秘书综合技能实训手册Word格式文档下载.docx
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流程名称
办公用品管理流程
任务概述
办公用品采购、分发、保管等工作
单位
各部门
人事行政部
总经理
节点
A
B
C
D
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
办公用品管理工作标准
流程程序、重点及标准
时限
相关资料
填写办公用品申购单
A2
程序:
各部门根据实际需要填写办公用品申购单
需要时
《办公用品申购单》
重点:
根据实际需求填写
标准:
确定各部门办公用品实际需求量
统计
B2
办公室人员查阅月末办公用品申报情况
每月27号之前1个工作日内
《办公用品需求计划表》
B3
办公室统计汇总用品需求量并列出购买清单
B4
根据清算情况和申购情况，填写需求计划表
统计需要购买的办公用品清单
根据各部门的需求与实际用量
审批
C4
办公室列出的需求计划表，由部门主管审批
1个工作日内
《办公用品管理制度》
D4
部门主管同意后，由财务部审批
批准同意方可采购
必须由部门主管签字
入库登记
B5
价格比较，择优采购
《办公用品入库登记表》
B6
用品登记入库
购买办公用品，入库登记，填好相应信息
采购批准数量，实物登记备注
发放
B7
程序：
通知各部门领用办公用品
《办公用品领用登记表》
B8
办公用品管理人负责填写领用用品有关信息
A8
领用人签字
A9
各部门领用办公用品
办公用品分发，领用人必须签字
根据各部门《办公用品申购单》发放
清算
办公用品
B10
清算办公用品
B11
根据库存填写清算表单
日清月结
依据办公用品入库情况和领用情况
办公用品领用申请单
部门
总经办
人数
时间
申请人
物品名称
型号规格
数量
单价（元）
合计（元）
使用人
总计
部门审批
人资行政部审批
备注
1、□正常申请□临时申请
2、以部门为单位，经部门经理、人资行政部审批后每月5日交
到前台文员处。
3、金额项由前台文员填写。
4、使用部门领取办公用品时，领取人须签字确认。
领用人签字确认
（三）制作接待方案：
你的实训单位要接待来洽谈业务的客户团队，请你编制一份接待工作安排表。
地点
内容
陪同人员
6月21日
14:
00
杭州城站火车站
接站
陈主管、金秘书
15:
30
杭州凯悦酒店
办理入住手续;
告知宾馆房间号码；
将其一行人带领至房间；
安排其用餐时间及地点
金秘书
18:
00-21：
杭州凯悦酒店宴会厅
欢迎宴会
陈主管、金秘书、代理商
6月22日
9:
00-9：
杭州凯悦酒店二楼会议厅
各个公司领导、代理商及重要嘉宾合影
马经理、代理代表
30-11:
全国代理商会开幕式
13:
30-14:
企业的基本概况及发展远景介绍会
各参加人员
30-16:
新产品及演示会
30-21:
联欢晚会
陈主管、金秘书、
6月23日
8:
公司产品销售情况介绍会和销售竞赛评比
陈主管、金秘书、各代理商
12：
00-14:
东北、华北、华南三位销售代表经验介绍及表彰大会
参加表彰会的所有成员
30-16：
大会闭幕式
任务模块三：
会议安排
（一）你的实训单位将召开一次会议，请你编写会议筹备方案。
全国代理商会议
我公司将于今年中旬在上海市召开一次全国代理商会议，现现将大会方案拟订如下：
一、全国代理商会会议主题与任务：
本大会以“概况展示、未来发展”为主题，力争开成隆重热烈、富有企业交流特色的代理商会。
通过大会，宣传我公司的基本概况特别是未来公司的发展新成就，展示公司的良好形象，进一步展示本公司的发展新动力；
同时在本次代理商会的带动下，展示出各个代理商的销售业务的经验和成果，促进各代理商的经验交流和发展，为自己的发展确定进新的方向和目标。
