编号细则文档格式.doc

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QR——质量记录QJ——检测作业指导书

QL——管理制度QS——设备操作规程

QZ——仪器设备自校规范QH——仪器设备期间核查规程

QT——其它

4.1.3顺序标识：

此文件在系列文件中的顺序号。

4.1.4年份号标识：

发布此文件的年份编号。

4.1.5版次编号：

对文件进行给修改时需要对修改的次数编号，修改次数的编号以阿拉伯字标识，但需要换版时，以大写英文字母标识，修改和换版的规定见《文件控制程序》。

4.1.6例如：

质量管理体系质量手册编号：

WNO/QM01—2013

表示该文件是：

公司2009年发布的质量管理体系第一层次文件2013年编制序号为01的质量手册。

4.2外来文件编号

4.2.1外来文件的接收，应先经办公室接收，经办公室识别是否属于受控文件。

外来非受控文件以行政文件方式接收，按行政文件编号方式编号，受控文件按4.2.2—4.2.4方式编号。

4.2.2企业代号标识同4.1.1。

4.2.3文件分类号标识：

FG——法律法规

BZ——国际国家标准

JS——技术资料

QT——顾客和供方等相关方文件

4.2.3顺序标识：

按收集先后顺序编号

4.2.4年份号标识：

按收集时间的年份编号。

4.3行政性文件收发编号

行政性文件编号如下：

XXX[XXXX]第X号

发文顺序号

发文年份

公司代号

公司代号一般以“温瓯检收”或者““温瓯检发”标识。

4.4文件的发放

4.4.1对发放至有关人员的文件资料属于受控的都应编制发文编号，以加盖“受控文件”章方式手动填写，“受控文件”章应包含一下内容：

受控文件

分发号

持有人

发文时间

4.4.2受控文件发文号应与编制文件的编号有所区别，其编制年号由发文年月来代替，按部门分类应有唯一性代码予以区别。

4.4.3文件分类号标识：

JZ——机构认证

GL——管理层（总经理、质量负责人、技术负责人）

CD——档案室存档

XZ——办公室

SL——受理大厅

AJ——安检车间

HJ——环保监测车间

4.4.4顺序标识：

按各部门编制人员顺序编号，应编制所有人员固定编号和分发文件的目录存档。

顺序号以01开始编号。

4.4.5年份号标识：

按发放时间的年份编号。

4.4.6文件层次标识：

可省略。

4.4.7发文时间：

按持有人签收的时间编写。

机构认证需要的文件可以不用填写。

4.4.8例如：

受控文件

WNO/SL02-2013

Xxx

2013年10月21日

表示该文件为：

机动车检测有限公司受理大厅编号为02的员工xxx持有，分发时间为2013年10月21日，WNO-SL-02-2013即为该员工所有受控文件的唯一标识。

4.4.9非受控文件的发放以行政行文形式分发。

4.5文件的存档

存档文件的编号按《档案管理程序》执行。

5相关文件

《文件控制程序》。

《档案管理程序》

（二）体系文件编号细则

1.目的

为了正确地指导制定质量体系文件，使编制的质量体系文件的标识、结构与格式系统协调，以利于文件管理,确保质量体系的有效运行。

2.范围

本导则适用于本企业体系文件的编制。

3.职责

质量部负责本导则的编制和管理，各相关部门负责本导则的实施。

4.管理内容

4.1质量体系文件

4.1.1质量手册（代号:

QM）

4.1.2程序文件（代号:

P）

4.1.3作业文件（代号:

W）

4.1.4质量记录（代号:

