房地产企业采购管理办法.docx

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房地产企业采购管理办法

第一章采购组织管理

1.０目的

为完善集团采购中心的组织管理，强化集团采购中心对各项目采购统一管理，规范化管理，达到集中决策与适当分权的合理平衡，为使各尽其责，特制订本制度。

1.1集团总部采购中心

1.1.０组织架构及岗位编制

1.1.１集团采购中心职能

（1）统筹各项目采购工作，并对其进行监控、指导和市场信息反馈；

（2）负责分析产品市场的品质和价格等行情,对集团采购、集团选定类材料/设备签定相关战略合作协议；

（3）寻找产品供应源,对每项产品的供货渠道、价格、品质等加以考察评估和开拓并加以掌握和利用，以作成本分析、成本控制等；

（4）开发相关优秀供应商，建立供应商信息档案库；

（5）对各项目采购的材料/设备质量、价格进行监控；

（6）建立相关管理制度流程，规范采购工作，定期对各项目采购巡查考评；

（7）负责各项目采购人员编制及任用；

1.1.２采购中心岗位职责、业务分工

1.1.２.0采购中心负责人（副总监）岗位职责

（1）主持采购系统全面工作，统筹策划和确定采购内容，减少不必要的开支，以有效的资金，保证最大的供应，确保各项采购任务完成；

（2）调查研究集团公司各项目材料/设备需求及工程计划情况，熟悉各种材料/设备的供应渠道和市场变化情况，确保供需心中有数；

（3）指导并监督下属开展业务，不断提高业务技能，确保公司的正常采购量；

（4）进行供应商的评价和管理，建立合理的采购流程；

（5）监督并参与大批量商品订货的业务洽谈，检查合同的执行和落实情况；

（6）认真监督检查各采购经理/主管的采购进程和价格控制。

1.1.２.1采购中心经理岗位职责

（1）督促各项采招计划的完成；

（2）把控每宗采购的采招策略；

（3）在权限范围内协调供应商与项目问题；

（4）横向协调相关部门资源，做好部门间沟通；

（5）参与中小宗采购价格洽谈（大宗采购由采购副总监负责）；

（6）根据跟进专员汇报的情况，督促各成员办理采购善后工作；

（7）组织为供方管理部的供应商考核提供依据；

（8）组织部门档案管理工作的开展

1.1.２.2采购中心供方管理组岗位职责

1.1.２.2.0供方管理主管岗位职责

（1）统筹供方管理组各项工作；

（2）组织开发新的供应商和评估已合作供应商并建立供应商信息库；

（3）组织对在合作供方进行绩效考核并有针对性地反馈和提出改进建议；

（4）搭建与供方沟通的信息平台；

（5）收集展会和同行交流会信息；

（6）负责项目采招计划的编排和调整；

（7）确定年度招标对象及编排相应的工作计划；

（8）跟进采购相关事项的关闭情况；

（9）组织建立并更新价格库；；

（10）组织重要材料的价格分析，作为判断和审核调价的依据；

（11）起草省外项目材料采购限定参数；

（12）确定材料采招主体及供应材料范围；

（13）定期组织梳理展示面和交楼标范围

1.1.２.2.1供方管理专员岗位职责

（1）收集全集团供应商资源，分类分级别建立供应商信息库；

（2）参与新供应商评估考察工作；

（3）组织对在合作供方的绩效考核并并办理审批，实施反馈考核结果并建立供方绩效评估档案；

（4）定期组织与供方的互动交流或调研访谈活动

1.1.２.2.2供方管理价格专员岗位职责

（1）建立常用物料的价格动态数据库，为材料预算提供价格参考；

（2）关注原材料价格波动与其成品价格的联动规律表，为调价提出依据；

（3）建立并更新价格敏感材料波动规律表；

（4）收集同行的价格信息并分析差异原因；

（5）定期提交价格分析报表；

（6）收集新供方信息并推荐给上级评估

1.1.２.2.3供方管理跟进专员岗位职责

（1）跟进展示面和交楼标计划完成情况并更新表格；

（2）跟进每张订购单的关闭情况；

（3）跟进合同和补充合同签订的及时性、办理盖章和分发工作；

（4）跟进封板的及时性；

（5）负责集团总部材料展示厅的管理，协助采购员移送封存样板至使用项目；

（6）跟进集团采购物料结算的及时性；

（7）跟进发布中标公示、中标通知书的及时性；

（8）跟进并收集相关材料/设备申购计划，并分发给相应的责任人；

