会议管理制度.docx
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会议管理制度
会议管理制度
第一章总则
第一条制定原则
为使集团的会议管理规范化和有序化，提高会议的效率，切实跟踪落实会议提出的工作任务与工作要求的完成情况，从而保证会议的有效性，特制定本制度。
第二条适用范围
集团各部门（门店的会议管理制度另有规定）
第三条会议形式
一、集团的会议形式包括：
晨会、定期的常规性会议和临时性会议。
其中，晨会和定期的常规
性会议主要包括以下七种形式：
表1：
晨会及定期的常规性会议的主要形式
序号
会议形式
召开时间
主持部门
会议参加人
1
晨会
周一至周五9：
00-9：
20
人力资源部
集团全体员工（除品牌事业部总监以外）
2
区总周例会
每周一上午10：
00-12：
00
品牌总监
区总
3
区总及门店管理层周例会
每周一下午13：
30-17：
30
品牌总监\运管中心总监
区总及门店管理层
4
集团月例会
每月30日上午10：
00至下午17：
00
集团管理层
集团各部门总监及负责人
5
东方名剪月例会
每月1号下午14：
00-17：
30
集团管理层\运管中心总监
总监、各部门负责人
6
运管会议
每周五上午10：
00至下午17：
00
运管中心
管理层、运营中心各部门负责人、人力资源总监、律师
7
部门内部会议
由部门负责人自行安排开会时间
部门负责人
部门内部全体员工
若遇会议召开时间调整，以主持部门发布的会议通知为准。
二、临时性会议的主持部门以事件主导部门为主召开，具体会议参加人、会议时间及会议内容
应提前一个工作日以通知形式告知相关参会人员。
第二章会议流程
第四条会议安排的原则
一、坚持局部服从整体的原则，会议优先于部门会议，紧急会议优先于一般会议。
二、各类会议优先顺序为：
例会、临时性行政/业务会议、部门内部会议。
三、因处置突发事件而召集的紧急会议不受此限。
第五条会议通知
一、常规性会议除时间临时调整外，不再另行通知，由主持部门直接通知参会人。
二、临时性会议按“谁提拟，谁通知”的原则进行会议通知。
三、会议通知期：
须于开会前一个工作日内通知参会人及会务服务提供部门。
四、会议通知的渠道：
（一）公司总部QQ群：
适用于常规性会议通知（含常规性会议临时调整时间的）；
（二）公司总部微信群：
适用于常规性会议通知（含常规性会议临时调整时间的）；
（三）公告栏：
适用于临时性会议通知；
（四）电话通知：
适用于临时性会议公告后，由主持部门电话通知参会人；
（五）OA系统中行政办公之“公告通知”模块发布：
适用所有会议类型，用于会议通知存档
备查。
五、会议通知的内容：
（一）会议时间；
（二）会议地点；
（三）会议主持部门；
（五）参会人员；
（六）会议主题；
（七）会议须准备的资料明细；
（八）参会注意事项；
（九）其他。
（会议通知模版请见附件一）
第六条会议准备
一、会议主持部门的助理或部门指定执行人应提前做好会议准备工作，如落实会场，布置会场，备好座位、会议器材等会议所需的各种设施、用品等。
二、对于需要给参会人员发放会议资料的，会议主持部门应根据参会人数提前印制会议资料。
三、会议主持部门应提前打印《会议签到表》（模版见附件二），并由会议记录员监督参会人员签到情况，会议签到表须在会议结束后由会议主持人签字确认，并在会议结束当天将该签到表提交人力资源部备案。
如遇节假日开会的，须在正常上班当天中午12点前交至人力资源部备案。
四、为了合理分配会议室资源，有效贯彻会议室安排原则的规定，会议主持部门须提前两个工作日以下面两种方式进行会议室申请：
（一）至前台填写《会议室使用申请表》（见附件三）；
（二）采用OA系统提交会议室申请（集团总部建议采用此方式）；