大会上同时会举行联欢晚会，为各位来宾准备丰富的活动内容，提供一个互动交流的平台，促进本公司和各个代理商的友谊以及合作发展。
二、全国代理商会召开时间、活动内容和规模：
本次商会定于2010年8月8日到10日在上海国际会议中心举行，大会的主要活动内容包括：
大会开幕式、闭幕式；
介绍企业的基本概况及发展远景；
企业的生产能力及生产情况介绍；
介绍新产品及演示；
公司产品销售情况介绍；
新销售策略、销售政策及开展销售竞赛评比等专题发言会；
东北、华北、华南三位销售代表经验介绍及表彰大会；
联合晚会等。
大会的规模为：
海内外代表1000人左右。
三、大会的日程安排
1、6月21日
下午2：
00以后代理商代表及来宾报到。
下午6：
00-9:
00举行大会欢迎宴会。
在杭州凯悦酒店会议中心设主会场，汇聚主要来宾、各个代理商代表（约350人）。
其他代表在所住酒店参加欢迎宴会。
中迅公司代表宴会欢迎词。
2、6月22日
上午举办全国代理商会开幕式，时间为上午9：
00-11:
00。
开幕式前：
各个公司领导、代理商及重要嘉宾合影。
开幕式内容：
1）公司代表致欢迎辞；
2）代理代表致欢迎辞；
3）各位重要嘉宾致辞。
下午举办3场主题活：
1、企业的基本概况及发展远景介绍会；
2、企业的生产能力及生产情况介绍会；
3、新产品及演示会。
企业的基本概况及发展远景介绍会：
主要介绍本公司的基本情况以及公司的远景发展前景，展示我公司的今后发展的方向和发展实力，使各个代理商更加肯定我们的发展潜力。
企业的生产能力及生产情况介绍会：
介绍本公司的生产情况和技术方面的介绍会。
新产品及演示会：
显示我公司的最新产品成果和技术。
晚上举行：
联欢晚会：
提供交流平台，促进交流，相互学习。
参观上海著名景点。
3、6月23日
上午举行：
公司产品销售情况介绍会；
新销售策略、销售政策及开展销售竞赛评比等专题发言会。
时间为8：
30-11:
30
（1）公司产品销售情况介绍会：
介绍公司产品的销售情况，使各大代理商明确本公司的产品的销售前景。
（2）新销售策略、销售政策及开展销售竞赛评比等专题发言会：
介绍公司今后新的销售策略和销售方向，促进各个代理商的理解，使代理商订立好自己目标。
下午举行：
举行闭幕式。
时间：
2：
30-4：
30。
1）东北、华北、华南三位销售代表经验介绍及表彰大会：
介绍销售经验和表彰著名代理商，相互学习。
2）大会闭幕式。
四、关于大会经费问题
大会本着从俭节约、少花钱、多办事的原则进行筹划。
大会筹备处按照公司规定，大会预算支出主要项目包括宴会、代表伙食费及住宿费、交通费、文件编印包装费、宣传资料费、纪念品费、文艺表演费、会议场租费、主题活动费、景点参观费、安全保卫等费用，合计×
万元。
五、大会的筹办
（一）主办单位
由中迅显示器有限公司主办。
（二）工作机构
成立全国代理商会议筹委会，由张副经理任主任，副主任、筹委会秘书处等负责大会筹办工作的统筹协调，由各有关部门同志担任。
1、主要工作任务：
（1）统筹安排大会日程。
（2）领导讲话、相关文件和大会资料的准备。
（3）负责各个代理商邀请联络。
（4）会场的租用、布置及座位的安排。
（5）大会系列印刷品（请柬、信封、信笺等）的设计与印制，纪念品的制作。
（6）开幕式以及闭幕式上交旗仪式的策划与安排。
（7）景点参观活动的筹划与安排。
（8）大会活动期间的医疗保障工作。
（9）大会的经费预算报告。
（10）大会各项费用的支付及核报。
（11）大会费用的结算报告。
（12）筹委会交办的其他工作。
2．联络接待组
成员单位：
xx部门xx同志担任主任。
主要工作任务：
（1）联络代理商并提出代理代表名额分配方案。
（2）提出特别嘉宾名单。
（3）向代理代表及嘉宾发送请帖。
