程序文件汇编.docx
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程序文件汇编
质量环境一体化程序文件汇编
根据GB/T19001-2000idtISO9001:
2000
GB/T24001-2004idtISO14001:
2004标准
版本号：
第A版
受控状态：
发放编号：
批准签署：
肇庆市宇龙珠金属制品有限公司
肇庆市津铭金属制品有限公司
2006年12月26日发布2006年12月28日实施
目录
序号
文件名称
文件编号
会签
页码
编制
审核
1
《文件控制程序》
YLZ/JM/PD-423
4
2
《记录控制程序》
YLZ/JM/PD-424
9
3
《环境因素识别、评价与更新控制程序》
YLZ/JM/PD-543
11
4
《法律法规和其它要求控制程序》
YLZ/JM/PD-544
16
5
《信息交流管理程序》
YLZ/JM/PD-553
18
6
《目标、指标和管理方案控制程序》
YLZ/JM/PD-541
21
7
《管理评审控制程序》
YLZ/JM/PD-560
23
8
《教育培训控制程序》
YLZ/JM/PD-620
26
9
《合同评审控制程序》
YLZ/JM/PD-720
29
10
《设计开发控制程序》
YLZ/JM/PD-730
31
11
《采购控制程序》
YLZ/JM/PD-740
33
12
《生产过程控制程序》
YLZ/JM/PD-751-01
35
13
《环境运行控制程序》
YLZ/JM/PD-751-02
38
14
《应急准备和响应控制程序》
YLZ/JM/PD-770
41
15
《顾客满意控制程序》
YLZ/JM/PD-821
44
16
《内部审核控制程序》
YLZ/JM/PD-822
46
17
《产品检验控制程序》
YLZ/JM/PD-824
49
18
《环境监视与测量管理程序》
YLZ/JM/PD-825
51
19
《不合格品控制程序》
YLZ/JM/PD-831
53
20
《不符合，纠正措施与预防措施控制程序》
YLZ/JM/PD-832
55
21
《纠正预防措施控制程序》
YLZ/JM/PD-850
57
更改明细表
文件名称/编号
修改状态
更改内容
批准人/日期
文件编号
YLZ/JM/PD-423
文件名称
文件控制程序
版本
A
制定部门
技术品质部
发布日期
2006.12.26
生效日期
2006.12.28
修改状态
0
1.目的和适用范围
对公司内所有与管理体系有关的文件进行控制，确保文件的充分性和适用性，确保在环境管理体系运行的各相关场所都有与之相适应的文件的有效版本。
适用于本公司对与环境管理体系有关的文件和资料（包括外来文件如法律、法规、技术标准及顾客提供的文件和资料）所进行的控制管理。
2.定义：
2.1管理体系文件——质量和环境管理体系的信息及其承载的媒体。
2.2法律、法规及技术标准——国家及行业发布方针、政策条令、规定有关质量、环保的信息及承载媒体。
2.3外来文件——由外部发往本公司的与质量、环境管理体系相关的信息及其承载的媒体。
2.4受控文件——指与管理体系运行紧密相关的文件。
对这些文件的编制、审核、批准、发放，使用、更改、再次批准，标识、回收及作废等应受到控制，由各部门按规定执行。
所有受控文件必须加盖表明其受控状态的印章，并注明分发号。
3.职责
3.1技术品质部：
是本程序的责任部门。
负责管理体系文件和资料的归口管理，建立和保持《文件控制程序》，并具体负责体系文件的编制、审批、标识、控制、发放，更改和撤回等。
3.2各职能部门：
