外贸业务员工作职责.docx
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外贸业务员工作职责
外贸业务员的工作职责
1、及时安排好打样。
要按客户的要求，书面详细列出打样单。
打样单上应严格明晰四大要素：
货号、原料、颜色搭配和做法。
打样单的格式应严格参照大货订单格式，即货号-颜色-数量应列出表格，而不能是其它的任何格式。
打样单应由外贸部经理签字后，方能安排打样，外贸部经理不在时，由外贸部经理指定的人签字。
如涉及XX模、五金模具是否要开，应请示外贸部经理。
如打样需新购原料或辅料，应书面通知采购部购买。
如采购过程中涉及最少起订量的，应马上汇报外贸部经理，由外贸部经理决定如何处理。
样品完成后，应仔细审核样品，寄出前，必须拍照存入电脑档案。
如果是新客户，样品是否向客户收费、收多少、快递费是预付还是到付，需请示经理，由经理决定。
总的原则是：
如果是少量样品，样品免费，运费到付。
如样品数量较多，应考虑样品收费，运费到付。
2、精确地报出美金销售价格。
严格把握“核价单”，精确地报出美金销售价格。
一般情况下，核价单只要掌握两种就可，一种是“一般贸易核价单”，一种是“进料加工核价单”。
核价单原则上是由计划部提供的。
业务员在向计划部索取核价单时，应拿到Excel的电子格式，而不是纸张打印件。
拿到计划部提供的核价单后，业务员应逐字逐行进行审核，检查是否有任何可能的差错。
特别要有能力看出明显的错误，如发现一个XX皮康纸的金额为5元，一个XX里布的用量为1米，应立即通知计划部，要求计划部立即改正错误。
当遇到计划部未能及时提供核价单，客户又要马上提供报价时，业务员应立即动手，收集相应的核价单数据，自己制作出准确的核价单。
业务员一定要看清楚核价单中利润和销售利润率的计算方法的公式是否正确。
利润=美金卖价X汇率X0.96-成本
销售利润率=利润÷（美金卖价X汇率）X100%
美金卖价确定后，原则上必须经外贸部经理审核后，方能对外报价。
个别客户提出佣金要求的，业务员必须把事情的来龙去脉向外贸部经理汇报清楚，由经理决定如何操作。
3、积极主动与客户保持联系。
积极主动与客户保持联系，促使客户及早下订单。
样品寄给客户之后，应在快递网页上查阅客户是否已经收到样品，确认客户样品收到后，应立即发信给客户，非常客气地询问客户对样品的评价，询问客户是否有下订单的可能。
4、“订单就是命令”
业务员应始终牢固树立“订单就是命令”的企业理念。
客户下订单后，业务员应在第一时间整理出中文订单，并立即下发到有关部门。
客户下订单后，业务员应立即放下手头其它并非万分要紧的事情，全身心投入到对客户订单的分析，围绕“货号-原料-颜色搭配-做法”四个要素，与打样时的最后确认样核对（必要时要再次与打样间沟通），如有客户交待不清的，应立即发电子邮件与客户书面确认。
客户确认后，立即打印出中文订单并下发。
从收到客户原始订单到中文订单下发，整个过程的时间，能半小时解决的，坚决不能用1小时解决，能1小时解决的，坚决不能用2小时解决，以此类推。
整个过程，最长不能超过48个小时。
如果期间业务员正好轮到休息，则无条件调休。
如客户原始订单有交待不清，业务员发电子邮件后，客户在上班时间的4个小时内没有回复的，此时业务员应立即做两件事：
第一，打电话给客户，催促客户尽快书面回复；第二，口头汇报外贸部经理，讲明情况，如外贸部经理提出新的建议的，立即按经理的要求去做。
中文订单的发文放范围应在订单的最上面显示清楚。
显示发放范围的标准格式是“发：
沈阿瑟
（1）、张三（6）、李四（3）、王五（6）、钱六（5）、赵七
（1）、李八
（1），共23份。
”
中文订单中应绝对杜绝模糊语言，如“与上次一样”、“与去年一样”、“有关部门”等等。
在中文订单的右下角，业务员应手工亲笔签下自己的姓名，而不能在电脑中打印出自己的姓名。
手工亲笔签名，表明业务员已对订单的内容已经彻底审核，已经没有任何丝毫的差错，也表明业务员已对此订单已经完全承担全部的责任。
当然，订单最终确认的另一个重要的指标是客户30%定金到账，或信用证到手。
如定金或信用证未到位，可下发订单，让计划部先计算用料，但要书面通知采购部：
“所有物料采购等通知”。
5、把客户的包装要求完整、全面、清晰、及时地告诉包装计算人员，以保证包装物品的及时到位。
6、与计划部、采购部和生产部经理全程保持沟通，了解订单的算料、物料采购、生产安排、实际生产动态和包装物品到位程度的最新情况。
