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会计基础培训教程

项目部账目设置：

项目部应设置现金日记账、往来帐、保管帐

账簿的登记要求：

为了保证账簿记录、成本计算和会计报表不出现差错，登记账簿必须根据审核无误的记账凭证进行。

登记账簿的基本要求是：

内容准确完整

登记会计账簿时，应当将会计凭证日期、编号、业务内容摘要、金额和其他有关资料逐项计入账内，做到数字准确、摘要清楚、登记及时、字迹工整。

对于每一项会计事项，一方面要计入有关的总账，另一方面要计入该总账所属的明细账。

账簿记录中的日期，应该填写记账凭证上的日期；以自制的原始凭证（如收料单、领料单等）作为记账依据的，账簿记录中的日期应按有关自制凭证上的日期填列。

此外，负责登记账簿的会计人员,在登记账簿前，应对已经专门复核人员审查过的记账凭证再复核一遍,这是岗位责任制和内部牵制制度的要求。

如果记账人员对记账凭证中的某些问题弄不明白，可以向填制记账凭证的人员或其他人员请教；如果认为记账凭证的处理有错误，可暂停登记，及时向会计主管人员反映，由其作出更改或照登的决定。

在任何情况下，凡不兼任填制记账凭证工作的记账人员都不得自行更改记账凭证。

登记账簿要及时

登记账簿的间隔时间应该多长，没有统一的规定，这要看本单位所采用的具体会计核算形式而定。

总的来说是越短越好。

一般情况下，总账可以三五天登记一次；明细账的登记时间间隔要短于总账，日记账和债权债务明细账一般一天就要登记一次。

现金、银行存款日记账，应根据收、付款记账凭证，随时按照业务发生顺序逐笔登记，每日终了应结出余额。

经管现金和银行存款日记账的专门人员，必须每日掌握银行存款和现金的实有数，谨防开出空头支票和影响经营活动的正常用款。

注明记账符号

登记完毕后，要在记账凭证上签名或者盖章，并注明已经登账的符号，表示已经记账。

在记账凭证上设有专门的栏目应注明记账的符号，以免发生重记或漏记。

书写留空

账簿中书写的文字和数字上面要留有适当空格，不要写满格，一般应占格距的1/2。

这样，在一旦发生登记错误时，能比较容易地进行更正。

同时也方便查账工作。

正常记账使用蓝黑墨水

登记账簿要用蓝黑墨水或者碳素墨水书写，不得使用圆珠笔（银行的复写账簿除外）或者铅笔书写。

在会计上，数字的颜色是重要的语素之一，它同数字和文字一起传达出会计信息，书写墨水的颜色用错了，其导致的概念混乱不亚于数字和文字的错误。

特殊记账使用红墨水

对在登记账簿中使用红色墨水的问题，依据财政部会计基础工作规范的规定，下列情况，可以用红色墨水记账：

①按照红字冲账的记账凭证，冲销错误记录；②在不设借贷等栏的多栏式账页中，登记减少数；③在三栏式账户的余额栏前，如未印明余额方向的，在余额栏内登记负数余额；④根据国家统一会计制度的规定可以用红字登记的其他会计记录。

顺序连续登记

各种账簿应按页次顺序连续登记，不得跳行、隔页。

如果发生跳行、隔页，应当将空行、空页划线注销，或者注明“此行空白”、“此页空白”字样，并由记账人员签名或者盖章。

这对避免在账簿登记中可能出现的漏洞，是十分必要的防范措施。

结出余额

凡需要结出余额的账户，结出余额后，应当在“借或贷”等栏内写明“借”或者“贷”等字样。

没有余额的账户，应当在“借或贷”等栏内写“平”字，并在余额栏内用“０”表示。

现金日记账和银行存款日记账必须逐日结出余额。

一般说来，对于没有余额的账户，在余额栏内标注的“０”应当放在“元”位。

过次承前

每一账页登记完毕结转下页时，应当结出本页合计数及余额，写在本页最后一行和下页第一行有关栏内，并在摘要栏内注明“过次页”和“承前页”字样；也可以将本页合计数及金额只写在下页第一行有关栏内，并在摘要栏内注明“承前页”字样。

