房地产开发企业合同的会审.doc

房地产开发企业合同的会审.doc

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房地产开发企业合同的会审

1.合同会审表的填写

（1）各跟踪执行部门按照公司规定的“合同会审表”填写项目名称，合同标的等内容，并详细填写合同背景等。

（2）合同标的。

需要阿拉伯数字写明合同的标的额；招标合同填写“待定”；无标的额的合同要用斜线划去。

（3）跟踪执行单位。

填写跟踪履行部门合同的部门或项目公司的全称。

（4）是否范本。

如采用的是公司最新发布的统一合同范本，填写“是”，否则填“否”。

（5）合同背景由合同跟踪执行单位填写，内容包括：

1）签订合同的原因和作用。

需具体写明签订此合同的原因，签订合同带来的效果如何，合同是否补签以及补签的原因。

2）合同的相关信息或背景。

需写明合同的主要内容（包括合同双方的全称，双方的主要权利义务，与本合同有关的依据或列出所提供的相关资料等）。

3）合同标的与项目的成本控制指标比较，如超出成本指标或控制指标。

无此项的合同，要注明原因。

4）使用非合同范本的原因，以及非合同范本的提供者。

5）指明会审的合同中需由其他部门填写的或暂时无法填的空格部分。

6）起他需要特别注意的事项。

（6）项目公司不同类别的合同会审须经过地区公司不同的相关管理部门，由相关管理部门填写审核意见。

以下是具体的分类：

1）工程施工类，材料采购类，设备供货安装类等合同会审的相关管理部门是指办公室。

2）工程设计类合同会审的相关管理部门是指设计部，工程部。

3）营销推广类合同会审的相关管理部门是指营销部。

4）办公用品采购类，固定资产采购类，物业类，后勤类等合同会审的相关管理部门是指办公室。

5）涉及土地的合资，合作类，股权转让类，征地，出让，转让土地使用权等土地使用权属变更类合同及其他相关补充协议会审的相关管理部门是指开发部。

6）其他类合同由跟踪执行单位根据实际需要确定相关管理部门。

（7）不使用公司统一的合同范本进行合同编制的，需要经过办公室的审核并填写意见。

（8）会审部门的会审意见要做到字迹清楚，观点鲜明，词句不得存在歧义，表达的意思不得模棱两可。

不得填写“基本同意”或“阅”等不明确意见。

同意合同的，应写“同意合同”；不同意的应指明反对之处并说明原因；有修改意见的，对会审合同条款的修该直接在会审合同上反映，并注明修改部门。

（9）加急会审的合同，需填写“急件审批表”，注明紧急的原因及延误将造成的后果，报分管副总经理审批后附于会审表后。

2.合同会审各部门的职责

（1）跟踪执行部门应保证合同条款的经济性，可行性及安全性。

具体如下：

1）经济性

①市场需求情况属实。

②市场需求预测可靠，合理。

③投入产出核算经济，准确。

2）可行性

①涉及的知识产权已采取相应的保护或限制措施。

②无损本公司商誉，商业秘密及其他利益。

（2）工程技术部门（包括工程部，设计公司）重点审核工程设计，施工类合同的工程概算况，承包范围，工期，技术措施，技术标准及质量要求，验收方式，双方责任（权利与义务），付款方式，违约责任及其他约定条款。