（4）落实代理代表及嘉宾与会名单。
（5）接待方案的草拟制订和组织实施。
（6）指定并委托旅行社负责大会代表、工作人员等的食宿行。
（7）预订返程车、船、机票等
（8）联欢晚会的策划与落实。
3．新闻文化组
（1）大会的宣传发布。
（2）大会新闻报道与宣传工作的策划与实施。
（3）大会会刊、特刊以及其他宣传资料征集、印制、发送。
（4）开幕式、闭幕式上文体演出的方案及组织实施。
（5）负责大会其他活动的组织实施。
4.安全保卫组
（l）大会安全保卫工作的组织、协调、指导和检查。
（2）会议各类证件的设计、制作、发放和管理工作。
（3）与大会筹委会其他部门的工作沟通协调。
（3）预算方案
目的：
为了让代理商更多地了解公司的发展，同时展示其即将推向市场的新产品的优势及性能，研究如何扩大产品销售等问题，公司领导决定8月8日一10日在上海市召开一次全国代理商会议代理商大会，下面为本次大会的预算方案：
预算支出主要项目：
宴会费用：
包括宾馆预定金，宴会茶水费用等，合计x万元
代表伙食费及住宿费，合计x万元。
资料费用：
包括文件编印包装费、宣传资料费、纪念品费等，合计x万元。
交通费用：
包括车旅费、门票费、景点参观费等，合计x万元。
会议费用：
包括会议场租费、主题活动费，合计x万元。
文艺表演费，合计x万元。
安全保卫费用，合计x万元。
全国代理商会
任务
合计
宴会费用
包括宾馆预定金，宴会茶水费用等
x万元
代表伙食及住宿费
伙食费、住宿费用等
资料费用
文件编印包装费、宣传资料费、纪念品费等
交通费用
车旅费、门票费、景点参观费等
会议费用
会议场租费、主题活动费
文艺表演费
文艺表演等
安全保卫费用
保安费用，会场维护费用等
以上预算总体费用：
合计×
（二）为实训单位召开的会议编制会场安排方案
1、会议场所的室外布置
会议场所的室外及入口布置可根据需要选择：
主会标，欢迎拱门、条幅，彩球、鲜花、氦气球，地毯，展架、易拉宝、广告板，引导牌，灯箱，签到台，休息座椅等。
2、会议场所的室内布置
会标、背景板，主席台、听众席、演讲台的布置，鲜花、彩球、彩带等装饰，音像辅助设备，灯光、电源设备，茶点，奖品、礼品、活动道具，桌牌、名牌，摄像设备等。
3、会见或会谈座次安排
（1）会见座位的安排
通常将客人安排在主人的右侧，译员、记录员安排在主人和主宾的后面，其他人员按礼宾次序在主宾一侧就座。
主方陪见人员在主人一侧就座。
座位不够可在后排加座。
双方人员排序可视情况而定。
（2）会谈座位的安排
双边会谈通常用长方形、椭圆形或圆形桌子，宾主相对而坐，以正门为准，主人坐背门一侧，客人坐面门一侧。
主谈人居中。
双方人员的排序由双方按照每个人的职务、地位、本次会见的内容等综合排定。
如会谈长桌一端向正门，则以入门的方向为准，右为客方，左为主方。
4、会议的食品饮料安排
会议筹备过程中，一定要事先确定各类用餐的次数，把每次用餐都考虑周全，并确定所有用餐的时间、提供者、菜单与费用。
注意：
安排食品饮料时，需要了解是否有特别饮食要求的参会人员，如素食或清真食品。
5、音像辅助设备
（1）白板：
白板通常能在上面进行书写的铁制大块白板，可反复擦除上面的笔迹，也可以用磁吸将纸张粘在上面展示内容，因此，在准备白板的同时，要准备白板笔、板擦、磁吸（也叫磁钉、磁扣、磁粒、磁贴）、大张的白板纸、打印纸等。
（2）计算机：
有些演讲人不方便携带笔记本电脑，可将其演讲、展示的内容事先拷贝到会议室的计算机中，用计算机演示的文件可以是PPT文件、WORD文件，也可以是EXCEL表格、图表，甚至是动画、视频内容，使演讲内容更形象，便于理解。
所以，计算机也是会议室常备的音像辅助设备之一。
（3）投影仪：
投影仪可以把计算机屏幕上的内容放大显示到幕布上，使更多的观众看到，属于会议室的重要设备。
