材料管理软件 使用手册Word格式.docx
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指同一张单据可以修改结算数量，如未结算完，下次可以再次结算剩余为结算数据。
目录
第一章基础资源以及工具
一、基础资源
二、工具
第二章测算与计划
一、预算资源管理
二、总量计划
三、需用计划
1、采购计划
2、租赁计划
第三章采购管理
一、价格信息维护
二、送检记录
三、合同管理
第四章库房管理
一、直入直出单
二、收料单
三、商砼小票
四、租赁进场单
五、发料单
六、停租单
七、退库单
八、退货单
九、调拨单
一十、盘点单
一十一、报损单
一十二、维修单
一十三、租赁出场单
一十四、处置单
第五章结算支付
一、采购结算单
二、租赁结算单
三、其他费用结算单
四、资金平衡表
五、调拨结算单
六、支付单
第六章项目监控室
一、材料比重分析
二、总量计划与实际偏差分析
三、收发存分析
四、分供方结算支付
五、租赁情况分析
第一章基础资源以及工具
一、基础资源：
软件正式应用前需要对软件的基础数据进行建立。
包括以下模块：
工程信息——主要是对公司、项目部及施工部位信息进行维护管理操作
材料字典——核心作用是实现材料编码的统一，便于材料的汇总分析
库房字典——主要是对公司、项目部上的库房信息进行建立维护操作
合同类别字典——主要是对材料的采购合同类型进行管理和维护，目的在于与供应商签订供应合同时便有分类区别管理
维修项字典——主要是对材料在场维修过程中发生的维修项及单价进行维护
客商名录——主要作用是对与公司，及项目部有往来关系的供应商及分包商信息进行维护
属性字典——主要功能是对软件中从下拉菜单中选择的字段信息进行维护
特殊符号字典——把一些常用的符号定义好后，可以在其它模块中直接选用，方便用户使用
计量单位字典——主要作用是为软件中的“单位”信息进行维护
材料用途字典——主要作用是将材料的用途进行分类，便于汇总分析时可按材料用途进行统计
材料字典
1.概述（在实际工作中的作用和功能）
软件中所有的材料信息都来源于“材料字典”，此模块的核心作用是实现材料编码的统一，便于材料的汇总分析。
软件默认提供“一般消耗材”、“商砼混凝土”、“周转材料”三大类材料，用户可根据各自的实际需要建立各自的材料字典。
2..使用功能和操作说明
1）新建材料类别：
选择一条材料类别，通过点击【同级新增】或【下级新增】按钮，建立一条空白材料类别
v
通过双击“名称”和“本层编码”栏录入信息，其中“本层编码”信息不能重复。
双击“类型”栏通过下拉菜单选择材料类型，材料类型包含（消耗材料、商砼、周转材料、低值易耗品、机械配件）
“名称”、“本层编码”、“类型”为必填项。
2）新增材料在左侧选择一条材料类别，在右侧材料明细区内点击【增加】按钮，新增一条详细材料信息栏。
材料类别下如果有子类别，该父类别不允许添加材料。
本层编码、材料名称、单位为必填项。
材料中材料编码、材料名称、规格、材质不能有全部相同的。
3）查询材料点击工具菜单栏的【定位材料】按钮，可弹出“定位材料”界面，即材料查询界面，可以通过“材料编码”、“材料名称”、“规格型号”、“管理级别”进行模糊查询。
4）建立材料限额级别此功能主要目的是某条或某类材料发料时发料数量根据限制级别受到总计划量中该条材料总计划量的限制。
选择一条材料或一类别材料，点击【设置限额级别】按钮，弹出下图对话框，选择相应级别即可
不限额：
发料时发料数量不受该条材料总量计划数量的限制
必须限额：
发料时发料数量受到该条材料总量计划中数量的限制，不允许超过总量计划发料
可以限额：
