如何做好管理体系内审工作.docx
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如何做好管理体系内审工作
管理体系及组织要求
内部审核指导手册
王连胜2021年1月
一：
前言
二：
内审组织的设定以及内审成员的筛选
三：
内审过程的注意点
四：
内审员准备工作
五：
内审前准备工作
六：
内审过程控制要求
七：
管理体系内部审核流程简要步骤
八：
示例
一：
随着时代的发展，现在管理体系类型较多，常见的有ISO9001质量管理体系、ISO14001环境管理体系以及安全管理体系三大管理体系，另外也有社会责任、FSC、CCC等管理体系，为了确保管理体系与组织的要求相一致，所以我们要定期检查管理体系的执行情况，确定组织管理体系现状，是否需要改善、提升管理体系，使之与组织的目标一致。
那么如何做好管理体系内审工作，本文将有所阐述，由于行业以及编者水平，不到之处，请见谅。
有效的管理体系需要组织投入必要的资源予以保障，集合一帮人，一起做对社会有益的工作，就是组织的社会价值，为了管理体系长效实施，愚认为可以对管理体系执行情况实施激励，方案如：
1、积极贯彻管理体系优秀个人
2、贯彻管理体系优秀团体
3、贯彻管理体系创新奖
4、贯彻管理体系总经理奖/董事长奖
5、优秀内审员
.................
二：
内审组织的设定以及内审成员的筛选
目前内审往往是各个部门副手着手进行，但是从内审工作有效性考虑，我们需要建立一个长效的内审机制，从组织结构而言，内审组织所处层次不应该低于部门经理层次，因为低于部门经理层次化，被审核部门一般都不会重视，内审组应该长期存在于组织内部，具有相当的专业性以及技术权威，所以内审组宜设置在管理体系负责人下面，具有向负责人直接汇报的权限，而不是单独向部门经理汇报。
下图是管理体系内审组所处层次的一个参考示例：
备注：
各组织依据自身要求进行调整
内审组应该有哪些人员呢？
如何筛选内审员呢？
内审组人员要求：
1、在组织服务两年以上，积极上进；
2、熟悉标准要求以及判断标准；
3、了解行业发展以及产品服务要求；
4、熟悉组织运作流程以及产品服务要求；
5、熟悉办公软件；
...................
内审员可以从各个部门中优秀人员抽选，并通过内部组织考试方可授权上岗，授权可以颁发公司任命书，也可以采取企业内部公示；
内审组的工作包含不限于以下要求：
1）编制内审计划，对标准以及组织要求内审工作计划安排工作；
2）内审条款的编制，内审条款不是照搬标准条款，而是标准以及组织要求以及国家、行业、地区、客户、相关部门要求在本组织具体的执行要求；
3）审核工作的开展
4）审核发现问题点的整改跟踪
...................