（3）开发部重点审核有关用地报建等手续，政府部门的相关政策和规定，相关税费，各方责任的合理性，履行期限与方式，风险控制等。

（4）营销部重点对策划方案，营销推广活动，广告合同，合同金额，双方权利义务，跟踪验收和效果评估，折扣等合同条款的可行性提出专业意见。

（5）审计部及财务部把握合同条款中关于资金，资产的合法性，价款，结算方式等内容。

具体如下：

1）资金，资产的合法性

①资金来源合法，资产的所有权明确，合法。

②资金使用和资产动用的审批手续合法。

③资金，资产的用途及使用方式合法。

2）价款，酬金结算的合理，合法性

①价款，酬金的确定正确，合理，合法。

②资金结算，酬金支付方式明确，具体，合法。

③与资金，资产等有关的其他事项。

3）索赔条款的合法性。

（6）办公室对使用非合同范本的合同的合法性，严密性，可行性，以及各部门审核意见的审查。

具体职责如下：

1）合法性

①主体合法。

签约各方具有年检的营业执照，其登记的内容与实际相符。

具备签约的权利能力和行为能力。

②内容合法。

签约各方意思表示真实，有效，没有违反法律，法规，没有出现不公平内容。

③形式合法。

④签约程序合法。

若由代理人代签合同的，应出具有效真实的法人身份证明书，授权委托书，代理人身份证明等材料。

2）严密性

①条款齐备，完整。

②文字清楚准确。

③设定的权利与义务具体，确切。

④相应手续完备。

⑤附加条件适当，合法。

3）可行性

①资金信用度可靠。

过去三年重合同，守信用，限时未涉及重大经济纠纷或重大经济犯罪案件。

②具有履约能力。

必要时要求其出具资产负债表，资金证明等相关文件。

③担保方式，切实可靠。

4）合同承办形式审核

①承办人无误。

②符合规定程序。

③各审核部门审核意见齐备。

④合同文本文字无误，正副本及附件份数齐备。

3.合同会审的流程

跟踪执行单位—项目公司财务部及总经理（若合同不涉及项目公司可跳过此程序）——审计部—地区公司相关管理部门—办公室（非合同范本）—财务部—分管副总经理—财务副总经理—总经理（10万元以上）—董事长（100万元以上）—集团公司办公室（非合同范本100万元以上，合同范本500万元以上）—集团公司财务部（非合同范本100万元以上，合同范本500万元以上）—集团公司总经理（非合同范本100万元以上，合同范本500万元以上）—集团公司董事长（非合同范本100万元以上，合同范本500万元以上）。

4.房地产开发企业合同的签订

（1）经办单位应先将办公室审核无误的合同送对方签字盖章，然后将签好的合同交由我方相应签约人签名，再送回办公室盖章。

如合同属于特殊情况，需由我方先盖章的，应由经办单位负责人签字批准。

（2）签约原则上不得使用转委托方式，必须使用的，应事先征得委托人同意，并由本公司总经理室审查代理人资格。

（3）公司的各职能部门不得以自己的名义对外签订合同。

（4）任何人不得以任何形式泄露合同涉及的商业及技术秘密。

（5）合同经会审通过后，应与一个月内签订，如逾期不能签订的，由经办单位持会审表到办公室办理注销手续。

（6）不同类别的合同需有不同的签约人签名盖章。

具体如下：

1）合资合同，合作（开发）合同，股权转让合同，土地使用权出让与转让合同，土地（征地）补偿合同，贷款合同，担保合同，经营承包合同由签约主体的法定代表人签名。

2）工程施工，设计类合同，包括装修，白蚁防治，园林绿化，建设工程总承包，装饰材料采购，成套设备采购安装，工程咨询，监理，勘察，沉降观测，建设工程设计（含建筑设计顾问服务，园林环境工程设计，样板房设计等），以及项目公司资产采购，小区公用配套设施移交等合同由项目第一负责人签名（如无项目公司则由经办单位分责人签名）。

