采购管理培训教材.doc
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采购的控制
（2003-4-18）
控制好采购环节是实现经营计划目标的重要手段，控制好采购环节就等于控制住了商品流通的起点和源头。
（一）采购控制的目标
采购控制的目标是什么？
这是每一家连锁超市公司要首先确定的。
采购计划是达到经营目标的依据，因此在采购计划的制定中要控制好经营目标值、市场份额值和盈利值和盈利率，一般可考虑以下集中控制的方法：
（1）采购计划的制定要细分，落实到商品的小分类，对一些特别重要的商品甚至要落实到品牌商品的计划采购量，采购计划要细分到小分类，其意图就是控制好商品的结构，使之更符衙目标顾客的需求。
同时采购计划的小分类细人也是对采购业务人员的业务活动给出了一个范围和制约。
（2）如果把促销计划作为采购计划的一部分，那么在供应商签订年度采购合同之前，就要要求供应商提供一年度的产品促销计划方案，以便我们在制定促销计划时参考。
必须认识到连锁企业的促销活动，实际上是一种对应供应商产品的促销动员、促销组合。
还必须认识到在制定采购计划时要求供应商提供下一个年度新产品上市计划和上市促销方案是制定新产品开发计划的一部分。
（二）采购考核的指标体系
对采购的控制除了采购计划的控制外，还有与供应商进行交易的制度计划（供应商文件）、采购组织机构控制和采购程序控制。
但在日常具体的采购业务活动中，还必须建立考核采购人员的指标体系对采购进行细化的控制。
采购考核指标体系一般可由以下指标所组成。
１．销售额指标
销售额指标要细分为大分类商品指标、中分类商品批标、小分类商品指标及一些特别的单品项商品指标。
应根据不同的业态模式中商品销售的特点来制定分类的商品销售额指标比例值。
２．商品结构指标
商品结构指标是以体现业态特征和满足顾客需求度为目标的考核指示。
如对一些便利店连锁公司的商品结构进行研究发现，反映便利店业态特征的便利性商品只占8%，公司自有品牌商品占2%，其他商品则高达80%。
为了改变这种商品结构，就要从指标上提高便利性商品和自有商品的比重，并进行考核，通过指标的制定和考核同时达到两个效果。
第一，在经营的商品上业态特征更明显。
第二，高毛利的自有品牌商品比重上升，从而增强了竞争力和盈利能力。
３．毛利率指标
根据超级市场品种订价的特征，毛利率指标首先是确定一个综合毛利率的指标，这个指标的要求是反映超市的业态特征，控制住毛利率，然后分解综合毛利率指标，制定不同类别商品的毛利率指标并进行考核。
毛利率指标对采购人员通过合理控制订单量来加快商品周转，扩大毛利率，并通过与供应商谈判加大促销力度扩大销售量，增大供应商给予的“折扣率”，扩大毛利率。
对高毛利率商品类的采购人员，促使其优化商品品牌结构做大品牌商品销售量，或通过促销做大销售量扩大毛利率，要明白一个道理，超市毛利率的增加，很重要的一个途径就是通过促销做大销售量，然后从供应商手中取得提高毛利率的“折扣率”。
４．库存商品周转天数指标
这一指标主要是考核配送中心库存商品和门店存货的平均周转天数。
通过这一指标可以考核采购业务人员是否根据店铺商品的营销情况，合理地控制好库存，及是否合理地确定了订货数量。
５．门店订货商品到位率指标
这个指标一般不能低于98%，最好是100%。
这个指标考核的是，门店向总部配送中心订货的商品与配送中收库存商品可供配的比例。
这个指标的考核在排除总部的其他部门的工作因素后除特殊原因外，主要落实在商品采购人员身上。
到位率低就意味着门店缺货率高，必须严格考核。
６．配送商品的销售率指标
门店的商品结构、布局与陈列量都是由采购业务部制定的，如果配送到门店的商品销售率没有达到目标，可能是商品结构、商品布局和陈列量不合理。