三：
内审过程的注意点：
1）内审工作的目的：
是否符合标准与组织的要求；
2）内审依据包含了管理体系标准如ISO9001:
2015、组织编制管理手册、程序文件、规章制度、作业指导文件、国家法律法规、产品标准等，同时包含组织设定的目标、组织会议作出的要求、行业风险控制点要求甚至包含财务要求；
特别需要注意的是内审依据可以增加一些部门的要求，如:
a:
财务要求的账、物、卡一致、材料先进先出等方面均可以纳入审核依据；
b:
研发部要求对设计开发输出在各个部门、区域、岗位予以控制的要求；
这些部门要求不是随便增加，是服从公司整个战略要求同时需要经过审核组主管部门批准公示；
3）内审是照镜子，镜子就是标准本身，不能包含内审员自身的喜好厌恶，不能把个人情绪带入内审工作；
四：
内审员准备工作：
1、准备录音笔或记录仪、照相机、审核计划、内审策划表、内审问题表、电脑等物资；
1）录音笔或记录仪设备作用是：
a:
记录内审工作，了解内审员与被审核方之间沟通情况；
b:
记录不符合，有时问题点无法通过拍照取得，可以通过录音证明；
2）照相机作用是对优秀的案例或不符合、待改善事项进行拍照存档；
3）审核计划、内审策划表等是为了内审员按计划执行，有条不紊；
2、了解被审核部门运作流程以及组织人员、涉及资源、与其他部门接口管理等情况；
3、围绕审核依据编制内审策划表，审核区域、要素、时间节点、证据采集、风险控制要求等均
要在内审策划表上体现，并要经过内审组长的审阅；
五：
内审前准备工作：
1、编制审核计划，经过审核组长审阅、并报体系负责人审批；
2、通过看板、通讯软件进行公示，使得组织相关部门、区域、岗位人员知晓；
3、了解生产计划以及部门工作计划，防止时间冲突；
内审的形式：
1、从内审依据多少的不同，可以分为单项内审与结合内审
1）单项内审是指依据一个体系标准或要求对管理体系进行内审；
2）结合审核是指依据多个体系标准或要求对管理体系进行内审；
2、从内审频次等方面，可分为一次/年、二次/年........
3、从内审要求安排的时段可以分为单次审核、滚动审核，单次审核即为每年集中在一个时间内把所有要求审核完毕；滚动审核：
把所有的审核条款及要求安排不同的时段进行审核，如企业规模较大时，可分批次对不同部门、区域、岗位安排审核。
内审时机的选择，一般管理体系内审时间往往选择在外审之前，组织内审人员对管理体系进行审核，同时内审时机也可以考虑以下方面：
1）大面积较多新员工入职时，可以利用内审对其进行一次实战培训；
2）企业管理制度、标准有重大变化时，可以利用内审检查制度、标准的落地情况，以便改善；
3）国家法规与产品执行标准有变化时，可以利用内审对新法规与新标准在组织实施情况进行调研审核，发现不足之处，形成整改意见；
...................
六：
内审过程控制要求：
1、内审员着装整洁，工作服优先；
2、内审时间分配原则a:
文件审核以及记录查阅时间与现场审核时间比例30:
70为宜；
b:
人员沟通时间占现场审核总时间不低于60%；
3、组织区域面积确定是否需要内部车辆进行人员运输，组织有分支机构、临时现场、分现场是否需要配备车辆；
4、内部审核员应该选择过程审核方法，从过程输入、过程控制、过程输出进行审核；
5、审核路径应该采用优化、减少重复审核一个部门、区域、岗位的次数；
6、与被审核方人员沟通时应该采取遵循“5W1H（Why，What，Who，Where，When，How）”的原则，采用易于理解的语言，充分利用审核准备过程中制订的各种检查表，与对方进行公开式的讨论，启发对方的思考和兴趣。
7、内审员应该采取紧张活泼得的气氛，积极主动、言语温和、及时解答、面露笑容，禁忌言语威胁、冷淡、趾高气昂；善于倾听被审核方的意见或解释，切忌武断、随意。
8、沟通过程言语流畅，切记结巴、含糊不清
七：
管理体系内部审核流程简要步骤：
1、发布管理体系内部审核通知。
2、发布管理体系内部审核计划。
3、编制内审策划表。
4、现场实施审核，步骤如下：
1）启动会议（包含如下内容：
1、自我介绍2、企业参会人员介绍3、审核依据4、审核目的、
5审核过程保密事宜6、抽样风险7、廉洁申明8审核安排9审核过程陪同人员作用10审核结论）
2）现场审核
3）编制不符合报告。
编制不符合报告时注意如下要求：
a抓大放小，切忌把小问题扩大化；
