办公室制度办公室管理制度文档格式.docx
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□保密措施
第十条属于公司秘密的文件、资料和其它物品的制作、收发、传递、使用、复制、摘抄、保存和销毁，由总经理办公室或主管副总经理委托专人执行；
采用电脑技术存取、处理、传递的公司秘密由电脑部门负责保密。
第十一条对于密级文件、资料和其他物品，必须采取以下保密措施：
（一）非经总经理或主管副总公司批准，不得复制和摘抄；
（二）收发、传递和外出携带，由指定人员担任，并采取必要的安全措施；
（三）在设备完善的保险装置中保存。
第十二条属于公司秘密的设备或者产品的研制、生产、运输、使用、保存、维修和销毁，由公司指定专门部门负责执行，并采用相应的保密措施。
第十三条在对外交往与合作中需要提供公司秘密事项的，应当事先经总经理批准。
第十四条具有属于公司秘密内容的会议和其他活动，主办部门应采取下列保密措施：
（一）选择具备保密条件的会议场所；
（二）根据工作需要，限定参加会议人员的范围，对参加涉及密级事项会议的人员予以指定；
（三）依照保密规定使用会议设备和管理会议文件。
（四）确定会议内容是否传达及传达范围。
第十五条不准在私人交往和通信中泄露公司秘密，不准在公共场所谈论公司秘密，不准通过其他方式传递公司秘密。
第十六条公司工作人员发现公司秘密已经泄露或者可能泄露时，应当立即采取补救措施并及时报告总经理办公室；
总经理办公室接到报告，应立即作出处理。
□责任与处罚
第十七条出现下列情况之一者，给予警告，并扣发工资10元以上500元以下：
（一）泄露公司秘密，尚未造成严重后果或经济损失的；
（二）违反本制度第十条、第十二条、第十三条、第十四条、第十五条规定的秘密内容的；
（三）已泄露公司秘密但采取补救措施的。
第十八条出现下列情况之一的，予以辞退并酌情赔偿经济损失。
（一）故意或过失泄露公司秘密，造成严重后果或重大经济损失的；
（二）违反本保密制度规定，为他人窃取、刺探、收买或违章提供公司秘密的；
（三）利用职权强制他人违反保密规定的。
□附则
第十九条本制度规定的泄密是指下列行为之一：
（一）使公司秘密被不应知悉的；
（二）使公司秘密超出了限定的接触范围，而不能证明未被不应知悉者知悉的。
印信管理制度
第一条印信的种类
（一）印鉴：
公司向主管机关登记的公司印章或指定业务专用的公司印章。
（二）职章：
刻有公司董事长或总经理职衔的印章。
（三）部门章：
刻有公司部门名称的印章。
其不对外单位的部门章可加注"
对内专用"
。
（四）职衔签字章：
刻有经理及总经理职衔及签名的印信。
第二条印信的使用规定
（一）对公司经营权有重大关连、涉及政策性问题或以公司名义对政府行政、税务、金融等机构以公司名义的行文，盖总经理职章。
（二）以公司名义对国营机关团体、公司核发的证明文件，及各类规章典范的核决等由总经理署名，盖总经理职衔章。
（三）以部门名义于授权范围内对厂商、客户及内部规章典范的核决行文由经理署名者，盖经理职衔签字章。
（四）各部门于经办业务的权责范围内及对于公民营事业、民间机构、个人的行文以及收发文件时，盖部门章。
第三条印信的监印
（一）总经理职章及特定业务专用章得由总经理核定本公司的监印人员。
（二）总经理职衔签字章得核定由管理部主管为监印人员。
（三）经理职衔签字章及部门章得由经理指定监印人员。
第四条印信盖用
（一）文件需用印时，应先填写"
用印申请单"
（附表1），经主管核准后，连同经审核的文件文稿等交监印人用印。
（二）监印人除于文件、文稿上用印外，并应于"
上加盖使用的印信存档。
第五条各种印信由监印人负责保管，如有遗失或误用情事，由监印人全权负责。
第六条监印人对未经判行文件，不得擅自用印，违者受处。
第七条印信遗失时除立即向上级报备外，并应依法公告作废。
第八条本办法经呈总经理核准后施行，修改时亦同。
卫生管理准则
1.本公司为维护员工健康及工作场所环境卫生，特订定本准则。
2.凡本公司卫生事宜，除另有规定外，悉依本准则行之。
3.本公司卫生事宜，除总务及生产单位（安全卫生委员会）负责外，全体人员，须一体确实遵行。
