活动策划-接待方案及流程【详细】 精品.docx

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接待方案及流程【详细】

接待工作是指各种组织在公务活动中对来访者所进行的迎送、招待、接谈、联系、咨询等辅助管理活动。

四、环境布置

一会场外区域布置

酒店外围环境灯杆棋画面、屏宣传、灯箱画面、空飘。

二会场内主要区域布置

1、机场、火车站相关内容横幅、接机牌及鲜花。

2、下榻酒店酒店大堂、入住房间、会议室、用餐餐厅布置主题喷绘、水牌、导示牌、桌签、插花及横幅。

五、会议内容第一板块会议

一会议时间20年月日、日、日

二会议地点待定200人会议厅三会议内容待定

四会议布置1课桌摆放围桌式或者课桌式摆放

2会议鲜花讲台花、胸花、桌花

3会议用品白纸、签字笔、茶杯、纸巾

4会场氛围水牌制作、背景喷绘画面日、日无线麦若干、背景音乐、展架五会后合影时间在会议结束前，告知大家不要急于离场，按序下楼，在指定

地点合影留念。

地点凯宾斯基酒店外的阶梯上阶梯取代椅子

可以给领导安排座椅，座椅上有贴领导的名字，可以对号入座。

第二板块晚宴

一晚宴时间20年月日晚具体时间待定二晚宴地点餐厅待定

三晚宴方式围桌形式或者自助餐形式

四晚宴布置室外空飘8个空飘内容、悬挂彩旗、灯笼若干、大型喷绘展板酒店外及圆形大厅内。

室内舞台搭建、舞台背景喷绘画面、舞台装饰、冷焰安装、灯光音响、特效。

餐桌布置餐桌桌花、台签晚宴安排内容介绍

第三板块会议接待一工作内容

1、会议流程策划;

2、编撰、印刷会议接待手册;

3、机场、火车站等埠提供窗口接送机服务;

4、会议前期报名的接待、物品分发等;

6、协助酒店住宿、餐食服务等工作;

7、提供会议期间车辆的调配、服务工作;

8、提供机车票的订购服务工作;

9、提供专业接待人员服务工作;

10、根据需要，提供其他公务活动服务工作;

11、提供物流、土特产品代购等其他服务工作;

二组织机构及职责

1、综合协调组工作职责

1负责总体接待方案的制定等文件编制工作;

2负责与会代表团信息收集、整理等对外联系工作;

3负责与组委会内部的全面对接工作;

4负责落实省市、组委会领导的接机车安排;

5负责组织、牵头一切有关接待工作的参与人员沟通、协调工作;

6负责接待服务手册的编制工作;2、接待服务组工作职责

1负责嘉宾的接机工作，配有专业的大唐礼宾队员手捧鲜花接机。

2负责对外具体联系落实与会代表的初步行程、人数、往返时间、与会具体意向;

3负责为与会代表提供接待服务人员、住宿、餐饮、交通、内部会议组织、考察游览、物流等其他会议服务;

4根据嘉宾的实际情况，具体提供接送机、车站安排;酒店房间安排;参加会

议活动的详尽日程安排;嘉宾的其他公务活动和三餐的具体安排;会议期间车辆的调配、机车票的订购;接待服务人员的组织领导;

5负责协助嘉宾入住酒店之前的登记。

在接到嘉宾后，将事先准备好的房间钥匙登记名称后，交给入住嘉宾，并送嘉宾进入房间，房间内布置鲜花、茶歇、会议流程等

6负责会同综合协调组完成接待服务手册的编制工作;

3、服务保障组工作职责

1负责接待服务组的有关活动安排，如会议现场拍照、会前投影仪调试、检查对方资料是否统一拷贝、播放是否正常、速记安排、会议位置安排。

2负责本组工作人员的一切后勤保障工作。

第四板块会后考察

一、会后考察

1、如果会议结束后，该会组委会有安排会议考察，请提前确认人数和线路。

我们会将出发时间、乘车地点及线路安排发放到每位嘉宾手里。

2、如果会后考察属于自愿报名，酒店大厅将设有会后考察线路报名咨询点。

费用自理

二、当地游览服务20人或以上车淡季报价

1、东线一日游兵马俑，华清池，城墙，午餐价格298人;2、西线一日游乾

陵，永泰，法门寺文化景区午餐价格380人;3、市内一日游城墙，碑林，大雁塔，

午餐价格210人;以上报价包含门票、车费、导游服务费及30元标准中餐一次4、

东线二日游兵马俑，华清池，华山，3正1早，华山3住宿，缆车上下价格780人5、北线二日游黄帝陵，壶口瀑布，延安宝塔山，纪念馆，枣园，杨家岭，3正1早，延安三宾馆住宿价格958人

