5合同管理制度.docx
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5合同管理制度
合同管理制度
1范围
本标准规定了龙腾公司合同管理工作的管理机构、职责、合同的授权委托、洽谈、承办、会签、订阅、履行和变更、终止及争议处理和合同管理的处罚、奖励；
本标准适用于龙腾公司项目建设期间的各类合同管理工作，厂内各类合同的管理，厂内所属各具法人资格的部门，参照本标准执行。
2规范性引用文件
《中华人民共和国合同法》
《龙腾公司合同管理办法》
3定义、符号、缩略语
无
4职责
4.1总经理：
龙腾公司经营管理的法定代表人。
负责对厂内各类合同管理工作实行统一领导。
以法人代表名义或授权委托他人签订各类合法合同，并对电厂负责。
4.2工程部：
是发电厂建设施工安装等工程合同签订管理部门；负责签订管理基建、安装、人工技术的工程合同。
4.3经营部：
是合同签订管理部门，负责管理设备、材料、物资的订购合同。
4.5合同管理部门履行以下职责：
4.5.1建立健全合同管理办法并逐步完善规范；
4.5.2参与合同的洽谈、起草、审查、签约、变更、解除以及合同的签证、公证、调解、诉讼等活动，全程跟踪和检查合同的履行质量；
4.5.3审查、登记合同对方单位代表资格及单位资质，包括营业执照、经营范围、技术装备、信誉、越区域经营许可等证件及履约能力（必要时要求对方提供担保），检查合同的履行情况；
4.5.4保管法人代表授权委托书、合同专用章，并按编号归口使用；
4.5.5建立合同管理台帐，对合同文本资料进行编号统计管理；
4.5.6组织对法规、制度的学习和贯彻执行，定期向有关领导和部门报告工作；
4.5.7在总经理领导下，做好合同管理的其他工作，
4.6工程技术部：
专职合同管理员及材料、燃料供应部兼职合同管理员履行以下职责：
4.6.1在主任领导下，做好本部门负责的各项合同的管理工作，负责保管“法人授权委托书”；
4.6.2签订合同时，检查对方的有关证件，对合同文本内容依照法规进行检查，检查合同标的数量、金额、日期、地点、质量要求、安全责任、违约责任是否明确，并提出补充及修改意见。
重大问题应及时向有关领导报告，提出解决方案；
4.6.3对专业对口的合同统一编号、登记、建立台帐，分类整理归档。
对合同承办部门提供相关法规咨询和日常协作服务工作；
4.6.4工程技术部专职合同管理员负责收集整理各类合同，建立合同统计台帐，并负责向档案室移交归档合同档案。
5管理内容
5.1合同的授权委托
5.1.1授权委托实行事务委托为主，职务授权委托为辅的原则。
即由法定代表人根据合同内容、专业委托授权承办部门和代理签订人。
5.1.2办理合同事务的职工，需具备专业技术能力、熟悉合同法规，作风廉洁，并获得授权委托。
5.1.3合同需异地洽谈签订时，外出承办人员须持有总经理签发的授权委托书（授权委托书由合同管理归口部门管理，总经理批准签发），并按委托书的要求办理。
5.1.4委托代理人、合同承办部门人员要严格按合同法规认真履行职责，维护电厂利益。
无权代理、越权代理或串通对方以职谋私，损害国家、集团利益所签订的合同无效，责任人要承担相应的经济责任和法律责任。
5.1.5禁止委托外单位或非公司职工代签合同和代外单位签订担保合同。
确需委托代签合同和担保时，需由有关部门研究，并以书面形式说明与其连带权益义务，报请总经理批准后，方可实施。
5.1.6凡合同造价在10万元（含10万元）以上的基建工程、生产系统合同，8万元（含8万元）以上的非生产系统合同（含汽车修配）及其劳动保护用品的购置合同由总经理签订或由总经理实行一事一委托办理；其他合同由总经理授权厂内主管领导按专业分工代理签订，授权范围如下：
5.1.6.1副总经理签订10万元（不含10万元）以上，30万元以下的基建工程、大修、维修、更改、科技以及设备、材料、备品备件合同；
5.1.6.2总工程师签订10万元（不含10万元）以下的基建工程、生产维修、大修、更改、科技及8万元以下的教育培训合同；
