2公文概述.docx
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2公文概述
江苏省无锡立信中等专业学校教案
教师姓名
葛智敏
授课形式
讲授
授课课时
2
教案编号
2
授课班级
1331
授课日期
2015年11月20日第11周星期5
年月日第周星期
授课章节
名称
公文概述
教学目的
⒈了解公文的的含义、特点、作用及种类。
⒉掌握公文的写作格式及要求。
教学重点
公文的写作格式。
教学难点
写作公文的具体要求。
学情分析
我国早在公元前13世纪，殷商奴隶制国家机关就开始广泛地应用文书作为管理国家的工具，产生了我国最早的公务文书，并建立了一定的文书工作制度。
更新补充
删节内容
无
使用教具
PPT
课外作业
课后习题
教学后记
今天，公务文书应用范围十分广泛，它是党政机关和企事业单位在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。
板书设计
一、新课导入
文书分为两类，一类是公务文书，一类是私人文书。
我国早在公元前13世纪，殷商奴隶制国家机关就开始广泛地应用文书作为管理国家的工具，产生了我国最早的公务文书，并建立了一定的文书工作制度。
今天，公务文书应用范围十分广泛，它是党政机关和企事业单位在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。
二、新课讲授
一、公文的含义
二、公文的性质
三、公文的特点
四、公文的作用
五、公文的种类
六、公文的格式
七、公文语言的要求
八、公文的写作要求
九、公文的处理
三、课堂总结
四、作业
课后习题
江苏省无锡立信中等专业学校备课笔记
教学环节
（包括教学方法与教学手段）
学生活动
新课导入
新课讲授
课堂总结
作业布置
课前导入：
文书分为两类，一类是公务文书，一类是私人文书。
我国早在公元前13世纪，殷商奴隶制国家机关就开始广泛地应用文书作为管理国家的工具，产生了我国最早的公务文书，并建立了一定的文书工作制度。
今天，公务文书应用范围十分广泛，它是党政机关和企事业单位在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。
一、公文的含义
“公文”即公务文书的简称。
对人们通常所说的公务文书这个概念，有广义和狭义两种理解。
广义的公文是指党政机关、企事业单位及社会团体在公务活动中所用的各类文字材料。
狭义的公文专指行政公文。
二、公文的性质
《中国共产党机关公文处理条例》第二条规定：
党务公文是党的机关实施领导、处理公务的具有特定效力和规范格式的文书，是传达贯彻党的路线、方针、政策，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况的工具。
《国家机关公文处理办法》总则第二条指出：
行政公文是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。
三、公文的特点
㈠高度的政策性。
㈡法定的权威性。
㈢作者的法定性。
㈣体式的规定性。
㈤明显的时效性。
四、公文的作用
公文的作用有发布政令、领导指导工作、报告情况、请示事项、答复问题、商洽公务、交流经验、告之信息、记载活动、宣传党的方针政策、进行思想教育等。
五、公文的种类
㈠公文的分类方法
从行文关系上分，可分为上行文、平行文、下行文三种；
从文件的机密性上分，可分为机密文件、内部文件、公布文件三种；
从文件的性质、作用上分，可分为法规文件、行政文件、党内文件三种；
从文体的来源上分，可分为对外文件、收来文件、内部文件三种；
从文件的使用范围上分，可分为通用文件、专用文件两种。
㈡党和国家机关通用公文的种类
《国家机关公文处理办法》中规定：
国家行政机关的公文种类主要有命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等13种。
六、公文的格式
公文的格式是指文件的组成部分和印刷规范。
它是公文权威性、严肃性在形式上的体现。
公文的格式具有规范性和相对确定性。
这在《国家行政机关公文处理办法》中有专门的规定。
同时《国家行政机关公文格式》对公文的版头设计、版面安排、字体型号、字行字距间隔、天地、用纸尺寸与规格等也作出了具体要求。
公文的格式分为眉首、主体、版记三部分。
