用工管理规范手册.docx
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用工管理规范手册
用工管理规范手册
（2010版）
第一章总则
第一条为规范用工，防范风险，特制定本手册。
第二条本手册适用于平安养老保险股份有限公司及其分支机构（以下简称公司）。
第三条如本手册内容与地方法规不一致，导致本手册部分内容不能适用的，相关单位将地方法规报总公司人事行政部、集团人力资源中心备案后按地方法规执行。
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第二章劳动合同管理
第一节合同管理要求
第四条本章的劳动合同指广义上的劳动合同，不仅包括公司标准版本劳动合同，还包括各种补充协议、变更协议等。
第五条合同签订时间
（一）新员工（包括从集团及其他下属不同法人子公司内调至养老险的人员）：
报到时应签订劳动合同，因特殊原因不能签订，最迟应自员工报到之日起一个月内签订劳动合同。
（二）老员工：
如双方确认续签劳动合同，合同到期前1个月内办妥续签手续。
第六条合同签订方式
在合同管理人员处现场签订，员工本人在劳动合同上签字，并交由合同管理人员签字盖章。
第七条合同版本
应签订公司制度规定的标准版本劳动合同及补充协议。
劳动合同及补充协议的签订要求详见《劳动合同分类管理制度》。
第八条合同数量
（一）劳动合同一式两份，一份交员工，一份由合同管理人员保管。
员工收到合同时，应在合同签收表（见模板1）上签字确认收到。
（二）须进行劳动合同鉴证或劳动用工登记的地方，可按地方要求签订一式多份的劳动合同。
第九条合同保管要求
（一）劳动合同由专职或兼职的合同管理人员专门管理。
（二）各种补充协议、变更协议等应与劳动合同一起保管。
（三）员工离司后：
1．劳动合同应保存2年以上；
2．劳动合同解除或终止的相关材料（包括但不限于解除/终止合同通知书、辞职申请书、协商解除合同书、解除/终止合同证明等）应长期保存。
（四）二级机构A类干部的合同管理要求
1.机构一把手及其他A类干部的劳动合同管理均由所在机构人力资源部负责，当机构一把手签订总部合同时，员工服务组负责提供合同文本、协助用印。
具体流程如下：
所在机构人力资源部及时发起PS合同续签流程，经审批后，与员工服务组接洽实物合同寄送事宜。
待合同签署完毕后，将公司应保存的合同原件寄回员工服务组保管，同时在PS系统中维护合同信息。
2.签订原则
（1）新招聘及非本机构晋升或调转到任的：
机构一把手：
直接签订总部的劳动合同；
除机构一把手外的A类干部：
直接签订本机构的劳动合同。
（2）本机构内部晋升到任的：
机构一把手：
先维持与本机构签订的原劳动合同，合同到期后，再转签总部的劳动合同；
除机构一把手外的A类干部：
先维持与本机构签订的原劳动合同，合同到期后再根据合同签订相关规则续签本机构的劳动合同。
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第二节合同期限
第十条合同期限
（一）2008年以后新入司的人员
1．第一次合同的期限：
（1）普通管理人员：
3年，试用期3个月。
（2）外招管理干部：
3年，试用期6个月。
（3）文员、事务员：
根据具体情况签1-3年。
合同期限3年的，试用期3个月；合同期限1年以上（含1年）不满3年的，试用期2个月。
2．第二次合同的期限：
1-5年，不约定试用期。
经考虑员工绩效考核、发展潜质等因素，人力资源部门协助直线部门长确定第二次合同的期限，具体建议如下：
（1）最近两年年底绩效考核排名均位于所在排名组前70%的，续签3-5年；
（2）最近一年年底绩效考核排名位于所在排名组后10%的，不再续签；
（3）其他人员，续签2-3年。
（二）2008年以前入司、2008年以后续签合同的人员，根据续签时员工在公司的连续工作年限（系统内调动员工按系统内累计工作年限），分以下情况处理：
