数字档案馆知识讲座.docx
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数字档案馆知识讲座
数字档案馆知识讲座
谢海洋王素娟
目录
一数字档案馆建设的背景是什么？
二什么是数字档案馆？
其含义是什么？
三数字档案馆在信息社会中发挥的功能是什么？
四数字档案馆与传统档案馆的关系如何？
五数字档案馆的组织模式及特征是什么？
六数字档案馆的基础设施建设包括那几个方面？
七数字档案馆的信息资源建设包括哪些内容？
八数字档案馆的应用系统建设包括哪些内容？
九数字档案馆的标准规范建设包括哪些内容？
十数字档案馆工作人员的业务素质有哪些要求？
十一数字档案馆的安全威胁包括哪些？
十二数字档案馆网络安全技术包括哪些？
十三数字档案馆的网络安全管理应遵循哪些原则？
十四如何进行数字档案馆的网络安全管理方面的培训？
十五关于电子文件的法律效力问题如何解决？
十六什么是元数据？
十七OAIS是什么？
十八我国数字档案馆的建设实践中遇到哪些问题？
一、数字档案馆建设的背景是什么？
答：
1993年9月，美国政府宣布实施“国家信息基础设施”（NationalInformationInfrastructure，简称NII）计划，旨在兴建基于因特网的“信息高速公路”，使所有美国人方便地共享海量信息资源。
之后，英国、法国、日本、加拿大等国家先后提出了自己的“信息高速公路”建设计划。
1998年1月31日，在美国加利福尼亚科学中心召开的OpenGISConsortium年会上，时任美国副总统的戈尔提出了“数字地球”（DigitalEarth）计划，旨在建立一个以地球坐标为依据的、具有多分辨率的、由海量数据组成的、能够立体表达的大型信息系统。
“信息高速公路”和“数字地球”概念的提出，都是以数字化为基础的。
数字化是信息化的前提。
全球化信息化的大环境推动着我国信息化的进程。
1993年底,国务院信息化工作领导小组制定了《国家信息化“九五”规划和2010年远景目标（纲要）》，开始启动“三金”工程（即“金桥”工程、“金卡”工程和“金关”工程，这些被称作是中国的“信息准高速国道”），旨在推动我国信息化基础设施建设走向深入，国家各有关部委开始以此为契机先后提出和实施一系列“金”字号系统信息工程，我国大部分城市的信息化建设都取得了长足的发展。
国家信息化建设的推进、电子政务的应用，对我国档案和档案工作产生着巨大影响。
档案馆作为档案事业的主体和档案信息资源的集散地，数字化建设已成为工作的重点、热点和难点。
宏观层面，国务院信息化工作领导小组制定的一系列纲领性文件在正确分析信息产业发展现状的基础上对我国信息网络的发展蓝图进行了科学描述，也确立了数字档案馆的建设目标。
从地区范围来看，各地方政府采取积极举措对数字档案馆工程加以规划和引导。
各省分别制定了其档案馆的建设规划，明确提出了数字档案馆的发展目标、任务、方案，并将其纳入数字政府和全省信息基础设施建设进程中。
在宏观规划的基础上，国家档案局积极跟踪国际上数字档案馆的发展动态，对国内数字档案馆的科研和建设项目进行政策和资金支持。
例如，深圳数字档案馆一期工程应用系统的基本成型以及档案数字化加工生产线的建立，标志着我国数字档案馆建设进入新的阶段；超星数字图书馆已将“国家档案文献库”作为数字档案馆示范工程进行推广；2008年5月，中科院机关进行的档案整理与数字化项目取得阶段性成果。
从这些有代表性的例子可以看出，在政府部门大力支持及档案界的积极实践下，我国数字档案馆建设已经取得了实质性进展。
在学术界，我国档案界学者对数字档案馆的前期研究对数字档案馆的建设实践进行了理论准备，起到了很好的推动作用。
近年来，以数字档案馆为关键词的学术文章数量直线上升，数字档案馆的建设理论愈加成熟。
在2008年7月召开的第16届国际档案大会上，我国档案代表团与国外档案专业人士进行了深入的交流；2008年10月，美国档案管理专业代表团来华在中国人民大学信息资源管理学院与国内学者进行了交流。