b不符合事实描述清楚，时间+地点+事实+违反标准条款+不符合性质严重程度，必要时采取照片或录用进行佐证。
4）就问题点与被审核方进行沟通。
5）编制内审报告，阐述内审工作是否达到策划的目标。
6）内审问题点持续改善跟进。
7）内审资料存档，内审记录保存时间应该与管理体系认证要求或相关方要求时长一致。
如质量管理体系认证周期为三年，其内审记录也应该保存三年；
八：
示例（示例仅仅作为参考，不必要统一化，示例不到之处，请各位见谅）
示例一：
Xxxx有限公司
内审通知书
为了验证XXX管理体系的要求以及公司具体工作的实施要求是否在本组织内得到落地、实施、改善，公司决定于XX年XX月XX日对公司营销部、生产部、采购部、存储中心、研发中心、品质部含实验室等部门进行一次内审，本次内审工作希望得到各个部门的鼎力配合，严禁各个部门采取假资料、假文件、假记录、后补记录等方式，一旦发现，将纳入公司诚信档案并进行公示。
Xxxx有限公司
XX年XX月XX日
示例二：
Xxxx有限公司内审计划
审核类型:
初审（第二阶段）第___次监督再认证特殊审核
组织名称/区域：
生产/服务现场地址：
其他固定场所名称：
NA
其他固定场所地址：
NA
如涉及临时场所，请填写
联系人：
审核日期:
审核目的:
评价管理体系的实施和有效性，；
确定是否推荐保持管理体系实施工作先进团体；
审核范围:
审核依据:
GB/T19001-2016/ISO9001:
2015GB/T50430-2007GB/T50430-2017
GB/T24001-2016/ISO14001:
2015
GB/T28001-2011/OHSAS18001:
2007BSOHSAS18001:
2007
GB/T45001:
2020/ISO45001:
2018ISO45001:
2018
ISO22000:
2018及专项技术要求编号：
GB/T27341-2009和GB14881-2013、HACCP体系认证补充要求1.0
GB/T22080-2016/ISO/IEC27001:
2013ISO/IEC20000-1:
2011
GB/T23331-2012/ISO50001:
2011
组织管理手册；管理体系程序/文件；相关的国家、行业或地方的法律、法规。
审核组成员,包括观察员、见证人员、认可评审员和翻译
姓名
性别
职务/身份
专业代码
是否持有外部审核员资格/注册号
组别
联系电话
XXX
男
组长
Q:
35.74.87
E:
35.74.87
Q/注册/2019-N1QMS-12009;
A
XXXX
男
组员
Q/注册/2019-N1QMS-40533;
B
如审核组内有技术专家，需填写以下内容
技术职称或职务
所属工作单位（如在职）
注：
日程安排见附表
审核组长:
重要提示：
如受审核代表在收到该审核计划后24小时内无回复，即表示已默认确认该审核计划安排，审核组将按照该审核计划行程实施审核活动。
注意以下事项:
1）请在审核各部门时配备陪同人员,协助审核组工作;
2）为审核组提供适当的资源，如防护用品，通讯等；
3）对保密的内容在审核前向审核组说明；
4）审核语言：
中文；
AUDITSCHEDULE
审核日程表（仅供参考）
日期/时间
Date/Time
Auditor审核员：
（B）非专业
Auditor审核员：
（A）专业
过程/涉及的条款
Processes/departments
过程/涉及的条款
Processes/departments
2020-12-30
09:
00-09:
30
09:
30-12:
00
12:
00-12:
30
12:
30-17:
30
首次会议/现场巡视Openingmeeting/Sitevisits
监察、投诉（适用所有审核类型），未过程化条款
组织环境/领导作用/应对风险和机会的措施/目标及实现的策划
Q:
4.1/4.2/4.3/4.4/5.1/5.2/5.3/6.1/6.2/7.4/7.1
E:
4.1/4.2/4.3/4.4/5.1/5.2/5.3/6.1/6.2/7.4/7.1
涉及的部门/区域：
领导层及体系主管部门
资质确认\不适用条款确认
产品/服务实现控制过程
Q:
6.2/5.3/7.1.3/7.1.6/7.1.4/8.1/8.5/6.3/8.6/8.7
环境因素/运行控制/应急准备和响应
E:
6.1.2/8.1/8.2/6.2.1/9.1
涉及的部门/区域：