在准备计算机及投影仪的时候，一定要准备好相应的电源设备，并为突然停电的意外事故做好准备。
（4）画架、活动挂图：
画架上面可挂多层白板纸，方便在会计过程中，由主持人、演讲人、报告人记下与会人员的讨论过程、重要观点，画架也可以用白板代替。
（5）展板：
展板是便携式的图板，展示会议相关的内容或宣传信息，由会议组织者事前准备好，摆放在会议室相关位置。
（6）音响设备：
视会议室的大小及演讲者的需要，提供麦克风、音箱等，必要的音响设备。
（7）其他设置：
录像机、电视机、胶片投影仪、幻灯片投影仪等，随着计算机的普及，这些类型的音像辅助设备使用的越来越少了。
会议时，要使用何种音像辅助设备需事先与演讲人、报告人进行沟通，并按他们的要求准备。
如果会议场地没有足够的音像辅助设备，就需要会议筹备人员通过其他方式，如租赁、借用，事先事先在会议场地布置好。
（可参考：
会场布置要注意的N个细节）
（三）列出会议所需物品清单
序号
具体
尺寸
是否需要
001
背景板（纤维布或高密度喷绘布）
会议主题背景板
根据会场大小
002
面光灯（PA灯）
正常需要2组（8只）
003
签到背景板
会议签到处背景板
500×
300cm
004
来宾签名墙
留名、合影
00５
会议资料（设计印刷）
本场会议宣传介绍类
根据内容设计
007
会议手册（设计印刷）
尺寸各不同
正常A4大小
008
办公用品（资料袋、笔记本、笔等，可提供分装）
用于装会议资料的文件袋
大开A4
009
代表证、工作人员等
/
010
指引牌
X展架
POP架
180×
80cm
60×
011
温馨提示牌（设计、打印）
用于嘉宾客房内
主要内容：
合肥近几天的天气和温度，提醒嘉宾适当穿衣等
正常规格
012
席卡（设计印刷）
013
鲜花
会议桌花、演讲台花、宴会用花、胸花
014
签约本
A4
015
签约笔
016
洗漱包套装
里面放洗漱用品
017
礼仪小姐
迎宾、签约
018
会议礼品（或纪念品）
可根据客户要求提供
019
摄影（照相）
020
摄像
摇臂、普通机型（流动+固定机位）
021
会议代表证、工作证
B7或A7
022
横幅
会议欢迎标语
宽幅70cm、90cm，长度根据内容与场地
023
户外彩虹门
用于户外宣传造势
跨度16m、18m、20m
024
户外空飘球
1号灯笼球
025
户外刀旗
标准尺寸
026
灯光音响
用于晚宴、晚会、庆典、年会等
根据节目或客户需求
实训日志与实训心得
一、实训日志
实训日志一2012年6月18日
今天是实习第一天，我刚到公司大家都对我挺热情的，可能是妈妈的缘故吧，以前也会在那边玩，所以，彼此之间还是很熟悉的，也少了那种到陌生环境的尴尬。
但是，这次来和以往都是不同的，以前是局外人，只是看着她们工作，不知道里面的具体程序，也不知道这其中的辛苦，而这次可以说是一种全新的体验，我在这是妈妈和那些阿姨的同事了。
刚上班，老板就帮我找了一个跟我年龄相仿的师傅，估计是觉得年轻人共同话题比较多吧，让她指导我开始做一些简单的事情。
第一次见到我师傅的时候，，我就感觉她挺漂亮的，但是有种让人接近不了的感觉，就是有点孤傲，那天她教我一些事情的时候也是一本正经的，脸上基本没什么笑容，而我们之间的交流出了那些必要的问题和回答外就没其他的了，不过虽然严肃了点，但是该教的她一样都没少，很有条理地把我每天要干的活都给我介绍了一遍。
第一天的实习，主要就是熟悉环境，熟悉周围的同事和熟悉自己的工作，实际都在听别人讲看别人做，所以到五点下班的时候也不觉得累，这就是我第一天的实习生活，很轻松，也很自在，也没有很大的压力。
实训日志二2012年6月19日
今天算是我正式实习的第二天了，也是我自己开始做事的第一天，一大早过去我就感到很紧张，突然之间脑子乱套了，都不知道应该先做什么，还好我师傅在旁边提醒，不过师傅那时的表情比昨天更冰了，看得我心里有点怕怕的。