与数字档案馆的建设有关的学术交流的增多为我国档案建设事业提供了良好的学术环境。
总之，数字档案馆是20世纪90年代末现代信息技术和社会发展的产物，国家的支持与档案业界的努力为数字档案馆事业的顺利发展提供了重要保证。
二、什么是数字档案馆？
其含义是什么？
答：
数字档案馆为20世纪九十年代中期提出的的概念，由于数字档案馆的理论与实践涉及多个学科，目前档案学界尚未对其形成统一的认识，业界专家和学者从不同角度给出了多种解释。
笔者将“数字档案馆”定义为：
数字档案馆（DigitalArchives）是网络环境下分布式档案信息资源的数字化整合、发布与共享系统。
目前学界可接受的观点是将数字档案馆作狭义和广义地理解。
狭义的数字档案馆是一种实体和机构的概念，代表一种档案信息环境和档案基础设施的构建，包括软硬件系统的设计和组织。
其任务是馆藏档案数字化工作，涉及档案信息的采集、整理、存储、检索、传播等全过程，
广义的数字档案馆是一种网络环境下的数字档案信息资源的共享系统，是一个面向对象的分布式结构模式。
广义的数字档案馆可以理解为一个由众多档案资源库、档案信息资源处理中心构成的数字档案馆群，是一个信息空间，遵循的共同协议存储和利用档案信息资源的，目的是数字化档案信息的共享，是数字档案馆建设的高级阶段。
要理解这个概念还有注意以下几个方面：
1.数字档案馆不是简单地对馆藏资源进行数字化，而是一种网络环境下档案信息资源的整体处理模式。
除了馆藏资源的数字化之外，它还包括与之相适应的管理手段、职能实现与服务方式的数字化。
“数字”一词强调的是这种新型档案馆在网络环境中所处的数字化生存状态和环境。
2.数字档案馆不是简单地档案馆（室）工作的计算机自动化，而是包含在办公自动化系统、计算机辅助设计和管理系统、公共信息数据管理系统等更为广阔的大系统中的组成部分。
3.数字档案馆不是简单意义上的在传统档案馆基础上开通网站，而是一个与软件工程、网络工程、计算机工程、信息组织工程有着密切联系的系统工程。
它涉及到一系列标准规范及法规的制定与推行、软硬件基础设施构建、应用系统开发、数字资源建设、人才队伍培养等方面的内容，具有深层次的功能。
4.数字档案馆不是封闭的档案馆信息网络，而是由分布式文件、档案数字资源构成的具有强大服务功能的跨机构、跨地域的信息系统，它在网络环境中为用户建立起一个更广阔的、更开放的信息共享平台。
三、数字档案馆在信息社会中发挥的功能是什么？
答：
数字档案馆主要有五大功能：
（一）数字档案馆形成了社会综合档案信息资源库，能有效满足社会对档案资源的多方面需求。
数字档案馆的信息采集，不仅包括了传统档案馆的档案信息资源，还可进一步扩大到各种组织和个人形成的现行文件、具有档案性质和价值的资料（包括各行各业专业数据库、社会公众服务信息、网上相关信息、数字图书馆信息中的相关部分），它形成了一个较传统档案馆更为丰富的、以档案信息为核心内容的多层面的社会综合信息资源库，更有效能满足社会各方面对档案资源的需求。
（二）数字档案馆进行高效海量数据存储，能有效摆脱传统档案馆的空间限制，大量并长期存储档案信息。
数字档案馆保存的各类信息主要是计算机生成的电子文件和用计算机进行数字化处理的各种档案信息及其他社会信息。
电子文件存储介质的密度大大高于以往各种人工可读信息介质。
科技的发展使得数字信息存储能力大为提高。
2008年个人计算机的主流硬盘容量已达到320GB以上。
过去，一张普通的CD刻录盘可以存储约700MB的数据，基本可以解决海量存储的需要，现在，一张普通DVD盘片的容量就是CD光盘的7倍，优势非常明显。
目前最新资料显示，DVD盘片的存储量已达到8.5GB。
随着技术的进步，电子文件介质的存储密度还将继续加大，数字档案馆对档案信息资源的存储能力也将继续提高。