也就是说，“过次页”和“承前页”的方法有两种：

一是在本页最后一行内结出发生额合计数及余额，然后过次页并在次页第一行承前页；二是只在次页第一行承前页写出发生额合计数及余额，不在上页最后一行结出发生额合计数及余额后过次页。

财政部《会计基础工作规范》还对“过次页”的本页合计数的结计方法，根据不同需要作了规定：

第一，对需要结计本月发生额的账户，结计“过次页”的本页合计数应当为自本月初起至本页末止的发生额合计数。

这样做，便于根据“过次页”的合计数，随时了解本月初到本页末止的发生额，也便于月末结账时，加计“本月合计”数。

第二，对需要结计本年累计发生额的账户，结计“过次页”的本页合计数应当为自年初起至本页末止的累计数，这样做，便于根据“过次页”的合计数，随时了解本年初到本页末止的累计发生额，也便于年终结账时，加计“本年累计”数。

第三，对既不需要结计本月发生额也不需要结计本年累计发生额的账户，可以只将每页末的余额结转次页，如某些材料明细账户就没有必要将每页的发生额结转次页。

不得刮擦涂改

如发生账簿记录错误，不得刮、擦、挖补或用褪色药水更改字迹，而应采用规定的方法更正。

定期打印

对于实行会计电算化的单位，财政部《会计基础工作规范》还提出了打印上的要求：

“实行会计电算化的单位，总账和明细账应当定期打印”；“发生收款和付款业务的，在输入收款凭证和付款凭证的当天必须打印出现金日记账和银行存款日记账。

并与库存现金核对无误。

”之所以这样做，是因为在以机器或其他磁性介质储存的状态下，各种资料或数据的直观性不强，而且信息处理的过程不明，不便于进行某些会计操作和进行内部或外部审计，对会计信息的安全和完整也不利。

对账和结账

1． 对帐的主要内容是什么？

    《中华人民共和国会计法》第十七条规定：

“各单位应当定期将会计账簿与实物、款项及有关资料相互核对，保证会计账簿记录与实物及款项的实有数字相符、会计账簿记录与会计凭证的有关内容相符，会计账簿之间相对应的记录相符、会计账簿记录与会计报表的有关内容相符。

”

    据此，对账的内容主要包括账证核对，账账核对，账实核对，账表核对。

（1）账实相符。

是账簿记录与实物、款项实有数核对相符的简称。

保证账实相符，是会计核算的基本要求。

由于会计账簿记录是实物款项使用情况的价值量反映，实物款项的增减变化情况，必须在会计账簿记录上如实记录、登记。

因此，通过会计账簿记录的正确性，发现财产物资和现金管理中存在的问题，有利于查明原因、明确责任，有利于改进管理、提高效益，有利于保证会计资料真实、完整。

（2）账证相符。

是会计账簿记录与会计凭证有关内容核对相符的简称。

保证账证相符，也是会计核算的基本要求。

由于会计账簿记录是根据会计凭证等资料编制的，两者之间存在逻辑联系。

因此，通过账证核对，可以检查、验证会计账簿和会计凭证的内容是否正确无误，以保证会计资料真实、完整。

各单位应当定期将会计账簿记录与其相应的会计凭证（包括时间、编号、内容、金额、记账方向等）逐项核对，检查是否一致。

如果发现有不一致之处，应当及时查明原因，并按照规定予以更正。

    （3）账账相符。

是会计账簿之间相对应记录核对相符的简称。

保证账账相符，同样是会计核算的基本要求。

由于会计账簿之间，包括总账各账户之间、总账与明细账之间、总账与日记账之间、会计机构的财产物资明细账与保管部门、使用部门的有关财产物资明细账之间等相对应的记录存在着内在联系，通过定期核对，可以检查、验证会计账簿记录的正确性，便于发现问题，纠正错误，保证会计资料的真实、完整和准确无误。

