商务谈判的准备及具体过程Word文档格式.docx
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1、良好的职业道德
这是谈判人员必须具备的首要条件，也是谈判成功的必要条件。
谈判人员是作为特定组织的代表出现在谈判桌上的，商务谈判人员不仅代表组织个体的经济利益，而且在某种意义上还肩负着维护国家利益的义务和责任。
因此，作为谈判人员必须遵纪守法、廉洁奉公，忠于国家、组织和职守，要有强烈的事业心、进取心和责任感。
2、健全的心理素质
谈判是各方之间精力和智力的较量，较量的环境在不断变化，对方的行为也在不断变化，要在较量中达到特定目标，谈判人员就必须具有健全的心理素质。
健全的心理素质是谈判者主体素养的重要内容之一，表现为谈判者主体应具备坚韧顽强的意志力、高度的自制力和良好的协调能力等。
（1）坚韧顽强的意志力
许多重大艰辛的谈判，就像马拉松运动一样，考验着参与者。
谈判者之间的持久交锋，不仅是一种智力、技能和势力的比试，更是一场意志、耐心和毅力的较量。
只有具有坚韧毅力的谈判者，才能在较量中获得最后胜利。
（2）高度的自制力
自制力是谈判者在谈判环境发生巨大变化适时克服心理障碍的能力。
由于谈判始终是利益的对决，谈判双方在心理上处于对立，故而僵持、争执的局面不可避免，这会引起谈判者的情绪得波动。
如果谈判者出现明显的情绪变化，如发怒、沮丧等，可能会产生疏忽，给对手以可乘之机。
所以作为一个优秀的谈判人员，无论在谈判的高潮阶段还是低潮阶段，都能心静如水，特别是当胜利在望或陷入僵局时，更要能够控制自己的情感，喜形于色或愤愤不平，不仅有失风度，而且会让对方抓住弱点与疏漏，给对方造成可乘之机。
（3）良好的协调能力
协调力是谈判者善于与他人和睦相处，有良好的人际关系。
在谈判中，谈判人员之间的协调行动是非常重要的。
一个好的谈判者，既能尊重他人，虚心听取一切有利于谈判进行和谈判目标实现的合理意见，又要善于解决矛盾冲突，善于沟通，调动他人，使谈判人员为实现谈判目标密切合作，统一行动。
3、合理的学识结构
商务谈判过程是测验谈判者知识、智慧、勇气、耐力的过程，更是谈判双方才能较量的过程。
因此，商务谈判的参加者必须要有合理的学识结构。
商务谈判人员，既要知识面宽，又要在某些领域有较深的造诣。
也就是说，不仅在横向方面有广博的知识，而且在纵向方面也要有较深的专门学问，两者构成一个“T”字型的知识结构。
（1）谈判人员的横向知识结构
从横向方面来说，商务谈判人员应当具备的知识包括：
我国有关经济贸易的方针政策及我国政府颁布的有关法律和法规；
某种商品在国际、国内的生产状况和市场供求关系；
价格水平及其变化趋势的信息；
产品的技术要求和质量标准；
有关国际贸易和国际惯例知识；
国外有关法律知识，包括贸易法、技术转让法、外汇管理法及有关国家税法方面的知识；
各国各民族的风土人情和风俗习惯；
可能涉及的各种业务知识、金融知识；
市场营销知识等。
（2）谈判人员的纵向知识结构
从纵向方面来说，作为商务谈判的参与者，应当掌握的知识包括：
丰富的专业知识，即熟悉产品的生产过程、性能及技术特点；
熟知某种（类）商品的市场潜力或发展前景；
丰富的谈判经验及处理突发事件的能力：
掌握一门外语，最好能直接用外语与对方进行谈判；
懂得谈判的心理学和行为科学；