（9）跟进核量联络函反馈的及时性；

（10）收集目标量，督促各成员及时更新合同量；

（11）跟进质保金支付并提醒采购员办理；

（12）负责部门会议纪要的起草，及跟进相关事项的处理结果；

（13）对ERP进度系统的工作计划完成情况进行汇报

（14）接收营销展示面日报和工程管理日报，将问题反馈相关采购员跟进。

（15）负责相关单据呈批、收发登记工作；

（16）负责相关文件、单据存档管理工作

1.1.２.3采购中心供应链管理组岗位职责

1.1.２.3.0供应链管理主管岗位职责

（1）统筹供应链管理组各项目工作；

（2）组织建立采购系统业务流程制度及规范化操作管理；

（3）组织建立和实施采购系统内部稽查体系

（4）负责管理ERP系统采购板块相关数据；

（5）组织采购中心内部的各项活动

（6）组织采购系统业务知识及相关流程制度的培训和贯彻

（7）对采购中心总部经办的采购价格和作业过程进行稽查

1.1.２.3.1供应链管理专员岗位职责

（1）草拟采购相关制度流程；

（2）负责新员工入职和业务知识的培训；

（3）负责各类培训的后勤安排；

（4）对所辖项目的采购价格和作业过程进行稽查并编制报告；

（5）负责指导所辖项目采购员的业务工作；

（6）收集所辖项目委派采购员动态并反馈；

（7）收集各项目采购员采购日报表并协调处理相关问题；

（8）收集项目采购员考核数据，并对其进行月度绩效考核；

（9）辅导项目采购员贯彻制度流程的执行及业务操作的规范化管理；

（10）分配NC材料编码

1.1.２.4采购中心展示面材料组主管岗位职责

（1）统筹展示面材料组的采购工作；

（2）监督本组成员对各项采购工作（含招标、比价分析的定价定标工作，订货，合同签订等）的完成情况并对其采购价格进行分析审核做好成本控制；

（3）提高展示面材料相关材料申购的预见性，并督促各项目提前做好申购计划；

（4）定期到项目现场了解物料的到货和质量情况；

（5）把握本组材料的标段划分和采购策略；

（6）参与大宗材料的外出采购工作；

（7）负责部分材料/设备的采购工作；

（8）组织统计展示面物料采购费用并配合制定展示面物料预算；

（9）在权限内处理展示面物料突发情况

（10）督促本组成员尽快办理相关费用的报销、借支销账、申报进度款等工作；

1.1.２.5采购中心建材材料组主管岗位职责

（1）统筹建材组的采购工作；

（2）监督本组成员对各项采购工作（含招标、比价分析的定价定标工作，订货，合同签订等）的完成情况并对其采购价格进行分析审核做好成本控制；

（3）提高建材相关材料申购的预见性，并督促各项目提前做好申购计划；

（4）定期到项目现场了解物料的到货和质量情况；

（5）把握本组材料的标段划分和采购策略；

（6）参与大宗材料的外出采购工作；

（7）负责部分材料/设备的采购工作；

（8）在权限内处理建材物料突发情况；

（9）督促本组成员尽快办理相关费用的报销、借支销账、申报进度款等工作；

1.1.２.6采购中心绿化材料组主管岗位职责

（1）统筹绿化材料组的采购工作；

（2）监督本组成员对各项采购工作的完成情况并对其采购价格进行分析审核做好成本控制；

（3）提高绿化材料申购的预见性，并督促设计提前做好申购计划；

（4）定期到项目现场了解物料的到货和质量情况；

（5）参与考察新绿化苗木场并对到场的苗木及时了解其质量情况；

（6）参与编排展示面和交楼面绿化种植节奏图；

（7）编排绿化苗木的分批进场计划

（8）负责大宗乔木的现场选苗和起苗；

（9）督促完成绿化进场计划；

（10）组织统计绿化苗木采购费用；

（11）督促本组成员尽快办理相关费用的报销、借支销账、申报进度款等工作；

（12）建立并维护绿化苗木价格库

1.1.２.7采购中心采购工程师岗位职责

1.根据计划完成各项采购工作

2.提高相关材料申购的预见性，并督促各项目提前做好申购计划；

3.接收并在权限范围内解决来自供应商和项目的问题；

4.对相关材料合同/补充合同的起草签订工作；

5.跟催经办物料的到货情况；

6.做好每宗采购的费用统计；

7.办理各宗采购的善后工作，如：

封板、物料保修情况交底、冲借支等；

8.参与部分物料的现场验收；

9.反馈相关数据和信息给跟进专员；