因处置突发事件而召集的紧急会议不受此限。
由会议主持部门填写《会议室加急使用审批表》并经逐级审批后，由人力资源部安排会议室，并由会议记录员填写《会议室使用登记表》。
第七条会议组织
一、会议组织遵照“谁提拟，谁组织”的原则。
二、会议主持人须遵守以下规定：
（一）主持人应不迟于会前15分钟到达会场，检查会务落实情况，做好会前准备。
（二）主持人一般应于会议开始后，将会议的议题、议程、须解决问题及达成目标、议程推进
中应注意的问题等进行必要的说明，并说明各项议程大概的会议时间限制，以提高会
议的效率。
（三）会议进行中，主持人应根据会议进行中的实际情况，对议程进行适时、必要的控制，并
有权限定发言时间和中止与议题无关的发言，以确保议程顺利推进及会议效率。
（四）对于讨论、决策性议题的会议，主持人应引导会议做出结论。
对须集体议决的事项应加
以归纳和复述，适时提交参会人表明意见；对未议决事项亦应加以归纳并引导会议就其
后续安排统一意见。
（五）主持人应将会议决议事项付诸实施的程序、实施人（部门）、达成标准和时间等会后跟
进安排向参会人明确，并落实具体的会议跟踪负责人。
具体内容详见本制度第五章的规
定。
三、参会人须遵守以下规定：
（一）应于会前10分钟到达会场，并在《会议签到表》（详见附件二）上签到。
（二）会议发言应言简意赅，紧扣议题。
（三）遵循会议主持人对议程控制的要求。
（四）对于工作部署性质的会议，原则上不在会上进行讨论性发言。
（五）遵守会议纪律，与会期间应将手机调至静音或将手机呼叫转移至本部门另一名未参会人
员处，原则上会议期间不允许接听电话，如须接听，请离开会场。
（六）原则上参会人员不得请假；如确需请假的，须向会议主持部门负责人及总裁说明情况并
征得同意后，方可请假。
（七）无故未按时参加会议的，将按旷工一天处理，并报人力资源部备案。
（八）参会人员应做好本人的会议记录。
四、会议主持人为会议考勤的核准人，考勤记录由会议记录员负责。
第八条会议记录
一、各类会议均应以专用记录本进行会议记录。
二、会议进行期间，须用录音笔进行录音，并于会议结束后两个工作日内由会议记录员将会议录音提交至人力资源部存档。
三、各类会议原则上应确定专人负责记录。
会议记录员的确定应遵守以下规定：
（一）各部门应常设一名会议记录员（一般为本部门的助理或行政文员），会议记录员名单须
报人力资源部备案；如需调整会议记录员的，调整部门须及时通知人力资源部。
（二）人力资源部根据名单配发会议记录本。
会议记录本用完后由记录员凭旧本至人力资源部
换领新本，旧本同时留存人力资源部存档。
会议记录本的领取登记按低值易耗品的领取程序办理。
（三）会议记录员负责本部门会议及本部门负责组织的会议的记录工作。
（四）会议记录遵照“谁组织，谁记录”的原则，如有必要，会议主持人可根据本原则及考虑
会议议题所涉及业务的需要，临时指定会议记录员。
（五）集团管理层（董事长、总裁、总经理）主持的例会、临时行政会议原则上由董事长
秘书负责会议记录工作，集团管理层另有指定的，从集团管理层指定。
（六）会议记录员应遵守以下规定：
1、以专用会议记录本做好会议的原始记录及会议考勤记录，并于会议结束后半个工作日内
整理好会议纪要（模版见附件七），由会议主持人审批通过后下发至参会人员签收。
参
会人员须在《会议纪要签收记录表》（见附件八）上签字确认。
2、会议记录应尽量采用实录风格，确保记录的原始性。
会议主持人须在每次会议记录上签
字确认。
3、对会议已议决事项，应在原始记录中括号注明“议决”字样。
4、做好会议原始记录的日常归档、保管工作，及时将经会议主持人签字核准的《会议签到
记录表》的考勤记录报人力资源部备案。
三、会议记录的备档按以下规定：
（一）本部门负责组织的各类会议的会议记录，由本部门常设会议记录员负责日常归档、
