文件、编号、通知编制管理规定Word文档格式.docx

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XBWY-PZZD-01，即XX物业品质管理部第01号作业指导书。

1.3运行表单类

XXWY-部门缩写-001

编号从001开始。

所在部门缩写（如品质PZ，客服KF，秩序ZX，工程GC，环境HJ等）+类别缩写。

XXWY代表“xx物业”。

XBWY-KF-001，即XX物业客服第001号表单。

1.5公司公文类

1.5.1公司发文

公司带字、发文部门简称字[年度]第xxx号

发文当年年号（如2016、2017）。

总公司使用“总”字，部门取第一个字，第一个字相同的，取前两个字。

详见1.5.2。

XX总字[2016]第001号，即总公司2016年1号文；

XX品字[2016]第001号，即公司品质管理部2016年1号文。

1.5.2各部门发文字号明细详见下表，发文参照此标准编号：

序号

部门

公司发文字号

备注

1.5.2.1

1.5.2.2

1.5.2.3

1.5.2.4

1.5.2.5

1.5.2.6

1.5.2.7

1.5.2.8

1.5.2.9

2.0文件编制要求

2.1文件排版要求：

2.1.1文字使用：

（1）准确、简练、得当，无错别字，正确使用标点符号。

（2）禁止随意生造简化字。

（3）使用简体字。

2.1.2文件名称：

（1）通知（温馨提醒）类：

关于……的通知（温馨提醒）。

（2）函（报告、请示、会议纪要等）类：

关于……的函（报告、请示、会议纪要等）。

2.1.3文件页眉

编号

logo，高0.85cm，宽3.29cm，插入页眉左下角处。

编号宋体，小四号。

2.1.4文件页边距

2.1.5文件字体要求

（1）文件名称：

居中，加黑，宋体，小二号。

（2）段内标题：

靠左，加黑，宋体，小四号。

（2）内容：

靠左，宋体，小四号。

2.1.6页码：

统一写成“第x页共y页格式”，字体为：

宋体，五号，如图：

2.1.7段落及行距：

（1）段落靠左，无首行缩进。

（2）行距为：

1.5倍。

2.1.8文件落款：

（1）末尾页右下角处，上行：

发文单位；

下行：

日期。

（2）日期格式：

年-月-日，年份要写完整，例如：

2017年08月25日。

2.1.9封面要求：

（1）应标明“编制部门，编制日期，审核日期，更新日期”等要素，位置应与页脚居中。

（2）具体设计规格要求，根据公司元素结合VI视觉进行设置。

2.2文件内容：

2.2.1目的：

阐述文件编制运行的最终目标。

2.2.2范围：

本文件适用于人事物的描写。

2.2.3职责：

本文件中涉及的相关职务权限，在质量体系运行中应起到的职能表述。

2.2.4操作指导要求：

（1）明确操作流程，内容应程序化、流程化。

（2）保证安全性、充分性、适宜性、严谨性。

2.2.5相关引用条款：

对质量体系文件中涉及的其他文件（如程序文件、指引文件、指导文件）相关条款的引入。

2.2.6使用文件化信息：

（1）文字化信息。

（2）电子类信息。

（3）物件类信息。

（4）媒介类信息。

2.2.7文件评审及批准要求：

具体参照公司文件审批相关要求程序文件。

2.3文件装订要求：

2.3.1装订成册；

左侧装订，整齐牢固，不掉页；

切口光洁，符合标准，数量准确。

2.3.2装订内页要求：

无多页、无缺页、无颠倒、无混装、清洁无尘、无折角、无毛茬、无缺损。

2.3.3装订页边角要求：

误差不超过±

1毫米；

不歪、不斜，四角成90度直角。

2.3.4钉距要求：

（1）装本平整，钉距适当，无坏针、无漏钉、无重钉，胶装不掉页、不粘面，胶口不超过5毫米。

（2）文件装订时的书订位置:

订眼距书心上下各1/4处，允许误差±

4mm。

2.4文件归档要求：

2.4.1引入ISO9001：

2015质量条款，详见《ISO9001质量体系条款对应程序文件目录》。

品质管理部

2016年04月09日

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