电子监管药品扫码培训Word文档格式.docx

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删除所有数据：

在没有把数据上传到电脑以前，不要删除所有数据，否则所有数据就会丢失。

出入库数据：

扫描删除条码：

选择条码相应的出入库类型（退货入库，购买入库，销售出库）按确定然后对准所要删除的条码进行扫描，删除。

删除出库单：

选择相应的出库类型（退货出库，销售出库）输入所要删除的单号，删除。

删除入库单：

选择相应的入库类型（退货入库，购买入库）输入所要删除的单号，删除。

二·

数据上传:

：

打开扫码器进入应用选择数据通讯，将扫码器通过USB接口与电脑连接，打开电子监管码客户端，点击接收特药数据，同时按下扫码器的入库上传，待出现“通讯成功”字样上传的数据在右侧列表里时再点击接收特药数据，然后同时按下扫码器的出库上传，等待上传。

接收普药数据与特药数据的操作方法同样。

待到数据上传完之后打开我的电脑D:

\SFDA\InData\Bussiness\监管码备份，新建一个文件夹，把上传的数据复制粘贴到这个新建的文件夹备份，以免丢失。

三·

药品监管系统——企业端

1.药品监管系统——入出库管理

将数字证书插入USB接口，启动药品监管系统，在登陆界面填写用户名（755473316-01），点击登录输入数字证书密码（88888888），进入系统进行使用。

在登录后点击系统功能入出库管理，标题栏内有入出库单上传、处理状态查询、入出库单查询、直调管理、上游企业出库单查询、零头入出库

。

在入出库单上传的界面上点击查询，在电子监管码客户端所上传的数据就会出现在列表里，单击单据的详细信息，按照详细信息与记录下来的药品进行核对，核对无误后填写客户信息保存。

上游企业出库单查询；

这一选项就是上游传的数据与我们入库的药品相符的话点击确认入库，就成功的接收了数据，由于厂家来货的时候我们已经扫了购买入库，所以不必在接收上游的数据，在没有扫购买入库的情况下就要接收厂家上传的数据。

如果来大批量的液体，以及同仁堂的药品我们就要接收上游企业传上来的数据，如果上游没有上传数据，我们又没扫购买入库在出库的时候就不要扫码，否则系统就会出现负数。

处理状态查询；

查看所传单据的状态是否处理成功或失败。

也可在这项功能里查询上传的单据，

入出库单查询；

查看所有上传过的单据。

如果因为不仔细上传数据时出错，想要修改一下，可以用这项功能，输入上传错误数据的单号或收货单位，填好相对应的日期查询，点击详细信息，是可以修改的。

零头入出库：

上传扫码药品零头入出库。

药品零头指不够最小销售包装的计量单位，例如，一个最小包装中有10支药品，企业出库时将5支发给A企业，5支发给B企业，这5支即是零头。

系统提供零头入出库功能

2.药品监管系统——库存管理

库存查询：

可查询系统库存是否与实货库存相符，点击查询即可，输入产品批号即查询该批号的药品品种的详细信息，输入生产厂商即查询该厂商的药品品种详细信息。

重置：

即重新输入信息，导出EXCEL：

即把所查询的药品信息导出，导出之后可以打印。

月度库存统计：

查询本期期初库存、本期期末库存。

选择、填写查询条件即可查询药品本期期初库存、入库、出库、报损（溢）以及本期期末库存的数量。

药品购销统计：

查询全部入出库单据。

在界面上选择、填写查询条件，点击查询即可显示要查询的详细信息

3．药品监管系统——关联关系

监管码关联关系查询：

输入药品电子监管码，点击查询即可显示该监管码对应药品的基本信息。

还可以查询该监管码对应的最小包装。

4．药品监管系统——监管码管理

监管码查询：

输入药品电子监管码点击提交即可显示该监管码所对应的的药品基本信息、药品生产信息、监管码流向信息、监管码状态信息。

5.药品监管系统——信息管理

药品基本信息查询：

选择、填写查询条件点击查询，即可显示药品基本信息。

企业信息：

本公司的详细信息。

点击企业信息页面的右上角或右下角的“修改”按钮，可以修改部分基础信息。

往来单位：

选择、填写查询条件点击查询，即可显示所有往来单位信息。

点击新增，输入往来单位基本信息，点击提交即可新增往来单位。

点击修改，勾选所要修改的往来单位即可修改往来单位信息，点击删除，勾选所要删除的往来单位即可删除该往来单位。

四．企业端操作热点问题解答

1.库存负数是怎么回事？

答：

库存为负数需要查询这个批号的入出库单，一般情况下是由于企业漏传、少传入库、或重复出库导致，企业可以通过补传单据或是删除错误的单据来解决该问题。

如无法补传单据，可通过库存报损报溢功能进行补平。

.2。

库存不平，能否使用报损报溢？

答：

可以使用，但请企业慎用。

报损报溢的数量超过一定比例时，系统会向药监局发出预警信息。

3.上游企业出库单查询，这里的单据确认状态是必须手工修改的吗，如果企业没有在这里确认，而是自己扫描药品上传了入库单，那上游企业出库单的确认状态会不会自己变成“已确认”呢?