1．在公司连续工作满10年的，且员工提出签订无固定期限劳动合同要求的，签订无固定期限劳动合同；
2．在公司连续工作不满10年的：
（1）最近两年年底绩效考核排名均位于所在排名组前70%的，续签3年；
（2）最近一年年底绩效考核排名位于所在排名组后10%的，不再续签；
（3）其他人员，续签2年。
（三）特殊情况处理
1.新晋升管理干部：
在晋升当年因排名组发生变化，绩效排名位于后10%的，可以续签，续签年限为3-5年。
2.按照《人员管理基本法》管理的作业人员：
如果绩效排名位于后10%，但已达到基本法的达标要求，可以续签，续签年限为1-3年。
3.三期员工：
可以续签，续签年限为1-3年。
4.排名后10%的人员：
经降职降级且降薪后，能够胜任工作的，可以续签，续签年限为1-3年。
5.特招人员的合同续签按照《特招人员管理办法》执行。
6.属于特殊情况的续签，由总公司HR负责人审批。
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第三节合同填写要求
第十一条标准劳动合同填写要求
（一）封面的填写
1．甲方信息。
由甲方填写，具体要求如下：
（1）甲方（用人单位）名称：
营业执照上登记的名称
（2）地址：
营业执照上登记的地址
（3）联系电话：
办公电话
（4）法定代表人（主要负责人）：
填写法定代表人或主要负责人名字
2．乙方信息。
由员工填写，具体要求如下：
（1）乙方（员工）姓名：
与身份证相符的姓名
（2）性别：
如实填写
（3）身份证号码：
如实填写
（4）联系电话：
如实填写
（二）合同条款第一条“合同期限”的填写
根据实际情况选择相应的合同期限种类，合同期限填写的具体要求如下：
1．固定期限劳动合同：
根据实际开始工作的时间如实填写起止日期。
例如，新入司员工2007年5月20日实际开始工作，合同期限为三年，填写为“从2007年5月20日起至2010年5月19日止”；又例如，续签员工原合同2006年12月31日到期，续签3年，填写为：
“从2007年1月1日起至2009年12月31日止。
”
2．无固定期限劳动合同：
只填始期，不填终期。
例如，员工原合同2008年6月30日到期，续签无固定期限劳动合同，合同期限为：
“从2008年7月1日起。
”
3．以完成一定工作任务为期限的劳动合同：
根据实际情况填写起始日期、具体的工作任务以及工作任务完成的标志。
例如：
新入司员工负责档案清理项目，项目结束时合同终止，合同期限为：
“从2008年6月1日起至档案清理工作任务完成时止。
完成工作任务的标志是甲方目前保管的所有人事档案资料按人员类别归档并录入电脑。
”
（三）合同条款第二条“试用期”的填写
应依法约定试用期，具体如下：
合同类型及期限
固定期限劳动合同
无固定期限劳动合同
以完成一定工作任务为期限的劳动合同
非全日制用工劳动合同
不满3个月
3个月以上不满1年
1年以上不满3年
3年以上
试用期
无
不超过1个月
不超过2个月
不超过6个月
不超过6个月
无
无
注：
本手册第十条对试用期有规定的，按该规定操作。
同一用人单位与同一劳动者只能约定一次试用期。
以上的试用期只适用于员工和单位初次签订合同的情形。
续签合同，无论签固定期限还是无固定期限，都不能约定试用期。
（四）合同条款第三条“工作内容”的填写：
填写管理、文员、事务员或销售。
（五）合同条款第五条“工作地点”的填写：
如实填写（如可以具体到区、县一级的，填写“**区、**县”。
如无法确定的，则以“市”为范围填写）。
（六）合同条款第八条“工时制”的填写：
通常选择标准工时制，经过劳动部门审批才能实行综合计算工时制或不定时工作制。
（七）合同条款第十二条“发薪时间”的填写：
薪酬到达员工银行账户的时间向后推迟5天，例如，通常工资于10号到达员工银行账户，发薪时间填写为15号。
实际操作中，应根据公司的相关要求进行调整。
（八）合同条款第四十二条“住址”的填写：
按照员工实际的住址情况，由员工本人亲自填写。
