内部沟通制度.docx
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内部沟通制度
内部沟通制度
编制人：
审核人：
审批人：
编制时间：
项目部内部沟通制度
为使项目部整合型管理体系能在工程公司顺利运行，为提高管理体系的有效性，使相关信息在工程公司的各机构上下左右范围内及时、准确、全面地保持应有的沟通。
特制定本单位内部沟通制度，各部门应按此制度及有关规定及时收集、提供需沟通的信息。
一、信息传递的方式为：
各种工作会议、例会；整合型体系的各种检查、目标考核、考核情况、检查情况通报、各类报表；收集顾客意见的调查表；各种工作计划、施工计划、中煤建安报、公司信息报等内部刊物。
二、责任人：
各职能部门负责人是信息传递的负责人，项目经理是本项目的信息传递负责人。
三、收集传递方式
各部门对收集和传递的信息要及时按照公司程序文件《内外信息交流与协商控制程序》和作业指导文件《数据分析作业指导书》的要求进行汇总和分析，充分利用信息分析结果，作为实施纠正和预防措施活动，改进管理绩效的依据。
四、各部门需传递和收集的信息：
各相关科室提供（通用）
沟通方向
信息内容
沟通方式及途径
时限频次
备注
技术
本科室有效文件清单
书面/邮件
每年一季度完成
本科室法律法规清单
书面/邮件
每年一季度完成
劳资
本部门年度培训需求计划
书面
一月份
本部门培训计划
书面
一月份
本部门培训实施记录
书面
实施后
安检
机关部门安全生产隐患排查治理表
书面
月末
技术
沟通方向
信息内容
沟通方式及途径
时限频次
从上级部门或建安集团收集
收集现行有效法律、法规、标准、规程、规范信息,有效的管理体系文件信息
书面/
传真/
邮件
随时
年度技术质量工作计划安排
一季度
各部门收集
专项施工方案、施工组织设计、特殊过程措施
开工前
技术交底台帐、定位放线记录等
随时
施工过程的信息（质量记录、问题整改单、竣工资料等）
每月
QC小组活动情况及总结
每季度检查考核时竣工后
质量检验评定月报表、不合格（不符合）信息台帐
月末
质量例会纪要
月末
计量器具配置计划及检定记录
项目开工、阶段检查
计量器具台帐、周检计划、C类自检自校记录
项目开工
管理体系运行信息
工程竣工后
技术质量管理总结
6月份末、12月份末
季节性措施
4月份末、9月份末
技术论文、“五小”成果、工法
12月末
沟通方向
信息内容
沟通方式及途径
时限频次
各部门收集
新技术、新工艺、新材料、新设备的应用
邮件
随时
财务快报科技指标报表、重点科技项目实施情况报表
每月
企业能源消耗及环保月报表
每月
各部门收集
现行有效法律、法规、标准、规范清单
开工前
有效三层次文件
开工前
技术、质量、体系运行等方面培训信息
随时
公司整合型管理体系现行有效文件清单
一季度末
年度管理体系运行工作计划
一季度
相关整合型管理体系运行检查问题整改通知单
阶段性检查后
体系运行检查、内审、外审总结及不符合报告
阶段性检查、内外审后
施工组织设计、专项方案、特殊过程控制的审批表
项目实施中按阶段
四新工作落实情况
项目实施中按阶段
三层次文件
月末
公司年度管理体系运行工作计划
一季度末
向有关部门提供
管理体系运行信息
随时
业务人员考核、培训资料
书面
及时
沟通方向
信息内容
沟通方式及途径
时限频次
向相关部门提供
技术质量工作目标工作计划
邮件
每年
有效管理体系文件信息
随时
年度管理体系运行工作计划
一季度末
季度管理体系运行检查通报
季度检查后
有关的纠正、预防措施
每季度末
内部审核报告
内审完成后
管理评审结果
管理评审完成后
向公司提供
年度工作总结及计划（技术质量、科技、节能减排、等）
一月份
质量月报表、不合格品（质量事故）月报表
每月
施工组织设计及专项方案月报表
每月
科技财务快报科技指标报表
每月
重点科技项目实施情况报表、科技项目统计表
每月
重点科技项目研发费用决算表
每月
节能环保信息月报表
每月
三层次文件更改信息
每月
沟通方向