工程部和管理区域
临时场所：
馆
文件化信息控制过程/机构和职责/环境因素识别评价过程/运行控制过程/法律法规识别评价过程
Q:
7.5.1/7.5.3/7.5.2/6.2/5.3/7.4
E:
6.1.2/6.1.3/8.1/7.5/9.1.2/7.4.2
涉及的部门/区域：
领导层、综合部和管理区域
午餐Lunchtime
人力资源过程/环境因素识别评价过程/运行控制过程
Q:
5.3/7.1.1/7.1.2/7.2/7.3/7.4
E:
6.1.2/8.1/7.2/7.3/7.4.2
涉及的部门/区域：
综合部和管理区域
继续审核
设计和开发过程
Q:
8.3/6.3
环境因素识别评价/运行控制
E:
6.1.2,8.1
涉及的部门/区域：
设计部和管理区域
产品和服务的要求过程
Q:
5.1.2/8.1/8.2/8.5.3/9.1.2
环境因素识别评价/运行控制
E:
6.1.2/8.1/7.4
涉及的部门/区域：
综合部和管理区域
外部提供过程的控制
Q:
8.4/8.1
环境因素识别评价/运行控制
E:
6.1.2/8.1/7.4.3
涉及的部门/区域：
综合部和管理区域
2020-12-31
09:
00-12:
30
体系策划/内部审核过程/管理评审过程/方针目标管理/持续改进过程
Q:
5.2/6.2/9.3/9.2/7.1/9.1/9.1.3/10.1/10.2/10.3
E:
4.3/5.2/6.2.1/6.2.2/9.2/9.3/10.1/10.2/10.3
涉及的部门/区域：
管理层及体系主管部门和管理区域
产品/服务检验和监视过程/仪器校验过程
Q:
8.1/6.2/5.3/7.1.5/9.1/8.6/8.7/8.5.2/8.4.2
环境因素识别评价/运行控制/监视和测量过程/
E:
6.1.2/8.1/9.1.1/10.2
涉及的部门/区域：
工程部和管理区域
环境因素识别评价/运行控制
E:
6.1.2/8.1
涉及的部门/区域：
综合部（财务部）和管理区域
12:
30-13:
00
审核组内部沟通Auditorteaminternalcommunication
与受审核方领导沟通communicationwithtopmanagement
末次会议Closingmeeting
备注：
对于非必审条款，每次监督审核必须覆盖1/2条款，并且两次监督审核至少全部覆盖一次，以确保审核有效性，否则需要补充审核。
示例三：
内审检查表
XXXXX有限公司内审检查表
受审核部门
检测室、管理室、管理层
审核日期
XX月XX日
审核员：
审核准则
ISO9001:
2015、体系文件、适用法律法规
符合说明
○”符合；“？
”观察项；“△”一般不符合；“×”重大不符合※不符时记入证据、事实。
涉及条款
审核内容、证据及方法
审核记录
严重程度
这里填写标准条款以及本组织要求条款号或要求名称
此处填写对该条款或组织要求的询问点，一般按照PDCA过程方法来进行策划。
不能照搬照抄，依据组织要求有所变化
此处填写审核发现，不符合一定要描述清晰，时间+地点+事实+违反标准条款+不符合性质严重程度，必要时采取照片或录用进行佐证。
同时要反映审核抽样过程，过程不能抽样，务必全部检查，各个条款抽样不少于3个证明。
此处填写不符合严重程度，可以分为严重、一般、观察项，严重不符合是指系统性失效或违反国家法律法规要求的。
示例：
8.4.3
外部供方的信息
1.组织有哪些供方应选择、评价？
供方选择、评价准则是否确定？
供方选择、评价准则是否按照组织要求提供检测的能力制定？
组织是否按照供方选择评价准则进行供方的选择、评价？
供方选择、评价结果是否形成记录并予保持？
采购部提供《供应商评审程序》，采购部副理李某某知晓评审程序以及过程目标控制要求。
本组织需要采购物资如下，.....，查阅采购部XXX提供的供应商清单，发现本公司采购的物资供应商XXX公司未能纳入其中，采购部也不能提供对该该供应商进行评价和批准为公司供应商的证明，不符合XXX。
另外发现XX物资，只有一家供应商，未能达到本组织要求两家以上供应商的要求。
一般
备注：
请依据公司实际情况编写审核内容和内审方法
示例四：
不符合报告
受审部门
检测室
部门负责人
编号
审核人员
审核时间
2018-6-6
审核地点
不符合事项内容：
缺少现场人员作业规范，不符合体系条款8.5.1条款对服务现场的要求.