3）营销推广类合同的广告代理合同和公司品牌推广方面的合同由公司营销部经理签名；其他营销推广类合同由项目公司经理签名。

4）劳动合同，特聘（雇佣）合同、员工培训协议、内部员工购房协议由公司人力资源部经理签名。

5）资产采购合同、印刷合同等由公司办公室主任签名。

6）认购书由项目公司营销部销售人员签名，其中营销部联、项目财务联需营销部经理签名。

7）其他类别合同由经办单位第一负责人签名。

（7）印章管理员应对合同文本的填写以及是否已加合同骑缝章，会审表，签名，附件进行核查，符合要求的方予以盖章。

需加盖集团公司合同章的，由办公室送回集团盖章。

无特殊原因，合同没有签名、签约时间、签约地点的，不得盖章。

1.7.1合同的请款

（1）每份合同的请款前需严格审查合同的履行情况，经检验合格后方可进行合同请款。

（2）请款前需对材料、设备严格验收，办理验收手续，并经部门负责人签名确认。

重要的设备或材料应有公司相应职能部门人员参加并签名确认；隐蔽工程验收必须由公司工程管理部人员参加，隐蔽工程量和已完成的工程量返工必须有审计部人员现场签证。

（3）验收通过后，合同对方履行进度达到约定付款要求并经双方确认，合同跟踪单位在接到对方“付款通知书”及合约定的其它资料后，应与一个工作日内办理请款手续并送审批。

（4）跟踪人根据合同条款和实际进度填写“付款审批表”，并根据不同类别的合同附上以下资料：

1）工程类合同。

合同会审表，合同，工程预（估）算书复印件，工程进度表（必须注明各进度所对应的具体形象或具体内容的审批部门和审批人），工程验收签证表（已验收工程），竣工结算书（已竣工工程），竣工资料移交表（已竣工工程），保修期满后的保修移交表（物业确认）。