信息内容
沟通方式及途径
时限频次
备注
向公司提供
工程回访计划、竣工工程台帐
邮件
年初
工程回访和顾客满意度调查总结
邮件
年底
各部门收集
收集产品，技术服务意识
工程回访
定期
回访记录
对产品和服务质量进行评价
顾客满意度调查
阶段性
调查表
解决工程的不符合项
工程保修服务
随时
保修服务记录
产品合格及质量等级
施工交验和工程交付
随时
验收证明
产品符合性的证明
竣工资料移交
随时
竣工资料
安全
沟通方向
信息内容
沟通方式及途径
时限频次
备注
各部门填写
应急处置方案
邮件
随时
重大风险因素清单
邮件
随时
重大危险源台账
邮件
随时
每月1次
重大危险源情况调查表
邮件
随时
每月1次
向公司收集
公司应急综预案
邮件
随时
公司专项应急预案
邮件
公司危险源识别与评价表
邮件
项目复工后随时
公司重大风险因素清单
邮件
向公司提供
应急综预案
邮件
年初
专项应急预案
邮件
年初
每年1次
危险源识别与评价表
邮件
每月底
每月1次
重大风险因素清单
邮件
每月底
每月1次
重大危险源台账
邮件
重大危险源情况调查表
邮件
12月底
沟通方向
信息内容
沟通方式及途径
时限频次
备注
各部门填写
1
项目部年度（新开工）安全管理安排或计划
书面/传真
年初（开工）
2
项目部重大危险源报表
月末
3
项目部专项安全防护措施或方案
适时
4
项目部月事故/基础情况报表
月末
5
项目部三位罚款台账
月末
6
项目部安全质量标注化自评
月末
7
安全投入报表
月末
向公司收集
1
公司年度安全工作安排意见
年初
4
公司季度检查通报
下季度初
向公司相关部室提供
1
公司年度安全工作安排意见
年初
2
公司季度检查通报
下季度初
3
公司季度不符合信息
季度初
4
安全投入计划报表
年初
沟通方向
信息内容
沟通方式及途径
时限频次
备注
相关部门填写
应急管理体系、应急组织机构、应急队伍名单、应急物资台帐
邮件/平台
项目复工后随时
应急演练资料、培训内容资料
邮件/平台
项目复工后随时
年度应急演练计划
邮件/平台
年初
项目管理策划
邮件/平台
随时
向公司提供
年度应急演练计划
邮件/平台
年初
应急季度报表
邮件/平台
每季度末
应急半年报表
邮件/平台
6月底、12月底
应急年度报表
邮件/平台
12月底
劳资
沟通方向
信息内容
沟通方式及途径
时限频次
备注
从上级部门收集
有关专业及劳务分包的等方面的管理办法及规章制度。
传真或书面文件
随时
相关部门填写
挑选合格分包商
分包商资质审核
比价采购前
分包商
评价表
分包合同变更和终止解除
书面
合同不适应
本部门有效的文件信息
随时
专业及劳务分包合同
发放
随时
发放记录
从公司提供
专业及劳务分包采购计划
书面
随时
对分包方的安全、环境评价
书面
随时
分包工程终审表和阶段性履约表
书面
随时
从相关部门收集
合同评审信息
书面
合同评审前
向相关部门提供
分包工程信息
发送
随时
发放记录
技术
沟通方向
信息内容
沟通方式及途径
时限频次
备注
相关部门填写
《安全生产调度周报表》、《进度计划周报表》、《工程项目生产调度周报表》
邮件/平台
每周五
进度照片等
每周五
月度施工进度计划、《项目月进度偏差控制表》
每月23日
调度信息
随时
向公司提供
基础数据统计表及在建工程台帐
每月9日
产运销调度月度报表
每月24日
周报表
每周五
重点项目月报
每月25日
生产经营调度会会议纪要
每周二
相关部门填写供
周报表中相关内容
每周四下午
计划经营部提供当月产值完成情况及下月计划产值
每月23日
财务资产部提供下月收支预算明细
每月23日
租赁中心提供公司主要周转材料、设备分布明细表及外租明细表
每月23日
物资设备管理部提供公司下月周转材料、设备购置计划及公司滑模机具分布明细表
每月23日
人力资源部提供公司当月现场管理人员、辅助人员、劳务人员数量及下月人力资源需求计划
每月23日
办公室
沟通方向
信息内容
沟通方式
时限频次
备注
从上级部门收集
