S办公室管理制度.docx

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S办公室管理制度

XXXXXX

5S办公室管理制度（试行）

第1条总则

为了给工作人员创造一个干净、整洁、舒适、合理的工作场所和空间环境，保持办公室及各功能检查室、诊疗室、库房的整洁、物品摆放有条不紊、一目了然，能最大程度地提高工作效率和员工士气，激发员工团队意识，强化员工“讲忠诚、讲责任、讲追求”的基本行为规范，养成“细节决定成败”的意识。

让员工工作更加安全、更加舒畅，将资源浪费降到最低点，使健康管理中心办公管理及文化建设提升到一个新层次，促进健康管理中心的5S活动从“形式化”走向“行事化”，最后走向“习惯化”的演变，以达到管理健康中心“以人为本，永续经营”的宗旨。

从而塑造良好的企业形象，实现共同的目标，特制定本制度。

第二条本制度适用于XXXXXX内各部门（前厅部、体检部、养生保健部、营销部、综合部）

第三条5S的定义及其目的

一、5S的定义、目的

5S是指整理（SEIRI）、整顿（SEITON）、清扫（SEISO）、清洁（SEIKETSU）、素养（SHITSUKE），因其日语的罗马拼音均以“S”开头，因此简称为“5S”。

1、1S——整理

定义：

区分“要”与“不要”的东西，对“不要”的东西进行处理。

目的：

腾出空间和时间，提高工作效率。

2、2S——整顿

定义：

要的东西依规定定位、定量摆放整齐，明确标识。

目的：

排除寻找时的时间浪费。

3、3S——清扫

定义：

清除工作场所内的脏污，及时维护仪器设备，设备异常马上修理，并防止污染的发生。

目的：

使不足、缺点明显化，是保证体检质量的基础。

4、4S——清洁

定义：

将上面3S的实施制度化、规范化，并维持效果。

目的：

通过制度化来维持成果，并显现“异常”的所在。

5、5S——素养（又称修养、心灵美）

定义：

科室各项仪器设备，管理职责明确分工责任到人，做到事事有人管，人人有事管；人人依规定行事，养成好习惯。

目的：

提升“人的质量”，养成任何人对任何工作都持认真态度的人，发扬主人翁意识，增强团队凝聚力，向心力。

第四条办公室5S检查要点

1、是否已将不要的东西丢弃（如文件、资料、档案、图表、文具用品、一次性床上用品、墙上标语、海报等）；

2、地面、桌子是否显得零乱；

3、垃圾筒是否及时清理；

4、办公设备、仪器设备有无灰尘，是否处于完好备用状态；

5、桌子、椅子、资料柜、储物柜是否摆放整齐，布局是否合理；

6、有无文件归档规则及按规则分类、归档（任何文件应在一分钟内找到）；

7、文件、档案等有无实施定位化；

8、需要的文件、档案等是否容易取出、归位，卷柜是否明确管理责任者；

9、办公室墙角有没有蜘蛛网、纸屑、杂质、垃圾等；

10、桌子、椅子、沙发、柜子等有没有灰尘；

11、公告栏有没有过期的公告信息；

12、饮水机（含水桶）是否干净；

13、管路配线是否杂乱，电话线、电源线是否固定得当；

14、办公设备随时保持正常状态，有无故障；

15、抽屉内是否杂乱，东西是否杂乱摆放；

16、私人用品是否整齐地放置于一处；

17、报架上报纸是否整齐摆放，杂志是否经常更换；

18、盆景、花卉是否摆放在规定位置且定期修剪，有没有枯死或干黄的现象；

19、科室是否有人员去向目视板（人员去向一览表）；

20、有无文件传阅的规则；

21、是否有电话留言记录本；

22、当事人不在，接到电话时，是否有“留言记录”；

23、会议室物品是否摆放整齐，地面是否较脏有垃圾，桌面、椅子、门窗是否有灰尘等；

24、下班后桌面是否整洁；

25、垃圾筐里是否堆满垃圾；

26、下班后，灯、计算机、打印机等电源是否关好；

27、离开或下班后，椅子是否被推至桌下，并应紧挨办公桌平行放置。

28、用过的一次性纸杯是否到处乱放；

29、顾客、员工更衣室、更衣柜内是否随时保持干净整齐；

30、本中心为无烟区，是否有在办公室或办公区域内吸烟的；