负责本部门管辖范围内文件的编制及本部门的文件控制。
4.工作程序
4.1管理体系文件的种类
4.1.1管理体系文件分为以下三类：
管理类文件，包括管理手册、程序文件、管理制度等。
技术类文件，包括标准类文件、工艺类文件和资料、操作规范、设备说明书等。
外来文件，包括用户和供方提供的产品标准、产品样品、图样等，国家，行业标准，相关法律、法规、道德规范等。
4.1.2本公司的管理体系文件按受控情况分为受控文件及非受控文件两类。
受控和非受控文件加盖“受控”和“非受控”章。
4.2文件的编号及版况管理
4.2.1体系文件编号方法
（1）管理手册YLZ/JM/EQM-□□□
文件颁发年号
表示质量环境手册
公司缩写
（2）程序文件YLZ/JM/PD-□□□-□□
该程序文件序号
过程序号（要素号）
表示程序文件
公司缩写
（3）工作文件YLZ/JM/WD□-□□□
该责任部门工作文件序号
部门代号
表示工作文件
公司缩写
（4）质量记录表格YLZ/JM/RD□-□□□
该部门中质量记录序号（流水号）
部门代号
质量记录
公司缩写
（5）外来文件YLZ/JM/FD□-□□□
外来文件序号
部门代号
表示外来文件
公司缩写
（6）各部门代码：
序号
部门名称
部门代码
1
技术品质部
A
2
生产部
B
3
市场部
C
4
综合管理部
D
5
6
7
8
4.2.2文件的版次管理
a）文件的版次分为：
页（章）版本与总版本。
b）页（章）版本号与总版本号状态均以A、B、C、D……26个英文字母顺序表示。
c）页（章）版号代表本页（章）修订次数、总版号代表本文件修订次数。
修订次数以阿拉伯数字0—9依序标示，当文件同一版本修订达到十次时，文件也以版本更新方式重新发行。
d）修订日期、修订次皆表示该页修订状态。
e）内页生效日期为该页生效时间，首页生效日期为文件生效时间。
f）《管理手册》版次管理，见《手册》0.5.3章节。
4.3管理体系文件的编写与收集
4.3.1体系文件由技术品质部组织编写。
4.3.2技术类文件和资料由具体技术部门组织编写。
4.3.3技术品质部负责收集与公司有关的法律、法规文件；
4.3.4技术品质部负责收集与本企业产品有关的国家、行业标准等文件。
4.4管理体系文件的审批
4.4.1管理方针、目标、指标、管理方案、管理手册、程序文件由总经理批准后颁布实施。
4.4.2工作文件、产品工艺标准及技术操作规范由管理者代表批准后颁布实施。
4.4.3只在本部门内运行的文件，由部门主管批准即可。
4.5管理体系文件的发放
4.5.1管理体系文件所包含的三套文件（管理手册、程序文件、工作文件）核准后均由技术品质部根据文件涉及部门决定分发范围并填写《文件发放登记表》经管理者代表核准后发送到各部门。
要求文件接受单位登记、签收以确保预定收文单位皆以收到最新资料。
4.5.2涉及技术性工作文件需发放时，则该技术文件责任部门实施、发放、回收程序，对部门内技术性工作文件有效控制。
4.5.3发放前，在文件封页加盖“受控文件”印章，当文件上加盖“非受控”印章均视为非受控文件。
4.6管理体系文件的更改
4.6.1管理体系文件需要更改，由授权人（通常为文件起草人）提出《文件更改申请表》，由相应部门的主管审核管理者代表批准后再进行更改。
4.6.2管理体系文件更改后，需由相应更改人将更新后的文件、资料发放到所有涉及更改文件和资料的持有人。
4.6.3涉及体系文件和资料更改内容的部门，要及时组织学习，并与相关部门协同实施。
4.7管理体系文件的作废
作废的管理体系文件按原发放范围收回，填写《文件回收记录表》，经原批准人批准后销毁（焚烧或破碎）并记录《文件销毁登记表》。