了解谈判对手的性格特点等。
上述的“T”型知识结构，构成了一个称职的商务谈判人员的必备条件，也是一名合格的谈判人员应具备的最起码的个体素质要求，否则，将无法应付复杂的谈判局面，承担谈判任务，更谈不上维护本企业和国家的利益。
一名称职的商务谈判人员，在力争将自己培养成全才的同时，还应当精通某个专业或领域。
否则的话，对相关产品的专业知识知之甚少，就会导致在谈判技术条款时非常被动，提不出关键意见，这无疑将削弱本方的谈判实力。
一个商务谈判人员应该是“全能型专家”，所谓“全能”，即通晓技术、商务、法律和语言，涵盖上述纵横各方面的知识；
所谓“专家”，即指能够专长于某一个专业或领域的人。
总之，扩大知识视野，深化专业知识，猎取有助于谈判成功的广博而丰富的知识，能使在谈判的具体操作中，左右逢源，运用自如，最终取得谈判的成功。
4、谈判人员的能力素养
谈判者的能力是指谈判人员驾驭商务谈判这个复杂多变的“竞技场”的能力，是谈判者在谈判桌上充分发挥作用所应具备的主观条件。
它主要包括以下内容。
（1）认知能力
善于思考是一个优秀的谈判人员所应具备的基本素质。
谈判的准备阶段和洽谈阶段充满了多种多样、始料未及的问题和假象。
谈判者为了达到自己的目的，往往以各种手段掩饰真实意图，其传达的信息真真假假、虚虚实实。
优秀的谈判者能够通过观察、思考、判断、分析和综合的过程，从对方的言行和行为迹象中判断真伪，了解对方的真实意图。
（2）运筹、计划能力
谈判的进度如何把握?
谈判在什么时候、什么情况下可以由准备阶段进入接触阶段、实质阶段，进而到达协议阶段?
在谈判的不同阶段将使用怎样的策略?
这些都需要谈判人员发挥其运筹、计划的能力，当然，这种运筹和计划离不开对谈判对手背景，以及需要可能采取的策略的调查和预测。
（3）语言表达能力
谈判是人类利用语言工具进行交往的一种活动。
一个优秀的谈判者，应像语言大师那样精通语言，通过语言的感染力强化谈判的效果。
谈判中的语言包括口头语言和书面语言两类。
无论是哪类语言，都要求准确无误地表达自己的思想和感情，使对手能够正确领悟你的意思，这点是最基本的要求。
其次，还要突出谈判语言的艺术性。
谈判中的语言不仅应当准确、严密，而且应生动形象，富有感染力。
巧妙地用语言表达自己的意图，本身就是一门艺术。
（4）应变能力
谈判中发生突发事件和产生隔阂是难以避免的，任何细致的谈判准备都不可能预料到谈判中可能发生的所有情况。
千变万化的谈判形势要求谈判人员必须具备沉着、机智、灵活的应变能力，要有冷静的头脑、正确的分析、迅速的决断，善于将灵活性与原则性结合起来，灵活地处理各种矛盾，以控制谈判的局势。
应变能力主要包括处理意外事故的能力、化解谈判僵局的能力、巧妙袭击的能力等。
（5）交际能力
商务谈判是一项谈判过程，更是一项交际过程。
真正的交际能力是与人沟通感情的能力，决不是花言巧语的伎俩。
（6）创造性思维能力
创造性思维是以创新为唯一目的，并能产生创见的思维活动。
它反映了人们解决问题的灵活性与创新性。
谈判人员要具备丰富的创造性思维能力，用于开拓创新，拓展商务谈判的新思维、新模式和新方法。
创造性可以提高谈判的效率。
三、谈判人员的配备
在一般的商务谈判中，所需的知识大体上可以概括为以下几个方面：
有关技术方面的知识；
有关价格、交货、支付条件等商务方面的知识；
有关合同法律方面的知识；