    （4）账表相符。

是会计账簿记录与会计报表有关内容核对相符的简称。

保证账表相符，同样也是会计核算的基本要求。

由于会计报表是根据会计账簿记录及有关资料编制的，两者之间存在着相对应的关系。

因此，通过检查会计报表各项目的数据与会计账簿有关数据是否一致，确保会计信息的质量。

2． 怎样进行账证核对？

    账证核对主要是核对会计账簿记录与原始凭证、记账凭证、凭证字号、内容、金额是否一致，记账方向是否相符。

3． 怎样进行账账核对？

    账账核对是核对不同会计账簿之间的账簿记录是否相符。

包括：

总账有关账户的余额核对，总账与明细账核对，总账与日记账核对，会计部门的财产物资明细账与财产物资保管和使用部门的有关明细账核对等。

4． 怎样进行账实核对？

    账实核对是核对会计账簿记录与财产实有数额是否相符。

包括：

现金日记账账面余额与现金实际库存数相核对；银行存款日记账账面余额定期与银行对账单相核对；各种财产物资明细账账面余额与财产物资实存数额相核对；各种应收、应付明细账账面余额与有关债务、债权单位或个人相核对等。

5． 怎样进行账表核对？

    账表核对是核对会计报表各项目的数据与会计账簿相关数据是否相符，要求做到账表相符。

6． 结账前应做哪些准备工作？

    在结账前，必须将本期内所发生的各项经济业务全部登记入账。

应及时调整需期末调整的账项，按照权责发生制的要求，查对有关收入和费用是否进行账项调整。

例如，待摊费用是否在本期进行了摊销，预提费用是否在本期进行了预提。

    在结账前，要事先进行对账，保证账证相符，账账相符，账实相符和账表相符，妥善处理应收、应付及暂收、暂付款的清偿事宜，力争减少呆账和坏账损失的发生。

    在确认当期发生的经济业务，调整账项及有关转账业务全部登记入账后，可办理结账手续，结计总分类账，现金日记账，银行存款日记账，明细分类账各账户的当期发生额、余额，并结转下期账簿记录。

7． 怎样进行结账？

    结账时，应当结出每个账户的期末余额，需要结出当月发生额的，应在摘要栏内注明“本月合计”字样，并在下面通栏划单红线。

需要结出本年累计发生额的，应当在摘要栏内注明“本年累计”字样，并在下面通栏划单红线；12月末的“本年累计”就是全年累计发生额，全年累计发生额下面应当通栏划双红线。

年度终了结账时，所有总账账户都应结出全年发生额和年末余额，需要结计本月发生额的某些账户，如果本月只发生一笔经济业务，由于此笔记录的金额就是本月发生额，结账时只要在此项记录下划一红线，表示与下月的发生额分开就可以了，不需要另结出“本月合计”数。

8． 按日、按月累计结计发生额的账户，余额应登记在哪一行？

    按日、按月累计结计发生额的账户，余额应登记在每日或每月最后一笔经济业务后面的余额栏内，本月合计和本年累计行只填写本月发生额和本年累计发生额，而不再重复填写余额。

但在现金日记账、银行存款日记账和其他需要按月结出发生额的账户，如各种成本、费用、收人的明细账簿，每月结账时，还要将月末余额与本月发生额写在同一行内，在摘要栏内注明“本月合计”字样。

这样做，账户记录中的月初余额加减本月发生额等于余额。

便于账户记录的稽核。

每月结账时，“本月合计”行已写余额的，“本年累计”行就不必再写余额。

    结账时，如果余额出现负数，可以在余额栏用红字登记，但如果余额栏前有余额方向，例如，“借或贷”则应用蓝黑墨水书写，不能使用红色墨水。

9． 上年余额怎样结转到本年初的账户中？

    年度终了，要将各账户的余额结转到下一会计年度，并在摘要栏注明“结转下年”字样；在下年会计年度建新账簿第一行余额栏内填写上年结转的余额、并在摘要栏注明“上年结转”字样。