10.做好采购档案交接工作；

11.编制物料进度款申报资料；

12.及时办理集团采购类物料的对账和结算工作

1.1.２.8绿化材料组专员岗位职责

6.整理及更新绿化苗木的历史价格库；

7.根据苗木需求清单填制申购单固定列；

8.整理供应商报价表；

9.跟踪项目到货情况并及时反馈给绿化采购主管；

10.调度和指定外来运输车队；

11.做好绿化采购档案管理工作，如：

申购单原件（报销后可留复印件）；

12.每天做第二天的进场预告和梳理当天进场计划完成情况；

13.跟催项目返还绿化采购单据；

14.对部分苗木负责下单

15.申报绿化苗木进度款

1.1.２.9采购中心采购文员岗位职责

（1）协助采购工程师办理借支、报销等审批手续；

（2）定期与财务核对部门借支数据；

（3）负责登记采购中心《报销和冲借支流水账》，并在相应申购单上勾兑登记；

（4）每周出具《采购中心借支周报》；

（5）跟进采购中心各笔请款审批进度，并及时反馈经办人；

（6）每月收集并存档各项目已批的《资金分配表》；

（7）核对建筑财务提供的《应付账款明细》与《供应商催款函》，汇总欠款较多的供应商资料给成本；

（8）协调跟进专员管理部门文档、实物等资料；

（9）负责部门行政后勤工作；

1.1.3采购中心各组成员业务分工明细一缆表

组别

岗位

业务分工

建材采购组

建材采购主管

主体材料、水泥制件，统筹建材小组工作

配套采购工程师

配套设备、商用和中央空调、家用空调、水电设施、水电材料

资产采购工程师

外墙饰面料、五金化工材料、工程固定资产、高值周转材

展示面物料采购组

主管（砖家）

墙地面砖、泳池砖、水池砖，园建砖、统筹所有展示面工作

电类工程师

工程灯、装饰灯、家电

非电类工程师

室内外摆件、游乐设施、信报箱、洁具、门锁、墙纸

精品采购工程师

家具、展示面精品、钢筋下单

绿化采购组

绿化采购工程师1

项目用苗、园建石材、文化石、石米、鹅卵石

绿化采购工程师2

绿化总仓采购

绿化内业专员

部分绿化苗木下单、跟进苗木进场和对账工作

其它

采购文员2

行政、营销、信息设备，协助跟进和对帐工作

供方管理组

供方主管理组主管

统筹供方管理组工作

供方主管理专员

价格专员

跟进专员

供应链管理组

供应链管理组主管

统筹供应链管理组工作

供应链管理组主管

负责惠海、中山、四会、肇庆、武汉项目相关协调、监督、指导、稽查、考核等工作

供应链管理专员

负责江门、开平、永和、维信、产业园、昆明项目相关协调、监督、指导、稽查、考核等工作

1.2项目采购部

1.2.0项目采购部负责人岗位职责

（1）严格遵守公司规章制度，对项目负责人及集团采购中心负责；

（2）了解公司的发展方向、目标及前景，掌握项目工程及配套设施的开发计划、进度以及相关材料需求的情况；

（3）制订工作计划及材料采购计划呈集团采购中心审批，并定期评估、调整、补充以适应项目对材料采购之需求；

（4）组织采购人员搜集市场信息，预测可供货源及其发展趋势，对新供应商品质体系状况进行审核，以保证供应商的优良性；

（5）组织开拓货源及对供应商进行考核并提供考核数据；

（6）参与大宗材料的现场验收；

（7）组织并不断完善采购资料的存档、管理工作；

（8）有计划地与供应商以及其它部门的进行有效沟通协调工作；

（9）监督和考评采购人员并指导其工作；

（10）组织培训及工作例会，总结工作情况、进展及存在的问题，并加以改善，不断提高管理水平，提高采购人员业务素质；

（11）时刻保持清醒头脑，以身作则，廉洁奉公，以公司利益为重，搞好廉政建设。

1.2.1项目采购员岗位职责

（1）配合项目采购部负责人的管理工作，配合集团采购中心各项工作安排，遵守集团公司及项目公司的各项规章制度，维护公司利益，廉洁自爱；

（2）熟悉项目采购部的采购工作流程、单据审批流程、材料生产工艺、材料验收程序及材料签定标准；

（3）负责本项目属集团选定类、项目采购类材料的采购工作，并跟进集团采购类材料的到货工作；

（4）了解工程进度或部门使用材料情况，协助集团采购中心完成材料的回货工作，并及时会同仓库（材料会计）、使用部门（施工单位）做好验收工作，遇到质量、数量等问题及时通知供应商、工程部及相关人员磋商解决；