第五条办公室——五分钟／十分钟5S活动内容

区分

活动内容

五分钟5S活动

1

检查你的着装状况和清洁度

2

检查是否有物品掉在地上，将掉在地上的物品都捡起来，如橡皮擦、回型针、文件及其它

3

整理和彻底清洁桌面

4

检查存放文件的位置，将文件放回它们应该放置的位置

5

扔掉不需要的物品，包括抽屉内的私人物品

6

检查卷柜、文件筐及其它办公用具等，将放得不恰当的物品改正过来

十分钟5S活动

1

实施上述五分钟5S活动的所有内容

2

用抹布擦干净计算机、传真机及其它办公设备

3

固定可能脱落的标签

4

清洁地面

5

扔掉垃圾篓内的垃圾

6

检查电源开关、门窗、空调等是否已关上

第六条办公室5S管理的评价

1、评比以月份为单元进行，取得第一名，授予“本月份5S最佳部门”锦旗，最后一名发给“本月份5S最差部门”警示旗，以示鞭策。

2、各部门的实际成绩应在公告栏、微信上进行公布。

3、锦旗和警示旗于每月快乐会议上作为改善成果奖颁发。

4、所颁锦旗和警示旗于下次快乐会议一天前收回。

5、所颁发锦旗和警示旗必须悬挂于指定位置。

6、成绩均未达到90分时，不颁发第一名锦旗；成绩均超过80分时，不颁发最后一名警示旗。

第七条文件的5S管理

文件是公司各种规章制度、技术规范、数据记录的书面形式，是公司正常运转的重要保证。

一、文件的5S

1．整理：

①．明确哪一类文件需要，哪一类文件不需要；②．无效和不需要的文件及时清理。

2．整顿：

①．将文件分门别类保存；②．制作目录索引，便于查找。

3．清扫：

①．防潮防尘防虫；②．定期修补维护。

4．清洁：

①．专人管理；②．责任分明。

5．修养：

①．使用完后及时归位；②．爱护文件，节省用纸；③．按规定要求制定发行文件资料。

二、存档管理

1．使用适合的文件夹：

①．选购一些容易存放、拿取、保管的活页夹；②．大小：

根据文件的大小选择；③．厚度：

根据文件量考虑5厘米或8厘米、10厘米等规格。

2．在文件夹的封面、侧面上注明类别名称、管理责任人、保管期限等。

3．在首页建立目录表，必要时每一类设一张位页，便于迅速寻找。

三、日常管理：

①．设置专门的文件柜，用于存入文件；②．将文件夹进行编号，并按编号顺序摆放；③．定期整理，做好防潮、防虫、防火等工作。

四、日常维护：

①．发行新版本时，及时回收销毁旧版本；②．仅具有参考价值的数据，要特别注明；③．文件变更时，要及时更改目录索引。

第八条文件柜的5S管理

1.目的

为规范XXXXXX文件、资料、客户体检报告、顾客个人资料的管理，防止文件、资料的丢失，提高工作效率，特制定本规定。

2.适用范围

健康管理中心各部门保险柜、文件柜、资料柜、墙柜、储物柜等

3.细则

3.1各部门必须按规定流程申请文件柜的购买，充分利用文件柜的空间，现场不得摆放多余文件柜和利用率低的文件柜，否则将强制收回。

3.2文件柜必须定置摆放，文件柜内的物品也必须分类并定置摆放。

3.3做好文件柜的标识：

①、文件柜表面贴标签，标签一律贴在门的左上角。

②、文件柜内贴有“物品清单”，“物品清单”一律贴在门的左上角。

3.4文件柜内物品必须按“物品清单”摆放整齐，不允许混乱摆放。

3.5文件柜内资料必须编号，分类摆放。

3.6文件必须装在文件夹内，文件夹必须有文件目录及编号。

3.7文件柜表面及柜内保持干净，无油污、无脏物、无垃圾等。

3.8文件柜损坏，或钥匙丢失，按规定程序申报维修，不得擅自撬文件柜；故意损坏的，按价赔偿。

3.9各部门必须建立文件柜管理制度和5s管理登记本。

3.10每部门必须每月25日组织对文件柜进行自查。

4.本规定由综合部起草。

5.本规定由“5S工作组”负责解释。

第九条卫生间的5S管理

1.目的

为保持卫生间的干净、整洁、卫生，规范员工行为，提高员工素养及公德意识，特制定本规定。

2.适用范围

中心各部门各检查室、理疗室、办公区卫生间（公共卫生间、洗手间）

3.细则