5.1.6.3各主管领导所签发的合同，由各项目主管部门和项目使用负责部门指派专人承办，并督促履行，不得将整体项目拆零签订合同。
5.2合同的洽谈
5.2.1总经理或总经理委托厂内主管领导组织洽谈的合同：
5.2.1.130万元及以上的基建工程、材料、设备、备品备件、工器具、科技、更改、外委修理、外委加工、燃料采购等合同；
5.2.1.210万元及以上的劳务、涉外联营、担保、租赁、借贷、财产保险、劳务用品等合同。
5.2.2厂内主管领导或厂内主管领导委托检修副总或工程技术部主任组织洽谈的合同：
5.2.2.110万元至30万元的设备、材料（包括高新技术材料、耐磨材料、有特殊要求的材料），高新技术产品的订购。
基建（或更新改造）工程、科技、外委施工安装、外委修理合同；
5.2.2.210万元以下，但技术复杂，对基建及生产影响较大的工程项目、科技项目、外委施工安装、外委修理合同。
5.2.3厂内主管领导或厂内主管领导委托材料供应部主任组织洽谈的合同：
5.2.3.1单项价格或同类物品总价在10万元以上，30万元以下的通用设备、备品配件、材料、工器具的订购合同；
5.2.3.210万元至30万元的外委加工合同。
5.2.4下列合同由合同承办部门洽谈:
5.2.4.1单项价格或同类物品总价在5万元以上，10万元以下的工程、设备、材料、备品备件、工器具订购合同；
5.2.4.25万元以上，10万元以下的更新改造、科技项目、外委施工安装、外委修理和外委加工合同；
5.2.4.35万元以上，10万元以下的教育培训、劳务、生活后勤、绿化、卫生等合同；
5.2.4.43万元以上以决算形式委托的工程合同。
5.2.5工程总价或同类物品总价在5万元以下的经济合同由承办部门洽谈，经公司主管领导签字后，由合同管理部门盖章生效。
5.2.6合同承办部门、项目主管部门、项目使用部门参加所列各项合同的洽谈，合同管理部门、监察部门、审计部门、财务部门及法律顾问参加5.2.4条款中合同的洽谈，承办部门负责履行合同会签手续。
5.3合同的承办
5.3.1厂内各类洽谈成功的合同按专业归口分工承办。
5.3.2厂内涉外、联营及其它即时性合同由总经理直接或委托被授权人承办。
5.3.3材料供应部承办材料、设备、机具、备品备件、五金化工采购合同。
5.3.4燃料供应部承办燃煤、燃油合同。
5.3.5办公室承办办公用品、低置易耗品等合同。
5.3.6财务部门承办借贷、财产保险、财产租赁合同。
5.3.7工程技术部承办基建工程、技术、科技、修理等合同。
5.3.8人力资源部承办劳务、劳动、教育、培训等合同。
5.3.9信息中心承办信息管理系统有关的科技合同。
5.3.10绿化环卫部门承办有关绿化合同。
5.3.11多经公司承办本厂涉外联营、担保及电厂与电厂所属多经公司的承包、租赁合同。
5.3.12合同的承办由项目主管部门或领导指定承办部门或承办人，项目主管部门和承办部门应提出合同草本或意向书报领导审定。
5.3.13合同承办人员根据合同类别与对方共同起草、拟定、传递合同初稿。
参与合同洽谈、签订、变更、解除、仲裁、诉讼活动。
对合同履行情况进行全面监督检查，发现问题连同提出的方案以书面形式向有关领导汇报。
承办人保管合同及其有关文件信函、电传资料等；对承办部门负责。
承办部门对合同的拟定、签订、履行等全过程负责。
5.4合同的会签
5.4.1签订合同前，由合同管理员工承办人在合同文本封面上附合同会签单，依据经批准的计划或项目委托书按专业负责范围，分送有关合同审核部门审核会签。
5.4.2合同的洽谈、订立、审查会签、批准与行政及专业责任挂钩，签字人员按职能负责。
5.4.3根据上级主管部门有关合同会签制度的要求，会签部门的责任如下：
5.4.3.1合同承办部门审查合同的经济性（核算准确、合理）、技术性（真实可靠、完备可行）、可行性（可操作性）和合同的安全性；
5.4.3.2财务部门对合同订立、履行过程中的活动是否符合国家财经纪律进行监督、审核、审查资金、资产（来源合法、所有权明确、资金用途及使用合法）的合法性，价款、酬金和结算的合理、合法性，索赔条款的合法性及财务部门认为需要审核的其它内容。