需作资料留用的作废文件和资料，经原批准人批准后由相应文件管理人员加盖“作废文件”印章后方可留用。
4.8管理体系文件的补发与借阅
4.8.1各部门人员在使用管理体系文件时应注意保持清洁，如有损坏或丢失应及时向部门负责人报告处理。
如需补发文件的则将损坏的文件和资料交到原发放部门或在原发放部门进行遗失登记，填写《文件补发申请单》至原文件制定单位主管及管理者代表核准后，再由原发放部门补发文件。
4.8.2外部门人员需借阅有关管理体系文件时应填写《文件查借阅登记表》，经管理体系文件所在部门登记后借阅。
4.8.3外单位人员需借阅管理体系文件时应填写《文件查借阅登记表》，经管理者代表批准后登记借阅。
4.9管理体系文件的保存管制
4.9.1公司内部使用及提交认证所用的管理体系文件均属公司受控文件，该类文件一律加盖“受控文件”印章。
公司外部使用的文件属非受控文件，加盖“非受控文件”印章。
4.9.2受控文件应妥善保管，不可出现破损、残缺、遗失情形。
4.9.3对电脑中贮存的管理体系文件，非经管理者代表许可，任何人不得查阅、打印、更改、拷贝。
另，单位或个人未经管理才代表批准，不得私自影印管理体系文件。
4.9.4部门主管或文件使用人因人事异动（任用或退免），调职与离职者必须将文件移交就职人员或技术品质部。
4.10外部文件和管制
外部文件因工作需要，将外部文件列为工作执行的标准或依据时，这些由外部所制定的文件应进行管制，包括顾客图样、文件或规范及使用的行业标准或国际标准。
4.10.1文件登录
各使用单位根据实际需求，自行搜寻外部文件，经本部门主管审查交技术品质部记录备案。
4.10.2外部文件的编号、版本
a）文件编号
外部文件若有编号以外部文件的编号。
若无编号的则以4.2.1（5）进行编号。
b）文件版本
1）以外部文件版本为文件版本。
2）外部文件若无文件版本时，则以文件登录的日期取号码为版本，例登录时间为2006年12月15日，文件版本则为060315。
4.10.3文件发放与回收
a）外部文件的启用，须加注受控标识“外来文件”章。
b）经审查准予使用的文件，登录于《外来文件控制清单》，文件发放范围由使用部门主管领导依涉及范围决定、核准。
c）若无文件编号或版本时，以笔在文件上注明其编号与版本。
d）文件的发放、回收同4.5规定执行。
e）文件的销毁由原核准使用部门执行。
4.10.4每年至少一次由技术品质部组织对外来文件的有效版本进行追踪，并填写《外来文件追踪记录》。
4.11技术品质部每年至少一次安排对所有体系文件进行评审，各相关部门对其正在使用的文件适用性进行检查。
对经评审不适宜的文件，进行更改或更换按4.6条款执行。
5.相关工作文件和记录
5.1《文件控制清单》5.2《外来文件控制清单》
5.3《文件发放登记表》5.4《文件更改申请表》
5.5《文件查借阅登记表》5.6《文件销毁登记表》
5.7《外来文件追踪记录》5.8《文件补发申请单》
5.9《文件回收记录表》
文件编号
YLZ/JM/PD-424
文件名称
记录控制程序
版本
A
制定部门
技术品质部
发布日期
2006.12.26
生效日期
2006.12.28
修改状态
0
1.目的与适用范围
本程序规定了记录的标识、收集、编目、查阅、归档、贮存、保管和处理的职责和方法，以证明产品质量、环境行为符合规定的要求和体系的有效运行，适用于本公司体系管理记录的管理。
2.相关文件
2.1《文件控制程序》文件编号：
YLZ/JM/PD-423
3.职责
3.1技术品质部：
负责记录的归口管理，负责记录的标识、贮存、归档、收集、查阅、保管和处理的监督和检查。