2）营销推广类合同。

合同会审表和合同（和计划），广告实际发布统计表，样报，监播证明和验收签证表，营销费用预算。

3）销售退房。

原签订的“认购书”，认购人申请书，身份证复印件，审查意见批复表，财务部门的原始收款凭证，其他优惠承诺等。

4）其他合同。

合同会审表和合同，验收证明。

（5）按审批流程送往审批的，审计部应对以下内容进行审核，审核无误后签名确认。

1）付款金额。

2）工作量。

3）工作进度。

4）预（估）算依据。

5）工程验收表。

6）工程预（估）书。

（6）按审批流程送往审批的，财务部对以下内容进行审核，对不合格的付款审批予以退回补办。

1）审批程序是否完整。

2）项目负责人，经办部门负责人是否同意付款。

3）付款依据是否齐全。

4）已付款记录是否齐全无误。

5）应付款金额计算是否准确。

（7）合同付款需按照一定的审批时限进行以确保不影响相关工作的开展。

1）一般的合同付款应在送达时起7个工作小时内会签完毕并交回办公室。

2）重大，复杂的合同付款应在送达时起14个工作小时内会签完毕并交回办公室。

3）定级为“紧急”的合同付款应在送达时起4个工作小时内会签完毕并交回办公室。

4）定级为“特急”的合同付款应在送达时起2个工作小时内会签完毕并交回办公室。

（8）与合同对方就合同付款时间及金额意见不同时，跟踪人应请示跟踪部门负责人。

必要时，可征求公司审计部，办公室等相关职能部门的意见。

4.合同的付款审批

（1）各跟踪执行部门应做好合同的付款计划，按照合同付款审批流程办理相关手续。

跟踪人填写“付款审批表”上交办公室，由办公室派专员送往会审。

（2）合同付款审批要按照规定的审批流程进行审批，审批通过后由财务部安排付款，具体如下：

1）项目公司合同付款审批流程：

跟踪人—跟踪执行部门负责人—地区公司主管部门—审计部—财务部—总经理—集团总经理—董事长。

2）集团公司合同付款审批流程：

跟踪人—跟踪执行部门负责人—地区公司主管部门—审计部—财务部—分管副总经理—财务副总经理—总经理—董事长。

（3）各跟踪执行部门根据合同付款金额的数量，按审批流程送至不同的项目公司或集团公司领导，进行审批。

合同付款的审批权限如下：

1）项目公司合同付款的审批权限

①金额在10万元以下的合同款，按审批流程至项目公司总经理审批。

②金额在10-20万元的合同款，按审批流程至集团公司总经理审批。

③金额在20万元以上的合同款，请审批流程至集团董事长审批。

2）集团公司合同付款的审批权限

①金额在3万元以下（预算内）的付款及1万元以下（预算外）的付款，按审批流程至财务副总经理审批。

②金额在3-20万元（预算内）的付款1-10万元（预算外）的付款，按审批流程至总经理审批。

④金额在20万元以上（预算内）的付款及10万元以上（预算外）的付款，按审批流程至董事长审批。

5.房地产开发企业合同的档案管理

（1）每一份合同都必须有一个编号，不得重复或遗漏，每一份合同包括合同正本，副本及附件，合同文本的签收记录，合同分批履行的情况记录，变更，终止合同的协议（包括文本，电传等），均应妥善保管。

（2）档案管理部于每月25日前将该月合同签订归档情况汇总列表上报公司领导。

（3）档案管理部应将合同分类归档，建立总台账。

具体分类如下：

1）重大合作合同。

包括土地出让合同，非政府出让形式获取土地合同，战略合作合同，股权收购及转让合同。

2）建设工程类合同。

包括建设工程勘察设计合同，工程咨询服务合同，建设工程总承包合同，建设工程分包合同，建设工程保险合同，建设工程物资采购合同，建设工程担保合同，建设工程监理合同，建设工程装修装饰合同，供水供热供电供气等配套工程合同等。

3）财财务类合同。

包括借（贷）款合同，抵押合同，质押合同，担保合同，典当合同，信托合同等。

4）营销类合同。

包括广告制作合同，广告发布合同，宣传活动合同等。

5）商业地产类合作合同。

包括对外招商合同，租凭合同，合作合同等。

6）其他合同。

（4）档案管理部对各类归档后的合同原件，复印件按类别分发到相关部门，具体如下：

1）工程施工类（包括采购类，分包类，三方类）合同发给的部门有：

财务部（原件一份）、成本控制中心（原件一份）、工程部（复印件一份，合同内涉及到价格的内容必须涂掉）、施工单位（原件两份）。

2）营销推广类合同发给的部门有：

财务部（原件一份）、成本控制中心（原件一份）、营销策划部（复印件一份，合同内涉及到价格的内容必须涂掉）、合同乙方（原件一份）。

3）工程设计类技术咨询合同发给的部门有：

财务部（原件一份）、成本控制中心（原件一份）、工程部（复印件一份，合同内涉及到价格的内容必须涂掉）、设计部（原件一份）、合同乙方（原件两份）。

4）开发前期类合同发给的部门有：

财务部（原件一份）、成本控制中心（原件一份）、开发部（复印件一份，合同内涉及到价格的内容必须涂掉）、合同乙方（原件两份）。

5）行政及其他类合同发给的部门有：

财务部（原件一份）、成本控制中心（原件一份）、办公室（复印件一份，合同内涉及到价格的内容必须涂掉）、合同乙方（原件两份）。

6）财务类合同发给的部门有：

财务部（原件一份）、成本控制中心（原件一份）、合同乙方（原件两份）。

7）租售类合同发给的部门有：

财务部（原件一份）、档案管理部（原件一份）、营销部（复印件一份，合同内涉及到价格的内容必须涂掉）、合同乙方（原件两份）。

（5）因工作需要向档案室或合同原件管理部门借用合同复印件时，必须有借用单位负责人签字，如需借用原件还需分管副总经理加签。

借用合同（包括复印件）时须在借用表中注明借用天数，用途。

档案管理员或合同原件管理部门经办人负责及时收回借出的合同。

（6）集团公司各部门、项目公司应对合同内容进行保密，任何人不得颤自将合同（原件或复印件）借给外单位（个人），也不得泄露合同内容。

（7）应定期将履行完毕或不再履行的合同有关资料（包括与合同有关的文书、图表、传真件以及合同流转单等）按合同编号整理，交档案管理人员存档，不得随意处置，销毁或遗失。