公文管理制度(定稿)Word格式文档下载.doc

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COO/总裁办公室负责公司COO/总裁办公文的管理，各职能中心（含独立部门，以下同）指定中心/部门公文管理人员。

1.4适用范围：

本规定适用于公司总部。

2.0文件种类

2.1公司文件按签发及发放范围不同划分为二类：

2.1.1公司级文件：

由公司COO/总裁签批，涉及到公司重大决策的文件。

由COO/总裁办负责审核、签批和管理。

2.1.2中心级文件：

在各中心所辖业务范围内，由各中心负责人签批。

由各中心负责审批、发放和管理。

2.1.3各级别文件的主要类别、内容及文号附件一。

3.0文件格式

3.1一般性原则：

3.1.1各级机构签发的指令性文件（如人事任免、通知、通报、决定/决议等），要求使用正式公文格式（见附件二），一般由发文中心标识、发文字号、标题、正文、附件说明、签发人、签发日期、主题词、主送中心、抄送中心和附件等部分组成。

3.1.2公司级的规章制度使用规范的制度文本（以本制度格式为准，标准格式见附件三）。

3.1.3其它用于工作协商、纪录性的文件（如请示或申请、工作协调函、会议纪要、备忘录等），采用简易格式。

3.2文件格式及编号原则：

3.2.1正式公文需挂发文机构文头，编号包括中心代字、公文种类代字、年份、序号。

联合行文，只标明中心部门发文字号。

正式公文的发文字号编号原则方式见附件四。

3.2.2公司正式颁布的制度应包括封面、修订记录、正文、附件等，其编号包括制度的类别、年份、版本号等。

制度分级及编号原则见附件五。

3.2.3其它文件：

其编号由发文机构负责文件的编号管理。

3.2.3.1请示或申请的格式见附件六；

3.2.3.2工作协调函的格式见附件七；

3.2.3.3会议纪要的格式见附件八；

3.2.3.4对外中心函件格式见附件九；

3.2.3.5对外中心的传真函件格式见附件十。

4.0行文规则

4.1行文确有必要，注重效用。

4.2行文关系根据隶属关系和职权范围确定。

4.2.1属于主管中心职权范围内的具体问题，直接报送主管中心处理，一般不得越级请示和报告。

4.2.2属于中心职权范围内的事务，由中心自行行文。

非独立运作部门未经所属中心/部门、分支机构负责人签批或授权不得向外发文。

4.3“请示”一文一事；

一般只写一个主送中心，需要同时送其他中心的，用抄送形式。

“报告”不得夹带请示事项。

4.4草拟文件应注意以下事项：

4.4.1符合国家的法律、法规及其他有关规定。

4.4.2切实可行，观点明确，表达准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。

4.4.3文件的文种根据行文目的、发文中心的职权和与主送中心的行文关系确定。

4.4.4人名、地名、数字、引文准确。

引用文件先引标题，后引发文字号。

引用外文注明中文含义。

日期写明具体的年、月、日。

4.4.5结构层次序数规范，一篇文件只能采用一种序数方式。

推荐的方式为：

第一层为“一、”，第二层为“

（一）”，第三层为“1.”，第四层为“

（1）”。

4.4.6使用国家法定计量单位。

4.4.7文内使用非规范化简称，先用全称并注明简称。

使用国际组织外文名称或其缩写形式，在第一次出现时注明准确的中文译名。

5.0发文办理流程

5.1公司级文件

5.1.1公司级人事任免、通知、通报由相关中心/部门按本制度规定的统一格式起草，文件背面由起草人、审核人及中心/部门负责人签字确认，COO/总裁办统一编号，相关中心交COO/总裁/副COO/总裁签批，并负责发放及予以确认。