    对于怎样把有余额的账户余额结转至下年，正确的方法应该是：

年度终了时，有余额的账户的余额，直接记人新账余额栏内即可，不需要编制记账凭证，也不必将余额再记人本年账户的借方或贷方（收方或付方），使本年有余额账户变为零。

因此，既然年末有余额的账户，余额就应当如实地在账户中加以反映，这样更显得清晰、明了。

否则就混淆了有余额的账户和无余额账户的区别。

10．年度终了哪些账可以不更换新账？

    对于新会计年度建账，一般说来，总账、日记账和多数明细账应更换一次，但有些财产物资明细账和债权债务明细账，由于品种规格和往来单位较多，更换新账时重抄一遍，工作量很大，因此，可以跨年使用，不必每年更换一次。

各种备查簿也可连续使用。

11．实现会计电器化后，如回进行试算平衡与对账？

    手工操作，试算平衡就是将所有科目的发生额和余额按会计恒等式进行平衡检验，并输出试算平衡的信息。

对账是对各个账簿数据进行核对，以便检查各个对应记账数据是否正确和账簿是否平衡。

它主要是通过核对总账与明细账、总账与辅助账数据来完成账账核对。

    电算化后，记账凭证录入时计算机自动进行平衡检验，记账后各种账簿都应是平衡的。

但由于非法操作、电源掉电或病毒等其他原因，有时可能会造成某些数据被破坏。

因此，财务软件在期末结账前，仍然保留了控制系统进行自动试算平衡与自动对账的功能。

为了保证账证相符、账账相符、账表相符，可以通过调用总账科目余额及发生额对照表进行试算平衡正确性检验。

12．实现会计电算化后，如何进行银行对账？

  计算机银行对账与手工核对银行账的原理和方法基本相同，但对账、核销已达账项以及编制银行存款余额调节表等工作基本交由计算机自动完成。

计算机核对银行账，首先将银行发来的对账单输人到计算机中的银行对账单库中，然后由用户确定对账的银行存款科目以及对账方式，再令计算机自动将系统中存贮的银行日记账中的记录按对账的条件进行筛选，并将筛选的记录送人银行日记账未达账库中，最后在银行对账单库与日记账未达账库之间进行记录的自动核对和核销，并自动生成银行存款余额调节表。

13．实现会计电器化后，如何进行结账？

    每月月底都需要进行结账处理，计算机结账不仅要结转各账户的本期发生额和期末余额，还要进行一系列电算化处理，检查会计凭证是否全部登记入账并审核签章、试算平衡、辅助账处理等。

与手工相比电算化结账工作更加规范，结账全部是由计算机自动完成。

结账工作需要注意的事项：

    （l）由于某月结完账后将不能再输人和修改该月的凭证，所以使用会计软件时，结账工作应由专人负责管理，以防止其他人员的误操作。

（2）结账前应检查该月的所有凭证是否均已记账、结账日期是否正确、其他相关模块的数据是否传递完毕，以及其他结账条件是否完备。

若结账条件不满足，则退出本模块，检查本月份输入的会计凭证是否全部登记人账，只有在本期输人的会计凭证全部登记入账后才允许结本月份的账。

与记账不同的是，一个月可以记账数次，而只能结一次账。

    （3）结账必须逐月进行，上月未结账也不允许结本月的账。

若结账成功，则做月结标志，之后不能再输人该月的凭证和记该月的账；若结账不成功，则恢复到结账前的状态，同时给出提示信息，要求用户做相应的调整。

    （4）年底结账，则系统自动产生下年度的空白数据文件（即数据结构文件。

包括凭证临时文件、凭证库文件、科目余额发生额文件），并结转年度余额。

同时自动对“固定资产”等会计文件做跨年度连续使用的处理。

    （5）跨年度时因年终会计工作的需要，会计软件允许在上年度未结账的情况下输人本年度一月份的凭证；单位可以根据具体情况，将结账环境设置为：

在上年未结账的情况下不允许输入本月的凭证。

    （6）结账前应做一次数据备份，如果结账不正确可以恢复重做。

错账查找主要有以下四种方法

在对账过程中，可能发生各种各样的差错，产生差错的原因可能是重记、漏记、数字颠倒、数字错位、数字记错、科目记错、借贷方向记反，从而影响会计信息的正确性，如发现差错，应及时查找，并予以更正，常见的差错查找方法有：