（三）数字档案馆对档案信息进行数字化、智能化管理，能有效地提高档案馆工作的效率。
通过专用管理软件，数字档案馆可以对档案文件进行一系列自动处理，大大提高工作效率，这些内容包括：
对进入数字档案馆的各类信息按不同要求进行分类排序、价值鉴定、数据校验、目录生成、数据统计、自动标引、信息组织、打印输出等有序整合，确保其真实、完整、可读，使之形成一个有序的信息空间；以文件形成者的职能和业务活动为依据，自动鉴定和存储所捕获的电子文件；运用身份认证、加密、访问控制等技术，确保档案信息的安全与合理利用，并有效地维护整个数字档案馆系统的安全。
在提高运行效率的同时，数字档案馆较之传统档案馆，也节省的大量人力物力资源。
（四）数字档案馆提供档案信息的智能检索服务和信息咨询服务，能有效与用户互动沟通，满足用户的需求。
数字档案馆可以通过网络技术将不同地域的、分散的档案信息数据库连接起来，用户可以不受地理位置和时间的限制，实现跨馆际分布式查询。
数字档案馆通过提供了标准友好的用户界面，可以使用户通过多种途径查询，并且系统能对常用检索途径进行优化，满足用户对查全率、查准率的要求。
同时，数字档案馆提供的信息咨询服务能在用户检索数字档案馆信息资源时遇到问题得到系统咨询人员的及时解答。
数字档案馆的咨询系统分为自我服务信息和请求帮助系统，前者能在各终端微机上显示利用指南，可以利用菜单方式或窗口软件，自动引导用户使用数字档案馆；后者为请示帮助系统，是用户与档案馆联系的渠道，用户可以通过电子咨询信箱向数字档案馆提出咨询，也可接受提供的信息服务。
（五）数字档案馆通过档案信息的发布与传递，能有效地实现档案信息资源的共享。
档案信息资源共享是数字档案馆最为显著的功能之一。
网络技术的应用使人们已经淡化了时空观念。
通过数字档案馆，人们查询档案信息将不再感觉国界、区域等物理空间的限制。
数字档案馆提供多种语言的信息，对同一信息以多种形式向人们展示，完全打破了人类自身的极限。
通常，数字档案馆的档案信息发布和传递主要有三种形式：
光盘发布、局域网发布和因特网发布。
光盘发布就是将档案信息复制到光盘，用户只需先执行光盘阅读程序，即可对档案信息进行浏览和检索；局域网发布一般是为立档单位提供档案信息查询服务；因特网发布就是通过档案网站向公众传播档案信息。
四、数字档案馆与传统的实体档案馆的关系如何？
答：
数字档案馆与传统的实体档案馆既有区别，也有密切的联系，两者之间是一种互为补充、互相依存的关系。
这一问题可以从以下两个方面理解：
（一）数字档案馆不能取代传统的实体档案馆。
网络环境下社会对档案信息传播和需求的增加，使得传统的实体档案馆难以用原来的管理方法和技术应对，这造成一些人断言传统的实体档案馆将被管理方法和技术更先进的数字档案馆所取代。
其实，数字档案馆只是逐步取代传统的实体档案馆的中心地位成为未来档案馆的主体，但这并不意味着能够完全取代传统的实体档案馆，原因有以下几个方面：
1,数字档案馆的建设需要大量的资金和人力、物力的投入，将传统档案馆全部建设成为数字档案馆是不现实的。
2,一些年代久远、具有历史价值或凭证价值的档案原件，其所具有的空间感、时间感与真实感是无法通过计算机模拟的。
在虚拟的空间建起来了电子模型远不如原物更能展现历史的真实面目，所以这类档案仍要依赖传统档案馆得到妥善保存。
3,用户的计算机操作能力、经济能力、长期养成的阅读习惯和阅读心理，仍会使其去传统档案馆翻阅档案原件。
4,传统的实体档案馆不仅是档案的保管查阅场所，还是学术交流、咨询信息的社会交流场所，其所具有的人文和历史精神是数字档案馆不可能具备的。
传统的实体档案馆作为一种社会文化设施将永远存在。
（二）数字档案馆和传统的实体档案馆相互依存。
在目前阶段，数字档案馆与传统的实体档案馆各自存在着优缺点，二者必须互相依存才能共同发展。
第一，从档案信息资源建设角度来讲，传统的实体档案馆馆藏档案原件是数字档案馆数字化档案信息的重要来源。