对一些实行总部自动配送的公司来说，如果配送商品销售率，可能还关系到对商品最高与最低陈列量的上下限是否合理。
７．商品有效销售发生率指标
在超级市场中有的商品周转率很低，为了满足消费者一次性购足的需要和选择性需要，这些商品又不得不备，但如果库存准备的不合理损失就很大。
商品有效销售发生率就是考核配送中心档案商品（档案目录）在门店POS机中的销售发生率。
如低于一定的发生率，说明一些商品为无效备货，必须从目录中删除出去并进行库存清理。
８．新商品引进率指标
为了保证各种不同业态模式超级市场的竞争力，必须在商品经营结构上进行调整和创新，使用新商品引进率指标就是考核采购人同的创新能力，对新的供应商和新商品的开发能力，这个指标一般可根据业态的不同而分别设计。
如便利店的顾客是新的消费潮流的创造者和追随者，其新商品的引进力度就要大，一般一年可达60%～70%。
当一年的引进比例确定后，要落实到每一个月，当月完不成下一个月必须补上。
如年引进新商品比率为６０％，每月则为５％，如当月完成３％，则下月必须达到７％。
９．商品淘汰率指标
由于门店的卖场面积有限，又由于必须不断更新结构，当新商品按照考核指标不断引进时，就必须制定商品的淘汰率指标，一般商品淘汰率指标可比新商品引进率指标低１０％左右，即每月低１％。
１０．通道利润指标
连锁企业向供应商收到一个事实上的通道费用，只要是合理的就是允许的，但不能超过一事实上的限度，以致破坏了供商关系，偏离了连锁经营的正确方向。
客观而言，在超市之间价格竞争之下，商品毛利率越来越低，在消化了营运费用之后，利润趋向于零也不是不可能的，由此，通道利润就在为一些连锁超市公司的主要利润来源，这种状况在一些竞争激烈的地区已经发生。
一般通道利润可表现为进场费、上架费、专架费、促销费等，对采购人员考核的通道利润指标不应在整个考核指标体系中占很大的比例，否则会把方向领偏，通道利润指标应更多体现在采购合同与交易条件之中。
采购培训之一－供应商管理
（2003-4-15）
第一章 供应商管理
前言
供应商管理的内容包括供应商开发；供应商评估；供应商联盟；供应商绩效管理等。
其中供应商评选是供应商管理的重中之重。
供应商评选是要对现有供应商在过去合作过程中的表现或对新开发的供应商作全面的资格认定。
评估供应商主要着重于对他们的技术；质量；交货；服务；成本结构和管理水平等方面的能力进行综合评定。
供应商评选标准主要从以下图表所示的五个方面加以一一制定：
供应链的绩效评估
从前的商业竞争环境较单纯，评断一个公司的优胜劣败主要是比较与其竞争对手间的获利力与市场占有率，于是绩效评估的方向也就多半环绕着这些项目。
但是在强调专业分工、快速客制化产品以及全球化经济的年代，公司间的竞争重点已逐渐转变成各自供应链（SupplyChain）体系的效能之争，所比较的则是谁能以最快的速度、最低廉的成本将客制化的产品送交顾客手上。
以前，公司一般将组织中的各个部门视为独立的个体，设定其专属的目标与绩效评估衡量标准。
经理人则专注于改善所负责部门的绩效，以确保其目标的达成。
而较少关心到其部门目标的达成对其他部门或是供应链中成员有何影响。
现今具有前瞻性观念的公司则将产品从原料、制造、运输、配销至顾客手中的一连串过程视为一个整体来看待。
由于市场变动的迅速，公司也不停地修正并改变其供应链的结构，来增加效率，控制成本，并改善顾客的满意度。
因此，公司对于供应链管理（SupplyChainManagement,SCM）的优劣则将直接影响到公司的获利力与市场占有率。
由于多数的公司纷纷瞄准全球市场，使得目前的组织管理与评估比以往更加不容易进行，这诸多的因素导致了绩效评估在目前的公司进行得特别艰难。
所以，现今的公司需要一个有效的衡量，以全球运筹的角度来评估公司的绩效。
另外，在网际网络Internet的世界，公司朝""与B2B的方向发展，使得供应链结构更加复杂多变。