保管，但用完后的记录本应作为机要档案及时转人力资源部统一归档备查。
（二）本部门会议记录由本部门常设会议记录员统一归档备查，部门内其他人员需查阅会议记
录的，须经部门经理同意后，放可进行查阅，并在查阅内容所在页的页眉处签字。
（三）部门其他人员查阅会议记录时，会议记录员须在场；除经部门总监及管理层同意外，
会议记录本不得外借给其他部门或部门内其他人员。
对于会议记录的外借情况，记
录员应如实在会议记录中写明外借时间、外借原因及外借人，并由外借人签字确认。
（四）会议记录为的机要档案，保管人员不得擅自外泄。
第九条会议纪要
一、下列情况，会议记录员须将会议记录整理为会议纪要：
（一）除晨会外，的常规性会议；
（二）各类临时行政/业务类会议；
（三）各类紧急性会议；
（四）与经营管理相关的培训类会议；
（五）须会后对会议内容贯彻落实进行跟进的会议；
（六）其他会议主持人要求整理会议纪要的会议。
二、会议纪要的发放或传阅范围由会议主持人确定，但参会人员必须人手一份经审批后的会议
纪要复印件，其他人员按会议主持人确定的范围下发并签收。
三、各类会议的会议纪要须报人力资源部一份以便于存档备查。
四、人力资源部将会议纪要中须落实的工作事项完成情况作为参会人员月度工作绩效考评的一
部分，计入绩效考核总成绩。
五、会议主持人确定的落实工作跟踪负责人须在每次常规性会议召开前一个工作日将跟踪落实
结果汇总填制《会议纪要工作任务跟踪落实情况汇总表》（见附件九），由会议主持部门负
责人及部门总监进行审核，并以此作为下次会议中工作跟进结果的依据。
六、会议纪要的跟踪记录汇总实行一会一表制。
七、会议纪要跟踪落实负责人须将落实情况进行PPT汇总，并由部门负责人于下次会议时汇报。
第十条会议纪要的跟踪
具体内容详见本制度第五章的规定。
第三章晨会
第十一条晨会的目的
为了让员工们有一个活力充沛的开始，为了让员工们能充满激情且怀抱责任心的投入本职工作，为了让员工们能随时抱持着感恩之心对待工作与生活，特建立了晨会制度。
第十二条晨会主要流程
表2：
晨会的主要流程及内容
序号
晨会流程
流程内容
1
点名
人力资源部根据花名册清点人名，并将晨会出勤记录与员工打卡记录进行核对
2
邀请当天主持人
主持人问候大家：
亲爱的伙伴，大家早上好。
回答：
好、好、好，YES
3
唱国歌
4
主持人领读
（1）我们的经营宗旨是：
为顾客创造最大的价值；
（2）我们的服务宗旨是：
微笑、诚恳、灵巧、迅速、让顾客感动是我们唯一的标准。
5
主持人邀请四位伙伴跳舞
（1）做广播体操；
（2）跳企业歌
6
激情时刻
（1）责任咒语（五遍）：
承认是我的能力，不找借口；承担是我的格局，保证成果；
（2）梦想咒语（五遍）：
把职业当事业，把使命当生命，把梦想当信仰
7
宣誓
（1）主持人领读：
我宣誓，我们是一支激情、友爱、负责任的卓越团队。
我热爱我的美丽事业，我忠诚我的东方企业；
（2）由右至左宣誓：
今天，会开始全新的生活，我要用全身心的爱来
迎接；
今天，我能很好的控制情绪，我能创造更伟大的奇迹；
今天，我重视我自己的价值；
今天，有我展现，必当全力以赴
（3）主持人领读：
永远积极，永不放弃；永远积极，永不放弃
8
领读
《了凡四训》或《弟子规》
9
日行一善或嘉许好人好事
第十三条参加晨会的仪容仪表要求
按照《公司礼仪标准》执行，做操要动作到位，宣誓要声音洪亮。
第四章常规会议
第十四条常规会议的主要形式
表3：
常规会议的主要形式
序号
会议形式
召开时间
会议主持部门
1
区总周例会
每周一上午10：
00-12：
00
品牌总监
2
区总及门店管理层周例会
每周一下午13：
30-17：
30
品牌总监\运管中心总监
3
集团月例会
每月30日上午10：
00至下午17：
30
集团管理层
4
东方名月例会