（九）合同条款第四十三条“双方约定的其他事项”的填写：
如员工所在岗位的加班工资风险较大，可填写“乙方加班工资的计算基数为正常工作时间工资”。
第十二条签字盖章
（一）员工：
由本人现场签字，名字应与其身份证相符。
（二）单位：
1．盖单位公章或劳动合同专用章；
2．由法定代表人或授权代表签字（或使用签字章）。
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第三章入司前管理
第十三条拟录用人员须提供以下必备材料才能办理报到手续：
（一）与原单位的解除/终止劳动关系证明（见模板2），地方政府有特殊规定的，执行地方政府规定。
下列人员属特殊情况，应按要求提供相关资料：
1．政府公务员
须提供关系终止证明（见模板3）。
2．应届毕业生
须提供学校开出的报到证。
3．无业人员
（1）与最近一家单位的解除/终止劳动关系证明；
（2）无业期间的失业证明；或未办理失业证明的，也可提供无业声明书（见模板4）。
（二）身份证（原件和三份复印件）
（三）学历、学位证书及验证证明（原件和复印件）
（四）录用通知书（返回目录）
第四章入司后管理
第一节报到
第十四条经审查具备第三章规定的必备材料的，才能办理报到手续，否则待拟录用人员能够提供上述必备材料后再办理报到手续。
第十五条办理报到手续当日为员工的入司时间。
即日起员工应履行劳动合同，遵守公司的各项规章制度。
第十六条报到手续办理
员工在部门内勤的协助下办理相关事项，具体包括：
1．领取电脑
2．领取办公用品
3．申领工卡
4．申领社保卡（适用于初次办理社会保险的人员）
5．签订劳动合同（详见本章第二节“新签合同”部分）
6．其他事项（返回目录）
第二节新签合同
第十七条新签劳动合同的具体要求如下：
（一）资料验证：
除了查验解除/终止劳动关系证明外，还应核对员工的身份证原件及复印件。
（二）签订时间：
办理报到手续时签订，因特殊原因不能签订的，应在办理报到手续之日起一个月以内签订劳动合同并返还一份由员工保管。
（三）签订方式：
在合同管理人员处现场签订，员工本人在劳动合同（包括各种补充协议）以及核对无误的身份证复印件上签字，并交回合同管理人员。
（四）合同内容填写
1．合同期限：
合同起始日期处填写实际到岗工作时间。
2．其他内容的填写要求详见第二章第三节“合同填写要求”部分。
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（五）职工名册的建立
职工名册应包括员工姓名、性别、身份证号码、户籍地址及现住址、联系方式、用工形式、用工起始时间、劳动合同期限等内容。
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第三节续签合同
第十八条决定续签合同的，应在合同期满前1个月办理续签手续。
相关流程如下：
（一）人力资源部门征询直线领导和分管领导意见，合同期满前3个月决定是否续签。
（二）决定续签的，人力资源部门在合同期满前2个月向员工发出续签劳动合同意向书（见模板5），根据员工的书面反馈意见做出以下处理：
1．员工书面反馈同意续签的，于合同期满前1个月续签劳动合同。
2．员工书面反馈不同意续签的，合同到期终止，公司不支付经济补偿金。
3．员工未按规定的时间和要求书面反馈意见的，或未按规定的时间和要求办理续签手续，视为不愿与公司续签合同，合同到期终止，公司不支付经济补偿金。
第十九条合同续签也属于合同签订，因此相关要求参见第二章“劳动合同管理”部分的规定。
第二十条符合法定条件的，续签劳动合同时应签订无固定期限劳动合同（详见《无固定期限劳动合同管理制度》）。
（一）法定条件：
员工在本单位连续工作满10年
1．人力资源部门应在劳动合同期满前3个月知会用人部门；
2．人力资源部门在劳动合同期满前2个月发出续签劳动合同意向书（见模板6），根据员工的书面反馈意见做出以下处理：
（1）员工书面反馈签订无固定期限劳动合同，续签无固定期限劳动合同；