上游企业出库单确认后，系统会生成一条入库单，此时企业就不用再扫描入库了。

如果是企业进行扫码入库的话，无需再进行上游出库单确认;

否则，会造成库存加倍计算。

企业自己扫描药品上传的入库单匹配成功的话，上游企业出库单据的确认状态会自动变为已确认。

注：

确认入库的前提是，上游出库和下游入库完全一致，才可以用确认入库功能。

上游企业出库单确认功能只针对普通药品可使用。

4零头的概念是什么？

药品零头指不够最小赋码包装的计量单位，例如，一个最小赋码包装中有10支药品，企业出库时将5支发给A企业，5支发给B企业，这5支即是零头。

系统提供零头入出库功能，详见系统使用手册中“入出库管理—零头入出库”功能描述。

5.系统提示的是：

“您输入的单据号码已存在，请修改单据号码之后再执行操作。

”怎么处理?

1.在D:

\SFDA\InData\Bussiness文件夹下搜索到文件进行修改。

2.双击鼠标左键，打开该文件。

3.将文件中的单据号码全部替换为另一个单据，（建议在原有的票号后加数字）。

4.修改好文件后保存重命名。

5.然后将该文件放入D:

\SFDA\InData\Bussiness下，在登陆药品监管系统企业端上传该文件。

6.入库扫成出库了，入库单要变成出库单，出库单要变成入库单怎么改?

答：

1,.在D:

\SFDA\InData\Bussiness文件夹下找到文件进行修改。

3.将文件中的“PurchaseWareHouseIn”字样该成ReturnWareHouseIn，

4.修改好文件后保存，将原来的文件名重命名为正确的文件名，然后将该文件放入D:

\SFDA\InData\Bussiness下，再登入企业端，上传文件。

5.在上传时，在界面上填写好收发货单位。

入库单据示意图

出库单据示意图

7.库存查询和库存统计有何区别？

库存统计是每个月5日生成上月的库存信息，库存查询是可查询当月的库存信息。

8．扫码时单据票号输错了怎么修改？

答1..在D:

\SFDA\InData\Bussiness文件夹下找到文件进行修改

3．选择“XMLEditor编辑”，在标题栏内找到“编辑”按钮，点击。

点击替换，在“查找内容”栏内输入错误的单据（要修改的单据），在“替换为”栏内输入正确的单据，点击全部替换。

将修改的文件保存，重命名。

4.登录企业端点入出库管理，点击查询，上传该文件。

9.如果两个往来单位所需要的药品扫在一个单据票号里了怎么办？

1.首先点击点详细信息，查看此单据，然后点击监管码详细信息（如图所示），把往来单位所需要的药品分类，将药品监管码记下。

2,.在D:

3.双击鼠标左键，打开该文件。

将记下的监管码剪切到新建的文件夹内粘贴。

4，打开新建文件夹内的文件，将单据票号修改成相对应的票号，保存，然后重命名。

5.将修改保存好的文件复制到D:

\SFDA\InData\Bussiness下，登陆企业端，上传文件。

6．点击查询，上传。

10.系统给发来消息，上传的单据有错误怎么办？

1.登录企业端，入出库管理——入出库单查,输入要查询的票据单号（选择、填写查询条件），点击查询。

查看该单据的详细信息。

2.在打开的界面下面有“修改、删除”等字样，需要删除的点击删除，需要修改的点击修改，然后点击提交，等待系统的回应。

11．数字证书密码输入多少次错误密码会导致锁死，如果锁死了怎么办？

输入5次错误密码可以导致数字证书锁死。

锁死后可以登录中国药品电子监管网网站，首页左上角数字证书解锁通道，提交解锁申请，按解锁提示进行操作

12．企业在上传数据时提示“通讯中断”或者“通讯超时”是何原因？

手持终端在导入数据时，需要手持终端先调整到正在通讯的状态，然后点击导入按钮，如.果是先点击的导入按钮，在确认手持终端会出现以上提示。

13.按照库存统计中每月5日生成上月报表的功能，如果修改过入出库单的信息导入的数据如何体现？

如果是在本月5日前进行修改的数据是会体现在导出的数据中的，如果是在本月5日后修改的数据则不会体现在生成的上月报表中，待下个月5日后生成的报表中可查看。

例如：

6月5日生成5月的月库存统计报表，如果是在6月5日前对5月份的数据做修改，6月5日生成的报表中可体现出来，如果是在6月6日修改5月份的数据，则这次导出的统计报表中不会体现，到7月5日导出的数据中会体现出来。

库存统计报表一旦生成数据不可更改。

14.药品购销统计是何用途？

可查看本企业至今的购买及销售药品的数据信息。

15.报损（溢）是什么意思？

如果实际库存数量小于系统统计库存数量，填写“报损单”，如果实际库存数量大于系统统计库存数量，则填写“报溢单”，报损（报溢）数量均输入正整数

16．库存管理中的库存统计如何使用？

企业可通过此功能查询整月的库存情况，也可将数据导出供企业核对库存数量

17．预警相关问题

1.未勾兑预警的解决办法?