传统的实体档案馆保存档案经由数字化加工，进入数字档案信息资源库，成为数字档案馆数字化档案信息中最基本的、重要的核心组成部分。
可以说，离开了这一来源，数字档案馆将难以构建完整的、有权威的信息资源库；同时，数字档案馆的系统建设也可以促使并指导传统档案馆进一步科学地丰富馆藏，有利于传统的实体档案馆对那些散存的重要档案以及其他专门专业档案信息的收集。
第二，从档案信息真迹的保护角度来讲，根据目前科学技术发展的水平来看，传统的实体档案馆比数字档案馆更能保证档案的安全性。
档案数字化以后可以完整地、不留痕迹地被复制和修改；计算机病毒、磁场、电磁脉冲等都对数字化的档案具有破坏性。
尽管问题可以采取较先进的技术得到有效的控制，但难以从根本上杜绝。
在这一方面，传统的实体档案馆是数字档案馆的有益补充。
第三，从档案信息的加工角度来讲，数字档案馆的自动化处理虽节省了人力物力，但仍需要传统的实体档案馆为其信息加工提供支持。
传统的实体档案馆馆藏档案信息经过数字化加工之后自动生成各种类型的信息目录或较简单的档案参考资料。
然而深层次的档案编研成果及馆藏档案资料编制的图片、音像等多媒体参考资料，还是需要依靠传统档案馆来进行。
第四，从档案信息资源的开发利用角度来讲，数字档案馆弥补了传统档案馆的不足。
传统的实体档案馆由于缺乏强有力的开发利用手段，受时间和空间的局限而不能迅速、广泛地为社会提供档案信息服务，限制了档案信息价值的发挥。
而数字档案馆凭借网络优势，在极广阔的范围内发布数字档案信息，不受时间、地域的限制，提供快捷、方便的服务，实现档案信息资源共享。
五、数字档案馆的组织模式及特征是什么？
答：
数字档案馆的核心是一个分布式的数字化档案信息资源系统，是由众多网络结点所组成的联合体，能够把不同地理位置的档案信息资源通过现代信息技术进行组织、整理，并通过网络为广大用户提供档案信息服务。
在数字档案馆的网状结构中，服务器是网络的结点，贮存着数字化档案信息资源并且对其进行管理；客户机则是网络的终端，能方便地存取数字化档案信息资源。
潘连根在《数字档案馆的组织形式系统模式和运作方式》一文中把数字档案馆的组织形式分为四个子系统：
数字化档案信息资源共建协调子系统、数字化档案信息资源共享协调子系统、数字化档案信息资源管理子系统和数字化档案信息资源维护子系统。
其中，“资源共建管理机构主要是协调各个数字档案馆的各种数据库建设，避免重复建设；资源共享管理机构主要是制订资源共享的标准协议，并在实践中及时发现一些标准的偏颇或不适宜的地方并及时做出补充和修订；资源管理机构主要是协调数字化档案信息的整理、分类等标准的实施；网络系统维护管理机构主要是协调各种软件平台的互连、升级、对计算机病毒采取统一的防范措施、指导各个狭义数字档案馆采用通用的通信协议”。
此外，为了协调这些专业管理机构，全国还必须成立一个“权威性的、统一的、综合性的管理机构”，这样才能有效地管理全国性或区域性的数字档案馆的建设和运作。
综合性管理机构应该有政府相关职能部门的参与，各种专业管理机构应由相应专家担纲负责，以利提高工作的质量和效率。
一个具体的数字档案馆的系统结构模式包括以下三层：
（一）用户层，该层主要负责提供用户使用的接口和供工作人员使用的接口。
通过数字档案馆信息管理系统的服务器与用户的个人计算机相连，该服务器可以对数字对象间的关系、数字对象信息的组织和用户使用情况等实施管理；工作人员使用的接口是一种管理工具，它能生成、编辑、存取和删除数字档案信息对象。
（二）业务逻辑层，该层主要负责完成所有业务逻辑和数据库存取功能，是数字档案馆各种管理和服务的具体实现。
该层有一个系统的应用服务器，负责提供数字档案馆系统的大部分管理和服务部件。
它通过各种专项管理器实现各种专门的管理和控制，如系统管理器负责系统维护和系统安全；数据管理器负责系统的数据功能；查询管理器负责实现各种查询检索；操作管理器则主要负责实现分布式对象间的互操作。
