行政办公管理制度.docx
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行政办公管理制度
目录
第一节会议管理制度
一、会议管理规定…………………………………………………………………………………1
二、会议室使用管理制度…………………………………………………………………………7
第二节印章管理制度
一、印章管理制度…………………………………………………………………………………9
二、介绍信管理制度………………………………………………………………………………12
第三节办公室管理制度
一、文件资料管理制度……………………………………………………………………………12
二、文印管理制度…………………………………………………………………………………19
三、办公用品管理制度……………………………………………………………………………20
四、车辆管理制度…………………………………………………………………………………25
五、办公管理制度…………………………………………………………………………………28
第十一章行政办公管理制度
第一节会议管理制度
一、会议管理规定
1、总则
为加强对会议时间的控制，提高会议质量，特制定本制度
2、范围
本会议管理制度适用于公司主办的各种行政办公会议
会议分类及组织
（1）公司级会议：
参加人员为公司领导班子成员，每周召开一次。
会议由公司总经理或总经理指定的副总经理主持
⑶部门会议：
系公司各部门、各所属企业组织召开的工作例会，每周一召开。
会议由部门负责人或企业经理主持
⑷专业会议：
系公司内部的技术、销售业务及业务综合会（如经营活动分析会、质量分析会、生产技术会、生产调度会和安全工作会等），根据需要不定期召开。
总部由分管副总经理或总工程师主持，所属企业由分管副总经理或总工程师主持。
⑸临时会议：
根据工作需要，为解决某些重要问题而临时召开的会议（如公司职工大会和公司党、团员大会，以及各种代表大会等）
⑹定期汇报：
公司各部门和各所属企业负责人，每月以书面形式向主管副经理或总经理汇报一次工作。
4、例会执行与安排
⑴公司原则上每周召开工作例会一次。
工作例会是各部门沟通信息的主要渠道之一，也是公司管理决策和实施工作指导的重要形式。
为增强公司各部门管理人员的管理角色意识，发展管理人员的交流、沟通能力，每两周工作例会实行“轮值主席制”，即每次工作例会由公司各部门负责人轮流出任会议主席，负责会议召集和主持。
⑵会议主席制要求轮值主席在会前做好充分的准备，了解本次会议各部门需要汇报或讨论的重要问题，形成书面的主持提纲。
5、会议主持人职责
⑴会议主持人应预先将会议内容通知与会者使会议讨论有的放矢
⑵会议开始后就议题的要旨必须做简洁说明
⑶引导讨论并在预定时间内作出结论
⑷就会议讨论整理出的结论交全体与会人员确认，需表决的应通过表决确认
⑸确定专人做好会议记录，及时整理会议纪要、编号、下发及归档管理
6、会议纪要管理规定
1）会议纪要的形式与签发
⑴公司办公例会会议纪要、决议，由行政管理部整理成文
⑵行政管理部根据会议内容的需要在限定时间内完成纪要和决议的整理工作
⑶会议纪要和决议形成后，参会的公司领导班子成员签字确认
⑷会议纪要发放前应填写（会议纪要发放审批单）。
审批单内容包括纪要编号=发放范围、主管领导（主持会议的领导）审批意见
⑸会议纪要应有发文号，发放时应填写〈文件签收记录表〉，并由接收人签收
⑹会议纪要应分类存档，并按重要程度确保保存期限
2）会议纪要的备忘
会议纪要作为公司的重要文件，备忘已研究决定的事项，发至参加会议全体人员，以便对照核查落实
7、会议注意事项
⑴要求参加会议人员提前5分钟到场
⑵实行会议人员签到制度
⑶做好会议内容准备，并做好会议记录
⑷会议期间会议人员注意力集中，禁止打瞌睡或做与会议无关的事情
⑸会议期间将通讯器材设定在静音状态或关机，非紧急事件应尽量避免接电话。
附表：
会议计划表附表11-1
会议名称
开会次数
开会日期
开会时间
会议目的及宗旨
与会人员
司仪