（一）眉首部分格式
眉首即文件头，包括公文份数序号、秘密等级、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、横隔线等项。
1、公文份数序号亦称公文份号，是指根据同一文稿印制若干份时每份的顺序编号。
一般秘密文件才加顺序号。
份数序号，一般由6位阿拉伯数字组成，标识在公文首页版心左上角第1行，如果数字不足规定位数的，前面用“O”（零）补齐。
2、秘密等级需要保密的公文，应根据保密程度注明密级。
密级分为绝密、机密、秘密三种。
用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字。
标于份数序号之下，也有的标于标题的左上角。
同一机关发出的文件秘密等级标注位置要一致。
3、紧急程度是对文件送达和办理速度的要求。
紧急公文应分别注明“特急”或“急件”字样，用3号黑体字，标注在秘密等级之下。
4、发文机关标识又称版头。
是公文制发机关的标记。
由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成。
发文机关标识一般使用小标宋体字，用红色标识，人们常把法定公文称为“红头文件”，居中印在文件首页上端。
若几个机关联合行文，主办机关排列在前。
发文机关标识的主要作用是：
强调公文法定作者的归属，唤起受文者对公文权威性的警觉。
5、发文字号。
发文字号是一个机关同一年度制发公文的顺序号。
简称“文号”。
（位于文件头的正下方）。
发文字号的作用是为检索和引用该文件提供专指性很强的代号，并为统计和管理公文提供依据，它是由发文机关代字，年份和顺序号三个部分组成，如中共中央2004年发的第10号文件，其文号应写成“中发［2004］10号”。
辽宁省教育委员会2004年所发的第一号文件的发文字号，可写成“辽教字［2004］1号”。
发文字号应在发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布。
注意：
1、机关代字是机关最有代表性的字，它固定不变，又不能与其他单位的代字重复。
如“京政”是北京市人民政府，“冀财”是河北省财政局，“京财预”则是北京市财政局预算处的代字。
2、发文年度号用阿拉伯数字，必须用全称。
发文年度号外用六角括号。
3、序号不编虚位，不加“第”字。
4、几个单位联合发文，只标明主办机关发文字号。
6、签发人。
供上行文用，标注在发文字号右侧，书写“签发人”和签发者姓名，是表示公文生效并对公文内容郑重负责的一个标志。
签发人用3号仿宋体字，后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。
7、横隔线。
横隔线也称红色反线。
在发文字号之下4mm处。
与版心等宽，用于隔开文头和正文。
㈡主体部分格式
公文的主体部分包括文件标题、主送机关、正文、附件、发文机关、成文日期、公文生效标识、附注等几部分内容。
这是公文的主体部分。
1、文件标题。
标题用于提示公文的主要内容，是公文主旨的高度概括。
公文标题的制作有三种情况：
⑴最基本的标题形式是“三项式”标题。
即由发文机关、事由、文种三部分构成。
如：
“国务院关于颁发《会计人员职权条例》的通知”。
⑵“两项式”标题。
或由事由、文种两部分构成，如：
“关于赴×××省旅游局学习考察的函”；或由发文机关和文种两部分构成，如“北京市人民政府令”“中华人民共和国主席令”等。
⑶只以文种为标题。
这种写法往往用于公开张贴的文告，如《通告》、《公告》等。
2、主送机关。
主送机关，指发文机关要求对所发公文内容进行答复或处理的对方机关，也称“受文机关”。
写在标题之下空1行处，靠左顶格用3号仿宋体字书写，后加冒号。
3、正文
是公文的主体和核心，用来表述公文的内容，位于主送机关之下，成文日期之上。
每一段首行一律空两个字书写，回行时顶格书写。
4、附件
是正文的补充材料或参考材料。
是公文的重要组成部分。
常见的附件有两类：
一类是发布令和发布通知等发布、印发、转发、批转的公文。
附件实质上是主件，而形式上的主件实际上只起报送、发布、按语、转发、函告作用。
另一类是对正文的补充、说明或是正文的参考材料。
常见的有图表、统计表、凭据等。
公文若带有附件，应在正文之下左空2字用3号仿宋体字标注“附件”，然后按顺序完整地写明附件的名称，如不是一件，要在前面标上序号，最后把附件与主件装订在一起。