如外贸部经理或分部经理询问有关这些情况，业务员必须能对答如流，绝对要避免“我不知道”、“我还不清楚”、“大概……”这样的言语。
7、会同业务员助理和生产部品质检验人员，随时检查成品质量情况，作好详细的书面验货记录。
如果发现成品有质量问题，应立即汇报外贸部经理，并立即通知生产部经理，以便在第一时间采取措施。
反映质量问题时，应随机抽样，列出数据，显示质量问题的百分比，养成用数据说话的良好习惯。
既不能以偏概全、小题大做，更不能视而不见、无所作为。
8、业务员在验货时，同时应对订单的所有货号进行现场拍照（注意要颜色交差，颜色也要拍齐），并存入电脑档案。
9、提早与生产部经理沟通，预先安排好大货的出货计划。
出货计划确认后，先与客户确认，客户确认后，立即准备好所有出货资料，交给单证部，以便让单证部在第一时间订好舱位或航班。
所有拖箱时间或送货日期确认后，应立即发出书面“出货通知”。
“出货通知”的发放范围应明确书写清楚。
10、订舱位或订航班时，应提交给单证部的通用资料包括：
中文订单、装箱单、货物单价。
同时应另附一页，书面打印，显示如下内容：
--货号名称：
皮WW？
PU/PVCXX？
皮YY？
PU/PVCZZ？
--贸易情况：
一般贸易？
进料加工？
来料加工？
--拼箱还是整柜？
--价格条款：
FOB？
CFR？
CIF？
FOB但运费垫付？
--是否要原产地证？
如是，RORMA还是C/O？
--发货人：
XX皮件公司？
YY进出口公司？
ZZ公司？
还是客人另有要求？
--收货人：
英文全称？
地址？
--通知人：
英文全称？
地址？
--货物存放地点：
XX仓库？
YY仓库？
ZZ仓库？
--可拖箱时间？
可送货时间？
--客户是否还要其它特殊的要求？
在此列明。
如是进料加工或来料加工出口，应至少提前10天左右与单证部联系，以防止手册冲突情况发生，因单证部要提前准备好手册。
11、催讨余款。
如业务是信用证交易，走货后，所有单据交银行事宜将由单证部操作。
但业务员应主动与单证部沟通，了解交单情况。
如业务为T/T交易，业务员要做的事情如下：
如货物空运，应在订航班前要求客户付清余款，收到100%货款后，才可订航班并送货。
如货物海运，先与单据部沟通，看何时能拿到正本提单，拿到正本提单后，立即把发票、装箱单和提单传真给客户，并书面要求客户付余款（正常情况下，30%已付，余款是总货款的70%）。
客户付清所有货款后，把客户要求的所有正本文件用快递给客户，快递一律预付，而不是到付。
12、一笔订单出货后，应主动与外贸部经理沟通，向经理索要这笔业务的有关成本利润数据，书面写出这笔订单的效益情况分析作为总结，并复印二份，一份报外贸部经理，一份报分部经理，原稿那一份自己留底。
索要有关成本利润数据时，业务员应向外贸部经理索取，而不是直接向财务部索取。
13、注意原料色卡的收集、制作和归档。
寄给客户的色卡，一定要有至少一份一模一样的色卡留底，而且保存归档在外贸部的色卡档案中心。
新料到货，不管是客供料，还是国产料，必须在第一时间做出标准色卡，保存归档在外贸部的色卡档案中心。
外贸部色卡档案中心的增补或修改，均有同步的书面记录。
该书面记录是一Excel表格，文件名是“色卡详细清单”，内有两个SHEET，文件存放地点是：
电脑→→网上邻居→→workgroup→→keke-外贸部色卡中心→→的根目录下。
为确保“色卡详细清单”与实际色卡的完全一致，实际色卡的制作和“色卡详细清单”的更新与维护，由外贸部经理操作，或由外贸部经理指定的人员操作。
任何人，如XX，不得操作。
业务员在打印订单或出具任何书面材料时，凡有关原料的名称、中文颜色名和色号的，一律以“色卡详细清单”的叫法为准，不得想当然地另搞一套。
业务员应经常翻看色卡中心的档案色卡，也应经常在电脑的网上邻居上查看“色卡详细清单”文件，及时了解色卡的最新动态。
14、学会生产订单包装物的计算（主要内容是内盒、外箱、塑料袋等）和装箱单的制作，做到包装计算人员因故不在时，照样能独立计算和订购所有包装物品。
15、不断地提高自己的英语水平，特别是英语的听说能力。
原则上每天应化至少15分钟的时间，用于英语的听力训练。
及早摆脱业务员中普遍存在的“听不明白、说不流畅、读不全懂、写不地道”的低能局面。
16、完成外贸部经理和分部经理交办的其它事项。
编辑本段如何成为优秀外贸业务员?
