经济档案管理办法.docx

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经济档案管理办法

经济档案管理办法

第一章总则

第一条为进一步规范公司经济档案管理，充分发挥经济档案的作用，全面提高经济档案管理水平，保证经济档案的完整和安全，结合公司实际情况，特制定本办法。

第二条本办法适用于公司所有在建和新上场项目，经济档案包含项目管理过程中的各种经济合同（含补充协议）、招投标文件、对上对下计量及结算资料、经济管理类文件、台帐等全部原始和正式的档案资料。

第三条公司经济管理部为公司经济档案资料归口管理部门，各项目、专业化建制单位计划部为各单位经济档案归口管理部门。

第二章经济档案管理机构及职责

第四条管理机构

1、公司经济管理部为公司经济档案管理的归口管理部门，具体负责公司经济档案资料的收集、整理、登记、归档、保管等日常管理工作，同时负责验收各单位经济档案资料的完整性、安全性、规范性。

2、各项目、专业化建制单位计划部门对本单位各类经济档案原始资料平时要做好收集、整理和保管工作，在工程完工后应及时移交公司经济管理部。

第五条工作职责

1、了解部门的工作业务开展情况，掌握部门文件材料的归档范围，收集部门的文件材料；整理文件时应遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。

2、认真执行平时归档制度，对部门承办工作所产生的文件材料应及时收集，每月进行分类登记，归档，并自行编制档案目录。

3、移交档案时，如有电子文档应同时移交相关文件，对于具有重要保存价值的电子文件，应备份内容相同的纸质文件同时归档。

对于部门业务中仍不需使用的文件和资料，应在归档前自行制作复印件，并在本部门内妥善保管。

4、部门负责人对本部门的经济档案资料的真实性、完整性及归档的及时性负总责。

第三章经济档案资料过程管理

第六条纸质资料的管理

1、纸质资料的分类如下：

对上施工合同及补充协议、对上计量及竣工结算资料、变更索赔报表及其附件、保险合同及索赔资料、征地拆迁及与地方有经济关系的相关协议、物资招标及采购合同、机械租赁协议、各种劳务合同及补充协议、对下计量及竣工结算资料、上场策划及劳务策划效益策划资料、公司责任预算分割及项目目标责任书、项目本部下发的各种管理性文件、施工计划及考核兑现文件、工程质量及安全生产奖罚资料、各类经济管理汇总台帐等。

2、纸质资料过程管理要求

1）纸质资料要随时收集、整理，定期进行分类登记、归档，确保资料的完整性、规范性。

2）纸质资料要分类装盒，并编制卷内目录，目录样式详见附表1。

3）档案盒标签样式按照附表样式打印，通过调整行间距保证每个档案盒脊背标签名称的第一个字和最后一个字都在同一条直线上。

第七条电子版资料管理

1、各类电子台账的建立。

包括对上验工计价及结算台帐、对下验工计价及结算台账、工程数量控制台帐、物资消耗台帐、变更索赔台账、合同管理台帐、固定资产管理台帐、安全费用收支台帐、机械设备租赁台帐、奖罚兑现台帐及上报的各类报表等，电子台账须定期更新，确保其真实性、完整性及归档的及时性。

2、电子版资料的更新。

为避免电子版资料在拷贝整理过程中覆盖、丢失，方便迅速辨别资料的有效版本，在更新时须加注明确的标识。

3、文件夹建立。

经济管理部以项目部为单位建立文件夹，并将同一项目部的所有资料归档至该文件夹；项目部以工班为单位建立文件夹，并将该工班的所有资料归档至该文件夹；共性内容（变更索赔、上级来文等）单独建立文件夹存放。

4、电子版资料的备份。

为避免电脑毁坏、被盗等造成资料丢失，经济管理部、项目计划部要指定专人定期（每月或半年）将电子版拷贝至移动硬盘（或刻录光盘），且部门所有成员均应留存一份备份文件。

存储资料不得采用体积小、易损坏、易丢失的U盘作为存储设备。

第四章经济档案的装订与移交

第八条经济档案的归档要求

1、归档文件的书写笔迹和载体材料应能耐久保存，严禁使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水、红墨水、复印纸等书写。