（2）员工书面反馈签订固定期限劳动合同，续签固定期限劳动合同；
（3）员工书面反馈不同意续签的，合同到期终止，公司不支付经济补偿金；
（4）员工未按规定的时间和要求书面反馈意见的，或未按规定的时间和要求办理续签手续，视为不愿与公司续签合同，合同到期终止，公司不支付经济补偿金。
（二）法定条件：
已连续签订两次固定期限劳动合同
1．合同期满前3个月，根据绩效考核决定是否续签（详见《无固定期限劳动合同管理制度》）；
2．用人单位拟续签的，人力资源部门在劳动合同期满前2个月发出续签劳动合同意向书（同模板6），根据员工的书面反馈意见做出以下处理：
（1）员工书面反馈签订无固定期限劳动合同，续签无固定期限劳动合同；
（2）员工书面反馈签订固定期限劳动合同，续签固定期限劳动合同；
（3）员工书面反馈不同意续签的，合同到期终止，公司不支付经济补偿金；
（4）员工未按规定的时间和要求书面反馈意见的，或未按规定的时间和要求办理续签手续，视为不愿与公司续签合同，合同到期终止，公司不支付经济补偿金。
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第四节合同变更
第二十一条合同约定的事项发生变化时，应办理合同变更手续。
第二十二条以下事项发生变化属于合同变更：
（一）合同期限
（二）试用期
（三）工作内容
（四）工作地点
（五）其他变更
第二十三条变更流程和要求
（一）用人部门或员工就拟变更事项和对方协商，征得对方同意后，才能变更合同。
（二）签订书面变更协议（见模板7），员工本人在合同管理人员处现场签字，并将变更协议交回合同管理人员盖章。
（三）变更协议一式两份，一份交员工，一份由合同管理人员保管。
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第五章离司管理
第一节公司终止合同
第二十四条劳动合同在下列情况下终止：
（一）劳动合同期满的；
（二）劳动者达到法定退休年龄的；
（三）劳动者死亡，或者被人民法院宣告死亡或者宣告失踪的；
（四）用人单位被依法宣告破产的；
（五）用人单位被吊销营业执照、责令关闭、撤销或者用人单位决定提前解散的；
（六）法律、行政法规规定的其他情形。
第二十五条终止的限制
劳动合同期满，有下列情形之一的，劳动合同应当续延至相应的情形消失时终止。
但是，患职业病或因工负伤丧失或者部分丧失劳动能力劳动者的劳动合同的终止，按照国家有关工伤保险的规定支付一次性工伤医疗补助金和伤残就业补助金。
（一）从事接触职业病危害作业的劳动者未进行离岗前职业健康检查，或者疑似职业病病人在诊断或者医学观察期间的；
（二）在本单位患职业病或者因工负伤并被确认丧失或者部分丧失劳动能力的；
（三）患病或者非因工负伤，在规定的医疗期内的；
（四）女职工在孕期、产期、哺乳期的；
（五）在本单位连续工作满十五年，且距法定退休年龄不足五年的；
（六）法律、行政法规规定的其他情形。
第二十六条终止流程和手续
（一）征询直线领导和分管领导意见，合同期满前3个月决定终止；
（二）合同期满前1个月向员工送达终止合同通知书（见模板8或9），由员工签收（退休员工无需送达）。
（三）员工拒不签收或无法通知到员工的，用特快专递形式将通知送达给员工，特快专递被退回的，再考虑公告。
（详见本章第四节“送达”部分）（返回目录）
第二节公司提前30天解除合同
第二十七条有下列情形之一的，公司提前三十日以书面形式通知劳动者本人或者额外支付劳动者一个月工资（按照该劳动者离司前一个月的工资标准确定，以下文中所涉及的“额外支付一个月工资”或“代通知金”均按此标准确定）后，可以解除劳动合同：
（一）劳动者患病或者非因工负伤，在规定的医疗期满后不能从事原工作，也不能从事由用人单位另行安排的工作的；
（二）劳动者不能胜任工作，经过培训或者调整工作岗位，仍不能胜任工作的；
（三）劳动合同订立时所依据的客观情况发生重大变化，致使劳动合同无法履行，经用人单位与劳动者协商，未能就变更劳动合同内容达成协议的。