（三）数据库层，该层主要实现数据的物理存储。
一个数字档案馆可有多种不同类型的对象库，一般包括元数据库、目录数据库、全文数据库、多媒体数据库等。
它们可对数字化的文本、图像、音频、视频等信息数据按数字对象元素的类型进行存储。
在数字档案馆系统中，一次完整、具体的查找过程可以描述为：
A．由用户输入检索词，通过个人计算机向服务器查询提问；
B．数字档案馆系统服务器自动在系统中查找比对，完成检索并将检索结果（每个检索结果都由它的调度码来识别）的清单提供给用户；
C．用户根据清单挑选所需内容，服务器向调度系统发送用户所选数字化资源的调度指令，并送回资源在对象库中的地址；
D．服务器把调度指令送至对象库；
E．对象库识别调度指令，并将被选中的数字档案信息发送到服务器上；
F．服务器再把数字档案信息送到用户的浏览器上，并在用户屏幕上显示出来。
六、数字档案馆的基础设施建设包括那几个方面？
答：
简单来讲，数字档案馆的建设内容包括数字档案馆建设总体规划、基础设施建设、信息资源建设、应用系统建设、标准规范建设和人才队伍建设六个方面。
具有良好性能的软、硬件的基础设施的建设是建设数字档案馆的基础，也是数字档案馆系统安全、稳定、高效运行的保证。
基础设施建设主要包括以下几个方面：
（一）网络环境建设
根据不同的服务对象，数字档案馆的网络环境建设可以分为三个层次：
档案馆内部办公的内部网、面向政府提供服务的政务网和面向公众提高服务的公众网。
1.为档案馆内部提供服务的内部网（Intranet）
内部网主要以档案馆、档案局为对象提供内部服务，其主要职能包括：
收集档案（包括馆藏档案的数字化）；将收集的档案进行加工、组织与存储；向档案馆内部用户发布信息，为其日常检索提供信息服务；支持馆内日常办公；向政务网和公众网提供数据支持；进行网络安全管理与维护。
2.为政府部门提供服务的政务网（Extranet）
政务网是以政府部门为服务对象的专用网络，其主要职能包括：
采集信息并送到信息采集与预处理系统；向政府专网用户及时、准确地提供档案信息服务；进行日常网络、数据与用户的管理与维护。
3.面向大众提供服务的公众网（Internet）
公众网以社会大众为服务对象，其主要职能包括：
采集档案信息到信息采集与预处理系统；向公众提供多种形式的档案资料查询、浏览服务以及一些个性服务；进行日常网络、数据与用户的管理与维护。
（二）硬件基础设施建设
数字档案馆要实现其职能，必须要建设支持海量存储的分布式档案资源数据库和支持大规模并发用户的访问服务管理系统。
这就需要配备一些硬件设备，主要包括：
1.档案数字化与输入设备。
主要包括平板A3扫描仪、平板A4扫描仪、大幅面扫描仪、快速扫描仪、缩微胶片扫描仪、彩色胶片扫描仪、音频视频数字化设备、数码相机、数码摄影机等。
2.网络设备。
主要包括计算机、大型高速交换机、路由器、防火墙系统、高速MODEM、光端设备、配线柜、并行处理的高性能服务器等。
3.存储设备。
主要包括计算机硬盘、移动硬盘、SAN存储器、NAS存储器、光盘、磁盘、磁带等。
4.输出设备。
主要包括视频输出设备、大幅面彩色喷墨打印机、A3彩色激光打印机、A4喷墨打印机等。
此外，在数字档案馆基础设施建设中，还必须考虑安全和保密的问题。
数字档案馆组网必须对内部网、政务网和公众网三者实现物理分离，数字档案馆内部网与其他两个网通过脱机存储设备来进行数据交换。
（三）软件基础设施建设
数字档案馆运行必须要有相应的软件基础作为支撑。
软件可以分为系统软件与应用软件两大类。
系统软件包括：
计算机的监控管理程序、调试程序、语言翻译程序、数据库管理程序、数据通讯程序及操作系统。
其中操作系统是整个系统运行的基础，应遵循通用、实用、可靠、节省、成熟、方便维护等原则进行选型。
应用软件是用户为解决某些具体应用问题而编制的程序。
如：
档案管理软件、人事管理软件、财会管理软件等。