这帖子特地写给那些想学好外贸的在校生，或者想刚进入有志于成为优秀外贸业务员的朋友，你们所需要做的事结合实际来学习课本知识，那怎样学呢？
1，与工作了的外贸人交朋友
他们是很好的导师，甚至比你们的老师还好.也许他们不会免费帮你。
你应该学会通过提高自己从而也可以给他们帮点忙，比如：
寻找信息，翻译之类的。
顺便说一下，你可以从福步上海论坛获得很多外贸精英的联系信息。
要有双善于发现的眼睛。
2，尽量经常访问外贸论坛
我推荐福步上海论坛和阿里巴巴商人论坛。
从这些地方，你将会发现你们的书本和实际的巨大差别。
你知道，知识更新很快。
你的教科书经常是过时的。
在论坛里面，你可以和大家讨论，帮助他人，或者问问题。
比如在福步论坛，你可以发求助贴，记得使用一个清楚的标题，直接的方式提问，这样别人看了标题就知道是否能帮你。
遇到问题可以求助XX知道，也可以在XX知道帮助他人。
如果在阿里巴巴论坛，你最好使用阿里帮帮提问。
因为这样你能得到更多的关注。
你问问题的时候需要付出财富值，回答问题正确的可以获得财富值。
从而你会明白“要得到，先付出”。
这就是生活。
从而你会发现这样更有趣，所以会激发你去更努力的学习。
3，投资于学习
留意有关国际贸易的最新流行的书籍。
你需要投资于你的学习，只是值得的。
别局限于你的所谓的经典的教课书。
而且你要能方便的上网和学习电脑技术。
即使你用不起手机，也要想办法弄台电脑。
没有它，你将会被甩在后面。
4，重视电子商务
学校可能不教你电子商务知识，但是对于做外贸，那是必不可少的。
在福步论坛有个电子商务版块。
在那里你可以获得很多最新的实用的学习材料。
还有另外一种方式，在XX等博客站点博客，将有助于你学习如何推广网站，和怎样写受欢迎的文章。
、
最重要的是，不断的思考，你才会发现你自己独特的方式。
别人的意见只能作为参考。
推荐网站：
世贸人才网之世贸大学。
编辑本段外贸业务员的职业要求
一般要求大专以上学历，贸易类、语言类、金融类相关专业，而外销员从业资格证、报关员资格证书、国际贸易单证员证书等相关资格证明则显得更为重要。
充分了解产品性能，预见产品可能出现的问题，并能提出相应的解决方案，以及在以后的外贸洽谈中，准确回答客户提出的各种问题；熟悉外贸流程，能够独立操作订单，并日益形成广泛而较稳定的采购对象和客户资源，具备优秀的外语听说与写作能力，能胜任与客户之间的商业信件联系和商务谈判，具有较强的人际交往和沟通协调能力，一定的随机应变和灵活处事意识，强烈的责任意识和积极的工作状态，最重要的是诚信的基本素质和良好的个人修养[1]。
编辑本段外贸业务员工作细则
办理客户业务前的准备工作
营业助理复查上次该客户当面所交代或来电来函所应办工作是否已完成,如未完成应速办妥。
（一）营业助理对客户所寄来拟在仿制的原样品,如需准备报价、样品、印盒、纸套、标纸、标头、陈列箱、说明书等资料,应即准备齐全,如有问题不能解决,应即向主管经理请示如何处理。
（二）营业助理须将客户所欲购的项目,应准备最新报价,以满足客户再订购的需要。
（三）营业助理应客户所需,代订饭店房间、并于前一天应再与饭店联络,不可有误。
（四）营业助理须通知装押助理,最迟于于客户来前一日办妥OOL。
（五）如需采购部有关科长配合准备工作者,营业助理应协调妥善对大客户来应预到公司日期。
□客户接待工作
（一）如需到机场迎接,营业部助理应向总务科安排接机事宜,并应于飞机抵达前2小时与航空公司机场办事处联络班机确定到达时间。
必须提前5分钟抵达机场或饭店将客人接来公司。
（二）如客户需赴工厂察看,营业助理应事先与工厂联络,安排行程。