4.凡新进入员必须了解卫生的重要与应用的知识。
5.各工作场所内，均须保持整洁，不得堆积足以发生臭气或有碍卫生之垃圾、污垢或碎屑。
6.各工作场所内之走道及阶梯，至少须每日清扫一次，并须采用适当方法减少灰尘的飞扬。
7.各工作场所内，应严禁随地吐痰。
8.饮水必须清洁。
9.洗手间、厕所、更衣室及其他卫生设施，必须特别保持清洁。
10.排水沟应经常清除污秽，保持清洁畅通。
11.凡可能寄生传染菌的原料，应于使用前施以适当的消毒。
12.凡可能产生有碍卫生的气体、尘灰、粉末之工作，应遵守下列规定：
（1）采用适当方法减少此项有害物的产生。
（2）使用密闭器具以防止此项有害物的散发。
（3）于发生此项有害物的最近处，按其性质分别作凝结、沉淀、吸引或排除等处置。
13.凡处理有毒物或高热物体的工作或从事于有尘埃、粉末或有毒气体散布场所的工作，或暴露于有害光线中的工作等，须着用防护服装或器具者，应按其性质制备。
从事于前项工作人员，对于本公司设备的防护服装或器具，必须善用。
14.各工作场所的采光，应依下列的规定：
（1）各工作部门须有充分的光线。
（2）光线须有适宜的分布。
（3）须防止光线的眩耀及闪动。
15.各工作场所的窗面及照明器具的透光部分，均须保持清洁，勿使有所掩蔽。
16.凡阶梯、升降机上下处及机械危险部分，均须有适度的光线。
17.各工作场所应保持适当的温度，温度之调整以暖气冷气或通风等方法行之。
18.各工作场所应充分使空气流通。
19.食堂及厨房之一切用具及环境，均须保持清洁卫生。
20.垃圾、污物、废弃物等的清除，必须合乎卫生的要求，放置于所规定的场所或箱子内，不得任意乱倒堆积。
21.公司应设置甲种急救药品设备并存放于小箱或小橱内，置于明显之处以防污染而便利取用。
每月必须检查一次，其内容物有缺时应随时补充。
22.本准则经呈准后施行，修改时亦同。
值班管理制度
第一条本公司于节假日及工作时间外应办一切事务，除由主管人员在各自职守内负责外，应另派员工值班处理下列事项：
（一）临时发生事件及各项必要措施。
（二）指挥监督保安人员及值勤工人。
（三）预防灾害、盗窃及其它危机事项。
（四）随时注意清洁卫生、安全措施与公务保密。
（五）公司交办的各项事宜。
第二条本公司员工值班，其时间规定如下：
（一）自星期一至星期六每日下午下班时起至次日上午上班时间止。
（二）例假日：
日班上午八时起至下午五时止（可随办公时间的变更而变更）。
夜班下午五时半起至次日上午八时止。
第三条员工值班安排表由各部门编排，于上月底公布并通知值班人员按时值班。
并应置值日牌，写明值班员工的姓名悬挂于明显地方。
第四条值班员工应按照规定时间在指定场所连续执行任务，不得中途停歇或随意外出，并须在本公司或工厂内所指定的地方食宿。
第五条值班员工遇有事情发生可先行处理，事后方可报告。
如遇其职权不能处理的，应立即通报并请示主管领导办理。
第六条值班员工收到电文应分别依下列方式处理：
（一）属于职权范围内的可即时处理。
（二）非职权所及，视其性质应立即联系有关部门负责人处理。
（三）密件或限时信件应立即原封保管，于上班时呈送有关领导。
第七条值班员工应将值班时所处理的事项填写报告表，于交班后送主管领导转呈检查，报告表另定。
第八条值班员工如遇紧急事件处理得当，使公司减少损失者，公司视其情节给予嘉奖。
第九条值班员工在值班时间内，擅离职守应给予记大过处分，因情节严重造成损失者，从重论处。
第十条值班员工因病和其它原因不能值班的，应先行请假或请其它员工代理并呈准，出差时亦同，代理者应负一切责任。
第十一条本公司员工值班可领取值班津贴，其标准另定。
电话管理规定
第一条本公司的电话，主要是作为方便与外界沟通、方便开展业务之用，不提倡员工在公司内打私人电话。
第二条员工打电话，用语应尽量简洁、明确，以减少通话时间。
第三条总机接外线电话至分机时，一般电话铃声响五次无人接听，即挂听，即挂线。
第四条总台文员接听外线电话的标准用语为：
"
您好，×
×
公司"
当方告知分机电话时，说：
请稍等!
如分机占线，说"
电话占线，请稍后再打!
接听内线电话的用语为：
您好，总台!