（5）及时跟进材料订单的审批情况、材料入库、材料发票等收集到位，按公司财务部要求，整理好入库单、申购单、发票，汇总交由相关财务部办理付款；

（6）协助集团采购中心开拓发展良好的供应商，与供应商保持长久合作、共同发展，并定期对供应商考核；

（7）积极配合集团采购中心开展的各项管理培训、指导及检查工作，每个月及时做好集团采购中心各项指标性资料统计及分析工作，及时提交各种采购台账等；

（8）定期整理各种采购单据，并有序交接给采购文员做好登记；

（9）掌握当地市场行情，对价格有波动的材料及时向项目采购部负责人做好调价工作并呈送到集团采购中心审批（按审批权限有选择性地送呈），并跟进调价补充协议的签订工作；

1.2.2项目采购文员岗位职责

（1）日常电话接听和到访客人接待；

（2）文件管理、信息传递（收发、传递、跟踪、反馈、整理、存档）

a）收发申购单、订货单、比价表及其它文件、单据的传递，存档工作

b）公司、部门信息上传下达，必要时负责公文起草、收发和分发

c）负责部门会议后勤工作及会议纪要的起草，定期组织清理办公环境

d）根据采购跟进细则跟踪采购业务及其善后工作的关闭情况

负责办理集团合同\协议收发、项目合同\协议编号盖章分发

第二章材料采购计划管理

第一部分通则

1.0目的

为增强采购工作计划性，从物资供应上保障企业正常运营，特制定本制度，旨在为集团有关部门的材料计划制定、跟踪提供操作指引。

2.0适用范围

2.1从公司范围说，适用于集团下属地产和建筑项目部的材料计划管理

2.2从材料范围说，原则上对行政、营销、工程等材料均需进行有计划的采购，以下材料可以除外：

■临时、应急、零星的材料

■涉及金额小，可现购或生产周期不超过24小时的物料

■包工包料工程中的材料

3.0关于采购计划各部门的职责：

3.1集团采购部

■主导上层材料计划的编制

■负责材料采购计划的跟进、反馈及总结

■结合库存审核申购数量的合理性

■对下层计划编制的及时性进行监督和考核

3.2成本管理中心

■配合采购部提供施工物料种类、规格及计划或预估使用量等

■审核计划需求量的合理性

3.3工程管理中心

审核采购计划中各类物料的必要性及数量的合理性

3.4产品设计中心

■配合采购部提供相关设计的物料清单，包括物料种类及数量、规格、图纸等

■向采购部知会和抄送涉及材料变更的设计变更

3.5营销中心

配合采购部提供相关物料种类及数量、规格、设计方案等

3.6行政人事中心

配合采购部提供相关物料种类、数量及规格等

3.7建筑项目部

■负责编制采购下层计划

■根据集团采购部需要，跟进、反馈计划的执行情况

4.0材料的分类：

从计划角度，材料根据使用特性和相应的市场行情，按采招周期可以分为以下两种：

4.1年度材料

4.1.1定义

为集团常年使用的物料，通过年度的招投标确定若干常年合作的供应商后可解决材料的供应问题。

4.1.2材料特性

如符合以下条件的物料，可以纳入年度采购计划的编制范围：

■能实施集中采购，供应商能跨区域供货且不太影响采购总成本

■需用量相对稳定，集团总使用量持续，发生持续萎缩直至消失的情况机率很少

■使用量大，总体价格比较高，采购具有规模效应

4.2项目材料