语言翻译方面的知识。
根据谈判对知识方面的要求，谈判班子应配备相应的人员。
1、技术精湛的专业人员
熟悉生产技术、产品性能和技术发展动态的技术员、工程师，在谈判中负责有关产品技术方面的问题，也可以与商务人员配合，为价格决策作技术参谋。
专业人员是谈判组织的主要成员之一。
其基本职责是：
（1）同对方进行专业细节方面的磋商；
（2）修改草拟谈判文书的有关条款；
（3）向首席代表提出解决专业问题的建议；
（4）为最后决策提供专业方面的论证。
2、业务熟练的商务人员
商务人员是谈判组织中的重要成员，商务人员由熟悉贸易惯例和价格谈判条件、了解交易行情的有经验的业务人员或公司主管领导担任。
其具体职责是：
（1）阐明己方参加谈判的愿望和条件；
（2）弄清对方的意图和条件；
（3）找出双方的分歧或差距；
（4）掌握该项谈判总的财务情况；
（5）了解谈判对手在项目利益方面的期望指标；
（6）分析、计算修改中的谈判方案所带来的收益变动；
（7）为首席代表提供财务方面的意见和建议；
（8）在正式签约前提供合同或协议的财务分析表。
3、精通经济法的法律人员
法律人员是一项重要谈判项目的必需成员，如果谈判小组中有一位精通法律的专家，将会非常有利于谈判所涉及的法律问题的顺利解决。
法律人员一般是由律师，或由即掌握经济又精通法律专业知识的人员担任，通常由特聘律师或企业法律顾问担任。
其主要职责是：
（1）确认谈判对方经济组织的法人地位；
（2）监督谈判在法律许可范围内进行；
（3）检查法律文件的准确性和完整性。
4、熟练业务的翻译人员
翻译人员一般由熟悉外语和企业相关情况、纪律性强的人员担任。
翻译是谈判双方进行沟通的桥梁。
翻译的职责在于准确地传递谈判双方的意见、立场和态度。
一个出色的翻译人员，不仅能起到语言沟通的作用，而且必须能够洞察对方的心理和发言的实质，既能改变谈判气氛，又能挽救谈判失误，增进谈判双方的了解、合作和友谊。
因此，对翻译人员有很高的素质要求。
5、首席代表
首席代表是指那些对谈判负领导责任的高层次谈判人员。
他在谈判中的主要任务是领导谈判组织的工作。
这就决定了他们除具备一般谈判人员必须具备的素养外，还应阅历丰富、目光远大，具有审时度势、随机应变、当机立断的能力，有善于控制与协调谈判小组成员的能力。
因此，无论从什么角度来认识他们，都应该是富有经验的谈判高手。
（1）监督谈判程序；
（2）掌握谈判进程；
（3）听取专业人员的建议和说明；
（4）协调谈判班子成员的意见；
（5）决定谈判过程中的重要事项；
（6）代表单位签约；
（7）汇报谈判工作。
6、记录人员
记录人员在谈判中也是必不可少的。
一份完整的谈判记录既是一份重要的资料，也是进一步谈判的依据。
为了出色地完成谈判的记录工作，要求记录人员要有熟练的文字记录能力，并具有一定的专业基础知识。
其具体职责是准确、完整、及时地记录谈判内容。
这样，由不同类型和专业的人员就组成了一个分工协作、各负其责的谈判组织群体。
四、谈判人员的分工和合作
当挑选出合适的人组成谈判班子后，就必须在成员之间，根据谈判内容和目的以及每个人的具体情况做出明确适当的分工，明确各自的职责。
此外，各成员在进入谈判角色，尽兴发挥时，还必须按照谈判目的与其他人员彼此相互呼应、相互协调和配合，从而真正赢得谈判。
如何才能使谈判班子成员分工合理、配合默契呢?