3.1讲究卫生，保持卫生间（公共卫生间、洗手间）内清洁、干净，无异味。

3.2爱护公共设施，对故意损坏的，按价赔偿，非人为损坏的，及时申报维修。

3.3严禁在厕所门上乱写乱划（画）。

3.4文明用厕，严禁向卫生间（厕所、洗手间）扔杂物。

3.5对卫生间（厕所、洗手间）地面较滑的，应在门口和地面铺设防滑垫。

3.6必须指派专人对厕所进行管理，厕所管理员必须对清洁员进行监督和考核。

3.7洗手间内应放置清洁剂并及时更换。

3.8节约用水、用电，用后及时关闭水龙头，人走后即随手关灯。

3.9清洁工清扫时，应悬挂“现正清扫，请稍侯10分钟”提示牌，员工在清洁工清扫时，严禁如厕。

3.105S工作组对卫生间（厕所、洗手间）进行不定期检查，并按评分标准进行考核扣分。

4.本规定由体检部起草。

5.本规定由“5S工作组”负责解释。

第十条饮水机的5S管理

1.目的

为规范饮水机的使用和保养，保持饮水机的整洁、卫生，特制定本规定。

2.适用范围

中心各部门饮水机

3.细则

3.1本着节约的原则，不需要设置饮水机的，不要设置饮水机。

对闲置不用的（1个月以上）饮水机，5S检查组查出将按评分标准进行考核扣分，并强制收回。

3.2对必须设置和数量不够的，使用部门（单位）必须按相关流程及时申领。

3.3各使用部门（单位）负责饮水机的日常维护和保养。

必须保持饮水机机身、附属设施及其四周环境卫生、整洁、干净。

3.4必须对饮水机实行定置管理。

3.5各部门（单位）必须指派专人对饮水机和桶装水进行管理，并建立饮水机及桶装水台帐。

3.6爱护公物，对故意和野蛮使用损坏的，按价赔偿。

对非人为损坏的，必须及时按规定流程申报维修和办理报废手续，严禁将坏的饮水机放在现场（1周以上）。

3.7严禁向饮水机的上接水盒倒茶叶及其它脏物。

3.8节约用电，不使用时，及时关闭电源。

3.9各部门（单位）必须按饮水机的使用说明书进行操作。

3.10各部门（单位）必须对饮水机及附属设施进行日常保养和清扫。

3.115S工作组对各部门饮水机进行不定期检查，并按评分标准进行检查考核扣分。

4.本规定由前厅部起草。

5.本规定由“5S工作组”负责解释。

第十一条门窗的5S管理

1.目的

为保持工作场所干净、明朗，给员工创造一个愉快的工作环境，特制定本规定。

2.适用范围

公司各部门装有玻璃的地方

3.细则

3.1每块玻璃必须有责任人，将责任人记录在5S管理登记本上。

3.2玻璃必须定期清扫，玻璃、窗台及四周无蜘蛛网、灰尘、污点、黑斑等。

3.3清扫玻璃时，先用湿抹布擦1遍，再用报纸擦1遍。

3.4玻璃上不允许粘贴任何标识。

3.5玻璃损坏的须按规定流程及时更换，故意损坏的按价赔偿。

3.65S工作组不定期检查，并按评分标准进行检查考核扣分。

4.本规定由养生部起草。

5.本规定由“5S工作组”负责解释。

第十二条库房的5S管理

1.目的

保证中心库房的规范整理，特制定本规定。

通过长期不懈地推行5S管理方法，加强中心物资管理，塑造整洁有序、节约高效的库房管理，提高物资管理员的整体素质。

2.适用范围

健康管理中心内库房

3.职责与权限　　

3.1工作人员　　负责库房的清洁、整顿工作。

3.2部门主管　　组织监督检查5S的落实情况，并每月召开会议对库房管理情况总结。

3.3库房管理人员　　负责本部门库房的日常自检自查　

4.术语与定义　

（1）5S：

“两整三清”的简称，即整理、整顿、清扫、清洁、素养。

（2）整理：

将库房内所有物品、物资分类，分为常领的和不常领的，服装、器材、耗材等各类物资并统一贴上标签。

并在电脑上及时整理记录中心物资名称，数量，购进日期，并认真填写出入库记录单。

（3）整顿：

合理放置库房物品，实施“三定”（定品名、数量、及位置）。

清扫：

经常进行清扫和检查，保持清洁状态。

（4）清洁：

通过整理、整顿和清扫，使物品状态一目了然，达到环境整齐清洁。

（5）素养：

养成遵守库房管理制度的良好习惯，增强维护“5S”的责任感。

（6）安全:

通过管理使各种物资归类存放在物资存货架上，定期整理，保证库房物资整洁安全。

（7）可视化管理：

即标识管理。

库房内各种物品、设备、耗材等应有明确、醒目标识，摆放须整洁、干净，设备标签字迹清晰。

5.库房要求　　

5.1光线照明亮度应适宜，且储存区域应通风，不积水，不潮湿，干净，整洁。

5.2库房存放的物品、材料等应整齐、有序，物品的叠放不宜过高，要稳当。

5.3库房中存放的危险化学品，须摆放明显标识，并采取消防保护措施。

5.4工具、零配件、器皿、耗材以及劳保用品的保管须定位放置，并以标签或标识牌予以明确标识；　　

5.5办公用品管理要求　　

5.5.1打印纸、文件盒、资料夹、笔记本等须有编号、目录，并固定存放处。

5.5.2办公用品管理应整洁有序，且易于快速查找。

5.65S工作组对库房进行不定期检查，并按评分标准进行检查考核扣分。

5.7本规定由后勤部起草。

5.8本规定由“5S工作组”负责解释。

第十三条5S评分方法：

1、总分为100分；

2、每月得分＝100-每月不定期抽查扣分

3、每月30日统计得分，并得出评比结果。

4、每月月初开上个月的总结会，并给第一名和最后一名颁发锦旗和警示旗。

第十四条5S检查评分标准

一、各部门办公室

序号

检查项目

检查内容

评分

1

办公室（各检查室、理疗室、健身房）

办公室没有标识或标识不准确

-2

办公室内有不需要的物品

-1

2

办公桌

成沓的文件参差不齐，或零散的文件歪斜、凌乱

-2

办公桌上有灰尘、无用的（或用过的）一次性纸杯，前厅工作台资料是否归类存放

-2

办公桌上放有非每日必需品

-1

抽屉内物品摆放杂乱

-1

私人物品与办公物品没有分开摆放

-1

3

床下、地面

堆放的物品摆放凌乱

-2

床下不干净，有垃圾、污迹、纸屑、一次性纸杯等

-2

垃圾筐内放满垃圾没有及时清理

-1

电源线、电话线摆放凌乱，有跘脚的可能

-1

4

办公椅

办公椅、沙发不干净，有污迹、灰尘、纸杯等

-2

人离开办公桌后，办公椅没有推至桌下，且没有紧挨办公桌平行放置，每把

-1

5

文件柜

柜内物品没有分类摆放、摆放凌乱

-2

文件夹内没有文件目录、不能按目录准确取出文件（一分钟内找出所需文件）

-2

柜面不干净，有污迹、灰尘等

-1

文件夹外侧没有统一标识、编号

-1

柜内摆放有非必需品

-1

文件夹没有摆放在规定的位置

-1

7

门、窗等

没有责任人、没有标识，每扇

-2

门、窗、窗台不干净、有灰尘、蜘蛛网等

-2

人走后（或无人时）没有随手关闭门、窗（注：

只要办公室没人必须关闭门窗，包括出去上厕所）

-1

8

计算机、复印机等

有灰尘、污迹等不干净

-2

计算机线凌乱没有束起来

-1

9

电话、传真等

电话机、传真机上有灰尘、污垢等，不干净；电话线接拉凌乱

-2

10

其它电器

下班前没有关闭电源

-2

饮水机不干净，有灰尘（包括水桶）

-2

坏了没有及时维修（或申报维修）

-1

11

其它

没有人员去向登记本

-2

有在办公室吸烟的，每人次

-2

没有电话留言记录本

-2

锦旗和警示旗没有悬挂在指定位置

-2

有穿拖鞋上下班的，每人次

-1

人员去向登记本信息不准确

-1

盆景花卉有发黄或枯死

-1

报架上报纸摆放不整齐

-1

有多余的饮水机，每台

-1

总分（55分）

共扣分

二、办公楼公共场所（安全保卫处负责）

序号

检查项目

检查内容

评分

1

楼道

1.有较多灰尘、烟头、废纸等

-4

2.垃圾桶内堆满垃圾没有及时清理

-3

3.楼道里有堵塞物

-3

2

厕所

1.坏了没有及时修理（或申报修理）（一周内）

-4

2.洗手池或台面有污垢等，不干净

-4

3.有垃圾没有及时清理

-3

4.洗手池、拖布池堵塞没有及时疏通

-3

5.地面有较多积水，不干净

-3

6.清洁用具没有摆放在规定位置

-3

7.除清洁用具外还堆放有其他物品

-3

3

会议室

1.会议桌上、地面上有垃圾

-4

2.会议桌上、椅子上有较多灰尘

-3

3.开会前没有及时开门（开会前十分钟开门）

-3

4.桌椅没有及时归位摆放

-3

5.门、窗、窗台不干净、有灰尘、蜘蛛网等

-3

6.开完会后没有及时关闭门窗

-3

7.开完会后没有及时打扫

-3

总分（55分）

共扣分

第十四条总论

本制度自2015年7月1日起正式实施，5S检查小组将对XXXXXX内各部门进行不定期抽查，每月至少两次，并及时对该制度进行修订和补充，每次抽查完要及时总结，整改，复查，汇报，以保证办公区管理制度的有利进行，达到整理整顿办公室的目的，树立良好的同济品牌形象。

望各部门主管严抓学习，严抓落实，严格遵守。

本制度的解释权归5S工作组所有。

附表：

人员去向显示板

姓名

去向

离开时间

联络电话

预定返

回时间

备注

5S管理工作组组员

姓名

科室

职务

备注

以上5S管理工作组组员在7月1日前组织各科室认真学习5S管理制度，督促检查，及时整改，复查，做到客观公正、及时提出改进方案，及时汇报。

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