在这多变的时代，对于绩效评估的指标、标杆比对的对象以及评估的工具与技术都需要不断的更新。
要有效地评估一个位于全球经济体下的供应链的绩效，可遵循以下三个基本步骤：
了解目前营运的流程现况
确认影响公司生意的重要因素
弄清楚谁使用何种衡量指标以及为什么使用。
了解目前营运的流程现况
在一个稳定的市场，绩效评估的衡量指标或许可以一陈不变的年年使用。
可是在一个快速变动的高度竞争市场中，依样画葫芦的结果却可能导致错误的资讯引用而不自知。
所以，对供应链的何时以及如何的变化随时保持高度的警戒，并且了解这些变化对绩效评估有那些影响就变得非常的重要。
了解目前营运现况的第一步就是找出其中主要关键的供应链，流程图（FlowChart）在这里是一个很有用的工具。
从宏观的角度来看，主要的供应链过程都会包括采购（Procurement）、购料（Ordering）、制造过程（Processing）以及配送（Distribution），而供应链的结构则有供应商（Supplier）、工厂（Factory）、仓库（Warehouse）以及顾客（Customer）四大主要范围。
而所谓关键的供应链则有其特色，不是制造过程复杂冗长，便是属于关键原料或零部件交期长且不易控制。
透过一般公司内部的标准作业流程，都可以大致找出这些关键的供应链。
以通用汽车备品零件部门为例，便是透过策略计划部门、设施工程部门以及第三者物流管理（Third-partyLogisticsprovider,3PL）的协助来完成。
只有彻底了解目前营运的过程现况以及关键供应链，才能从供应链中成员彼此间的互动关系来发现那些绩效评估是真正重要的，并且也同时能发觉到一些改进的机会。
当供应链越大越复杂时，就越有必要了解其运作流程的细节。
确认影响公司生意的重要因素
组织的价值可从公司的远景（Vision）及任务（Mission）的说明中得知。
列出现行的绩效评估衡量指标，这包括品质、成本、回应效率等，然后找出与关键供应链每一成员间的关系。
公司的高层必须明确主要的业务，并且决定那些部分是必须被衡量的指标，而且是绝对必要的。
不过，我们经常会犯的错误是使用由下往上的方式搜集了所有现行的报告，便假设这些就是重要的讯息，不然就不会有这些报告了。
但是，往往这却与公司高层所看的角度有很大的出入，通常会发现有许多指标是没有必要存在的。
弄清楚谁使用何种衡量指标以及为什么使用好的衡量指标不仅能帮助管理者做出正确的决策，更能帮助公司各个阶层人员进行改善与创新思维，所以衡量指标必须根据不同的使用者而异。
因为当收到衡量指标后，便根据此一讯息来采取适当的行动，比方说指标显示产品运交至顾客的速度呈现下滑现象，则需采取改进措施来加速运交的速度。
否则，衡量指标便毫无意义可言，衡量指标在不同的阶层有其不同的意义。
"营运衡量指标（Operationalmeasures）"通常是提供给作业员衡量其作业绩效的好坏。
比方说，生产力（Productivity）的指标则着重在作业员每一小时的有效产出，而每日的现场订单报告则是另一种衡量指标。
营运衡量指标所选取的时区较短，可能是每小时或是每日。
主要的使用对象为作业员、办事员以及那些直接经手产品与顾客接触的人员。
"战术衡量指标（Tacticalmeasures）"衡量了公司的基本战术是否能达成所计划的目标，所选取的衡量时区较营运衡量指标长，在战术衡量指标下所衡量的生产力则代表了一个部门所有作业员生产力的总和，而非衡量单一作业员，衡量的时区可能是一个班或一周。
"策略衡量指标（Strategicmeasures）"是用来提供决策阶层衡量公司那些优先策略的工具，此时所衡量的生产力则在整个工厂长期在生产力的变化，通常策略衡量指标所衡量的是一个月、一整年的绩效。
跟上变动的脚步
不断变动的供应链粗要不断更新的绩效评估衡量指标。