对违反纪律、财经法规和合同管理办法所签订的合同，应拒绝支付；
5.4.3.3审计、监察部门在其职责范围内参加招标、评标活动，对合同的洽谈、签订程序的严密性、履行情况及结果进行监督和审查见证；
5.4.3.4法律办（法律顾问）、合同管理员审查合同主体、内容、签约程序、形式的合法性；
5.4.3.5合同管理部门对合同的严密性（条款齐备、文字清楚、权利、义务具体准确，手续完备，附件合法）；可行性（资信、方式切实可靠），合同承办形式（承办部门无误、符合程序、审核部门意见齐全、正副本及附件份数齐备）及合同管理部门认为需审查的其他内容进行审查；
5.4.3.6项目部门对合同全部内容知晓、理解后审查合同的合理性及协作方法、时间、提供条件、安全措施、材料供应等情况；
5.4.3.7其他会签部门根据其职责范围对合同进行监督、审核；
5.4.3.8各合同审核部门在审查合同草案时，发现有错误、遗漏、不妥时，应在审查意见中予以明确并提出修改意见，需要退改时，应连同全部文件退还合同承办人；承办人修改后应重新申请审核。
审核人员不填注修改意见一律视为无异议。
5.5合同的订立
5.5.1合同的签订必须遵守《中华人民共和国合同法》以及相关法律、法规和本公司有关制度。
5.5.2对外所签合同采用“龙腾公司”落款。
5.5.3合同文本必须条款完备、具体、详尽，语言严谨、规范、准确、内容逻辑前后相符，应包括以下内容：
5.5.3.1单位及合同名称完全；
5.5.3.2数量范围（需注明含XX数）；
5.5.3.3价格及付款方式明确；
5.5.3.4履行期限、地点和方式清楚；
5.5.3.5有质量标准及测量验收方式方法；
5.5.3.6双方责任（含安全责任）及违约责任明确；
5.5.3.7有合同变更、解除、争议的解决方式；
5.5.3.8按合同属性，依据法规要求的其他条款。
5.5.4上级部门规定的及重大合同（如：
涉外合同、资产转让、抵押、担保、土地使用权转让、合同标的在100万元以上、对外投资、招标合同）要按规定逐级按程序审核、备案，符合订立程序及合规合法性要求。
5.5.5由主管部门负责招标的公司由承办部门凭发电公司招标的有关资料（中标书等）办理合同签订手续或由主管部门签订合同。
5.5.6订立合同，除总价在5000元以下的零星购置、加工、修理和经厂主管领导批准，来不及签订书面合同的特殊项目外，一律采用书面形式，其文本的格式、文字内容应按要求办理。
5.5.7经厂主管领导批准的事故抢修及各部门经审查批准的急需备品备件材料计划中的材料、设备、备品配件（不包括“备品清册”列入的设备、备品配件）可不履行洽谈和书面合同手续。
5.5.8单项价格或同类物品总价在10万元以上（除进口产品物资、低值易耗品、办公用品）的材料、设备、材料、备品配件必须直接从厂家定购，不得从只从事贸易的公司购买，特殊情况下，确须从仅从事贸易的公司购买的，必须经厂主管领导同意。
5.5.9签订合同时，应出示法人身份证明和法定代表人签署的授权委托书和有关资质证明，无证件或未经核实，不得签订合同。
5.5.10合同签订时，涉及安全（特别施工合同）事项者须交安监部审查，并签订安全合同，安全合同作为主合同的从合同，与主合同一并生效。
5.5.11签订合同一律使用合同专用章，不得以行政公章代替，否则财务部门有权拒绝履行。
5.5.12对审核完毕的合同，确认无误、手续齐全后，领导签字、加盖法人合同专用章后合同即告成立。
5.5.13合同须公证鉴证的，应向国家法定的部门申请公证鉴证。
5.6订立合同的程序：
5.6.1准备工作：
5.6.1.1在订立合同之前，应首先确定合同承办部门，合同承办部门对合同双方当事人的主体资格和资信情况进行调查：
5.6.1.1.1主体资格：
具有经年检的营业执照，其核载的名称、经营范围、注册资金等与实际相符。
5.6.1.1.2待签合同标的应符合双方当事人的经营范围，涉及专营许可和应具备一定资格的，应具备相应的许可、等级、资质证书。