主席
会议召集单位
会议记录
总务
与会者应备资料
会场标示资料
日前或事前的分发资料
会议审核表附表11-2
注意要点
查核栏
开会的目的
本次的会议是否实际需要？
（是否只是流于形式的例行会议？
有没有其他
更好的解决方法？
）
开会的目的是否正确？
设定要项方面
开会的时机、时间是否妥当？
开会的场所是否恰当？
所邀请的与会人员是否恰当？
开会通知方面
是否对于与会人员确实通知妥当了？
对于开会的主旨、议题是否确实通知与会人员？
是否事先通知与会人员应当事先就议题做好准备呢？
是否通知与会人员事先备妥有关资料呢？
会议的准备方面
是否事先拟就议题进行顺序及时间的分配呢？
事前是否应当分发参考资料呢？
是否已经做了应变的准备呢？
是否安排好会议记录呢？
是否必须用到幻灯机或录象机等的机械设备呢？
会议议程表附表11-3
XXX会议议程年月日
序号
程序
主持人
时间分配
备注
1
2
3
4
5
6
7
会议通知单附表11-4
被通知人
发文
文号
附件
日期
议题
开始时间
开会地点
主持人
联络人（或单位）
电话
拟聘请出（列）席单位及人员
备注
发文单位
回
执
月日寄来关于月日召开会议的通知单收悉，本人届时将到会。
拟出席人：
月日
会议记录表附表11-5
年月日编号
时间
月日时至月日时
地点
主持人
记录人
会议名称
参加
会议议题
实施要点
期限
负责人
追踪情况（时间）
审核
会议发言要点记录表附表11-6
会议时间月日会议名称[]会议地点[]
发言者
主旨
发言要点
重要程度
主要反对意见
检讨事项
二、会议室使用管理制度
会议室是公司举行会议、接待外宾和客户的场所，为加强其使用管理，特制定本制度
⑴会议室由行政部归口管理
⑵各部门需要使用会议室须事先向行政办公室提出使用申请。
会议室拘役申请方法如下：
①各部门有重要会议需要使用大会议室时，需由会议主管部门事先填写〈会议申请单〉经行政办公室主管批准方可使用
②审核之后的申请单需贴于会议室门口，会议完毕后由行政办公室人员将此单收走
③其他部门如有重要会议与此预约相冲突时，由行政办公室协调解决
⑶会议室只限公司内部各部门和子公司使用，外单位借用会议室需经公司领导批准，并到行政办公室办理借用手续。
任何部门和子公司无权将会议室借给外单位使用
⑷各部门和子公司使用会议室需经行政办公室同意，领取会议嗣后要钥匙
⑸会议室布置前必须考虑周详，根据布置任务来确定执行人员，并做好明确分工
⑹会议现场要做好清洁保护工作
⑺会议室一切公物未经行政办公室主管许可，不得随意搬离办公室
⑻爱护会议室的设施，保持会议室清洁
附表：
会议室使用申请表附表11-7
年月日
日期
时间
会议名称
主持人
地点
人数
备注
——
——
申请使用单位
管理单位
名称
填表人
主管
管理人
事务科长
副经理
会议室使用登记簿附表11-8
时刻
日期
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
备注
1日
2日
3日
4日
5日
第二节印章管理制度
一、印章管理制度
1、总则
为保证公司印章使用的合法性、严肃性和可靠性，有效地维护公司利益，杜绝违法行为的发生，特制定本制度
2、印章的刻制、该刻和废止
⑴公司印章的刻制、该刻与废止的方案由总经理办公室和总经理审批。
其他单位或人员未经批准严禁私自刻制印章
⑵公司各单位内部印章，必须持公司证明，到公安部门指定的刻字单位制作。
并由公司总经理办公室备案
⑶废止的印章应交总经理办公室保存，保存期限一般为三年
⑷公司的印章在遇到散失、损毁或被盗时，各管理者应迅速向总经理提交说明原因的报告书，由总经理根据具体情况做出处理决定
3、印章的保管与使用
⑴工程项目部实行印章保管、使用登记制度
⑵印章要指定专人负责保管，并存柜加锁，要建立印章保管登记册，载明什么印章、印文、印模和保管人姓名等项
⑶印章保管人员要明确责任，保证印章的正常使用和绝对安全，防止印章被滥用或盗用。
印章保管人员不得委托他人代取代用
⑷一旦发现保管的印章有异常情况或丢失，印章保管人员应及时保护现场并报告有关部门