以上报价包含门票、车费、导游服务费及三酒店住宿一晚30元标准正餐三次，20元标准早餐一次。

二、其他服务

如果您还有其他服务需要帮忙，我们将为您提供更好的服务。

1、专业礼仪接待按照规格提供专业礼仪或者大唐礼宾卫队员。

2、可提供代订餐饮3、订票服务将提前收集各位参会嘉宾的返程信息，做以记录后，将机票定好后，通知各位订票嘉宾，告知可持身份证直接随送机人员前往机场。

接送机收费标准。

备注会根据客户航班到达时间进行统筹接机安排

为了接待年月日，一行到公司参观，为确保本次活动有序开展，特制定如下接待方案

1接待时间

20-07-041400--20-07-051000

二、接待地点

、、

三、接待对象

四、参观路线及时间表

20-07-041400派车到→1500工厂参观→1600离开前往→1630→1610沙盘讲解→1625参观→1700离开→1730假日酒店→1735酒店会议室项目讲解与政策沟通→1800酒店晚宴→1830休息→次日900送离，欢送

五、接待前准备工作安排

1成立接待小组组长董事长

副组长总经理、副总经理、总监成员、、

参观团到其部门，由部门总监负责陪同讲解。

2职责

21

211行政部

2111负责现场清洁、秩序的维护及车辆规范停放。

、在大门设置两名形象保安。

、在行政大楼更改欢迎字幕热烈欢迎贵宾莅临参观考察

2112厂负责人

、负责现场的清洁卫生

、负责现场的工作秩序

、负责参观路线

、负责现场的讲解

2113负责人

、负责现场的清洁卫生

、负责现场的工作秩序

、负责参观路线

、负责现场的讲解

22

221政部人事部负责人

2111保洁负责人

保洁于日下午开始对外进行清扫，尤其是地面的顽迹。

4日早上800上班，再次打扫确保外围，周围清洁卫生。

室内清洁，洗手池外无水渍，卫生间无异味，纸巾完备。

室内及外围清洁，无白色垃圾。

2112保安负责

保安于区域安排两人、正门外两人、正门外【】、【】石凳外设置太阳伞。

安排四名形象保安穿保安工作装，戴白手套。

形象保安于4日1430分到位。

4日早730路口安排一名保安，放置锥形桶，禁止一切车辆进入外围。

在参观领导到来之前，打开通道，并行礼。

车辆过后，再将锥形桶复原，禁止非参观车辆进入外围。

4日下午1430其他三名形象保安到指定位置，立军姿待命。

4日下午1445外保安将石凳搬开，打开一个通道，让参观车辆通行。

其余时间，禁止其他车辆进入。

4日保安加强巡逻，防止一切车辆进入、间的广场停放。

【】负责外围车辆停放秩序、客人考察参观期间，在及正大门安排形象保安。

尤其是要位置好当天机动车停放秩序，接待前30分钟在及安排形象保安。

2113【】负责所有设备正常运转，完成时间4号上午1200

2114信息中心【】负责显示屏欢迎词的更换，内容为欢迎您光临。

2115负责车辆的安排;

7月4日下午2点派4辆依维柯及2辆商务车到接待客人。

并按参观流程，负责全程的接送工作。

依维柯上准备视频资料播放公司宣传片。

、每辆车上准备2件水。

222招商部负责人

2221负责的现场维护及秩序。

2222协调沙盘人员进行沙盘的讲解

2223负责酒店会场现场氛围的布置。

会场的布置包括会场四周的装饰和坐席的配置,欢迎词的拟定,会场内适当的轻松盆景盆花桌面上摆放矿泉水,摆放美观统一

2224坐席上摆放参会者的姓名水牌

2225物料准备精美签到布1件,签到指示牌1个,宣传资料，招商手册、手

提袋各73份,矿泉水20件,黑色中性笔2盒,会议结束后,每人发放一份宣传资料

2225人员分工签到人员,引领人员,主持人

2226具体操作过程

沙盘讲解，讲解人-----从统一接参会者到达下榻酒店会场 参会者依次

签到 引领已签到人员至会场就座 主持人暖场，总致欢迎词并介绍整体

规划-----主持人介绍上台讲话 主持人做会议总结、结束词- 公司安排车辆统一送参会者离场。

223部负责人

2231负责现场秩序维护及管理。

2232负责参加路线的确定及讲解。

2233准备矿泉水。

2234负责现场导购及灯光的处理。

224部负责人

2241负责全程摄影拍照。

2242负责全程串词及发言稿的拟定

1由行政人事部【】、【】和【】，在7月4日下午1400对整个接待现场进行最终检查。

2陪同人员在7月4日1445，在大门口集合。

七、总结

1留下相关的联系方式。

2将本次接待影像保留档案部。