其他内容视情回答，总的要求是规范、简洁、礼貌。
第五条公司不允许员工在公司挂私人长途电话。
有外线电话的贸易部门不得到总台挂长途电话。
行政、管理部门因工作需要挂长途电话的，需亲自填写长途电话申请单，注明部门、通话人、对方地区及单位、因何业务通话等，并经该部门负责人签字同意后方予挂拨。
负责人不在的，应由主管领导签字同意，部门负责人及主管领导均不在，又确因业务需要挂长途电话的，通过总办同意可先行挂拨，但事后通话一定要三日内补办审批手续，逾期不补办者视为挂私人电话，电话费由其本人双倍负责。
第六条值班人员不按上述第三条的规定，手续不全即帮他人挂长途电话的，除电话费由其负责外，每发现一次罚款50元。
屡教不改的，视情节给予扣发奖金直至辞退处理。
第七条员工不经同意即私挂国内长途电话，或以公事为由骗挂国内人长途电话的，每次罚款50元；
私挂香港或澳门的，每次罚款100元；
私挂国外长途电话的，每次罚款500元。
屡教不改的，视情节给予扣发奖金，直至辞退处理。
第八条公司可为高层领导住宅装电话并报电话费。
部门正职负责人，经申请可报销电话费。
其他员工公司不予考虑电话问题。
值班室管理制度
（一）坚守工作岗位，不得擅离职守，不做与值班无关的事项。
（二）熟悉业务，认真钻研，提高业务水平。
文明值班。
积极妥善地处理好职责范围内的一切业务。
（三）重大、紧急和超出职责范围内的业务，应及时地向上级业务指挥部门、公司领导汇报和请示，以便把工作做好。
（四）加强安全责任，保守机密，不得向无关人员泄露有关公司内部的情况。
（五）维护好室内秩序。
做到整洁卫生。
禁止在工作时间大声喧华。
无关人员不得随便进入该室。
爱护公物，杜绝浪费。
（六）坚持批评与自我批评。
团结互助，互相尊重。
（七）遇有特殊情况需换班或代班者必须经室主任或值班主管同意，否则责任自负。
（八）按规定时间交接班，不得迟到早退，并在交班前写好值班记录，以便分清责任。
保险库管理办法
第一条凡属本企业的有价证券、权状、执照、合同、营业资金、支票、机密性或重要性的物件等需统一保存者，得放置于保险库中。
第二条总经理得指派专人负责经管保险库。
第三条经管人应审慎保管保险库钥匙，并严守密码，离职或移交工作亦同，如因此而致公司遭受损失，将依情节轻重惩处或依法究办。
第四条经管人应备签收簿，凡入库保存的证件均需签收；
出库、借出或移交时，亦应由接收人签收，以明权责。
第五条经管人应将入库证件分公司或分类归档，并将公司、资料名称、数量、移交日期等记入"
档案明细表"
（附件3.9.7），以利查询。
第六条签收簿及档案明细表应保存五年以上，不得丢弃或销毁。
第七条保险库内物品如有遗失或失窃，应即呈报上级处理。
第八条零星物件应装袋或装订，以免零乱。
第九条盘点方式如下：
（一）经管人得于盘点前将资料、清单备妥。
（二）关系企业用保险库（编号1）：
每年由总管理处人员盘点一次。
（三）各公司财务部保险库（编号2）：
每年由总经理室人员盘点一次。
（四）总经理应不定期指派人员进行抽点。
（五）盘点人应于五日内，将盘点报告呈报上级核阅。
第十条本办法经呈总经理核准后生效，修改时亦同。
员工着装管理规定
第一条为树立和保持公司良好的社会形象，进一步规范化管理，本公司员工应按本规定的要求着装。
第二条员工在上班时间内，要注意仪容仪表，总体要求是：
得体、大方整洁。
第三条男职员的着装要求：
夏天着衬衣、系领带；
着衬衣时，不得挽起袖子或不系袖扣；
着西装时，要佩戴公司徽。
不准穿皮鞋以外的其他鞋类（包括皮凉鞋）。
第四条女职员上班不得穿牛仔服、运动服、超短裙、低胸衫或其他有碍观瞻的奇装异服，并一律穿肉色丝袜。
第五条女职员上班必须佩戴公司徽；
男职员穿西装时要求戴公司徽。
公司徽应佩戴在左胸前适当位置上。
第六条部门副经理以上的员工，办公室一定要备有西服，以便有外出活动或重要业务洽谈时穿用。
第七条员工上班应注意将头发梳理整齐。
男职员发不过耳，并一般不准留胡子；
女职员上班提倡化淡妆，金银或其他饰物的佩戴应得当。