QR）

4.2质量体系文件编写的标识和结构

4.2.1质量手册

4.2.1.1标识

OY--QM-XX

顺序号（以数字表示）

质量手册代号

公司名称代号

4.2.1.2结构

1）封面

2）目录

3）修改控制

4）总经理声明

5）概述

6）手册简介

7）公司概况

8）范围与应用

9）组织结构

10）质量方针与质量目标

11）术语和定义

12）质量管理体系描述

13）质量管理体系

14）管理职责

15）资源管理

16）产品实现

17）测量、分析和改进

18）程序文件和部门关系矩阵图

19）体系条文和部门关系矩阵图

20）过程关系定位图

4.2.2质量体系文件

4.2.2.1标识

HBAL--PXXX

顺序号（以数字表示）

程序文件代号

4.2.2.2结构

a.封面

b.正文

1.目的

3.定义

4.职责

5.工作程序

6.相关文件

7.使用记录

4.2.3作业文件

作业文件是指图纸、作业标准、作业指导书、工艺规程、检验规范、设备操作规程等。

其结构格式原则上不求统一，但同一性质的作业文件结构上要一致。

4.2.3.1标识

OY--WXXX

顺序号（以数字表示）

部门文件编号（以字母……表示）

作业文件代号

公司名称代号

部门代号：

总经理—GM品技部-TD、销售部-SD、生产部-PD、管理部-GD、财务部-FD

发放编码：

总经理—01品技部--02、销售部--03、生产部--04、管理部--05、财务部—06

4.2.3.2作业文件格式要求

作业文件除了图纸和工艺文件外，其他指导性作业标准应该按照下述格式进行编制，如图例：

②文件编号：

HDXL-W-GD-01

③文件版次：

第A版第0次修改

④体系文件编写规则

⑤文件页码：

第1页共4页

⑥生效日期：

2009/01/01

⑦1.目的：

为了正确地指导制定质量体系文件，使编制的质量体系文件的标识、结构与格式系统协调，以利于文件管理，确保质量体系的有效运行。

⑧2.适用范围：

本导则适用于本企业体系文件的编制

⑨3.定义：

无

⑩4.职责：

质量部负责本导则的编制和管理，各相关部门负责本导则的实施

⑾5.内容：

5.1质量体系文件

5.1.1质量手册（代号:

5.1.2程序文件（代号:

QP）

5.1.3作业文件（代号:

WI）

5.1.4质量记录（代号:

。

⑿6.使用记录

无

编制

⒀

审核

⒁

批准

⒂

4.2.3.2.1“①”处填写公司名称；

4.2.3.2.2“②”处填写文件编号，一般是JL/WI后面加流水号，文件编号不可重复，所以须到公司文控中心申请文件编号，以便统一管理；

4.2.3.2.3“③”处填写该文件版次，初始版本是“第A版第0修改”，即表示该文件为第A版本第0次修改状态；

4.2.3.2.4“④”；

处填写该文件名称，一般作业指导书类文件后缀为“作业指导书”、“作业标准书”及“准则”、“导则”等；

4.2.3.2.5“⑤”处填写文件页码，填写方法为第几页，共几页；

4.2.3.2.6“⑥”处填写文件的生效日期，格式为YYYY/MM/DD；

4.2.3.2.7“⑦”处为描述该作业文件的编制目的；

4.2.3.2.8“⑧”处描述该文件适用于什么范围，即哪些工作要遵循该份文件规定；

4.2.3.2.9“⑨”处描述该文件一些名词的解释和定义，若没有特别的名词解释可写“无”；

4.2.3.2.10“⑩”处描述该作业文件内容的执行部门分工，即各部门职责；

4.2.3.2.11“⑾”处描述该文件的具体规定，这些描述不限于文字描述，有时候可用表格和数据进行描述，但阐述应有层次感；

4.2.3.2.12“⑿”处描述该文件要求的相关记录；

4.2.3.2.13“⒀”；

处为编制该份文件的人员签名，签名时需附上日期；

4.2.3.2.13“⒁”处为审核该份文件的人员签名，签名时需附上日期，审核人员在审核文件时不应只草草签字了事，应该对文件要求的合理性和文件结构进行严谨的审查；

4.2.3.2.13“⒂”处为文件批准人的签字，签名时需注明日期，文件批准人只需对文件结构作审查，详细内容可以不考虑。

4.2.4质量记录

4.2.4.1标识

HDXL--QRXX-XX

对应程序文件顺序号

记录代号

公司名称代号

4.2.4.2结构

按企业实际需要确定,内容必须包括:

a.名称

b.标识

c.栏目

d.填写人

e.填写日期

确认人