4.2.1定义

围绕项目施工和销售过程所使用的物料，其供应商以项目的起止为合作周期。

原则上，归入年度招标计划的物料不应再纳入项目采招计划的编制范围

4.2.2材料特性

符合以下条件之一及以上的材料，均应纳入项目物资计划编制范围

■使用量随项目周期增减变化或消失

■供应商集中在当地，难以实现跨区域供货

■物料因个性化的项目设计，和其它项目缺少共性，从而难以进行集中采购

5.0计划编制原则和作用：

■配合项目施工进度和营销计划的开展

■尽可能准确地预估用料数量、交期，防止缺料断料

■保证合理库存，避免库存过多，减少资金积压和空间浪费

■尽量配合公司的资金预算和周转

■指导采购部门人员按计划作业，保障整个开发过程的物料和设备供应

6.0附则：

■本办法的最终解释权归集团采购部，并由集团采购部进行修订。

■本办法由集团总裁签发，自年月日开始试行三个月。

第二部分年度材料计划管理

1.0计划的分层和精细度

年度材料从年度根据生成时间、编制主体、精细程度不同，自上而下划分为三个层次如下：

层次

计划层次

计划表包含要素

生成时间

编制责任人

第一层

年度招标计划

⑴物料种类和名称

⑵招标参与部门

⑶责任人、关键节点完成时间

每年10月31日前

集团采购部主导编制，物料使用部门配合

第二层

月度物料需用计划

⑴物料名称、具体规格或样板

⑵当月分批使用量及使用部位

⑶特殊要求（例如打版）

⑷使用量、单价、总价

每月20日

物料使用部门主导编制

第三层

月度物料采购计划

⑴物料名称、具体规格或样板

⑵分批的下单时间

⑶责任人

每月25日

集团采购部主导汇编

2.0年度招标计划的编制

2.1作用

对年度材料供应商的确定一般通过年度招标计划开展和实现，本计划用于指导和督促集团采购部按时完成年度招标工作。

2.2计划的关键节点

2.2.1获取物料规格清单

当某种年度材料有不同规格时，集团采购部须向使用部门或供应商等收集规格清单，经使用部门确认后作为供应商的报价基础。

2.2.2年度预估使用量的获取

作为招标议价的筹码，集团采购部须向使用部门或财务中心收集历史数据，根据次年的业务量预估，最终生成年度预估使用量，可用金额或数量表示。

2.3审批流程如下：

类别

会签部门

行政类

集团采购部、行政人事中心

营销类

集团采购部、营销中心

工程类

集团采购部、成本管理中心、工程管理中心

2.4年度招标后处理

2.4.1形成年度供应框架协议

根据评标结果，集团采购部就每类年度材料与供应商签署年度供应框架协议，包括物料规格清单及其对应的单价、暂定总价等

2.4.2签订项目供应合同

根据项目进度及实际情况，可在不同时间根据年度供应框架协议签订以项目为单位的供应合同。

3.0月度物料需用计划的编制

3.1作用

为了能让采购部门提前作好月度采购计划，由使用部门以项目为单位编制月度材料需用计划。

3.2各类材料计划的编制

3.2.1行政类物料需用计划

各部门向行政人事中心提交月度需用计划，行政人事中心汇总各部门需求，根据下月预算，向集团采购部提交行政类物料月度需用计划，计划包含物料名称、规格、特殊要求、具体到位时间等。