第二十八条各种解除情形的具体要求
（一）劳动者患病或者非因工负伤，在规定的医疗期满后不能从事原工作，也不能从事由用人单位另行安排的工作的：
1．须医疗期满。
医疗期具体期限依据国家法律规定确认。
2．医疗期满后要安排员工从事原工作，但员工不能从事原工作，也不能从事另行安排的工作。
上述行为要有证据证明，例如安排工作的记录、不能从事工作的证明等。
3．同时具备上述条件才能以医疗期满为由解除合同。
公司应提前30天书面通知员工，如未提前30天书面通知应支付1个月工资的代通知金。
4．医疗期满解除应支付经济补偿金。
（二）劳动者不能胜任工作，经过培训或者调整工作岗位，仍不能胜任工作的：
1．须不能胜任工作。
应有证据证明，可以参考岗位说明书关于工作职责的描述，确定不能胜任工作的具体事实；还可参照公司的绩效考核制度。
2．调岗或培训。
不能胜任工作的，先要调岗或培训，否则不能解除合同。
调岗或培训要有证据证明，例如调岗的要有双方签字盖章的岗位变更协议、岗位变更通知书、岗位变更后的工作总结和计划等；培训要有员工签到、培训心得、培训考试记录等。
3．经过调岗或培训后，仍不能胜任工作。
仍不能胜任工作需要证据证明，可参见1中的举证方法。
4．同时具备上述条件才能以不能胜任为由解除合同。
公司应提前30天书面通知员工，如未提前30天书面通知应支付1个月工资的代通知金。
5．不能胜任解除合同应支付经济补偿金。
（三）劳动合同订立时所依据的客观情况发生重大变化，致使劳动合同无法履行，经用人单位与劳动者协商，未能就变更劳动合同内容达成协议的：
1．客观情况发生重大变化，且导致劳动合同无法履行。
2．先协商变更合同。
协商变更合同的过程要有证据证明，可以向员工发出变更合同征询意见书，员工书面反馈意见。
3．双方无法协商一致变更合同。
4．同时具备上述条件才能以客观情况发生重大变化为由解除合同。
公司应提前30天书面通知员工，如未提前30天书面通知应支付1个月工资的代通知金。
5．客观情况发生重大变化解除合同应支付经济补偿金。
（四）如有可能，在员工同意的前提下，上述情形也可协商解除合同。
第二十九条合同解除的限制
有下列情形之一的，用人单位不得依照第二十七条解除劳动合同：
（一）从事接触职业病危害作业的劳动者未进行离岗前职业健康检查，或者疑似职业病病人在诊断或者医学观察期间的；
（二）在本单位患职业病或者因工负伤并被确认丧失或者部分丧失劳动能力的；
（三）患病或者非因工负伤，在规定的医疗期内的；
（四）女职工在孕期、产期、哺乳期的；
（五）在本单位连续工作满十五年，且距法定退休年龄不足五年的；
（六）法律、行政法规规定的其他情形。
第三十条解除流程和要求
（一）员工有二十七条所列情形之一的，用人部门按照上述要求收集证据后，将事实、证据报所在单位人力资源部门和法律部门同意后才能解除劳动合同。
（二）人力资源部门将解除事实及理由书面通知工会（见模板10），工会在通知单上签署意见。
工会如有异议，人力资源部门予以解释；工会意见如合法在理，可以采纳工会意见。
（三）通知工会后，人力资源部门提前30天书面通知员工解除或额外支付一个月工资，由员工在解除通知书（见模板11）上签收。
（四）员工拒不签收的，或根本无法找到员工的，特快专递将通知寄给当事人，如果特快专递被退回，再考虑在报刊（或其他劳动仲裁机构或人民法院认可的方式）上公告。
（详见本章第四节“送达”部分）（返回目录）
第三节公司立即解除劳动合同
第三十一条员工有下列情形之一的，公司可以立即解除劳动合同：
（一）在试用期间被证明不符合录用条件的；
（二）严重违反用人单位的规章制度的；
（三）严重失职，营私舞弊，给用人单位造成重大损害的；
（四）劳动者同时与其他用人单位建立劳动关系，对完成本单位的工作任务造成严重影响，或者经用人单位提出，拒不改正的；
（五）因劳动合同法第二十六条第一款第一、三项规定的情形致使劳动合同无效的；
（六）被依法追究刑事责任的。