尤其在全球化运筹的公司，营运指标、战术指标与策略指标必须同时被衡量，才能真实的显现整体供应链的绩效全貌。
所有的指标设计都必须基于一个基本的观念，那就是"满足最终使用者的需求"。
由于使用者的需求不断在改变，衡量供应链的指标也必须随时做适当的调整。
而供应链中的每一成员表现的好坏，则端视如何有效的衡量其绩效。
建立以客户为中心的供应链
客户为中心的供应链要求企业在开发和运用供应链管理时重视最终客户越来越多的供应链专家要求企业在开发和运用供应链管理过程时重视最终客户。
所谓以客户为中心的供应链是指链上的所有企业齐心协力为市场提供一共同产品和服务，这产品和服务是最终客户期望的，并愿意为之整个生命周期付款的。
也就是说，这个跨职能的多公司集团好比是一个扩大化的企业，它能充分利用共享资源来达到运作目的。
但是每一个对供应链重视的企业应该以自己独有的方法处理最终客户问题。
哈雷（Harley）摩拖车公司的采购物料占产品成本的百分之五十以上，所以它必须认真对待它的供应链。
公司采用了多种方法来保持与最终用户的联系。
其中最出名的就是它每半年一次的摩拖车拉力赛，全美的哈雷骑手在该赛事上聚集一堂。
哈雷的采供人士和其重要供应商就在赛事的二至三天内通过调查、面对面交谈、以及用户的试骑中收集信息。
每年夏天，公司在全美各城市举办经销商产品发部会，会上除了介绍新型号外，还解答客户关心的问题。
拉力赛和发部会上收集的信息都被输入到公司的资料库以便对产品开发做评估测试，供应商们同时也进行资料和反馈的收集。
然后哈雷公司会和供应商、技术部门进行一系列的讨论，结果很有可能又是一部新的哈雷型号。
以客户为中心的供应链不应仅仅是微笑服务，它要引入了客户的看法，了解客互的动机，并要和他们一起相处。
在1999年Fortune500强中占第八十三位的AutoNation是全美最大的汽车零售商，该公司的史命就是"好的服务就是快的服务"。
这就要求有一个快速和可靠的供应链。
所以公司必须和供应商一起致力于创造一个公司范围的交易规模，同时又要提高其供应链的灵活性和响应性。
总之，组织的供应链必须了解最终客户及其对供应链产生的多米诺效应。
恰当地退出舞台
当合作伙伴关系失败而决定终止时，我们常常会对对方怀有讽刺乃至敌意，而不是采用适当的专家应有的态度。
但当今世界已越来越小，说不定哪天我们又会需要用到其中那个供应商；或者供应商中的一个CEO跳到了其它公司，而这家公司正是我们目前所依靠的。
所以我们要将转换供应商这一过程尽量做得天衣无缝，同时又不损害客户满意度，公司的利润以及我们的名誉。
这里我们首先要了解什么情况会导制与供应商拆伙。
拆伙种类
从采购方来讲，可分自愿与非自愿拆伙两种。
自愿拆伙的原因中最多见的是对供应商表现不满。
比如当我们连续向对方派出质量小组帮对方解决重复性的问题，对方却没有做出相应的改变，而退货还在持续发生，最终我们只能放弃它转而去寻找一家能做出积极响应或更有能力的供应商。
非自愿拆伙往往来自于供应商的破产或无法预测的风险。
这种拆伙也可能是供应商被别的企业收购导致我们所依靠的工厂行将关闭而我们不得不做出的反应。
除了上述原因外，另一导致供应商伙伴关系破裂的普遍原因是相互失去了信任。
与供应商失败的沟通，尽管双方都是无意的，但能直接损害双方的信任。
因此，为了公司的利益，为了使破坏最小化，我们需要尽可能地减小与供应商的敌意，这样在转换供应商的过程中才能得到他们的协作。
策略
有的企业会在事先没有会知对方的前题下突然向供应商提出结束合作；或以一些含糊的指责，如"你做得不好"或"你欠了我们"，甚至是不光彩的手法来结束与供应商的合作。
所有这些都会使供应商充满敌意，同时也会使新的供应商觉得以后是否会被同样对待，而企业的声誉也会遭受损害。
那什么是友好"离婚"的最佳途径呢？