（三）如客户需要游览名胜古迹,营业助理应事先安排观光行程。
□客户来访接待
（一）赴机场或饭店接客户前,营业助理应将有关资料、档案、样品等置于业务洽谈室。
（二）如客户需要饮料、食品等,营业助理应通知样品室准备。
（三）如需采购部有关科长备询时,营业助理应事先通知待命。
□客户接洽业务
（一）营业部经理及助理陪客户挑选样品。
（二）经客户挑选的有兴趣产品,营业助理应即记录详细资料及产品编号、规格、包装明细、材数,最近工厂价格。
如有必要,得与有关科长协调报价。
如客户是以C&F或CIF条件采购者,应即计算所拟报单位数量的运费,如该产品客户以前曾购买者,则应记录前次厂价与卖价。
（三）与客户洽谈中,对报价及客户所特有要求的规格、形态、大孝尺寸、厚度、结构材料、颜色、包装、品质、订购数量等，营业助理均应详细列入记录,必要时画上该产品草图。
（四）如客户当日未能决定采购者,须待次日继续洽谈时,营业助理应将所挑选出来的样品,留条嘱咐样品室暂保留于业务治谈室架子内。
以免下次洽谈时重复挑眩（保留期限不得超过一星期）。
（五）如客户不予洽谈或已洽商完毕的样品,营业助理应嘱咐样品室归还原处。
（六）客户如有任何询问应即查核答复,如不能即时答复,亦应向客户说明原因并告以何时答复。
（七）与客户洽谈中,对客户所交代的工作应于下次洽谈前完成。
□整理报价单
（一）应客户需要,将洽谈中感兴趣的产品,营业助理与采购部有关科长协调整理报价单,经主管理经理核阅后打出交给客户。
（二）客户订购产品,营业助理应于客户离公司的当日或限内将报价单单项总价及全部总价底稿整理妥当,呈主管经理阅后,扫报价单所规定份数增加二份。
如是C&F或CIF时,报价单上的材数不予打出。
（三）营业助理,应即核对报价单是否与底稿相符,如有错误即自行修改确实无误,然后抽出一份报价单请示经理后,开国内订单,连同国内订单装运联一并交装押助理。
（四）所有寄国外信件,报价单若其他一切文件须由营业助理核对,并在寄出份上经理签名处旁签名和签注日期,送交主管经理发出,但报关文件由营业助理于结并前自行核对单价数量，必须在当日内完成。
□开国内订单
营业助理应时常查核自存的报价单,并尽速请主管经理会同有关采购科长发出国内订单,并在存档报价单及资料卡或PRICELIST上注明承制工厂、厂价、国内订单号码及日期。
（一）订单上唛头可采用下列方式:
1.刻章。
2.打字。
3.由营业助理书写清楚。
（二）如国内订单上数量、价格、包装、规格、唛头有变更时,即发出"订单更改通知",并与原国内订单留底联装订一起。
（三）如是将国内订单改开另一工厂,则应于国内订单留底联、验货联、装运联上注明,"本订单是原订单号重开,原订单作废"并于存档报价单联及资料卡或PRICELIST上更改国内订单号码、日期、承制厂名称价格,但在工厂联及签回联上绝对不可注明该订单是重开,并即将装运联直接交装运押助理。
（四）原国内订单如是改开别家工厂时,须用特别编号,举例如下:
KR-1021（此为改开订单号码）
K-1021（此为原订单号码）
（五）需动退的货,外箱上要打记号,应于订单上特别注明,告知工厂。
（六）如是纺织品的订单,亦应于订单上注明需办GUOTA才可出口。
（七）印制样品请款时,务必附上样品才可付款。
（八）订单一个ITEM在￥5,000以上,科长在时一定要让科长签字,才能寄出,如科长不在而急于需寄出的订单由营业部自行决定。
此订单进否要由科长签字才寄出,但如未经科长签字的订单,采购科长应协助出货,而催货则由营业部负责。
（九）凡向工厂催货（包括配件及印刷品）一切的责任由营业助理负责,但装押助理协助催货。