5.6.1.1.3由代理人代签合同的，应出具真实、有效的法定代表人身份证明书、授权委托书、代理人身份证明。
5.6.1.1.4具有相应的履约能力：
支付能力、生产能力（技术装备）、运输能力、银行证明、担保函件等，必要时应要求出具有关财务文件。
5.6.1.1.5具有履约信用：
过去三年重合同、守信用，无违约事实，现时未涉及重大经济纠纷或重大经济犯罪案件，并对银行资信、经营信誉等情况进行调查了解，以确保合同能够实际履行。
5.6.1.1.6合同承办人应根据审查结果提出初步审查意见书，并与有关真实资料一同送合同管理部门及法律顾问审查。
5.6.1.2特殊合同的立项论证：
对需要立项论证才能签订的合同，对经济业务在技术、经济方面实施可行性论证，并提交论证报告；
5.6.1.3按照招、投标有关规定，确定是否进行招投标。
5.6.2授权委托：
5.6.2.1法定代表人（或负责人）授权委托代理人签订合同时，必须签署授权委托书，委托书应当载明委托事项、委托权限和期限，禁止使用“全权代理”一类的文字；
5.6.2.2授权委托书由合同承办部门提出申请，法定代表人（或负责人）同意后，由法律顾问办理；
5.6.2.3签约原则上不得使用转委托方式，必须转委托的，应当事先征得委托人同意。
5.6.3谈判和起草合同
合同谈判应由合同承办部门组织具备相应技术、经济法律等专业人员参加，合同的起草应由己方或以己方为主承担，除特殊情况外，合同正式文本应当打印和印刷制成。
5.6.4合同审核
合同审核实行会签制度。
承办部门起草完合同草案或接到对方送来的合同草案后，应向法律事务部门（或法律顾问）、审计监察部门、财务部门、合同管理部门及其他合同相关部门送审，各合同审查部门应对审查的合同出具审核意见书或在合同审查会签单上签章。
未经审核会签，本单位领导应当拒绝在合同上签字。
5.6.5签订、盖章
合同经各合同审查部门审查会签并报送本单位领导审核同意后，方可加盖合同专用章，未经本单位法律顾问审查的合同，不得签字、盖章，财务部门也不得付款。
5.6.6合同正式签订后，承办单位应在一周内向本单位合同管理部门备案登记，合同履行完毕后一月内向本单位合同管理部门写出书面报告。
5.7合同的履行
5.7.1合同生效后应严格按合同的约定全面、及时、准确的履行。
（合同生效前非生产急需或特别情况不得提前实施），一方不能按约定履行时，应及时告知对方和相关人员及部门领导，必要时以书面形式提出异议和解决方法，一方收到履行异议时，承办人应在法定或约定期限内以法定或约定方式予以回答，否则以不告知、隐瞒、失职追究责任。
5.7.2履行合同过程中，除法律另有明文规定或合同约定外，不得替物履行或转让、转卖合同。
5.7.3履行合同过程中，无论什么原因使造价可能超过原造价15%时，应有总经理或主管领导批准，方可变更合同或附签变更协议。
5.8合同的变更、终止及争议处理
5.8.1合同依法签订受法律保护，单方不得任意变更、解除和终止。
确需变更、解除时，应按《合同法》的有关规定办理手续，做到附件齐全，手续合法。
5.8.2合同发生争议时，对方应本着守信协商的态度进行解决，协商或调解不成时，依合同约定或法定方式申请仲裁或提起诉讼。
重大合同按“发电公司诉讼案件管理办法”执行，并请法律室协助。
5.8.3合同发生纠纷时，合同承办人员应及时通知合同管理部门及有关部门和法律办（挂靠总经理办公室），并将有关修改、补充合同的信件、电报、电传、传真、电子数据交换、电子邮件和图表等附件及其现场影音、听视记录等收存。
以便迅速准确地提出解决纠纷的资料和办法。
5.9其他规定
5.9.1合同承办人员须将生效合同文本分送财务及有关部门，并将履行终结的合同有关文本、信件、图纸、记录等资料交合同管理部门。
5.9.2厂所属各部门（含多经各公司）办理的合同详细台帐及有关资料每年6月10日前和1月10日前报送工程技术部合同管理专责，合同管理专责汇总后按年立卷，于次年一季度前交档案管理部门归档。
5.9.3合同管理部门按上级要求及领导指示定期对合同管理工作进行总结汇报。