由集团采购部采购工程师补充单价、总价等。

3.2.2营销类物料需用计划

由营销中心根据下月预算，向集团采购部提交月度需用计划，计划应包含项目名称、物料名称、规格、技术参数要求、特殊要求、设计图纸、样板、具体到位时间、数量等。

由集团采购部采购工程师补充单价、总价等。

特殊情况，可以参照附表二《各类物料采购前置期》稍后提供图纸、样板等。

3.2.3工程类物料需用计划

属“集团采购类”年度材料的需用计划，由建筑项目部主导编制，包括物料名称、具体规格、技术参数要求、具体到位时间、当月分批使用量及使用部位，需附上图纸、样品、特殊要求等。

由集团采购部采购工程师补充单价、总价等。

【注】行政类、营销类物料视为年度材料，原则上均需纳入月度需用计划中编制

3.3计划审批流程如下

类别

审批环节

备注

行政类

行政管理部经理、集团采购部副经理、行政人事副总监、助理总裁

计划和申购有同等效力

营销类

策划管理部经理、集团采购部副经理、营销中心总监、助理总裁

计划内每宗申购由采购发起

工程类

合同预算部、生产经理、项目经理、工程管理中心、集团采购部、成本管理中心

由集团采购部发起申购，并按相关规定办理审批

4.0月度物料采购计划编制

4.1作用

汇总各部门、各项目的物料月度需用计划后，由采购部门对每种物料的采购时间及送货地点进行汇编，以指导和跟进物料供应的及时性

4.2计划的编制

集团采购部根据需用计划，针对每种物料制定下单时间、样板获取时间等，经集团采购部副经理确认后按材料种类分配采购任务。

5.0注意事项

5.1针对每类年度材料的供应商以2~3家为宜

5.2月度需用计划逾期的话，采购部不予受理，由使用部门提出单宗的申购，按正常申购流程办理

5.3月度材料需用计划提交后原则上不予变更，如因特殊客观原因需在规格或数量、需用时间上变更，如总价不超计划，由使用部门在下单采购前2天填写《计划/申购变更单》，经采购部副经理审批后执行

5.4对实际需用量或总价超计划，应按正常申购流程办理。

5.5签订年度合作框架协议后，如材料因行情与合同约定产生差异，调价流程参照调价管理办法执行

第三部分项目材料计划管理

1.0计划的分层及精细度

项目材料计划自上至下分为以下三层次

计划层次

计划名称

包括元素

编制时间

责任人

第一层

项目采招计划

⑴物料种类及名称

⑵使用部位

⑶采购主体分类

⑷采招计划关键节点及责任人

项目立项时，项目大节点计划生成后三天内

集团采购部主导，成本、工程、设计配合

第二层

月度采招计划

⑴物料种类及名称、使用部位

⑵下月要完成的关键节点及责任人

每月25日完成

集团或项目采购部汇编

第三层

材料申购单

⑴物料种类及名称

⑵规格标准、样板编码、性能要求

⑶使用部位、用途

⑷分批进场时间和使用量

⑸单价、总价

参照《物料采购前置期》编制

使用部门发起，成本、工程、设计、采购参与

2.0项目采招计划编制

2.1作用

对项目材料，需根据现场工作进度提前确定供应商，本计划旨在保证上述供应商的招标按时实施。

2.2计划的关键节点

2.2.1数量获取

指每类材料的计划使用量，如需要，应细化至各种规格的使用量，由成本管理中心或营销中心提供，若时间不允许，可根据经验数据提供暂定使用量。

2.2.2规格/样板确定

规格包括具体型