每月1号下午14：
00-17：
30
集团管理层\运管中心总监
5
运管会议
每周五上午10：
00至下午17：
00
运管中心
第十五条常规会议的主要目的
一、对于集团及门店的经营管理进行战略性规划。
二、对于集团各部门及门店的日常行政管理工作进行汇报、决策并落实待处理事项的完成结果。
三、对于集团各部门及门店在日常经营管理中出现的问题进行决策并落实处理结果。
四、对于集团各部门及门店的工作计划（月工作计划及周工作计划）完成情况的汇总分析及考
评。
五、对紧急性、突发性工作进行决策并落实处理结果。
第十六条常规会议须准备的会议资料
根据常规会议的性质，对于常规会议须准备的资料包括但不限于以下内容：
一、集团各部门及门店日常经营管理数据的统计汇总（一般以周统计和月统计为主）。
二、集团各部门工作计划及总结（一般以月计划和周计划为主）。
三、集团各部门及门店针对日常管理中发现的问题提出的改进性措施的汇总。
四、其他内容根据会议通知中会议主持部门的要求准备的会议资料。
第十七条常规会议的主要内容要求
一、对于参会人员的要求：
（一）根据会议性质，于会前一个工作日内向会议主持部门负责人提交会议准备资料。
（二）会议过程中，参会人员须就会议主题、本部门工作进展情况及遇到的问题进行针对性汇
报，禁止将事务性、流程性工作放入工作汇报的内容当中。
（三）对于月工作计划（见附件十）和周工作计划（见附件十一）的填写，主要按以下标准进行：
1、工作计划的定义：
次月及下周的工作重点，而不是工作具体执行内容的描述；
工作重点的填报按1至4级填写，1为重要且紧急；2为重要不紧急；3为紧急不重要；
4为不重要且不紧急。
填写时只须填写重点等级编号。
2、计划完成时间：
2.1月计划完成时间按：
日期格式填写，如2014年5月12日前完成；
2.2周计划完成时间按：
工作日填写，如3个工作日内完成；
3、实际完成时间：
按小时计算，因目前有三种工作时间，因此具体的小时折算方法如下：
表4：
工作日与小时折算标准
序号
工作时间
折合每日的工作小时数
1
早上09：
00——下午17：
30
下午13：
00——晚上21：
30
个小时/每工作日
2
早上10：
00——下午18：
00
7个小时/每工作日
根据以上工作小时折算方法，请员工根据各自的班制将实际完成时间按此工作日小时数计算标准折算为小时填写。
4、计划完成结果：
结果可量化或可被定义的：
填写具体数字或结果文件的名称描述，如销售部门写销售额；拓展部写开几家店；完成流程编制，说明流程图及配套表格的名称。
结果不可量化或不可被定义的：
填写预计完成结果的详细文字描述。
5、实际完成结果：
对计划结果完成情况的总结，如完成流程图，将此流程图作为工作计划汇报于会议中展示。
但是否对展示内容进行解释说明要根据会议主持人及管理层决定。
6、预计完成时间：
对于未完成的工作后续执行时间的预计，并以此作为下次工作计划总结时的重点考察内容。
7、对于次月工作计划及周工作计划和总结：
将部门及负责人个人计划及总结填写在一张报表当中即可，并在工作计划归属中写明“部门计划/个人计划”。
（四）对于上次会议中须落实跟踪的工作内容，将作为本次会议的重点汇报内容；如未完成工
作，须说明未完成原因；对于须由其他部门配合完成的，须由配合部门就工作落实情况
一并给予协助性汇报。
二、对于会议主持人的要求：
按本制度第二章第七条第二款的规定执行。
第十八条部门及个人工作计划
一、工作计划的分类及适用范围
表5：
工作计划的分类及适用范围
序号
工作计划类型
适用范围
填报周期
提交日期
审批人
1
工作日报
基层员工
每天
次日上午12点前
部门负责人、部门总监
2
工作周计划及总结
基层员工、部门经理、部门总监
每周一至周五
每周五下午17：
00前
部门负责人、部门总监、