⑸用印时，印章保管人员首先应检查是否有部门负责人批准的用印章批单，再审阅了解用印内容，杜绝未经审阅其内容盲目盖印的现象。
每次盖印都应进行登记。
附表：
印章使用申请单附表11-9
单位
申请日期
年月日
用印类别
份数
文件名称及说明
印鉴留存
核准
申请人
使用印章审批表附表11-10
用印单位
用印人姓名
用印时间
用何印章
用印事由
领导批示
签名：
填表人：
填表日期：
年月日
月/日
编号
内容摘要
批准人
用印单位
承办人
监印人
用印数
保留材料
归存处所
注：
除了单位介绍信有存根，发文有发文登记簿而不用登记外，其他每次用印，不论大事或小事都应进行登记。
填表人：
填表日期：
年月日
二、介绍信管理制度
⑴公司职员出差或到外单位办事，一律持公司介绍信并加盖公司印章
⑵开具单位介信要先填写签批单，经部门批准后，由总经理办公室据此单填写介绍信，盖章后交给需用人
⑶介绍信要编号和存根，存根和发出的信要一致
⑷对未使用的介绍信要及时收回
第三节办公室管理制度
一、文件资料管理制度
1、总则
为保证项目施工现场使用的文件和资料得到有效管理，特制定本制度
2、适用范围
本制度适用于对公司实施项目管理体系要求所形成的全部文件和资料，包括适当范围的外来文件和资料的管理
3、职责
⑴经理办公室负责组织贯彻实施本制度
⑵经理办公室综合档案室负责公司项目挂你文件的收发，文件和资料的贮存和管理
⑶各职能部门负责职责范围内支持性文件和资料以及作业指导书的编制、发放、更改的控制和管理
⑷项目经理部负责对接收的文件、资料和施工过程中形成记录的控制和管理
4、文件资料的编制与审批
⑴各职能部门按项目管理职责编制相应文件
⑵文件拟稿要求一律使用碳素墨水或蓝黑墨水，字迹清楚
⑶文件底稿应保留，并附在一份印制的文件后面由经理办公室综合档案室存档备查
⑷项目管理职能部门编制的支持性文件，由职能部门领导审批，必要时，由公司主管领导审批。
纳入公司项目管理体系支持性文件范围的国家法律以及上级部门颁发的有关管理办法、文件等，唷各职能部门领导确定
⑸文件和资料内容需进行更改，由制定该文件的部门负责实施。
文件和资料经多次或大面积内容更改后，要重新印制
⑹文件和资料更改的审批由原审批部门或人员进行。
若指定其他部门或人员审批时，该部门或人员要获得原审批部门或人员所依据的有关背景资料。
禁止XX和批准的任意更改
⑺文件更改时，与更改文件有关的其他文件的相关内容必须同时修改，以保证相关文件的有效性
⑻各职能部门编制〈文件修改记录〉，记录文件的修改情况
⑼对项目管理体系有效运行起重要作用的各个工作场所，都得使用相应文件的有效版本，及时撤出作废文件
5、文件资料登记、发放和回收
1）文件和资料登记
项目管理职能部门、项目经理部的资料员按文件编号、文件名称等项目，填写〈受控文件清单〉。
项目经理部与业主、设计单位、监理单位之间涉及工程项目的来往函件也要进行登记，按本单位实际情况对文件、资料分门别类进行登记
2）文件的收发
⑴文件饿发放范围，由该文件的批准人决定。
资料员按规定发放，收文人员必须在〈发放回收登记表〉上签字，以便备查
⑵项目经理部需要分发的文件和资料，如目标、指标及管理方案等，由主管领导确定发放范围，资料员负责发放，并填写〈发放回收登记表〉
⑶各职能部门下发的支持性文件应及时通知公司经理办公室综合档案室
3）文件资料的回收
⑴资料员对被替代或作废、失效文件和资料，按发放范围及时回收，并在〈发放回收登记表〉上注明回收日期
⑵资料员对调离本单位人员领取的文件和资料予以回收
⑶项目经理部解体时，各职能部门对其领用的文件和资料予以回收
6、文件和资料的存档
⑴项目管理职能部门和项目经理部的资料员每半年检查一次在用文件和资料的有效性，并将检查结果报送公司经理办公室综合档案室
⑵作为资料留存的作废文件和资料，由资料员将其及时交回公司经理办公室综合档案室，并在登记此文件的相关表格上标识出“该文件作废”字样。
该文件由发放部门销毁
⑶经理办公室综合档案室保管体系管理文件和职能部门移交的全部文件和资料