简单地说，我们可以在供应商的表现，管理，或者成本接近"危险区"时，坦率而直接地发出警告信号，而不是隐瞒你的不满，这样供应商就不会感到不合理。
这里有三个"P"可以帮你在与供应商拆伙时减小对方的敌对情绪。
·Positiveattitude（积极的态度）：
于其面对延续的挫折，不如现在先结束合作，等以后双方情况改变后再寻求合作机会。
·Pleasanttone（平和的语调）：
不要从专业的或个人的角度去侮辱对方。
这好比离婚，双方都会有种失落感，都不要过多地相互指责。
·Professionaljustification（专业的理由）：
这不是个人的问题，你要告诉供应商，你的职责是为公司创造价值，吸引和留住客户。
转换过程
应先向供应商解释这次拆伙对双方可能都有好处，然后再寻求迅速公平的转换方法以使"痛苦"降到最小。
接着你应清楚地列出供应商该做哪些，列如对方需按指示停止相关工作，同意终止合同，马上结束他的分包合约，送回属于我方的资产，对方应知会我方有关的法律事项，以及如何以双方最低的成本处理现有库存。
同样要认可供应商对你的要求：
围绕拆伙事实的合理解释，对已发生的费用如何结算，协助处理现有库存。
请记住你和供应商要共同确立转换过程的合理时间表。
最后拟定一份"出清存货合同清单"，正规地对所有细节加以回顾，写明双方的职责和结束日期。
结果对这一专业公平的过程所期望的结果应是：
·有秩序的退出
·对你的客户没有损害
·最少的浪费和开支
·清楚的双方签字的结算记录
·对这次拆伙原因有清醒认识
·即使情况最坏，对所有相关人员也是一次教训
·事后曾经合作的双方都会说：
"我以后再也不会犯那种错误了！
"
采购培训之二－成本管理
（2003-4-15）
前言
作好成本管理要从成本分析作起，成本分析需要运用经验，产品知识和综合判断能力对实际或是预期的成本包括原物料成本；人工成本；加工费；管理成本等加以估计。
成本按其不同产生和存在形式可分成固定成本；可变成本；半变动成本；直接成本；间接成本和总成本。
成本分析基本原理
无论是采购成本还是生产成本，成本是企业永久的话题也是最敏感的话题。
要研究成本问题，首先要搞清楚成本的感念和理论范围。
从采购专业出发，这里我们要讨论的是总成本（TotalCost）感念。
什么是总成本？
在采购专业领域中，总成本是指采购成本；运送成本；以及间接因操作程序，检验，质量保证，设备维护，重复劳动，后续作业和其它相关工序所造成的成本的总和。
总成本是一个相对复杂的系统，但它是成本分析，采购决策，供应商策略等都是至关重要的。
成本管理与成本分析
成本管理的关键是成本分析。
成本分析是对每一个成本单元（如：
材料、工时、行政开支、管理开支和利润）加以分析并相加，得出最终价格的过程。
成本的关键组成部分：
1.直接的材料成本：
用经济可行的办法能算出的，所有包含在最终产品中或能追溯到最终产品上的原材料成本。
对汽车厂来说钢板就是直接原材料。
直接原材料不包括胶水、钉子等项目，因为在这极小部分上一个一个花时间计算成本时不合算的，它们应该被计入间接材料（副料）成本中去。
2.直接劳动力成本：
用经济可行的办法能追溯到最终产品上的所有劳动力成本。
如机器的操作员、组装人员。
对需要大量高技术劳动力的产业来说，比如信息业或IT业，直接劳动力成本会占很高的比例。
要记住如果采购项目包括高技术劳力的时候，一定要有针对性地进行分析，不能直接将其它案例中的数据直接拿来运用。
另外，要避免用本地的工资水准来衡量异地供应方的直接劳力成本，在信息不足的情况下往往会犯这种错误。
3.间接生产成本（也叫生产管理费用）：
除了上述成本以外，所有和生产过程有关的成本。
它又包括:
·可变管理费用，如水电、供应和劳力等。
间接劳力是可变还是固定成本要取决于公司的性质。
·固定管理费用，如租金、保险、财产税、折旧和工商管理费等。