管理层
3
工作月计划及总结
部门经理、部门总监
每月25日至28日
每月28日下午17：
00前
部门总监、
管理层
二、工作计划的填写要求：
（一）工作月计划的填写要求：
1、具体填写要求：
见本制度第四章第十七条第一款第三项的具体规定。
2、工作月计划的分解由部门总监完成。
3、工作月计划须经管理层（总裁、董事长、总经理）审批后，方可将分解结果告知各部
门负责人。
4、工作月计划中涉及其他部门需要配合的事项时，必须在月计划中明确列明；如未在月计划
中列明需配合的部门及事项，但在具体工作中涉及的，由人力资源部标注，并将其计入该
部门总监的绩效考核结果当中。
5、由各部门总监助理统计月计划、周计划的完成结果，并于会议后上报人力资源部备案，以便将其计划执行结果计入该部门总监的绩效考核结果当中。
（二）工作周计划的填写要求：
1、具体填写要求：
见本制度第四章第十七条第一款第三项的具体规定。
2、周计划的工作内容务必填写工作重点，而非工作执行细节的描述。
3、周工作计划必须是月工作计划中分解的工作内容，且工作计划须由部门负责人及部门总监
签字确认。
4、在周工作计划中可就执行中出现的问题进出改进性建议，并上报部门总监，由部门总监统
一汇总于常规性会议中讨论落实。
5、周工作计划的执行情况将计入计划制定人的绩效考核结果当中。
（三）工作日报（见附件十二）的填写要求：
1、工作日报的填制依据：
根据周工作计划进行分解。
2、对于完成周工作计划内的工作，员工仅须填写相应序号于工作日报的“工作内容”中，对
于非计划内的工作以文字详细描述于“工作内容”中。
3、每个时间段分别设置了5个工作内容填写框，并相应的设置了5个工作完成结果框。
工作完成结果的顺序必须严格按照工作内容的顺序填写。
4、工作完成结果：
分为全部完成、部分完成、未完成三种标准，对于部门完成及未完成是部门负责人及人力资源部重点核查内容。
5、工作日报表于次日上午12时以OA系统上传的方式上报到部门负责人，部门负责人以此依据来考量员工周工作计划的合理性与周工作总结的真实性。
OA上传路径如下：
6、员工日工作表现自评：
主要分为以下四个维度
对当日已完成工作的结果评价；
对未完成工作的原因分析；
对于未完成的工作的解决办法；
对于未完成的工作的改进建议。
四个自评维度中第、、为必填内容，员工须根据实际情况如实填写，但自评内容不限。
对于涉及的内容，由员工根据实际情况填写，有改进建议的请详细描述；对于无改进建议的可直接在方框中写“无”。
三、工作计划的考核标准
（一）工作计划的完成情况；
（二）工作完成时间与预计时间的达标情况；
（三）计划内与计划外工作的比例；
（四）计划外工作的合理性；
（五）工作配合部门的配和程度及协调能力；
（六）自主解决问题的能力。
第五章部门内部会议
第十九条适合范围
一、部门内部全体员工。
二、部门总监及负责人确定的参会人员。
第二十条会议目的
一、根据常规性会议的内容，为部门人员安排工作内容、明确工作结果及工作完成时间。
二、根据部门日常管理过程中发现的问题，召开针对性工作会议。
三、根据部门人员日常工作表现，进行技能性培训类会议。
四、部门总监或部门负责人认为其他需召开部门内部会议的情形。
第二十一条会议要求
（一）对会议主持人的要求：
1、明确会议主题、议程及会议时间，对于部门内部会议的会议时长原则不长于2个小时；具体时长也要根据部门数量及部门工作安排的数量确定。
2、明确会议内容的落实跟踪人员，并对跟踪情况进行及时审核与调整，以保证工作的有效完成。
3、善于倾听部门内部人员对于工作内容的建议和意见，提高部门内部人员自助发现问题与解决问题的能力。
4、对于例次部门会议要切实做到落实到人、落实到量、落实到质、落实到结果。
严禁在安排工作后对工作执行人的执行进度放任不管。