⑷综合档案室于次年一季度前收回替代或作废、失效的管理文件。
填写〈文件销毁（留用）申请表〉，报部门领导批准后统一销毁。
附表：
受控文件清单附表11-12
序号
文件编号
文件名称
份数
备注
注：
文件作废或换版时，在备注栏中注明。
资料管理清单附表11-13
类别
目录
资料盒设立
备注
文
件
收文
规范性文件
项目部发文
部门联系单（函）
外来文件
发文
对外报告
对内报告申请
部门事项联系单
资
料
ISO9002宣传资料
宣传资料
采购资料
采购资料
合同资料
合同资料
供应商资料
供应商资料
对供应商的选择、评价
质量资料
材质书
各类质量记录表
往来帐户
往来帐户
报表
报表
其他资料
其他资料
发放回收登记表附表11-14
序号
文件编号
文件名称
接收人签字
接收日期
回收日期
备注
文件和资料现行状态清单附表11-15
序号
文件名称
修订次数
生效日期
现行状态
文件修改记录附表11-16
序号
文件编号
文件名称
修改时间
修改性质
备注
文件销毁（留用）审批表附表11-17
序号
文件编号
文件名称
批准人
批准时间
原因
份数
备注
文件和资料借阅登记表附表11-18
序号
名称及编号
领导签批
借阅者
借阅日期
归还时间
备注
外来文件管制表附表11-19
序号
文件名称
文件编号
份数
版本
持有部门
登记日期
二、文印管理制度
⑴文件资料的复印、打印须经所在部门负责人签字同意后才予办理。
部门经理不在时，可经总经理办公室主任同意后办理（机密件除外）
⑵私人资料不得在公司打印、复印
⑶文印室工作人员应认真做好本职工作，按时完成任务。
对收到的文件资料，文印室工作人员应及时给有关部门、人员送发，或及时通知有关人员到文印室取回，不得延误
⑷文印室工作人员应树立严格的保密观念，不得随意将打印、复印或传真资料中有关商业秘密或企业管理中须保密的事项透露给他人，不得截留任何文件
⑸对送来打印、复印、传真的文件资料，文印室工作人员应做好登记，并在月终统计核算。
涉密文件的复印废件应及时销毁
⑹不得擅自复印绝密文件和个人资料。
复印机密文件需经公司领导批准
⑺复印机由专人保管使用，其他人员非经允许不得自行开机
⑻文印室工作人员应按规程操作文印设备，定期对设备进行维护、检测、保养，下班时注意检查设备电源的关闭情况，断开电源
三、办公用品管理制度
为规范办公用品的管理，提高工作效率，特制定本制度
⑴公司办公用品采用定额预算管理制
⑵公司各部门必须将所需办公用品提前半个月报至行政办公室，行政办公室根据实际用量和库存情况制定购置计划，经总经理批准后购置
⑶每月月底前，物资部统计各部门的办公用品清单报行政办公室
⑷对于预算限额内的办公用品领用，职员须填写〈办公用品申领单〉，经部门经理根据预算审核签字后，直接到物资采购中心领取
⑸备品发放采取定期发放制度，每月的1日和15日办理，其他时间不予办理
⑹备品仓库设专人负责。
备品入库需根据〈入库单〉严格检查品种、数量、质量、规格、单价是否与〈进货单〉相符，按手续验收入库，登记入帐。
为办入库手续，财务一律不予报销
⑺备品保管要材料清、帐目清、数量清，摆放整齐、库房整齐，帐、卡、物一致，做到日清月结。
⑻做好出库管理。
在日清月结的条件下，仓库负责人月末必须对所有单据按部门统计，及时转到财务部结算
⑼各部门设立耐用办公用品档案卡，由行政办公室定期检查使用情况，如非正常损坏或丢失，由当事人赔偿
⑽公司员工离职时，须如数退还办公用品（易耗品除外）。
如有遗失按公司规定赔偿，否则，不予办理离职手续
附表：
办公用品采购计划表附表11-20
填表日期：
年月日
采购办公用品明细
办公用品名称
规格
使用目的
备注
领导意见
签字：
办公用品领用申请附表11-21
填表日期：
年月日
申请人姓名
工作岗位
职称
领用办公用品明细
办公用品名称
规格
领用目的
备注
领导意见
签字：
办公用品耗用统计表附表11-22
部门
上月耗用金额（元）
本月耗用金额（元）
差异额（元）
差异率%
人数
说明
代号
名称
总务部经理：
经办人：
注：
差异额为本
升级会员 