□开妥国内订单
（一）国内订单开妥后,须校对与报价单上所列的包装、数量是否相符。
（二）开妥国内订单送主管经理核阅签名后:
1.留底联存查。
2.工厂联及签回联及验货联交管制中心。
3.装运联连同报价单一份交装押助理保存出货用。
4.签回联逾10天工厂未自动签回时,由管制中心过滤,如该订单单项金额超过美金2000元或人民币8万元以上者,通知有关副（助）理或外务员负责签回,（如金额未超过以上金额者不必硬性签回）,如超过美金5,000元者,务必由各有关科长签回。
5.管制中心收到签回联时,核对单价、数量后,如签回联上有更改部分,应由管制中心通知各承办助理，再交行政助理处理后转交各有关人员更改样品室价格。
[2]
外贸业务人员的工作职责
1.合同的确立、签署、执行和跟踪
1.1合同条款的确立
与客户协商、谈判，确立合同项目。
包括所购产品的价格、数量、规格、颜色、贴花，品牌及其他要求；贸易国别；贸易术语；付款方式；唛头；交货期；目的港；配件额度及其他条款。
1.2销售合同/形式发票的签署
1）确认合同条款后，由业务人员开具销售合同/形式发票予客户确认并签署回传；
2）收取订金或信用证
1.3合同的执行
向工厂下达生产定单，所需文件包括：
产品技术状态表、形式发票、合同执行计划及其他附件。
1.4合同跟踪
备货期间，对定单生产情况进行跟踪，并告知客户生产进度和交货时间。
2.验货
主要是涉及合同条款的项目，如颜色，数量，规格，唛头，品牌等进行查验，保证按时、准确交货。
3.产品发运和交付单证
2.1产品的发运
应在货备妥之前，提前与船公司或货代联系，填写提货委托单后传真给运输公司和供货方，安排发运事宜。
由运输公司持提货委托到指定地点提货，发运。
2.2交付单证
1）把制作好的各种单据，包括箱单，装箱单明细，商业发票，提单及原产地证副本交与客户确认。
2）催收尾款，并寄发单据正本。
4.售后问题的处理
3.1及时处理索赔问题
因出口产品供货方原因产生的出口产品错发/漏发/质量不合格导致客户提出质量、数量索赔的，业务人员应及时处理。
3.2收集产品反馈信息
收集有关产品质量问题、市场对产品需求的反馈信息，归纳，整理，为产品的整改和新产品开发提供意见和建议。
5.现有客户维护和新客户开发
4.1现有客户关系维护
1）处理好定单和索赔问题，保证交货期和产品质量，协调与客户之间的关系
2）适时对重点客户制定相应的促销和优惠政策，并提供一定程度的广宣支持，塑造良好的企业和品牌形象。
3）在国外的重要节假日里，需发送电子贺卡以示问候。
4）及时向客户提供我司最新产品信息和产品目录。
4.2新客户开发
通过展会、网络、走访市场及其他途径努力开拓市场，寻找新的客源。
6.其他相关职责
5.1外事接待
5.2建立客户档案，产品档案，质量信息反馈表和制定出口货物统计台帐。
并对每笔定单的技术状态表、形式发票、销售合同及附件进行备份，以备查用。
5.3留意市场动态并收集相关产品和市场信息，统计、整理、归档。
5.4提交月/季度报表和年度总结。
5.5注意提升业务员自身产品知识、英语和业务能力。
薪资行情：
刚毕业的大学生：
1500-2500元，而有经验、业务能力强、客户关系广的资深业务员可能达到5000-8000元，甚至更高。
如果能成功晋升为业务经理，其年薪至少能达到30万元。
职业发展路径：
（1）对于初涉外贸业务的人，一般从外贸业务员做起，经验积累到一定程度后，同时具备较强人事组织、管理协调能力者，可考虑升职为外贸经理或者其他的高层管理；
（2）可以尝试自己创业。
工作职责：