（二）对参会人员的要求：
1、做好本人的参会会议记录。
2、对于编制工作计划的会议，部门内部员工应在会议结束后半个工作日内修改各自的周工作计划，并报部门负责人及部门总监审批。
3、基层员工应按时填写并提交工作日报：
工作日报由各部门助理负责收集汇总整理，并报部门负责人及部门总监审核备查。
（三）对会议记录人员的要求：
1、会议记录人应于会议结束后半个工作日内整理会议记录的内容，并形成会议纪要。
2、会议记录人为部门内部会议情况落实跟踪负责人，并于每周四填写当周的会议落实跟踪情况；于每月27日前填写当月的会议落实跟踪情况。
3、会议记录人根据对工作计划的汇总，协助部门总监编制工作计划完成情况汇报表。
4、会议记录应由部门负责人及部门总监签字确认。
5、会议记录的外借、传阅依照本制度中的相关规定执行。
（四）对于会议纪要的要求：
1、会议记录人须于会议结束后半个工作日内完成会议纪要的编写，并报部门负责人及部门总监审批。
2、部门负责人确定会议纪要的下发范围，并由会议记录人根据下发范围进行会议纪要的发放及签收。
3、对于会议纪要的真实性，由部门负责人严格监督。
（五）对于会议纪要的跟踪落实的要求：
见本制度。
第六章会议纪要的跟踪落实
第二十一条会议纪要的跟踪落实依据：
会议纪要的内容。
第二十二条会议纪要的汇总统计
一、工作任务完成情况的统计：
如工作完成时长、工作完成结果程度、是否有后续待完成的工
作内容等，争取以柱状图、饼图等形式体现。
二、工作时间的统计：
根据各岗位不同的工作内容，计算各工作内容的完成工作日。
三、工作任务计划合理性的统计：
将计划内工作与计划外工作进行横向比对分析。
确认各岗位
计划内与计划外工作的比例，从而确定各岗位的灵活机动性。
四、每周工作量的统计：
根据工作量完成天数确定每周工作量的完成情况，以工作完成天数的多少为标准来确定每周工作量大小排名，并根据各周工作量大小的综合排名，确定每月实际的工作重点与计划的重点是否一致等情况。
五、每月工作重点的统计：
根据每周工作量完成的多少来确定每月的工作完成重点，并根据此统计确认比较每月工作重点与工作量之间是否存在必然联系。
第二十三条会议纪要跟踪落实的审核程序
一、由会议记录人填写《部门会议纪要工作任务跟踪落实情况》并报部门负责人、部门总监及总裁审批。
二、于下次会议前一个工作日内就会议纪要工作任务跟踪落实情况进行汇总统计，具体统计内容见本章第二十二条规定。
三、对于未落实的会议工作内容在与执行人沟通后，要明确未完成的原因分析，该原因分析和为跟踪落实情况表的附件一并提交部门负责人、部门总监及总裁审批。
四、如会议记录人未如期完成落实跟踪的，人力资源部第一次将口头警告，并了解未完成的原因，根据会议记录人提出的问题进行针对性培训；对于第二次未如期完成落实跟踪的，人力资源部将建议部门经理调整会议记录人；对于超过三次（含）未如期完成落实跟踪的，人力资源部将保留与会议记录人解除劳动合同的权利。
第七章会议室管理规定
第二十四条会议室由人力资源部统一管理，目前的会议室主要为：
第一会议室（大）、第二会议室（小）、会客室。
第二十五条会议室使用时间
（一）常规性规定：
除以下使用时间外，原则上下班时间不得使用会议室。
序号
会议类型
会议室使用时间
1
晨会
周一至周五早08：
50至09：
30
2
常规性会议和临时性会议
周一至周五早10:
00至下午17：
30，周末除外
3
太极练习
周二、四下午17：
00至19：
00
（二）如确须在下班时间使用会议室的，须按本规定第六章第条的规定办理，交由人力资源
总监在“备注”栏签字确认。
第二十六条会议室申请与登记：
（一）除每日晨会（第一会议室）不用申请与登记外，其
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