3.2各部门、车间：
负责与本部门有关的记录的标识、贮存、归档、保管和处理。
4.工作程序
4.1记录形式
4.1.1纸张表样、记录本
4.1.2电子媒体，拷贝磁盘、光碟等其他形式
4.2记录表格的制定及标识
4.2.1各部门根据质量和环境活动的需要，设计出本部门所需的记录表格，经技术品质部审核同意后，方可印制。
如记录表格需进行改动，则改动后重新经技术品质部审核同意后方可印制使用。
4.2.2记录的标识采用统一编号方法，具体见《记录一览表》。
对各部门新增的与体系有关的且《记录一览表》中没有列入的记录，其编号按照《文件控制程序》规定的规则执行。
4.3记录填写要求
4.3.1记录不得使用铅笔填写，正常情况下不得使用红色笔填写。
4.3.2记录要求字迹清晰，内容正确、完整，不得随意涂改。
4.3.3记录的填写人应签署时间和姓名，并对所记录的每一个数据、文字负责。
4.4记录的编目保管
4.4.1各部门做好本部门记录的收集、编目及保管。
4.4.2技术品质部负责全公司所有表格化的记录表样的收集、保管；负责管理评审、内部审核、第二方审核、认证外审等记录的收集、归档、保管。
4.4.3市场部对来自供方的记录进行收集，并加以保管。
4.4.4来自顾客的产品使用和售后服务方面的信息，由市场部作好记录，并及时反馈到相关部门，对反馈的信息及处置结果的记录由销售部进行收集、归档、保管。
4.4.5各部门应保证保管记录的设施能防止损坏、变质和丢失，电子媒体等记录一般应有一份拷贝以防丢失，不便拷贝的也应有妥善的管理办法以防丢失。
4.4.6记录的编目、保管要便于检索、查阅。
4.5记录的保存期限和处置
4.5.1各种记录应根据其使用需要、法规要求及合同要求等确定保存期限。
4.5.2各种记录的保存期限具体详见《记录一览表》，特殊情况下，可延长记录的保存期限。
4.5.3除正常的向顾客或其它部门提供证据用的记录外，其它记录不得外借，企业内部人员需查阅记录的，查阅后需及时归还。
4.5.4外来人员因特殊需要查阅记录的，必须经记录的部门负责人同意后方可查阅。
4.5.5记录到了保存期限，由记录保管部门填写《过期记录处理登记表》经本部门负责人批准后销毁；内审、外审、管理评审等记录的销毁由管理者代表批准。
4.5.6销毁方式一般采用烧毁或破碎。
5.相关工作文件和记录
5.1《记录一览表》
5.2《过期记录处理登记表》
文件编号
YLZ/JM/PD-431
文件名称
环境因素识别、评价与更新控制程序
版本
A
制定部门
技术品质部
发布日期
2006.12.26
生效日期
2006.12.28
修改状态
0
1.目的和适用范围
对公司范围内的环境因素进行识别，评价确定出重要环境因素，并就此制定相应的控制措施。
适用于公司活动、产品、服务中环境因素的识别、评价、更新与管理。
2.相关文件
2.1《目标、指标和管理方案控制程序》文件编号：
YLZ/JM/PD-541
3.职责
3.1技术品质部：
是本程序归口部门。
负责组织环境因素的识别与评价工作。
3.2各部门：
配合、参与环境因素的识别与评价工作。
3.3管理者代表：
批准重要环境因素。
4.工作程序
4.1环境因素的识别与评价的时机
4.1.1公司环境管理体系建立之初进行初始状态评审时。
4.1.2以全体部门为对象，每年12月份在设定第二年的环境目标和指标前进行。
4.1.3在相关法规变更，公司的活动、产品和服务，以及相关方的要求等情况发生变化时，可适时进行环境因素的识别与评价。
4.2环境因素的识别
4.2.1技术品质部将《环境因素识别表》发放的相关部门。