第八条员工违反本规定的，除通报批评外，每次罚款50元；
一个月连续违反三次以上的，扣发当月奖金。
第九条各部门、各线负责人应认真配合、督促属下员工遵守本规定。
一月累计员工违反本规定人次超过三人次或该部室员工总数20%的，该负责人亦应罚100元。
员工工作服装制发及穿着办法、使用年限
（一）兹订定本公司员工工作服装制发及穿着办法。
（二）工作服装的制发：
1.工作服装的制作由管理部统筹招商承制，按员工实有人数加制10%至15%以备新进人员之用，分支机构如有特殊原因可比照此项办法在当地招商承制，但必需将制作计划预算会管理部后办理。
2.每一员工每年制发夏冬服各一套为限列入年度预算。
3.员工到职完成保证资料后即可领取工作服（临时工及包工均不发服装）。
4.制发服装时由各部门依据人数造具领用名册盖章领用。
5.工作服数量
夏服：
男性员工：
浅蓝色短袖衬衣一件，深灰色西裤一条。
女性员工：
浅蓝色短袖衬衣一件，深灰色短裙一条。
冬服：
一律制发深灰色茄克一件同色长裤一条。
数量：
男女性员工每年制发夏、冬服装各一套。
6.套量：
工作服装大小尺码由承制商制成样装由员工套量而定。
（三）换季：
每年以四月、十一月为换装时间。
（四）服装穿着规定：
1.穿着工作服即代表本公司之精神，必须保持整洁，假日可免穿着。
2.为方便工作，工作服可以着出厂外。
（五）使用年限：
1.工作服穿着及保管以一年为期，按领用之日起算。
2.工作服如未达使用年限遗失或故意损坏者，应按原价赔偿。
3.离职员工如领用服装未届保管年限应即缴还，如未缴还者，在其薪资内扣还。
（六）工作服装制发费用由各部门按实发数量分摊。
（七）各部门未达该期营业目标不赚钱时，及全公司未达到营业总目标均不制发上项工作服装（如经总经理核准者不在此限）。
表3.9.3机械工业公司各单位举办营缮工程申请书
（使用单位），主办单位，财务单位。
本请书应填一式三联，一并送各有关单位签注后呈准后分送申请单位。
工业安全管理准则
（一）本公司为维护公共安全及避免人员物品之损害特订本准则。
（二）本准则所称安全管理，包括空袭、火灾、窃盗、风灾、地震、水灾及身体伤害的预防及抢救之一切措施。
（三）本公司安全管理，除依政府法令规定外，悉依本准则办理。
（四）安全管理之指挥监督除身体伤害由平时业务上的主管人员指挥监督外，应组织统一安全卫生委员会及消防队。
本公司人员均有防止灾变及抢救损害的职责。
（五）领班以上的干部均应熟悉有关安全管理的准则，并监督训练属下人员确实遵守。
（六）本公司现场工作人员应视其智力体力调配适当的工作，俾危险发生时，能从容应付。
（七）代理人员必须熟悉被代理人有关安全管理方面的职责。
（八）危险发生时，除采取必要行动外并应立即向上级人员报告。
□火灾防护
（九）仓库及工厂内应严禁吸烟及携带引火物品，但在规定时间及地点吸烟不在此限。
（十）工场门户应向外开，工作时间不得下锁。
（十一）易燃及爆炸等危险物品应放于安全地点，除必要之数量外，不得携入工作场所。
（十二）仓库应指派专人看守，并标明"
严禁烟火"
字样，如系储藏挥发性易燃物，并应注意温度及通风。
（十三）灭火设备应照规定设置，放在明显容易取用之地点，并定期检查，应保持随时可用之状态，同时要熟练使用方法。
（十四）电线不得接用过大保险丝，电力使用后，应确实关闭电源。
（十五）使用氧气乙炔焊接时，应注意附近有无易燃物品，使用易燃物品的人员需经严格训练，并应有监工人员在场。
（十六）电器设备应经常检查，台风、地震后更应立刻检查有无损害。
（十七）炉灶、烟囱、煤气等易引起燃烧的设备应经常检查。
下班时并应检查处理后始得离开工作场所。
（十八）使用电器设备或易燃物发生故障时，或增接电器设备均应请示上级人员，后通知专门人员办理。
（十九）首先发现起火的人，应立即呼救，并停止工作，迅速关闭电源或其他火源。
在场员工，均应立刻协同灭火。
（二十）发现火灾应迅速将着火物附近的可燃物移开。
（二十一）火灾时工作单位主管应一面参加抢救，一面沉着指挥救火，并速通知本公司的消防队，必要时应通知本地消防队协同抢救，并应通知其他单位戒备，如有大钟应即敲打。