具体来讲，就是要确定不同情况下的主谈人与辅谈人、他们的位置与职责以及他们之间的配合关系。
所谓主谈人，是指在谈判的某一阶段或针对某一个或几个方面的议题．由谁为主进行发言，阐述己方的立场和观点，此人即为主谈人。
这时其他人处于辅助的位置，称为辅谈人。
一般来讲，谈判班子中应有一名技术主谈，一名商务主谈。
主谈人作为谈判班子的灵魂，应具有上下沟通的能力；
有较强的判断、归纳和决断能力；
必须能够把握谈判方向和进程，设计规避风险的方法；
必须能领导下属齐心合作，群策群力，突破僵局，达到既定的目标。
确定主谈人和辅谈人，以及他们之间的配合是很重要的。
主谈人一旦确定，那么，本方的意见、观点都由他来表达，从一个口子对外，避免各吹各的调。
在主谈人发言时，自始至终都应得到本方其他人员的支持。
比如，口头上的附和“正确”、“没错”、“正是这样”等。
有时在姿态上也可以做出赞同的姿势，如眼睛看着本方主谈人不住地点头等。
辅谈人的这种附和对主谈人的发言是一个有力的支持，会大大加强他说话的力量和可信程度。
如果己方主谈人在讲话时，其他成员东张西望、心不在焉，或者坐立不安、交头接耳，就会削弱己方主谈人在对方心目中的分量，影响对方的理解。
有配合就有分工，合理的分工也是很重要的。
1、洽谈技术条款的分工与合作
在洽谈合同技术条款时，专业技术人员处于主谈的地位，相应的经济人员和法律人员则处于辅谈人的地位。
技术主谈人要对合同技术条款的完整性、准确性负责。
在谈判时，对技术主谈人来讲，除了要把主要的注意力和精力放在有关技术方面的问题上外，还必须放眼谈判的全局，从全局的角度来考虑技术问题，要尽可能地为后面的商务条款和法律条款的谈判创造条件。
对商务人员和法律人员来讲，他们的主要任务是从商务和法律的角度向技术主谈人提供咨询意见，并适时地回答对方涉及商务和法律方面的问题，支持技术主谈人的意见和观点。
2、洽谈商务条款时的分工与合作
很显然，在洽谈合同商务条款时，商务人员和经济人员应处于主谈人的地位，而技术人员与法律人员则处于辅谈人的地位。
合同的商务条款在许多方面是以技术条款为基础的，或者是与之紧密联系的。
因此在谈判时，需要技术人员给予密切的配合，从技术角度给予商务人员以有力的支持。
比如，在设备买卖谈判中，商务人员提出了某个报价，这个报价是否能够站得住脚，首先取决于该设备的技术水平。
对卖方来讲，如果卖方的技术人员能以充分的证据证明该设备在技术上是先进的、一流水平的，即使报价比较高，也是顺理成章、理所应当的。
而对买方来讲，如果买方的技术人员能提出该设备与其他厂商的设备相比在技术方面存在的不足，就会动摇卖方报价的基础，而为本方谈判人员的还价提供了依据。
3、洽谈合同法律条款的分工与合作
事实上，合同中的任何一项条款都是具有法律意义的，不过在某些条款上，法律的规定性更强一些。
在涉及合同中某些专业性法律条款的谈判时，法律人员则以主谈人的身份出现，法律人员对合同条款的合法性和完整性负主要责任。
由于合同条款法律意义的普遍性，因而法律人员应参加谈判的全部过程。
只有这样，才能对各项问题的发展过程了解得比较清楚，从而为谈判法律问题提供充分的依据。
应该指出，谈判小组成员之间的相互配合，不仅在谈判桌上需要，在其他场合也一样需要，这一点我国以往是不太注意的。
例如：
有位领导同志在与外商谈判前，把谈判组的成员介绍给对方时说：
“这是小王，刚上任的财务科长，大学毕业没几年，没什么谈判经验，这次带他来长长见识。
”这样一来，对方在谈判中对小王的意见就不重视了。
如果换一种讲法：
“这是王×
×
先生，本厂的财务科长，负责本厂的资金调度，是一个精力充沛，聪明能干的小伙子。
”效果就会大不一样。
第二节情报的搜集和筛选
谈判前收集了有关的情报（信息和资料）,才能采用相应的谈判策略、方法,有针对性地制定相应的谈判方案和计划。