属于：
重于一般观察
审核员：
XXX受审部门确认：
XXX
原因分析：
无相应作业指导文件，对标准不熟悉加之现场管理未能出现多少问题。
受审部门：
XXX
纠正/纠正措施：
让直接责任人端正自己的态度，学习公司《质量手册》中8.5.1要素的相关要求，，定期监督，严格执行。
部门负责人：
XXX
纠正措施评审：
该纠正措施针对性强，确实、可行。
管理者代表：
XX
纠正措施的跟踪验证及有效性评估：
已对当事人进行培训，并重新收集文件，问当事人，其已知道该项工作的重要性。
编制了相应规范。
纠正措施实施有效。
验证人：
XXX日期：
2018-6-9
备注：
一般不允许采取电子档形式整改，被审核方务必打印确认。
示例五：
内部质量管理体系审核报告
审核目的：
检查本公司质量体系是否能按ISO9001：
2015质量管理体系要求实施和运行是否具备申请ISO9001：
2015认证的条件。
审核范围：
质量手册覆盖的所有部门和要求。
重点是ISO9001：
2015所要求的各要素及涉及的各职能部门；
审核依据：
ISO9001：
2015质量管理体系要求、质量手册、有关的标准和程序文件、法律法规和顾客要求。
审核日期：
XXX
审核组长：
XXXX
质量体系内部审核综述：
如下项目作出参考
不合格数量、分布、性质统计分析：
本次内审，共发现 1个不合格项，为一般不合格。
但不符合项属于一般性不符合项，已及时进行了整改，不影响整体质量管理体系的有效性，可能是业务较多，通过审核能够及时更正，纠正效果还是能够接受的。
质量体系运行状况评价：
公司质量管理体系在审核范围内基本符合审核准则并得到实施，已初步具有以防止不合格满足顾客要求与法律法规的能力，已初步具有持续改进机制。
在内审过程中，公司在技质部发现了不符合项。
主要问题是：
发现有很多是由于员工对于较细小的事，不是很重视，重结果而不重过程的规范化，经过这次，会使工作人员对如何运行标准将会有个更深的理解。
所以整体的体系运行还是适宜的，充分和有效的，能够保证产品质量与管理水平。
体系运行情况总结及有效性、符合性结论：
1．公司已按照ISO9001：
2015标准重新建立实施了质量管理体系，公司质量体系文件得到完善，比以前更系统、适用、规范。
✓质量目标完成情况：
顾客满意率达到97.5%；质量目标的实现程度；报告差错率小于1%，目前四个项目均未出现报告差错情况。
2．充分识别了公司服务经营过程中的风险和机遇，提出的应对措施有效
的。
4.了解了我公司所处的内外部环境状况，不断加强自身的竞争力。
3．基础管理得到加强，员工参与意识有所提高。
4．在内审中发现的不符合项为一般性的不符合，可得很快得到解决，体系是符合、有效的。
审核组长：
XXX
升级会员 