未勾兑预警：

上游或下游企业，双方有一方没有上传入出库单据就会触发预警，双方都会收到预警通知。

下游是末端单位（医院、诊所）就不会发未勾兑预警消息。

如果收到未勾兑预警消息，首先看单据号，是不是自己的，如果不是自己的，说明自己漏传单据，就补传相对应的单据。

如果是自己的，说明对方没有传，敦促对方传单据。

2.勾兑不符的解决办法?

勾兑不符：

说明双方单据中有码不能匹配，只存在部分匹配。

勾兑不符的解决办法：

在企业端的入出库查询里查看单据中的监管码详细，看看哪些码是未匹配的。

然后和该单据对应的上游或下游企业，大家双方沟通，谁多传了码还是谁少传了码，还是谁传错了，双方沟通去解决这个问题。

删除、修改单据中的码，或者补传单据，总之，上下游之间要沟通处理这件事情，自己不要盲目处理。

3.预警的处理机制是什么?

就是上下游上传单据要及时。

普药单据：

上游企业上传出库单据10天后，下游未上传入库，就会给下游发预警。

下游企业在10~20天内，补传入、出库单据，就会消除预警，如果超过20天之后，就是补传单据，预警也无法自动消除，只有药监局才能消除。

特药单据：

上游企业在设定的预计到货时间内，下游未上传入库，就会给下游发预警。

下游企业在（预计到货时间+20天）内上传单据，预警也会自动消除，如果超过这个时间补传单据，预警也无法自动消除，只有药监局才能消除。

18．上游企业出库单查询是何用途？

企业用户在进行普通药品的入库时，如果忘记扫描上传入库单，可通过“上游企业出库单查询”功能查询出上游企业出库单后，可以对出库单进行入库确认入库，确认后系统会自动生成相应的入库单。

但该功能仅仅针对普通药品在企业忘记入库核注时的补充功能，特殊药品无法使用。

19．出库数据解析成功了，勾选后点击上传提示“请填写收发货单位”，在哪里填写？

双击该出库单据会出现此数据的相关信息，进行选择即可。

20.入出库单解析失败如何查看原因？

点击入出库管理-处理状态查询，红色背景色的是处理失败的记录，双击可以查看原因。

21.零头出库时如果外包装已经丢失或者销毁了，出库时如何输入监管码？

如果已经没有监管码了。

对于最小包装，无法出库。

库存数量的误差请用报损报溢功能纠正。

对于外包装，请扫描下级码或者用监管码替换功能替换完好的监管码。

22.企业信息哪些是可以企业自行修改的，哪些信息不可自行修改？

基本申请信息可以修改，企业拿到数字证书登录系统后，可以自行变更企业信息，除企业名称、组织机构代码以外的信息均可自行修改。

23.在编辑入出库单据时，查询不到需要选择的往来单位，将如何处理？

此情况是由于所要查询的企业，尚未添加到本单位的往来单位列表中。

往来单位都是由企业自行维护的，在“往来单位”功能下都可以自行添加。

只要添加成功，在选择发货单位、收货单位时均可直接选择。

24.什么叫往来单位，此信息的用途是什么？

往来单位是指与企业有入网药品业务往来的企业，本单位需要将这些企业添加到自己的往来单位列表中，以便于在上传入出库单据时，将发货单位或收货单位从往来单位库中查找并添加，从而形成完整的药品流向信息。

“往来单位”功能可提供企业业务往来单位的管理，包括查询、新增和删除等。

25如果企业在系统中搜索不到需添加的往来单位，手动填写时又提示往来单位已存在，如何处理？

可请企业先行查询，确定没有该往来单位，进行搜索无法找到且手动添加无法添加可及时致电热线95001111进行咨询。

26.在怎样避免输入重复单号？

现在我们用两个扫码器，输入重复的单号是不可避免的。

如输错单号，或是一张销售单两个人验货输的同一个单据票号。

那么就一定有一个人扫的出库被另一个人扫的出库替换，这样就有一个人扫描的数据丢失，系统库存就会不平。

如果是两个人扫同一张销售单据，那么只要有一个人在输完此单据的后面加一个数字或是标志性的字母等，只要能区分开就行。

再输完单号的时候再和单据的上的票号复核一下，确认一致后在进行扫描，可以避免这些不必要的麻烦。

27．药品发走了，监管码撕下来，怎样上传此监管码？

首先在关联关系里输入此监管码，找到此监管码所对应的下级监管码，将这些监管码记下，找一个出库单据的模板，打开，输入监管码，修改日期，修改单据票号，逐一修改。

修改好后将此文件粘贴在D:

\SFDA\InData\Bussiness下，登录系统，点击查询，上传文件。

模板示意图：

.