5、发文机关
公文的发文机关又称落款，是公文的法定作者。
在正文之后偏右处，应用机关全称或规范化简称。
几个机关联合发文，应将主办机关排列在前。
以领导人的名义发文，应在领导人的名义前冠以职务名称。
6、成文日期
是公文生效和查考的依据。
位于发文机关名称之下，会议纪要、决定、决议等不标注主送机关的公文，成文日期可用括号标注于标题下方居中位置。
成文日期要书写完整，不得用阿拉伯数字，需用汉字书写，“零”写为“0”。
7、公文生效标识
是公文制发机关对公文生效负责的凭证，即机关印章。
要盖在机关名称和成文日期上，做到上不压正文、下要骑年盖月。
以印章的下部边缘压盖发文日期，一般以压盖4-7个字为准。
8、附注
位于成文日期的左下方，主题词之上。
用以说明公文中在其他地方不便说明的各种事项，如需要加以解释的名词术语或用于表示公文的传达范围、使用方法等内容。
比如“此件发至县团级”、“此件发至各街道、乡”。
用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识。
㈢版记部分格式
公文版记部分格式主要包括主题词、抄送机关、印发说明等项目。
1、主题词
主题词由反映文件内容的规范化名词或名词性词组组成，作公文主题检索使用，标注在发文机关落款的左下方。
主题词一般是在本系统或本单位所编制的主题词表中选取，词与词之间空一个字的位置。
正式文件均应标注主题词。
主题词的个数一般不限，但最多不超过7个，其前后排列次序可根据需要有次序地排列。
2、抄送（含抄报、抄发）机关
用以标明需要了解公文内容的机关名称。
标注在主题词横格线之下左侧顶格处，注明抄送或抄报、抄发，之后加冒号，后面以机关性质、职权、隶属关系及其他逻辑关系，标注抄送机关的全称或规范化简称。
对上级机关用“抄报”，对同级和不相隶属的机关用“抄送”，对下级机关用“抄发”。
3、印发说明
又叫“印制版记”，标明公文印发部门名称、印发日期。
印发部门名称和日期置于文件末页下端。
㈣公文格式其它要求
在《国家行政机关公文格式》中，对机关公文通用纸张尺寸、规格、书写形式和公文各组成部分的排列顺序、区域划分、排版形式与字体字号的选用等方面，均作出了明确规定。
1、公文用纸规格
国内公文用纸一般采用国际标准A4型纸（长297毫米×宽210毫米）。
2、书写形式
公文中所涉及的文字符号一律采用从上至下、自左向右的横写横排的形式，正文文字每行长度与图文区宽度相等，字距、行距以便利阅读和庄重为原则，尽量做到匀称、整齐。
正文中数字表示多层结构时，可用如下标识方法：
第一层：
一、二、三、四……
第二层：
（一）
（二）（三）（四）……
第三层：
1、2、3、4……
第四层：
（1）
（2）（3）（4）……
七、公文语言的要求
公文的语言不同于一般文章和文学作品，更不同于日常生活的特点、要求，语法特征和表述方式，可理解为“三多一恰当”。
㈠专用词语多。
可分为十类，即：
开端用语：
根据、遵照、按照、为了、近查、兹因、兹有、关于等；
称谓词用：
如本局、我单位、贵处、你方、该单位等；
经办用语；责成、已经、兹经、业经、现将等；
引述用语：
悉、近悉、收悉、前接、近接等；
表态用语：
同意、不同意、可行、不可、应予否定、确应、照办、遵照执行等；
期请用语：
请、拟请、恳请、务必、即请查办、希执行等；
征询用语：
妥否、当否、可否、是否同意等；
期复用语：
请回复、请审批、请告知、请转发等；
承启用语：
为此、由此等；
结尾用语：
为要、为盼、为荷、特此函复、特此报告等。
㈡多用介词结构。
如因、为了、根据、通过等。
㈢多使用缩略用语。
如中共中央（中国共产党中央委员会）、三夏（夏收、夏种、夏管）、四化（工业现代化、农业现代化、科学技术现代化、国防现代化）等。
㈣恰当使用模糊用语。
如基本上、长期以来、大多数、程度不同的等。
八、公文的写作要求
公文的撰写要求与其他文章有很多共同之处，如主题鲜明、结构完整、观点与材料统一、文字准确、鲜明生动等。
◆相关链接
《国家机关公文处理办法》中明确规定：
（1）符合国家的法律、法规及其他有关规定。
如提出新的政策、规定等，要切实可行并加以说明。
（2）情况确实，观点明确，表述准确、结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。