上级行政文件（建安公司、集团公司、地方行政机关）
书面/邮件
随时
各种客户信息
书面/邮件
随时
从相关部门收集
各科室行政文件的传递
书面/邮件
需要时
各科室资料的传递
书面/邮件
需要时
各基层单位信息的反馈
书面/邮件
文件发放后
向上级单位提供
向上级单位传递行政文件
书面/邮件
需要时
向地方主管部门传递信息
书面/邮件
需要时
向客户传递信息
书面/邮件
需要时
向相关部门传递
向各单位传递行政文件、资料信息
书面/邮件
需要时
向各单位传递上级精神
书面/邮件
需要时
信息化资料传递
上级文件
书面/邮件
随时
向机关各部室及各单位传递上级精神
书面/邮件
需要时
材料
沟通
方向
信息内容
沟通方式
时限频次
备注
向各单位提供
国家法律、法规，企业规章制度、管理办法
电子邮件
及时
文件
部门填写
A类物资供应厂商的营业执照、税务登记证、公司简介
每月28日前
电子邮件
A、B类物资供应商的推荐表及跟踪评审记录
推荐表及跟踪评审记录表
C类物资合格供应商清单
合格供应商目录
物资设备的采购合同及物资采购合同明细信息
电子邮件（扫描件）及物资采购合同明细表
主要材料收/发/存统计信息
主要材料收/发/存统计表
供应商动态变化统计信息
供应商动态变化统计信息
周转材料租赁情况明细信息
周转材料租赁情况明细表
主要材料采购情况信息
主要材料采购情况表
主要材料预算、实耗对比分析信息
主要材料预算、实耗对比分析表
摊销材摊销信息
摊销材摊销表
材料费占产值比率信息
材料费占产值比率表
外租设备明细
外租设备表
材料验收单明细信息
材料验收单明细表
向公司收集
A、B类物资合格供应商名录
平台发布
半年
文件
全公司周转材料租赁费信息
每月30日
全公司周转材料租赁明细表
全公司设备租赁费信息
全公司设备租赁费明细表
预算
传递方向
信息内容
沟通渠道
时限频次
备注
从上级部门收集
有关工程预结算工作、统计工作、计划工作等方面的政策、规章制度；有关合同管理方面的政策、规章制度。
传真/邮件
随时
相关部门填写
年度工程结算信息
邮寄/邮件
年底
管理体系相关纪录。
邮寄/邮件
随时
计划工作信息
传真/邮件
季度
向公司提供
合同变更信息
平台/邮件
随时
合同履约情况
随时
工程预算各类台帐
每月
月度统计信息
每月
月度计划信息
每月
工程预算编制信息
每月
工程预算审核信息
随时
分包月度结算
每月
审核后的预算书
审定后
传递方向
信息内容
沟通渠道
时间要求
备注
向公司收集
月度计划信息
平台/邮件
每月
进度报表
每月
月度分包结算
每月
合同及签订合同的有关信息
开工前
本部门有效的文件信息
随时
部门收集
招投标文件评审信息
随时
合同评审信息
随时
材料价格信息
随时
工程成本信息
随时
其他相关经营管理信息
随时
向相关部门提供
工程施工作业计划信息
每月
施工合同及协议的相关信息
随时
分包工程结算信息
每月
其他相关经营管理信息
随时
工程统计信息
每月
提供工程预算和结算的依据
开工前
发放记录
女工
向公司提供
女职工在岗就业情况
查资料
随时
环境、卫生情况
查现场
开工前
“四期”女职工的特殊劳动保护情况
查资料
随时或检查
从内部相关科室收集
与人力资源部核对有害工种人员的变动情况
报表
每季度
安全监察部提供安全事故报表
报表
每月
向上级单位提供
年度工作目标
文件
年初
人力资源部
沟通方向
信息内容
沟通方式
时限频次
备注
从上级单位收集
相关的法律法规，制度，规定及相关政策方针等
平台/邮件
随时
合同评审相关资料
随时
法律事务进行情况
随时
部门填写
清欠工作完成情况
每月
合同签订和履约情况
每月
月度工程款收款动态信息
每月
向公司收集
总包方及分包结算单位的决算情况
随时
企业各项施工合同的实施履行情况
每月
法律纠纷的预警提示
邮寄
随时
法律仲裁、诉讼活动的策划、论证及实施工作
随时
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