人事档案管理在人力资源管理中的重要作用.doc

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摘要：

随着社会的不断发展，企业单位也在迅速的崛起。

企业单位中人事档案的建立是对人力进行管理的重要形式。

人事档案是正确评价和使用人才的依据。

科学合理的人事档案管理可以帮助企业充分的发掘人才。

因此，人事档案的建立必须符合现代化人才管理的模式，不断的对人事档案的能力进行挖掘，这样才能保证人力资源更好的开发。

所以，企业单位需要从人力资源管理的多方面进行入手，深入发掘人事档案管理在企业中的作用，这样才能站在全新的视角中去认识人事档案管理。

　　关键词：

人事档案管理人力资源管理重要作用

　　人力资源管理的发展经历了多个发展阶段。

人事档案管理是人力资源管理中最重要的一部分，但是，随着人力资源管理的快速发展，人事档案所具有的作用渐渐的被企业或者管理人员所忘却。

随着经济全球化和信息全球化时代的发展，企业面对的环境更加的复杂，人员的流动性更大，为了更好的适应复杂多变的社会环境，企业必须对环境中的信息进行搜集、整理和分析。

人事档案是企业中最为宝贵的资源，人事档案的作用渐渐的在人力资源管理中显现出来。

　　一、企业人事档案管理对人力资源开发的促进作用

　　1.确定企业人力资源的现状，为企业人力资源规划提供帮助。

企业人才的需求来源于企业人力资源的规划。

企业的人事档案将企业内部的人才类型、人才层次、人才数量和人才的水平等信息进行汇总。

人力资源管理部门可以根据人事档案对人才的类别、属性进行分类整理，给企业提供更加合适的人员信息。

　　2.促进人力资源的合理配置。

企业中的人事档案可以加深管理人员对员工的认识和了解，从而对人员进行科学合理的管理和分配。

企业根据人才类型、能力、技术等方面的不同，将合适的人选分配到合适的岗位中去，这样才能最大化的发挥人才的潜能和特点。

　　3.有利于人力资源需求预测的科学化与规范化。

组织内部的因素对人才的需求有一定程度的影响。

科学合理的人事档案可以对企业组织内部的人员情况进行分析，判断现有的人员是否符合企业当下的发展，这为制定科学合理的人力资源管理计划有着极其重要的影响。

完全脱离人事档案所做出的企业人力资源的需求是不科学的。

　　4.保证企业外部员工招聘的质量，为企业内部招聘员工提供依据。

员工的招聘有两部分组成：

内部招聘和外部招聘。

内部招聘是指企业从现有的员工中选拨出优秀或者需要的人才；外部招聘是指企业在高校或者一些招聘会上招聘所需要的人才。

首先，企业在招聘员工的过程中，一些企业内部的员工就会给企业推荐一些自己的亲戚、朋友或者老乡等，有的人员甚至不具备招聘所需要具备的能力，这就大大降低了企业招聘人员的质量，并且员工之间存在直接或者间接的关系，给企业的正常管理带来了一定的困扰。

因此，企业需要对人事档案进行分析和筛选，在招聘人员时候，尽可能少的聘用一些有关系的员工，这样可以大大保证了企业招聘的质量。

其次，企业在内部招聘会上，需要对现有的员工档案进行分析，将此作为员工选聘的关键依据。

　　二、人事档案管理中人力资源开发现状

　　1.档案材料失真现象妨碍了人力资源的合理配置。

目前，人事档案在人力资源管理中缺乏真实性。

没有真实性的人事档案，也就丧失了其保存的价值。

在对人事档案进行管理的过程中，档案管理人员发现，有些人事档案出现涂改的现象，这使得人事档案失去了真实性和权威性，使得人事管理人员在对人员的调配、解聘等计划中无法正确的执行，这对企业今后人力资源的发展造成不利的影响。

　　2.个人档案材料管理滞后，影响了人事档案作用的发挥。

人事档案是记录人员信息的关键部分，但是，长久以来，企业对人事档案缺乏正确的认识和强有力的宣传力度，使得人事档案渐渐的缺失。

如果人员的工作进行调动，那么一部分人事信息会留在原来工作的单位中；学生毕业之后参加工作，学生的档案顺理成章的留在了学校；取得相应的文凭之后，学历的资料由个人进行保存等。