（二十二）火警发生时，电话总机应优先接通火警电话。
（二十三）如火势一时不能扑灭，主管人员应一面指挥救火，一面指挥抢救人员及物品。
（二十四）救火时，应特别注意下列事项：
1.油类或电线失火，应用砂或地毯等物扑灭，切勿用水灌救。
2.衣服着火，立即在地上打滚，较易扑灭。
3.先救人，后抢物。
抢救物品时，应先抢救帐册、凭证及重要文件或贵重物品。
4.在火烟中抢救，应用湿手巾掩着口鼻。
5.如火焰封住出路口，应利用绳索或电线等物从窗口逃生。
□窃盗防范
（二十五）现金、贵重物品及机要文件，下班后应放置于安全之橱柜中，指定专员负责保管。
（二十六）守卫人员应随时注意进出人员。
（二十七）夜间值勤的守卫人员，应于规定时间在公司内巡逻。
（二十八）主管对经管财物人员应随时注意其私生活是否严谨，以防监守自盗。
（二十九）携出物品时，应先取具公司规定之物品携出证件，保卫人员凭证查验放行。
（三十）办公室应于夜间加班人员离去后关闭门窗，并确实下锁。
（三十一）窃案发生后，应保护现场，报有关单位侦察。
□风灾、水灾、地震之防护
（三十二）气象机关发布台风警报后，守卫及有关单位应随时注意收听报告台风动向的广播转知总经理、经理或厂长。
（三十三）台风接近本地区前，采取下列预防措施：
1.关闭门户，如有特别防范设备，亦应装上。
2.熄灭炉火，关闭不必要之电源或煤气。
3.重要文件及物品放置于安全地点。
4.放在室外不堪雨淋的物品，应搬进室内，或加以适当之遮盖。
5.准备手电筒、蜡烛、油灯等照明物品及雨衣、雨鞋等雨具。
6.门窗如有损坏，应紧急修缮。
7.指定必要人员，集中待命，准备抢救灾害。
8.准备必需药品及干粮。
（三十四）强烈台风袭击时，应采取下列措施：
1.关闭电源或煤气来源。
2.非绝对必要，不可生火，生火时应严密戒备。
3.重要文件或物品应有专人看管。
4.门窗破坏时，警戒人员应采取紧急措施。
（三十五）公司房舍有被洪水冲及之处，应采取紧急预防措施。
（三十六）为防止震灾，易燃物不应放在高处，以免落地造成灾害。
□身体伤害的预防
（三十七）有危险性之工作应由熟练人员担任，派人在场监督。
（三十八）发生伤害时，应急将受伤者送劳工保险指定医院治疗。
（三十九）工作地点的顶上可能落下伤人物体时，工作人员应戴安全盔帽。
（四十）使用强烈腐蚀性的浓酸时，应使用安全的工具，避免与身体接触。
（四十一）在灰尘飞扬中工作者，应带上口罩及眼镜。
（四十二）使用电气器材时，应注意绝缘是否完全及是否有导电物体接近电源。
（四十三）操作起重机时，应注意吊起物体底下及附近是否有人。
（四十四）使用塔架或扶梯，应严密检查是否坚固。
（四十五）玻璃、洋钉或铁丝等不得任意抛弃。
（四十六）不得穿着松弛衣裤操作机器或走近操作中之机器。
（四十七）工具应放置于工具箱中，工具箱应尽量放在地面。
（四十八）尖锐工具应有防护圈盖，且不得放置于衣袋中。
（四十九）锻铸或焊接时应注意远离他人，并应戴必要的眼罩。
（五十）汽车机车、堆高机、起重机其驾驶员必须领有驾驶执照或为公司指定人员，无照人员不得驾车，亦不得练习驾车。
（五十一）驾驶汽车或机车必须严格遵守交通规则。
（五十二）特种作业的监督人员应明了该项作业的特殊危险，随时告知其属下工作人员。
（五十三）遇停电时要立刻关闭总开关，送电时在开各开关之前，要先开总开关。
开主开关时须预先与关系者联络。
（五十四）凡电器机器的修理，更换保险丝检查或其他有触电之危险时必先关闭开关而后行之。
（五十五）高压电线作业未先确认死线前不可进行作业。
□机械工具的处理
（五十六）使用机械工具前必须先检点有无异状，无异状时始可使用。
（五十七）初次用的机械或新装置使用的机械类，必须得所属主客的准许，并听取说明后始可操作之。
（五十八）原动机或动力传动装置，开始发动时应先用口号（呼声）或适当的方法联
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