否则,对对方的情况一无所知,或者知之不多,就会造成盲目谈判。
这样即使不是“每谈必败”,至少也是“每谈获利甚少,甚至无利可获”。
商务谈判的信息准备都是围绕提高本方谈判实力展开的，一切影响谈判实力的因素都是谈判信息准备的内容。
一、决定谈判实力对比的因素
决定谈判者谈判实力的因素分为主观因素和客观因素两大类。
主观因素是指谈判者方面的因素，客观因素是谈判者所代表的公司方面的因素。
无论是主观因素还是客观因素，都要通过不同方面的信息表现出来。
因此，谈判者必须从决定谈判实力的条件入手准备好谈判信息，以便发现自己的优势和劣势，为在谈判桌上运用各种策略技巧提高自己的谈判实力创造条件。
1、决定谈判实力的主观因素
（1）谈判者的谈判水平
谈判者的谈判水平是谈判者多方面知识和能力的综合反应，既包括谈判者掌握谈判知识的多少和能力的强弱，又谈判者的临场发挥状况，即策略技巧的运用。
谈判者的水平越高，其谈判中的实力就越强。
（2）谈判者掌握的信息量
谈判者在参加谈判前需要了解多方面的信息，既包括总体上的市场行情，也包括谈判对手和自己方面的信息。
谈判者掌握的信息量越大，其谈判实力也就越大；
反之就越小。
（3）谈判者的人际关系
谈判者的人际关系对其在谈判桌上的实力影响极大。
一般说来，人际关系处理得好的谈判者在谈判过程中容易同对方建立融洽的关系，因而易于处在有利的地位。
（4）谈判者的职位
谈判者的职位是谈判者知识和经验的反映，也是权力的象征，因而在谈判中通常表现出职位高的一方在实力上强于职位低的一方。
为此，各单位在安排自己的谈判人员时，总要不低于对手的职位。
这样做的共同结果是各方派出的谈判人员在职位上势均力敌。
2、决定谈判实力的客观因素
（1）交易内容对各方的重要性和迫切性
参加谈判的各方其目的都是要取得良好的经济效益，但这种要求的重要性和迫切性是各不相同的。
如是一笔交易占卖方全年交易量的比重较大，占买方全年购买量的比重较小，那么这笔交易对卖方来说重要性就大，对买方的重要性就小；
如果买方急于购买使用，卖方则不急于出卖，那么买方的成交要求就迫切，卖方的成交要求就不那么迫切，在谈判中，重要性越大，迫切性越强的一方，其谈判实力也就越弱；
而越不重要和越不迫切的一方，其力量则越强。
（2）各方的经济实力
经济实力是参与谈判的经济支柱。
经济实力表现为企业的生产能力和经营能力，包括所生产产品数量的多少和质量的高低，在短期内能调动资金的多少，等等。
经济实力强的单位其谈判实力也强。
（3）各方的信誉
谈判各方的信誉是其在过去谈判的履约过程中建立起来的，能完全按协议要求履约的单位其信誉就好，不能完全按协议要求行事的单位或个人其信誉就差。
信誉好的单位人们都愿意与之交往，因而其谈判的实力就强；
信誉差的单位则人们不愿与之谈判，因其无法找到其他对手取代而使其实力降低。
（4）各方的竞争状况
谈判各方的竞争者在不断调节着各方的谈判实力。
例如，卖方的竞争者规模扩大，数量增加，就削弱了卖方的实力而增强了买：
方的实力；
反之，买方的竞争加剧，就削弱了买方的实力而增强了卖方的实力。
需要说明的是，上述因素仅从总体上说明对各方谈判实力的影响，由于衡量谈判实力强弱的标志是非常微妙的，在进行谈判信息准备时仅搜集大的方面的信息是不够的，还必须采用听、问等多种方式搜集一些细小的信息，以正确判断自己的实力地位。
二、信息情报搜集的主要内容
商务谈判中所涉及的信息情报收集主要包括以下一些内容：
1、有关商务谈判环境方面的信息
（1）政治状况
政治和经济是紧密相连的，政治对于经济具有很强的制约力。
商务谈判中的政治因素是指与商务谈判有关的政府管理机构和社会团体的活动，主要包括政局的稳定、政府之间的关系、政府对进口商品的控制等。