之后又间断地出了几次问题，一开始我看到师傅那严肃的表情，我就咬了咬牙打算自己摸索解决的，但是毕竟才第一次做，时间用掉了事情却没做完，好在师傅好像也看出来我有点怕她了，她特意找了个机会跟我聊了会天，顺便在旁边指导我解决那些我看来很棘手的问题。
通过跟师傅的几次交流，我发现她其实并没有我想象中的那么严肃，她的年龄跟我差不多，我们俩的兴趣爱好也差不多，在一起也挺聊得来的，只是师傅说，上班的时候最忌讳被老板看到聊天的情况了，所以她们一般都会各忙各的，到下班时间才一起聊聊天或者一起回家。
而我在渐渐熟悉了师傅之后，也发现其实她也挺亲切的，有点邻家大姐姐的感觉，在公司对我的照顾也挺多的。
之后的半天中，少了之前的害怕和紧张，我做起事来快了很多，虽然中间还是会有点小问题，但也很快就解决了，这实习的第二天可以说就这么顺利地过去了，我也很幸运地跟师傅成了朋友，回家之后还是很开心，对以后的实习也变得有信心多了，其实人跟人相处也没那么难嘛。
实训日志三2012年6月21日
今天去了会议室，这里没有秘书，秘书的工作只能我来做咯，以前一直是做文员和前台的工作的，所以今天做起事来有点生疏。
市场部经理在这里给公司的所有业务员开了一个会，在这里，我知道了网络营销到底是怎么回事，也了解了这些业务员的工作。
开会结束后，我在心里也有了一些想法，我个人觉得有些业务员似乎对自己本身的业务都不是很熟悉，这都是很不应该的，而我们单位领导应该在稳住原有的业务员的基础上发展新的业务员，避免培训结束后的人才流失，对单位带来不好的影响，同时也要让业务员自觉认识到参加这些培训会的重要性，更认真地工作。
但我是新人，这些肤浅之见还是藏在心里为好，时间久了了解才会更深入嘛，我现在的只不过是一些狭隘之见。
但我还是很佩服我们市场部经理的，他的确是一个优秀的人才，看到他，我突然觉得自己太渺小了，我真希望数年后，自己也能成为内行人士。
实训日志四2012年6月24日
平时在宿舍晃晃荡荡没事干，会觉得日子过得好慢好无聊，而现在，就完全不一样了，每天紧张的工作状态，完全没有时间考虑其他事情。
现在已经不知不觉过去了两个星期了，如果可以的话，我真想每天的24小时都醒着，因为要忙的事情和要学的地方实在太多了，就感觉自己每天都在进步，每天都能够接触新的事物，一点一点地吸收进去，觉得自己正在一步步向成功靠近，也正应了那句话：
社会是一所最好的大学。
这些深刻的感受只有经历过的人才能体验得到。
虽然我来这里的时间还很短，但学到的东西可不少，如何快速地适应公司的环境、融入企业的团体，如何更好地跟同事沟通，更好地完成既定的任务，这些都不是信手拈来的，都需要一个逐步的从点到面的认识，今天我学到的所有这些都必将对我将来的就业产生深刻的影响，对我来说，经历了这次实习，真正的就业已经不远了。
二、实训心得（2000字左右）
通过这10天的实训和学习，我知道了此次实训的目的，也清楚的明白了目前自己的不足，知道自己缺乏相应的知识与经验，对所学的专业知识不能够很好的运用于实践操作。
但是在这次实训中，也收获了很多经验，学到了很多知识，让我第一次体会到，作为一个秘书的工作是什么样子，这个工作要知道什么，了解什么，要知道把事业能力训练和职业素质的训导有机的结合起来。
同时也让我体会到，作为一名秘书绝不能破坏企业的规矩，不管是谁，要随叫随到，随时随地的主动寻找事情做。
文字秘书作为领导的助手和参谋，一是记录和抄写；
二是文稿起草。
记录，有领导的口授记录，有接待来访者的记录，还有会议记录和电话记录等等；
抄写，即对字迹潦草或因在起草过程中经反复推敲、多次修改和勾划的文稿进行誉写以便于继续修改或交付打印
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