1．配合公司的所需，及时作好翻译工作
2．熟悉产品，对产品有所掌握，并能独立分析其组成和给予准确的报价
3．熟悉产品在市场上的定位，找出报价时的不同
4．能独立开发客户，对外贸流程了解，对产品的规格、质量等都能给客户及时的答复
5．能有随机应变的能力，处理好客户的疑问，并努力下单
6．生产过程应跟踪、验货，做到质量保证
7．能够独立制作整套单据和相关的检验证明等，并独立联系货代，将货物安全送入仓库
8．及时通知客户和货代有关货物装运的情况
9．妥善保管客户的资料和样品，有条理的归档
10．退税核销要及时，将所需全套资料送给财务办理
11．提交季度业务汇总和年度总结
12．注意提升自身产品知识、英语和业务能力
13．在国外的重要节假日里，需发送电子贺卡以示问候，及时向客户提供我司最新产品信息和产品目录
14．处理好与各部门的关系，并及时地向他们请教有关产品的最新信息和动态
15．根据市场的变化，适时地开发新产品
外贸业务员工作清单
一．外贸业务工作流程：
1. 整理报价：
针对不同客户询盘，提供相关报价资料。
其中，对于出口产品的报价主要包括：
产品的质量等级、产品的规格型号、产品是否有特殊包装要求、所购产品量的多少、交货期的要求、产品的运输方式、产品的材质等内容。
所有正式报价单需打印出来，并由经理签字存档。
2. 处理样品：
制作详细样品单，向工厂索取样品，以免工厂错误打样。
收到样品之后，应核对样品尺寸，质量和照片，确保寄出的样品同报价吻合，可以按照其生产。
另，针对有的工厂的样品费用问题同工厂和客户协商。
并针对寄样费用，同客户协商，协商不了的情况下，汇报上级，达成解决之道。
寄样需记录相关寄件信息，以便及时追踪和后查。
3. 订货（签约）：
贸易双方就报价达成意向后，买方企业正式订货并就一些相关事项与卖方企业进行协商，双方协商认可后，需要签订《购货合同》。
在签订《购货合同》过程中，主要对商品名称、规格型号、数量、价格、包装、产地、装运期、付款条件、结算方式、索赔、仲裁等内容进行商谈，并将商谈后达成的协议写入《购货合同》。
合同需由业务和经理审批，填入“出口合同审核表（订单跟踪表）”，尽可能将各种预计费用都列明。
通常情况下，签订购货合同一式两份由双方盖本公司公章生效，双方各保存一份。
4. 收取订金或信用证：
4.1：
如果是L/C付款的客户，通常是在交货期前1个月确认L/C已经收到，收到L/C后应业务员和单证员分别审查信用证，检查是否存在错误，交货期能否保障，及其它可能的问题，如有问题应立即请客人改证。
4.2：
如果是T/T付款的客户，要确认定金已经到账。
5. 下国内生产定单：
在收到信用证或预付款的前提下，开始进行备货。
根据订单制定生产计划单，经过审批后，下达到生产部进行生产。
如需要，应同时下条码贴纸的生产单给工厂，此类印刷品应要求工厂提供倍品，并确保扫读OK，以免影响出货。
6. 追踪和验货：
在备货过程中，生产部同步进行生产进度汇报，对生产完的产品进行入库登记，以便业务人员掌握整个订单的生产进度。
一般在交货期前一周，通知公司验货员验货。
如客户指定人员检验。
一般要在交货期两周前与验货人联系，预约验货时间，确保在交货期前安排好时间。
确定后将验货时间通知工厂。
注：
每次新产品出货，需有大货样品留底。
7. 租船订舱：
7.1．在备货的同时，如果本票业务不为客户指定货代，则向货运代理公司询价，确定本次出运的货代公司。
7.2、在货物全部生产、包装完毕后，生产部制作装箱单，业务人
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