目前，我国企业的人员流动比较大，各个单位都在费尽心思招聘一些高能力、高水平、高素质的人才，并且需要给招聘的人才建立属于自己的人事档案。

那么就会出现弃档、重建档案的现象，这就破坏了人事档案的统一性，严重影响了人事档案在人力资源管理中发挥的作用。

　　3.档案材料不全，降低了人事档案对人力资源开发的参考价值。

人事档案记录一个人在社会中的所有经历，客观的反映一个人在社会中生存的能力和个人的修养。

企业可以在翻阅人事档案时，直观清晰的了解到人员的信息和社会经历。

但是，现阶段企业的人事档案比较单一，形式比较陈旧，内容比较抽象，在对人员技能的鉴定中，出现空话、假话的现象比较明显，无法体现出人员的特点，从而失去了人员考察的意义，影响了企业员工的晋升和选拨，大大的降低了企业员工的积极性，给企业单位造成一定程度的损失。

　　4.人事档案管理缺专职管理人员，制约了人力资源的开发。

现代化的人力资源管理需要建立科学、合理的人事档案管理机制，及时的给企业提供各种高技术、高水平、高素质的人才信息。

但是，目前我国在人事档案管理方面，档案管理人员缺乏专业化的知识和能力，仍使用的是传统的人事档案管理模式，主要借助人工挑选，档案管理人员缺乏创新意识、缺乏竞争意识，无法更加高效的给人力资源的发展提供服务。

　　三、改进人事档案管理，为现代人力资源管理服务

　　1.切实提高档案管理人员的素质。

随着经济全球化和信息全球化时代的到来，企业的现代化管理水平也在逐步提高。

传统的管理模式已经无法适用于现阶段的人力资源管理模式。

因此，企业单位应该积极的选拨和引进高素质、高水平、高能力的管理人才到档案管理部门，还需要对招聘的人员进行培训，提高档案管理人员的整体素质和专业水平，让其能够更好的适应信息化时代企业发展的要求。

人力资源管理部门应该帮助档案管理人员树立正确的价值观和思想，帮助他们摆正自己的位置，不断的增强服务大众的意识，积极与各部门加强沟通和交流，及时的给企业提供有效的信息，更好的服务于人力资源管理，提高全民建立档案的意识，营造人人关心档案的良好氛围。

　　2.加快人事档案工作科学化、现代化进程。

随着社会和经济的不断发展，企业中的人事档案材料越来越多。

传统的档案管理模式已经无法适应信息化时代的要求。

因此，需要建立现代化电子化的人事档案管理系统。

电子化人事档案系统的建立，可以将企业内部员工的信息进行联网，借助计算机和互联网进行传递，最大化的实现了信息的传递和检索。

　　3.建立健全合理的人事档案管理制度。

企业在建立人事档案时，需要对社会的发展形势进行分析，根据社会的发展需求和相关的规章制度，建立科学、合理、高效、便捷的人事档案管理体系，使得人事档案工作更加的规范化、具体化和制度化。

档案管理人员在搜集信息材料时需要尽可能的做到及时和完整；档案管理人员在对人事档案的鉴别过程中，必须保证人事档案的真实性；档案管理人员在对材料进行分类时，需要对材料进行整齐装订；在进行档案传递过程中，必须严格按照规章制度进行，保证人事档案的安全性和可靠性；当别人对人事档案进行查阅时，档案管理人员必须热情服务，做好档案的保密工作和安全工作，并且档案管理人员需要及时和有关部门进行沟通和交流，不断的更新和补充档案信息。

　　总之，人事档案在企业中的作用越来越重要，档案人员对人事档案的分析、整理，可以更加便捷的为企业提供服务。

随着信息技术的不断发展，以后的人事档案将有可能和现代化技术相结合，人们更加方便、快捷的对档案信息进行查询，使得档案信息更加的科学化，大大提高了人事档案在人力资源管理中的作用。

　　参考文献

　　[1]赵秀艳，王祝波.企业人事档案管理与人力资源发展促进研究[j].经营管理者，2011

（2）：

45-47

　　[2]刘鑫.浅谈人事档案在人力资源管理中的有效应用[j].黑龙江档案，2011（3）：

76-79

　　[3]陈小红.现代人力资源管理与高校人事档案规范化探究[j].中国成人教育，2010（10）：

132-134

　　作者简介：

李艳，1983―，女，河南省郏县，经济师，本科，从事工作：

人力资源管理。