4.2.2各相关部门组织人员从其活动、产品和服务中识别出能够控制或可望施加影响的环境因素，填写《环境因素识别表》并反馈到技术品质部。
4.2.2.1各部门在识别环境因素之前，应收集如下的有关的信息：
a．原材料、零部件的使用和废弃情况；
b．化学品、油品等材料的使用和废弃情况；
c．生产过程中的废弃物、排放物的排放量以及频率等；
d．能源和资源的使用情况；
e．设备运转时的环境影响，如是否产生噪声、产生能源消耗等；
f．员工的意见等。
4.2.2.2在识别环境因素的过程中，应尽可能确定出每一个独立的活动单元，全面地识别其环境因素。
4.2.2.3在识别环境因素时，应考虑环境因素的三种时态，环境因素的三种状态、环境因素的8种类型（表现形式）。
1）环境因素的3种状态
·正常状态：
在日常生产条件下，可能产生的环境问题。
·异常状态：
在开/关机、停机检修等可以预见的情况下产生的与正常状态有较大不同的环境问题。
·紧急状态：
如火灾、洪水、爆炸、设施设备故障、油品大规模泄露、台风、地震等突发情况带来的环境因素。
2）环境因素的3种时态
·过去：
以往遗留的环境问题或过去曾发生的环境事故等。
·现在：
组织现有的，现存的环境问题。
·将来：
组织将来产生的环境问题。
如产品出厂后可能带来的环境问题；产品报废时的处置、将来的法律、法规和其他要求及其变更、计划中的活动可能带来的环境问题；新项目引入、新产品、工艺改造可能带来的环境问题。
3）环境因素的8种类型
·向大气的排放；
·向水体的排放；
·向土地的排放；
·原材料和自然资源的使用；
·能源使用；
·能源释放（如热、辐射、振动等）；
·废物和副产品；
·物理属性，如大小、形状、颜色、外观等。
4.2.2.4在识别环境因素时，应考虑公司所需的原材料、外协件的供应商、合同方、废弃物处理者以及产品运输者等相关方的活动所产生的环境因素（对相关方的评价及施加影响详见《相关方管理规定》）。
4.2.3技术品质部对收集回来的环境因素信息进行统计和分析，整理出全公司的《环境因素清单》。
4.3环境因素评价
4.3.1技术品质部依据《环境因素清单》，将汇总分类后的环境因素逐一填入《环境因素评价表》中，然后组织相关部门和人员进行环境因素评价。
4.3.2污染物类环境因素的评价
此种方法一般用于对污染物（粉尘、废气、废水、废弃物、光污染、化学品等）以及噪声排放的评价。
1）评价公式
X=a×M
式中X——环境因素得分；
a——发生的频率；
b——排放值与法规标准值之比（或管理受控制情况）；
c——影响范围及程度；
d——环境影响的可恢复性或持续性；
e——公众和媒体的关注程度（敏感性）；
M——b、c、d、e中最大值。
表1污染物类评价法评分标准
评价因子
评分说明
评分
发生频率a
连续发生——每日一次
5
每日一次——每周一次
4
每周一次——每月一次
3
每月一次——每年一次
2
一年以上时间一次（偶然发生）
1
排放值法规标准值之比b（或管理受控情况）
≥100%（或不受控）
5
80%～100%
4
50%～80%（或有受控，但不彻底）
3
30%～50%
2
30%以下（或完全受到控制）
1
影响范围及程序c
国家及至全球性严重破坏
5
省或市严重破坏
4
镇区附近较严重破坏
3
厂区附近轻微的影响
2
厂内影响
1
环境影响的可恢复性或持续性d
不可恢复或一年以上可恢复
5
半年至一年内可恢复
4
一周至半年内可恢复
3
一天至一周内可恢复
2
一天内可恢复
1
公众和媒介的关注程度e
国际高度关注
5
国家高度关注
4
地区性关注
3
厂区附近一般性关注
2
不为关注
1
2）确定重要环境因素及重要环境因素优先项级别