（1）差数法。

它是按照错账的差数查找错账的方法。

如会计凭证上记录的是：

  借：

应交税费——应交营业税        5250．00

          　　——应交城市维护建设税    367．50

          　　——应交个人所得税      500．00

      　其他应付款    157．50

      　贷：

银行存款                6275．00

  而记账时漏记了城市维护建设税367．50元，在进行应交税金总账和明细账核对时，就会出现总账借方余额比明细账借方余额多367．50元的现象。

对于类似差错，应由会计人员通过回忆相关金额的记账凭证进行查找。

（2）尾数法。

  对于发生的角、分的差错可以只查找小数部分，以提高查错的效率。

如只差0．06元，只需看一下尾数有“0．06”的金额，看是否已将其登记入账。

（3）除2法。

  当账账、账证或账实不符，且差数为偶数时，应首先检查记账方向是否发生错误，在记账时，有时由于疏忽，错将借方金额登记到贷方或将贷方金额登记到了借方，必然会出现一方合计增多，而另一方合计数减少的情况，其差额恰是记错方向数字的一倍，且差数是偶数。

对于这种错误的检查，可用差错数除以2，得出的商数就是账中记账方向的反方向数字，然后再到账目中去寻找差错的数字就有了一定的目标。

如：

  借：

其他应收款——总务科      500

      　贷：

库存现金                  500

  登记明细账时，错把其他应收款登记入了贷方，总账与明细账核对时，就会出现总账借方余额大于明细账借方余额1000元，将1000元除以2，正好是贷方记错的500元。

（4）除9法。

  指用对账差额除以9来查找差错的一种方法，主要适用于下列两种错误的查找。

  A．数字错位，在查找错误时，如果差错的数额较大，就应该检查一下是否在记账时发生了数字错位，在登记账目时，有时会把位数看错，把十位数看成百位数，百位数看成了千位数，把小数看大了；也可能把百位看成十位，千位看成百位数，把大数看小了；这种情况下，差错数额一般比较大，可以用除9法进行检查。

如将70．00元看成了700．00元并登记入账，此时在对账时就会出现余额差700-70=630元，用630元除以9，商为70元，70元是应该记录的正确的数额。

又如收入现金800元，误记为80元，对账结果会出现800-80=720元差值，用720元除以9，商为80元，商数即为你要找的差错数。

  B．相邻数字颠倒错误的查找，在记账时，有时易将相邻的两位数或三位数的数字登记颠倒了，如将86记成68，差值是18，可以被9整除，这样知道错误问题之后，进一步判断错在哪一笔业务上就可以了。