5.1.2公司规章制度由相关中心起草，按《制度审批、发放流程》（见附件十一）填写《制度审批会签表》（见附件十二），进行会签、审核及签批。

COO/总裁办负责制度的编号。

相关中心审核制度的审批手续是否齐全、附件是否完整、格式是否规范并予以确认后交COO/总裁/副COO/总裁签批，并负责发放及予以确认。

5.1.2.1签批后的制度原件存COO/总裁办。

制度需以PDF版本下发至各中心、子公司/工厂；

要求每一位员工遵守并执行的制度可通过局域网公布。

5.1.2.2制度的审批、签发流程见附件十。

5.1.3公司级的请示或申请类文件，由业务相关中心起草，经COO/总裁审核后报董事会。

5.1.4以公司名义对外单位的正式公函，需加盖公章。

由相关责任部门起草，中心总监审核，法律事务部签署法律意见，报分管领导签批。

5.1.5公司级的会议纪要，由COO/总裁办秘书整理，会议主持人审核签批后存档。

5.2中心级文件

5.2.1中心/部门单独行文：

属中心/部门职权范围内的事务，由相关中心责任人起草，由中心/部门负责人签批。

涉及指令性工作要求的文件（如人事任免、通知、通报等。

），在签批前由分管COO/总裁在文件背面签字确认。

5.2.2中心/部门联合行文；

涉及其他中心职权范围内的事务，主办中心/部门与相关中心/部门联合行文，由主办中心/部门起草，经中心/部门负责审核后，交相关中心/部门共同会签。

涉及指令性工作要求的文件（如人事任免、通知、通报等），在签批前由分管COO/总裁在文件背面签字确认。

5.2.2.1文件主办中心对以下情况承担责任：

越权行文；

文件内容涉及其他中心/部门而未送交其他中心/部门会签；

与相关中心/部门未达成一致意见而自行发文；

与现行制度或文件发生冲突：

文件本身存在较大矛盾或失误。

5.2.2.2文件会签中心对以下情况承担责任：

越权审批；

文件与现行制度或文件发生冲突；

5.2.2.3总部各中心/部门向子公司/工厂行文应严格遵循归口管理原则。

其中向子公司行文，由营运中心转发或会签；

向工厂行文，由生产中心转发或会签。

6.0收文办理流程

6.1各中心收到文件后，应及时登记分发。

6.2各中心收到文件后，进行审核。

重点为：

是否应由本部门办理；

是否符合行文规则；

内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定。

6.3经审核，对合规的文件，及时提出拟办意见送中心负责人批示或者交有关部门办理，需要两个以上部门办理的，明确主办部门。

6.4各中心对文件要及时阅批，特急件应立即批复，急件当天批复，一般文件两个工作日内批复。

确有困难的，及时予以说明。

对不属于本中心职权范围或者不宜由本中心办理的，及时退回发文中心并说明理由。

6.5审批文件时，对有具体请示事项的，主批人明确签署意见、姓名和审批日期，其审批人签字视为同意；

没有请示事项的，签字表示阅知。

6.6送中心负责人批示或者交有关部门办理的文件，主办人要负责催办，做到紧急文件跟踪催办，重要文件重点催办，一般文件定期催办。

7.0文件归档及管理

7.1公司级文件：

原件由COO/总裁办按类别及时归档，年度结束时，统一整理装订成册。

7.2中心级文件：

各中心签批的正式公文在发放的当天将原件交COO/总裁办存档，年度结束时，统一整理装订成册。

各中心存复印件备查，年度结束时，根据各中心使用情况提出上交，集中销毁。

8.0附件及附则

8.1本制度附件

8.1.1附件一：

各级别文件的主要类别及权限

8.1.2附件二：

正式公文的格式

8.1.3附件三：

制度格式

8.1.4附件四：

正式公文的编号原则

8.1.5附件五：

制度分级及编号原则

8.1.6附件六：

请示或申请的格式

8.1.7附件七：

工作协调函的格式

8.1.8附件八：

会议纪要的格式

8.1.9附件九：

对外公函格式

8.1.10附件十：

对外传真函件格式

8.1.11附件十一：

制度审批、签发流程

8.1.12附件十二：

制度审批会签表

8.2本制度由人力资源中心起草并负责解释。

8.3本制度自签发之日起执行。

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