环境因素得分X值求出之后，就要根据得分进行环境因素评价：
·一般X≥15（此值自定）或M=5为重要环境因素；
·X＜15为一般环境因素。
根据环境因素得分X可以确定重要环境因素优先项级别，见表2。
表2重要环境因素优先项级别（污染物类）
分数值
重要环境因素优先项级别
M=5或X=25
紧急优先项
X=20
高度优先项
X=16
中度优先项
X=15
低度优先项
4.3.3能源、资源消耗类环境因素评价。
1）评价公式
X=f+g
式中X——环境因素得分；
f——人均产值（年）消耗量；
g——可节约潜力。
表3能源、资源消耗评价标准
评价因子
评分说明
评分
人均产值（年）消耗量f
大
5
中
3
小
1
可节约潜力g
加强管理可明显见效
5
改造工艺可明显见效
3
较难节约
1
2）确定重要环境因素及重要环境因素优先项级别
环境因素得分X值求出之后，就要根据得分进行环境因素评价：
·当f=5或g=5或X≥7时，确定为重要环境因素；
·X＜7时为一般环境因素。
根据环境因素得分X可以确定重要环境因素优先项级别，见表4。
表4重要环境因素优先项级别（能源、资源类）
分数值
重要环境因素优先项级别
f=5，g=5或X=10
紧急优先项
X=9
高度优先项
X=8
中度优先项
X=7
低度优先项
4.3.4重要环境因素的登记
将确定的重要环境因素登记到《重要环境因素登记表》中。
下述情况可直接确定为重要环境因素并予以登记：
a.违反相关法律、法规和标准的；
b.相关方有合理抱怨或关注的；
c.曾经发生过环境污染事故，至今未采取防范、控制措施的；
d.直接观察到可能导致环境污染，且无适当控制措施的。
4.4重要环境因素的管理
重要环境因素按下面的三种方式进行管理体制。
对因经济状况、技术条件等原因暂时无法实施的，要制定具体的实施计划。
4.4.1用环境目标、指标和环境管理方案进行控制
对紧急优先项、高度优先项重要环境因素，一定要制定环境目标、指标和环境管理方案。
对中度优先项重要环境因素，视情况制定环境目标、指标和环境管理方案。
4.4.2运行控制
对所有重要环境因素，要制定运行控制程序，按程序进行管理。
4.4.3应急控制。
对于潜在的紧急情况（如火灾等），应制定应急准备和响应控制程序，按程序进行管理。
4.5重要环境因素的更新
当公司的活动、产品、服务发生较大变化或法规及其他要求更新时，各部门应及时对环境因素进行补充识别，并报技术品质部进行环境因素评价以重新确定重要环境因素并对其进行管理。
5.相关文件和记录
5.1《相关方管理规定》
5.2《环境因素识别表》
5.3《环境因素清单》
5.4《环境因素评价表》
5.5《重要环境因素登记表》
文件编号
YLZ/JM/PD-432
文件名称
法律法规和其它要求控制程序
版本
A
制定部门
技术品质部
发布日期
2006.12.26
生效日期
2006.12.28
修改状态
0
1.目的和适用范围
建立并保持程序，用来确定本公司活动、生产或服务中适用于管理体系的法律法规和其他应遵守的要求，促进公司员工认识和了解其所应履行的法律法规义务，并建立获取这些法律和要求的渠道。
本程序适用于与公司相关的国际、国家、地方的法律法规、标准和其他要求的控制。
2.相关文件
2.1《文件控制程序》文件编号：
YLZ/JM/PD-423
3.职责
3.1技术品质部：
是本程序的归口部门。
负责收集与本公司有关的法律法规和其他要求，确认其适用性，报管理者代表审核批准，制定《法律法规和其他要求清单》。
负责向各部门发放清单和相关的法律法规文件。
并保存相关法律法规和其他要求的原件。
3.2各部门：
负责将相关法律法规和其他要求传
升级会员 