经总经理批准，对合同管理工作的部门和个人进行表彰奖励或批评、处罚。
5.9.4合同文本、格式凡国家、行业有示范文本或阜康热电有统一文本的，应优先采用或参照适用，厂内的外委零星建安工程、外委更改、外委修理等合同应优先采用公司统一制定的范本。
5.9.5审计、监察部门根据其职责范围对合同签订程序、履行情况及履行结果进行监督。
5.9.6对已生效的合同，合同管理监督的各个部门，要随时检查发现问题要及时向领导反映，并提出具体的补救措施，经审查无误领导批准后继续履行。
5.9.7合同承办人员收受的各种赠予（包括有奖销售中的奖品）回扣、好处费等一律在行监科登记，上缴厂财务科入帐处理，不缴者以受贿论处。
5.10合同管理的处罚、奖励
5.10.1有下列情形之一的责任者，按其情节轻重分别给予纪律处分或经济处罚直至追究法律责任。
5.10.1.1合同承办人员，合同管理人员，合同批准签订人员，在合同办理过程中未尽职责，给本厂造成经济损失或导致合同纠纷追究多方责任的；
5.10.1.2应签订书面合同而未签，只用口头合同履行的；
5.10.1.3凡不检验对方授权委托书等证件而签订的合同或未按规定使用授权委托书，给本厂造成经济损失的；
5.10.1.4了解不够，同不具备民事主体资格和无履行能力的单位和个人盲目签订合同上当受骗，或者本厂难以履行及不具备完全履行能力所签订的合同致使对方索赔，给本厂造成经济损失的；
5.10.1.5由于合同条款不完备，意见表示不清楚，给对方造成可乘之机或者对方违约，承办人与承办部门未及时采取措施，给本厂造成经济损失的；
5.10.1.6有关人员利用办理、监督、履行合同及工作便，相互勾结，恶意串通，收受，索取贿赂，损害本厂利益的；
5.10.1.7由于管理不善，损失、遗失合同文本，法人授权委托书等资料致使合同不能如期履约承担的违约责任的；
5.10.1.8在未经全面审查会签，未经领导批准的合同上加盖合同专用章的；
5.10.1.9其它失职行为给公司造成经济损失的。
5.10.2有下列情形之一者，视情节给予表彰或奖励
5.10.2.1在签订合同时，能及时发现对方的欺骗行为，识破对方有隐瞒事实的条款，使本厂免受损失的；
5.10.2.2对方或本厂违约和签订不具备履行可能的合同，能及时采取措施减少、避免损失的；
5.10.2.3合同条款完备、签订程序齐全，合同管理有序，使本部门经营效益、信誉提高，工作成绩突出的；
5.10.2.4在省、市级“重合同，守信誉”评比活动中表现突出的部门和个人。
5.10.3有关奖励、处罚意见，由项目主管部门提出，合同管理部门核实后，报厂领导批准实施。
6合同编码：
FKRD/XXX--HT200X—000X
12345
1．FKRD---龙腾公司
2．XXX---合同类别
3．HT---合同
4．200X---合同签定年
5．000X---合同流水号
序号
项目
合同编号
1
主设备采购合同（主机）
FKRD/ZSB-HT2004—000X
2
辅助设备采购合同（辅机）
FKRD/FSB-HT2004—000X
3
土建合同
FKRD/TJ-HT2004—000X
4
技术服务合同
FKRD/JF-HT2004—000X
5
材料采购合同
FKRD/CL-HT2004—000X
6
备品配件采购合同
FKRD/BJ-HT2004—000X
7
工程合同
FKRD/GC-HT2004—000X
8
燃料采购合同
FKRD/RL-HT2004—000X
9
办公用品采购合同
FKRD/BG-HT2004—000X
10
财务合同
FKRD/CW-HT2004—000X
11
劳务合同
FKRD/LW-HT2004—000X
12
培训合同
FKRD/PX-HT2004—000X
13
绿化合同
FKRD/LH-HT2004—000X
7附件：
龙腾公司工程合同审核会签单
合审字（）
合同名称
合同编号
合同金额
乙方单位
委托单位
承办部门
经办人
合同主要内容：
工程技术部
财务部门
法律顾问
监察审计
公司主管领导
升级会员 