2、归档的各类文件资料，必须做到签字手续完善，档案资料应具有可追溯性。

3、卷内文字资料装订厚度应控制在15毫米-20毫米之间。

装订前先去掉金属物，检查文件资料是否齐全，空白页是否去掉，有无颠倒、错页、重份，表格文头是否一律向上或向左。

4、卷内文件材料排列，一般文字材料在前，图纸在后。

排列好的文字材料和图纸一律按照排列顺序编张号。

编张号可用打号机打印，也可用碳素笔填写，统一编在文件的右下角。

编张号从文字材料的内容开始，统一用阿拉伯数字从1起编，卷内目录、备考表、扉页、封面均不编张号。

5、档案盒内每份文字资料、图纸的标题、页数应逐项填写在卷内目录“名称”栏以后各栏内，要填写文件、图纸标题全称。

卷内目录“张次”栏内只需填该内容的首页号。

顺序号从有内容的一行开始填写；文件、图纸如有编号的（即文件号、图号），应在卷内目录的“图号或文件号”栏内填写清楚。

6、填写备考表

每个保管单位内均应填写一份备考表（详见表3），便于统计卷内文件、图纸总张数，了解卷内文件发生的变化和存在的问题。

备考表放在一个保管单位文字材料、图纸的最后面。

7、文件资料、图纸装盒

所有文件资料一律装盒，一盒既是一卷，也是一个保管单位，装盒的顺序是：

卷内目录、文字材料、图纸、备考表。

档案盒的规格尺寸，一律采用310毫米×220毫米，盒的厚度分别为25、40、50毫米。

档案盒的盒面应粘贴封面（详见附表4），脊背采用统一标签粘贴（见附表2），要求粘贴整齐、美观，通过调整行间距保证每个档案盒标签名称的第一个字和最后一个字都在同一条直线上。

6、封面上案卷标题用于揭示本案卷的主要内容。

标题结构一般由三个部分组成：

如包西铺架**队验工计价档案。

形成单位为卷内文件材料或图纸形成的责任者，形成日期为卷内文件材料或图纸形成的起止时间（填到月即可），经济档案的保管期限为10年。

第九条经济档案移交。

包括纸质版档案移交和电子版档案移交，在经济档案移交时，由移交单位填写“经济档案移交目录”一式二份，由交接双方清点、签字、盖章后各存一份。

第十条对合同、单价、决算未报经济管理部审批的，或存在其他不符合经济管理部文件要求的资料，视为无效资料，经济管理部有权拒收（经过部门主管或分管领导同意后的可以接收，但须注明为不合格资料）。

第十一条经济档案的保管和借阅

1、归档的经济档案，必须保持其历史的真实面目，不得任意修改。

必须修改时，由原归档单位的有关人员负责进行，并须履行审批手续。

遇有特殊情况，应对经济档案进行全面或重点检查并作出详细记录，发现档案破损，要及时修补或复制。

2、借阅经济档案时，应严格执行档案借阅制度，须经本部门领导批准后方能借阅，并办理借阅手续；借阅人员必须保持案卷的完整与安全，不得转借、拆散、涂改、抽换、损坏、丢失和泄密；归还时，档案管理人员要详细检查、注销。

第五章相关规定

第十二条责任划分。

移交到经济管理部所有经济档案资料的真实性由项目部负责，经济管理部仅负保管责任。

未移交给经济管理部而导致资料遗失、经济案件诉讼败诉等情况的所有责任由项目部、建制单位自行承担，并追究各单位主管领导、业务主管的有关责任。

第十三条项目完工后，经济档案资料未移交给经济管理部的项目不得进行终极考核。

第六章附则

第十四条本办法由公司经济管理部负责解释，自下发之日起执行。

附表1：

卷内目录样表

附表2：

档案盒标签样板

附表3：

备考表样表

附表4：

档案盒封面样表

附表5：

经济档案移交目录样表

二〇一二年四月十八日

附表1：

卷内目录

单位：

项目部目录名称：

序号

图号或文件编号

名称

页数

备注

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

附表2：

**工班

附表3：

备考表

本案卷共张，其中文字材料张，图纸张，照片张，其他张。

说明：

组卷单位负责人：

组卷人：

职务：

日期：

附表4

单位代号：

种类代号：

档案号：

中铁十一局集团第三工程有限公司

经济档案

（封面）

案卷标题：

形成单位：

形成日期：

保管期限：

密级：

附表5

经济档案移交目录

顺序号

形成单位

形成日期

标题或文件内容

移交单位

卷（盒、张）

接收单位

备注