应用软件是建立在系统软件基础上、面向用户的软件，现正向标准化、通用化、商品化方向发展。
七、数字档案馆的信息资源建设包括哪些内容？
答：
在知识经济时代，信息资源已成为继能源之后的最为重要的社会资源，它在数字档案馆建设中同样起着极为重要的作用。
在我国数字档案馆建设实践中，某些档案馆在建设时一味地追求档案工作业务流程的计算机化而忽视了数字档案馆的信息资源建设，这是万万不可取的。
从某种程度上说，信息资源建设的好坏直接关系到数字档案馆建设质量的好坏。
若无完善的档案信息资源作为填充，建设数字档案馆也就失去了其意义。
所以，当数字档案馆建设进入实质性的操作阶段时，必须要从档案信息资源建设抓起，资源建设是数字档案馆工程的基础与核心。
（一）信息资源建设的原则
数字档案馆建设是一个庞大、复杂的系统工程，必须按科学的原则进行。
李国庆在《数字档案馆概论》一书中把信息资源建设原则精炼的概括为32个字：
统筹规划，联合共建；统一标准，资源共享；需求牵引，突出特色；科学系统，安全保密。
1、统筹规划，联合共建
数字档案馆建设是一项跨地区、行业、部门、需长期建设的大型系统工程，非个别档案机构所能独立完成。
它需要在国家统筹规划的基础上，全国相关机构携手共建，这也是保证信息资源建设有条不紊、顺利进行的关键。
2、统一标准，资源共享
在联合共建的基础上，统一的标准与规范也是建设数字档案馆的不可或缺的条件之一。
如果没有统一的标准与规范，各档案机构之间互不兼容、各自为政，势必会造成重复建设现象严重，极大的浪费资源。
所以，只有运用统一的标准与规范，才能实现各机构档案信息资源内容的互操作与交换、长期管理与使用，才能提高资源库的制作质量与用户服务效果，最大程度上实现资源共享。
3、需求牵引，突出特色
数字档案馆的建设在我国尚处于初级阶段，且我国档案文献遗产浩如烟海，若要把所有档案资源都存入数字档案馆中，不仅目前我国国力不允许，也是没有必要的。
所以，目前我们应以社会需求为牵引，从社会所急需的档案文献入手，优先选择有需求、有特色、有基础、易见成效的项目，切忌盲目上马。
这样，坚持从应用的角度选择才能循序渐进，实现滚动式发展。
另一方面，数字档案馆的信息资源建设一定要有特色，要注重中华民族传统文化资源和特色资源的开发。
在地方档案馆建设时也要注意挖掘地方特色，尽量不与其他馆的数据重复。
4、科学系统，安全保密
数字档案馆的信息资源建设有时需要对网络信息进行采集，而网络信息资源具有产生速度快、数量大、信息发生源不稳固、未经鉴定等特点，此时，必须要遵循科学性原则，对其去粗取精，去伪存真，从而保证归档信息的效用与价值。
此外，档案信息与图书资料的显著区别是其具有一定的保密性，因此在力求档案信息系统性与用户需求的满足时，要充分考虑到档案的安全保密特质，对资源库采取一定的技术手段，对不同密级的档案资源设定相应的访问权限。
（二）数字档案资源的来源和采集范围
数字档案资源的来源和采集范围主要包括以下几方面：
1.本档案馆传统馆藏档案。
这是数字档案馆信息资源的最主要来源。
通过多媒体技术、数据库技术、数据压缩技术、网络技术等手段，将可以公开的馆藏各种载体的档案文献进行数字化处理，建设数字化档案信息资源库，是数字档案馆对一项重要任务。
2.各立档单位的档案文件资料。
各立档单位的文件资料向数字档案馆移交应有两种方式：
一种是网络移交，即通过网络发送到数字档案馆；另一种是介质移交，即将电子文件预先存储在一定介质中并移交到数字档案馆。
在移交时二者应该同时进行。
3.具有档案性质的行业、专题信息资源库。
这是数字档案馆信息资源的有益补充。
此方面的信息采集途径，一是通过网络在线采集网络上现有的各种信息资源库，如国土资源库、人口统计数据库等；二是根据社会需求，采购一些全文光盘数
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