查找的方法是：

将差数除以9，得出的商连续加11，直到找出颠倒的数字为止。

  如果用上述方法检查均未发现错误，而对账结果又确实不符，还可以采用顺查、逆查、抽查等方法检查是否有漏记和重记等现象。

顺查是指按账务处理的顺序，从凭证开始到账簿记录止从头到尾进行普遍核对。

逆查法是指与账务处理顺序相反，从尾到头的检查方法，抽查法是指抽取账簿记录中某些局部进行检查的方法。

错帐更正方法：

在记账过程中，如果账簿记录发生错误，不得任意用刮擦、挖补、涂改或用退色药水等方法去更正字迹，必须根据错误的具体情况，相应采用正确的方法予以更正。

更正错账的方法一般有以下几种：

1.划线更正法

在结账之前，如果发现账簿记录有错误，而记账凭证无错误，即纯属登账时文字或数字上的错误，应采用划线更正法更正。

具体做法是：

先将错误数字全部划一条红线予以注销，但不得只划线更正其中个别数字；对已划销的数字，应当保持原有字迹仍可辨认，以备查核。

然后，将正确的数字用蓝字写在划线上面，并由记账员在更正处盖章，以明确责任。

例如：

把513.00元误记为573.00时，应将错误数字全部用红线注销即：

写上正确的数字，即573.00，而不能只删改一个“7”字。

2.红字更正法

红字更正法，又称红字冲销法，在会计上，以红字记录表明对原记录的冲减。

红字更正法适用于下列两种情况：

1）记账以后，发现记账凭证中应借应贷符号、科目或金额有错误时，可采用红字更正法更正。

更正时应用红字填写一份与原用科目、借贷方向和金额相同的记账凭证，一并登记入账。

[例7-2]

（1）某企业购进材料1000元，货款尚未支付。

编制记账凭证时，误编制下列会计分录，并已登记入账：

借：

原材料                                      1000

贷：

应收账款                              1000

（2）当发现错账时，先照原分录用红字填制一张记账凭证冲销原会计分录：

借：

原材料                              1000

贷：

应收账款                            1000

（3）同时用蓝字填制一张正确的记账凭证，其分录为：

借：

原材料                           1000

贷：

应付账款                         1000

2）在记账以后，如发现记账凭证和账簿记录的金额有错误，而原记账凭证中应借、应贷会计科目并无错误。

记账错误表现是：

所记金额大于应记金额。

这时可采用红字更正法，将多记的金额（即正确数与错误数之间的差数）用红字填写一张记账凭证，用以冲销多记金额，并据以记入账中。

现举例如下：

[例7-3]

（1）某企业用银行存款归还购料欠款1000元。

误编制下列分录，并已登记入账：

借：

应付账款                           10000

贷：

银行存款                          10000

（2）发现错误后，应将多记的金额用红字作如下分录：

借：

应付账款                           9000

贷：

银行存款                       9000

以上账户更正记录如图7-3所示。

红字更正

（二）法

借方      应付账款     贷方              

 借方     银行存款      贷方

10000        

（1）        10000

9000         

（2）        9000

 红字更正法不仅能保持账户间的对应关系，而且还能保持账户中的正确发生额，不致于因改正错账而使数字虚增或虚减。

3.补充登记法

记账以后，如果发现记账凭证上应借、应贷的会计科目并无错误，但所填金额小于应填金额，可采用补充登记法更正，即再填一张补充少记金额的记账凭证，并将其补记入账。

[例7-4]

（1）某企业销售产品一批，计20000元，货款尚未收到，金额误记为2000元，即记账凭证少记18000元。

原编制的会计分录为：

借：

应收账款                              2000

 贷：

主营业务收入                    2000

（2）当发现上述错误时，可将少记的18000元再编制一张记账凭证如下：

借：

应收账款                            18000

 贷：

主营业务收入                     18000

上列会计分录入账后，有关账户记录如图7-4所示。

由上可见，错账应根据不同情况采用不同的方法予以更正。

错账更正方法

适用范围

划线更正法

在结账之前，发现记账凭证无误，账簿记录由于会计人员不慎造成账簿中文字或数字错误

红字冲销法

（1）在记账或结账后，发现由于原记账凭证上会计科目名称写错或应借、应贷方向记错而造成账簿记录错误。

（2）在记账或结账后，发现原记账凭证所记载的金额大于经济业务的实际金额，造成账簿记录中金额错误。

补充登记法

在记账或结账后，发现原记账凭证使用的会计科目，应借、应贷方向没有错误，只是所记金额小于应记金额，并已据此登记入账，造成账簿记录相应出错。

现金日记账怎么登记

现金日记账通常是根据审核后的现金收款、付款凭证逐日逐笔按照经济业