第三十二条各种立即解除情形的具体要求
（一）在试用期间被证明不符合录用条件：
1．必须是在试用期内。
2．须有录用条件。
可通过招聘广告、入职登记表、岗位说明书等确定录用条件。
3．须不符合录用条件。
要有证据证明，例如不符合录用条件的具体客观事实、员工本人对不能胜任事实的书面认可、相关领导的意见及评价等。
4．同时具备上述条件才能以试用期内不符合录用条件为由解除合同。
无需提前30天通知，无需支付经济补偿，且不适用第二十九条关于合同解除限制的规定。
（二）严重违反用人单位规章制度：
1．规章制度须合法。
即经过合法民主程序制定、制度内容不违法、并向员工公示或告知。
2．规章制度对员工的具体违纪行为有明确表述及处罚规定。
3．员工从事了规章制度明确处罚的行为。
须有证据证明，可以是员工本人的检查，也可以是录像、他人的证明等。
4．同时具备上述条件才能以违反规章制度解除合同。
无需提前30天通知，无需支付经济补偿，且不适用第二十九条关于合同解除限制的规定。
（三）严重失职，营私舞弊，给用人单位造成重大损害：
1．须有岗位职责。
可从岗位说明书等认定工作职责。
2．有严重违反岗位职责的事实。
须有证据证明，可以是员工本人的检查，也可以是录像、他人的证明等。
3．给单位造成重大损失，须有证据证明。
4．同时具备上述条件才能以严重失职为由解除合同。
无需提前30天通知，无需支付经济补偿，且不适用第二十九条关于合同解除限制的规定。
（四）劳动者同时与其他用人单位建立劳动关系，对完成本单位的工作任务造成严重影响，或者经用人单位提出，拒不改正：
1．须有员工同时与其它单位建立劳动关系的事实。
要有证据证明，例如劳动合同、工资清单、纳税凭证、工作证、工作记录及其他单位员工的证言、本单位员工的证明等。
2．对公司造成严重影响，或经单位指出拒不改正。
前述事实要有证据证明。
对公司造成严重影响可以是商业秘密泄露、本职工作不能完成等。
拒不改正可以由单位向员工发出书面警告等形式。
公司规章制度对双重劳动关系有规定的，按规章制度处理。
3．同时具备上述条件才能以双重劳动关系为由解除合同。
无需提前30天通知，无需支付经济补偿，且不适用第二十九条关于合同解除限制的规定。
（五）以欺诈、胁迫的手段或者乘人之危，使对方在违背真实意思的情况下订立或者变更劳动合同的；
1．须有员工欺诈等事实存在。
通常包括员工提供虚假学历证明、工作证明、身体健康证明或其他虚假证明等事实。
2．欺诈事实经查证属实，可以解除劳动合同，无需提前30天通知，无需支付经济补偿，且不适用第二十九条关于合同解除限制的规定。
第三十三条立即解除的流程和要求
（一）员工有上述情形之一的，用人部门按照上述要求收集证据后，将事实、证据报所在单位人力资源部门和法律部门同意后才能解除劳动合同。
（二）人力资源部门将解除事实及理由书面通知工会（同模板10），工会在通知单上签署意见。
工会如有异议，人力资源部门予以解释；工会意见如合法在理，可以采纳工会意见。
（三）通知工会后，人力资源部门可通知员工立即解除合同，由员工在解除合同通知书（同模板11）上签收。
（四）员工拒不签收的，或根本无法找到员工的，特快专递将通知寄给当事人，如果特快专递被退回，再考虑在报刊（或其他劳动仲裁机构或人民法院认可的方式）上公告。
（详见本章第四节“送达”部分）（返回目录）
第四节送达
第三十四条公司依法出具的解除\终止合同通知书，应采取以下方式进行送达：
（一）直接送达。
要求员工在相关文书上亲笔签收。
（二）邮寄送达。
员工拒不签收或无法联系下落不明的，可采用特快专递的方式将相关文书寄给员工。
具体要求如下：
1、寄送地址按照员工在劳动合同或公司PS系统中填写的住址进行寄送。
2、快递上应注明所寄文件的名称，如“解除劳动合同通知书”。
3、登记特快专递的查询编号，并保存员工签收的特快专递单据原件，以备了解邮件的送达签收情况。
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