（3）公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。
（4）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。
（5）人名、地名、数字、引文准确。
引用公文应当先引标题，后引发文字号。
引用外文应当注明中文含义。
日期应当写明具体的年、月、日。
（6）结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“
（一）”，第三层为“1，”，第四层为“
（1）”。
（7）应当使用国家法定计量单位。
（8）文内使用非规范化简称，应当用全称并注明简称。
使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。
（9）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。
需要特别指出的是，由于正文是公文的核心部分，因此需要特别注意。
一般来讲，正文内容要准确地传达党和国家的有关方针、政策，实事求是，有的放矢，明确具体；写作上要力求条理清楚、简洁规范，切忌杂乱分散、拖沓。
除综合性内容的公文外，一般要求一文一事，以便于分送和处理。
九、公文的处理
公文的处理程序就是文件在机关内部的运行程序。
根据公文的运转流程，可分为收文处理程序与发文处理程序两个方面。
㈠公文的收文处理程序
收文的处理程序一般包括：
签收、登记、分发、送批（拟办）、批办到承办、催办、归卷等。
即机关外收发收到公文后，交内收发拆封，清点文件无误便登记、摘要、编号，送请主管负责人阅批办理或批交有关业务部门办理。
如涉及几个部门，需要会商办理的，应指定主办单位负责联系会办。
领导人阅批公文要认真负责，明确具体，并要签名，不能光画圈，不表态。
涉及几位领导人的公文，应按照分工，确定主送和抄送人，对份数少的重要文件，可按文件传阅单顺序及时组织传阅。
文件传递、运转，贵在及时。
这是公文处理中最重要的一环。
应按领导人的批示及时传递，随到随送。
各个运转环节都要有所登记，做到随时掌握文件流向所在。
㈡发文处理程序
发文的处理程序一般包括：
拟稿、核稿、签发、文印、核对、盖印、登记、封发、注发、归卷等。
发文程序中包括办理程序，公文的办理程序有批办（拟办），承办等。
批办是领导人批示，提出处理意见；拟办是由业务部门或承办人先拟出意见再送交领导人批示。
公文处理中的承办，不是指具体贯彻文件，解决实际问题的过程，而主要指对公文起草提出处理意见而言。
公文的发出，由发文机关办公室统一登记、编号、监印，发出前应认真进行检查核对，以防止错漏。
㈢公文的投递
公文投递的原则是迅速准确，并根据公文的机密程度，在登记、传递方面，采取相应的保密措施。
有些重要的绝密、机密文件，还可实行二人护送制度，由直接规定的收拆人签收。
一般公文的投递分别采取四种方式：
（1）设公文投递交换处；
（2）专人专送文件；（3）机要文件由机要交通递送；（4）送往远地的普通文件可以邮寄。
㈣公文的立卷归档
公文办理后，承办人应当根据文书立卷的要求，把公文原稿和有关材料整理好，清理立卷。
个人不得私自保存应当存档的公文。
公文立卷的原则及程序
1、公文立卷要正确反映本机关的主要业务工作情况，有利于保管、查找和利用。
2、公文立卷分类要根据发文机关、问题、时间、名称等公文的特征，按照公文的历史联系，进行分类立卷。
立卷大体有两种方法：
一是按问题归类立卷；二是按行文时间顺序编号立卷。
3、公文立卷的标题、目录要在立好的案卷上写好，按照档案工作的规定，按期向档案部门移交。
4、公文立卷的保管期限要根据案卷内容的重要程度，恰当确定保管期限，一般分永久案卷、长期案卷（15—30年）、短期案卷（一般5年）。
㈤公文的清退
关于公文的清退问题，单位要对自己所有的文件实行定期清查，定期归档，按期收退，按期销毁的制度。
除机密文件按规定手续清退外，其他文件由各部门自行妥善保管或销毁，每年向上级作一次报告。
对没有存档价值和存查必要的文件，经过鉴别和主管领导人批准后可以销毁。
销毁文件要进行登记，有专人监督，保证不丢失，不漏销。
重要文件的销毁，通常在上级部门的领导下进行。
机关内部公文运转转流程表。
四、作业
课后习题
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