记录。

二、广播声音档案管理

1、管理员按时间做好每月资料收集工作确保资料的完整性

2、广播声音档案包括广播站每期节目声音成品

3、管理员按时间顺序对DVD、数据碟进行编号

4、用于刻录备份的碟片，复制员应做好碟片流出记录，登记空白光碟領用登記表；原则上空白碟片不对他人提供使用。

5、刻录好的碟片复制员应及时交于管理员存档，不可随意堆放在桌面，以免丢失。

三、文字档案管理

1、管理员按时间做好每月资料收集工作确保资料的完整性

2、管理员按时间顺序对DVD、数据碟进行编号

3、文字挡案包括：

策划表单、剧本、文案脚本、编导文案脚本、动漫创作原始素材

4、管理员按时间顺序对DVD、数据碟进行编号

5、用于刻录备份的碟片，复制员应做好碟片流出记录，登记空白光碟領用登記表；原则上空白碟片不对他人提供使用。

6、刻录好的碟片复制员应及时交于管理员存档，不可随意堆放在桌面，以免丢失。

四、课程大会存档DVD

1、资料剪辑员将大会、课程及晚会等需要备份的内容刻录一份数据碟备份存档，将原视频文件存入专用硬盘内；备份碟只用于存档，原则上不使用。

2、刻录好的碟片复制员应及时交于管理员存档，不可随意堆放在桌面，以免丢失。

第六章岗位职责

第六章岗位职责

一、档案管理专职人员负责挡案录入、档案存档、档室资料整理打扫、档案盘点、空白磁带存档（贴标、借用管理）、空白磁带管理（记录空白磁带碟片跟踪管理）

二、刻录剪辑员负责日常大会活动、课程、专题采录及刻录和集团资料需求，按照需求认真刻录备份存档碟片，保证其质量完好性，、认真保存原视频文件，不得随意删改或删除，认真做好碟片使用记录；确保流入流出数额相等

三、素材整理收集员负责整理素材、倒入存档磁带、资料收集（本部门的学习、整理资料收集、其他厂区的重大事件资料收集、电视新闻有集团报道的事件收集）、重要宣传影片包装制作、为集团各个需求单位满足简单剪辑以及影像资料室对多媒体以外服务的记录与追踪分析

四、管理员总责

1、严格按照本制度开展工作，监督使用者是否合理使用影像档案；

2、磁带准确编号，保证编号的延续性，不断号、缺号；

3、检查每本存档磁带时长是否使用完全，以免造成空间浪费；

4、按需借、收影像档案，做好各项记录；

5、检查场记表、成品存档表是否填写规范；

6、管控磁带使用次数，以免造成磁头脱磁或损坏；

7、保持档室衡温及干燥；

8、定期盘点；

9、掌握磁带使用年限，及时翻录，以免造成资料丢成；

10、DVD空白碟片使用管控；

11、认真做好资料收集工作，确保集团影像资料的完整性；

五、编导职责

1、领用磁带的保管、维护；

2、按实际情况准确填写磁带场记表与网络详细场记表

3、按规定录制彩条、黑场及ID；

4、认真请示部门主管素材或成品是否刻录存档，不得私自作决定；

5、按时、完好的归还影像档案，不可叫他人替代归还；

三、摄像职责

1、领用磁带的保管、维护；

2、按实际情况准确填写磁带场记表与网络详细场记表

3、拍摄时按规定录制彩条；

4、认真请示部门主管素材是否刻录存档，不得私自作决定；

5、按时、完好的归还影像档案，不可叫他人替代归还；

五、各部门主管

1、监督部门使用人是否合理使用影像档案；

2、准确、合理的判断素材或成品是否需刻录存档；

第七章磁的维护与保管

一、装退磁带的正确操作方法

1、摄像在打开电源后不可急于装带，要等待系统检测完成后再装带，  如强行装带则会

导致带仓损坏（带仓驱动齿轮变形、错位、断齿、带仓电机及驱动电路损坏等）。

正确的装带步骤应该是，先打开电源，等待7秒后再将磁带对准带仓磁带导入口的中心（小型磁带一定要对准导入口小尺寸磁带的标记位置）水平推入后松手，磁带到达带仓相应位置后会被自动检测而吸入，装带完成后录像机的停止（STOP）及待机指示灯（STANDBY）会自动点亮，告知装带完成等待操作运行，对于DVCAM录像机带仓盖会自动保护关死，无法再推入磁带。

    2、退带时也应注意，不可心急，要等待磁带完全退出停稳后方可抽取磁带，注意在磁带还没有完全退出停稳时不可强行抽取磁带，否则极易损坏带仓。

退带结束后发出退带完毕提示音，方可抽取磁带，这样可保护机器带仓等。

二、磁带的正确使用

1、磁带应在良好的环境下使用保管，尽量避免在高温、低温、潮湿、灰尘多、强光、强磁场及强震动的恶劣环境下使用与存放磁带；编辑时应尽量减少长时间暂停、长时间搜索或反复使用磁带的某一部分；注意不使用过旧、发霉及轧伤有褶皱的磁带；如遇机器磁头脏污应及时清洗以免磨损磁带及磁鼓。

2、机器使用完毕应及时取出磁带并装入带盒保管，严禁将磁带留在断电的设备中，长时间将磁带留在设备中可能会导致磁带松弛变形而损坏；还应注意保管存放磁带时应将其倒带至带头卷绕整齐装盒并竖直放置，直立摆放能减少磁带的自然变形，长期不使用的磁带应过一段时间重绕几遍。

3、温差大的情况下，比如在寒冷的冬天，从温暖的室内拿出磁带带到室外拍摄，不要马上放进机器内。

温差大有可能会使磁带的表面形成微小的水珠，损伤机器。

　　4、不要将磁带靠近喇叭、电视机等能产生磁场的物体，从而导致磁带的信号失落和信噪比下降，影响录放质量。

5、磁带的标签要按说明正确粘贴，否则会影响磁带走带时的平稳性，给磁头造成伤害

6、长期保存的录像带应每隔一段时间拿出来试放一次，以免出现磁带粘带现象。

7、长期不用或借回来的录像带，使用前应进行清洁、消除磁粉工作。

三、定期盘点

影像档案每个季度最后一个月的15日起至20日为盘点日，由档案室主办，视实际情况请示支援。

第八章档案室环境规定

一、环境要求

档案室应保持干燥、清洁、通风、避光、防磁，空气流通是防止带子发霉的最好方法；

磁带的存放还要注意防尘，滞留在带基上的灰尘颗粒会损伤磁头。

二、温度及湿度

磁带存放处湿度不能太高，温度要适宜，温度一般保持在20到25摄氏度左右，相对湿度应保持在40%到60%左右。

第九章附则

本制度一经起用所有相关人员必须按次制度进行，此制度解释权与修改权归人资总处多媒体中心档案室。