·其它费用，如广告、科研和销售费用。
降低采购成本的方法
成本降低可从许多方面来实施，但是，在进行成本降低的同时必须要了解，成本降低的主要目的是在于找出并减少不必要的成本部分，并且在不影响产品质量的前提下，将成本做最有效的分配利用。
任何与此原则相违背的决定，都值得深思熟虑。
集权采购（CentralizedPurchasing）便是很有效的降低成本的方法之一。
将各部门的需求集中起来，采购单位便可用较大的采购量作为砝码得到较好的数量折扣价格。
规格标准化后，可取得供应商标准品的优惠价格，库存量可以相对降低。
如此，行政费用的支出也会因采购统一作业而减少，采购部便可以有更多的时间将资源用在开发新的供应商。
可是，集权采购或许会给人一种僵化，没有弹性的感觉。
因此，另一中较为折中的方法是由使用量最多的单位来整合所有采购数量，并负责主导采购议价。
这除了可以拥有与集权采购相同的数量优势之外，更能促进采购部门与使用部门的紧密合作，充分掌握使用部门的需求状况。
其它如由各相关部门代表组成的产品委员会；联合采购；长期合约以及采购产品生命周期所需的总需求量合约等，都是可以交互使用的。
不断变动的供应链粗要不断更新的绩效评估衡量指标。
尤其在全球化运筹的公司，营运指标、战术指标与策略指标必须同时被衡量，才能真实的显现整体供应链的绩效全貌。
所有的指标设计都必须基于一个基本的观念，那就是"满足最终使用者的需求"。
由于使用者的需求不断在改变，衡量供应链的指标也必须随时做适当的调整。
而供应链中的每一成员表现的好坏，则端视如何有效的衡量其绩效。
成本降低和成本回避
当你评价采购部门成本方面的才智时，是用成本降低法还是成本规避法往往取决于你所买的商品和服务的性质以及你所在公司的经营理念。
成本降低法包括对已有的产品或服务的合约安排进行检查，或者对潜在的削减成本的机会加以判定。
它可以包括替换已有的物料，买二手或改装的，而非新的产品。
总之，这次所付价格比上次低，就可称为成本降低，它对公司的税前利润的影响是直接的、一块钱对一块钱的关系。
成本规避法是一种用来让采购者不蒙受物料、或供应商价格上涨影响的采购措施，它通过延迟或减缓可能的价格上涨所导致的影响来避免将来的成本上升。
成本规避可包括在涨价之前累积一定的库存或安排一次特殊的装运；签订长期的价格保护条例等等。
和过去的结果相比，它并不能降低所购物料的成本，但它能将价格上升给净利润带来的副面影响降到最低，甚至完全避免。
那么你应该紧盯成本降低还是成本规避呢？
有人说成本规避是采购人员理所当然的任务。
比如，你高成功率的及时货运使生产线能顺利运行，但这仅仅是告诉你的执行总裁你在干采购人员应该干的。
执行总裁认为成本规避没有带来任何东西，那只是一种"奇怪的钱"，他对次毫无兴趣，而成本降低却能和公司的利润直接挂钩。
所以，当你评价采购部门成本方面的才智时，是用成本降低法还是成本规避法往往取决于你所买的商品和服务的性质以及你所在公司的经营理念。
如何降低采购成本
"成本"是采购人员心里"永远的痛"，那时因为采购人员无时无刻不在面临成本的压力。
企业营运的主要目标是为股东创造最大的财富利益，所以，经营者在审核年度绩效时，投资回报率便成了最好的参考数字。
成本对企业的影响
虽然投资回报率有不同的计算方式，最普通的表示方法如下：
投资回报率（ROI）=利润率（ProfitMargin）x资产周转率（AssetTurnoverRage）
利润率代表了相对于收益，企业对成本控管的能力。
而资产周转率则反映出管理层对企业可用资产有效利用的能力。
所以，企业管理层可透过三个方面来达到增加投资回报率：
（1）降低销售成本；
（2）利用现有资产来增加销售业绩；
（3）
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