政治因素对商务谈判活动有着非常重要的影响，它直接决定了商务谈判的行为。
当一个国家政局稳定，政策符合本国国情，它的经济就会发展，就会吸引众多的外国投资者前往投资。
否则，政局动荡，市场混乱，人心惶惶，就必然产生相反的结果。
这一点，在我国的政治及经济发展历程中已得到了印证。
因此，贸易组织在进行经济往来之前，必须对谈判对手的政治环境做详尽的了解。
（2）法律制度
商务谈判不仅是一种经济行为，而且是一种法律行为，因此在商务谈判中，首先必须要求符合有关的法律规定，才能成为合法行为或有效性为，才能受到国家有关法律的承认和保护。
在商务谈判中，只有清楚地了解其法律制度，才能减少商业风险。
（3）宗教信仰
宗教是社会文化的一个重要组成部分，当前，在世界各地宗教问题无不渗透到社会的各个角落。
宗教信仰影响着人们的生活方式、价值观念及消费行为，也影响着人们的商业交往。
人们在很多情况下，所面临的矛盾与冲突，大多数情况下缘于宗教信仰，也就是意识形态的不同而引起的。
对于宗教的有关问题，商务谈判人员必须了解，如宗教的信仰和行
为准则、宗教活动方式、宗教的禁忌等，这些都会对商务活动会产生直接的影响，如果把握不当，则会给企业带来很大的影响。
如麦当劳曾经进入印度失败，当地人讥讽麦当劳“用13个月的时间才发现印度人不吃牛肉”。
（4）商业习俗
在商务谈判中，商业习俗对谈判的顺利进行影响很大。
谈判当事人由于各自所处的地理环境和历史的种种原因，形成了各具特色的商业习惯。
作为谈判人员，要促使谈判顺利进行就必须了解各地的风俗习惯、商业惯例，否则双方就很有可能会产生误会和分歧。
比如，日本的文化是把和谐放在首位，日本人日常交往中非常注重礼节，和日本人进行谈判时千万不要在这方面开玩笑，这是日本人最忌讳的；
而美国文化则比较强调进取、竞争和创新，美国有句名言：
“允许失败，但不允许不创新。
”所以，多数美国人交往中性格外露、热情自信、办事干脆利落、谈判时开门见山，很快进入谈判主题，并喜欢滔滔不绝地发表自己的看法，谈判中善于施展策略，同时也十分赞赏那些讨论价还价和善于施展策略的谈判对手。
和沙特阿拉比人谈判时千万不能问及对方的妻子，因为沙特阿拉伯男子歧视女性。
相反，和墨西哥人谈判时问及对方的妻子则是必须的礼貌。
有位谈判人员说过“和东方人做生意，应多做解释少争执，这样会伤面子；
对英国人则应有礼貌的慢慢说服等。
”
（5）价值观念
价值观念是人们对客观事物的评价标准。
对商务谈判营销影响较大的价值观念有时间观念和审美观念。
时间观念是人们利用时间的态度。
一般来说，工业发达的地区，人们的生活和工作节奏都比较快，时间观念强，认为“时间就是金钱”，业务洽谈十分注重时间。
相反，在某些地区却不同，如在拉美国家，家庭主妇购买速溶咖啡会被人笑话，认为是“懒惰的主妇”，因为在这里的时间不值钱。
审美挂念是指人们对于美的看法，尽管对于此问题有一定的一致性，但由于文化和地理的差异，还是存在很大的不同，比如：
东方人在隆重场合，女士一般着装严谨，而西方女士却相反。
（6）气候因素
气候因素包括雨季的长短与雨量的多少、气温的高低等，这些因素对人们的消费习惯，对贸易谈判都会产生一定的影响。
比如，日本汽车之所以能在东南亚和香港等地打败欧洲厂商，原因在于日本汽车在进入市场时，考虑到当地气候炎热，在汽车上配有制冷设备，而欧洲汽车没有这些设备，不能适应市场的需要。
2、掌握市场行情
在谈判中，只有及时、准确地了解与标的对象有关的市场行情，预测分析其变化动态，才能掌握谈判的主动权。
这里所讲的市场行情是广义的，不仅仅局限于对价格变化的了解，还应包括市场同类商品的供求状况，相关产品与替代产品的供求状
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