发料时发料数量受到该条材料总量计划中数量的限制，提示超出总量，但可以发料
5）材料单位换算此功能的主要目的是解决同种材料有多种单位，根据他们的换算关系，自动计算不同单位下材料的数量。
首先选择一条材料，点击【增加换算单位】或【选择换算单位】按钮，选择要换算后的单位，填写换算系数，然后在“系数说明”中自动显示出换算后单位与换算前单位的关系公式。
6）导入\导出材料导入材料此功能的目的是材料字典中的材料可从EXCEL中导入。
首选选择【导入EXCEL】按钮，从下拉菜单中选择【查看导入模版】，弹出EXCEL格式的材料字典模版，按模板样式建立材料并保存，最后再点击【导入EXCEL】按钮，导入建立好的EXCEL格式材料，导入材料字典即可完成。
导出材料字典点击工具栏左上方【导出EXCEL】按钮，即可将材料字典中的所有类别及材料导出到EXCEL中。
选择某材料类别，点击材料明细右上方的【导出EXCEL】按钮，即可将材料字典中某类别下的材料导出到EXCEL中。
工程信息
此模块主要是对公司、项目部及施工部位信息进行维护管理操作包括基本信息、施工部位、施工效果图页签
2.使用功能和操作说明
1）录入公司信息：
在“基本信息”页签下，选择"
未命名公司"
，在右侧填写公司名称等息，点击【保存】按钮。
2）录入项目信息在“基本信息”页签下，选择“未命名项目”，在右侧项目信息界面中录入“项目名称”等信息，点击【保存】按钮。
3）新增项目:
点击【新增项目】按钮，在公司下新增一个空白项目，然后在右侧基本信息界面，录入项目名称等项目信息，点击【保存】按钮。
4）新建施工部位先选择“施工部位”页签，然后选择一个项目，点击按钮，在该项目下新建一个空白施工部位，填写部位名称，通过“部位属性”下拉菜单，选择该部位属性信息。
【同级新增】：
在所选的施工部位上建立一条同级目录信息。
【下级新增】：
在所选的施工部位下建立一条子目录信息。
：
通过此按钮可以调节施工部位所在的位置，上移、下移、左移、右移。
5）施工进度设置在“施工部位”页签中，选择要设置的部位，通过手动选择“实际开工时间”，“实际竣工时间”来设置施工进度情况。
6）导入工程效果图选择一个“项目”，然后点击【工程效果图】页签，然后点击按钮，弹出选择图片界面，选择要导入的效果图即可。
7）封存\启用项目首先选择公司，然后切换到【项目列表】窗口，选择项目信息，通过点击【封存项目】、【启用项目】按钮完成对项目的封存和启用操作。
库房字典
1.概述（在实际工作中的作用和功能）此模块主要是对公司、项目部上的库房信息进行维护操作。
1）公司新增库房首先选择公司名称，然后点击【新增】按钮，在公司库房信息下生成一条空白库房信息，填写“库房编码”、“库房名称”点击【保存】即可完成公司库房的新增。
2）项目新增库房首先选择项目，然后点击【新增】按钮，填写项目库房信息，点击【保存】，完成项目库房的建立。
3）删除库房选择要删除的库房，点击【删除】按钮，弹出点击【是】，然后点击【保存】，就将选中库房成功删除。
合同类别字典
1.概述（在实际工作中的作用和功能）主要是对材料的采购合同类型进行管理和维护，便于合同分类管理
2.使用功能和操作说明1）新增材料合同类别首先通过【新增】、【插入】、【下级新增】按钮新增一条空白合同类别，录入“名称”信息后，双击“合同类型"
和“材料类型”从下拉菜单中选择信息。
合同类型包含：
采购、租赁和其它。
材料类型包含：
消耗材料、商砼、周转材料、低值易耗品、机械配件。
2）周转材料按总量还租首先新增一条空白栏，“合同类型”选择为“租赁”，材料类型对应选择“周转材料”，此时“按总量换租”即可勾选。
按总量还租指在租赁材出场单，还租时可以不按进场材料型号还租，只需还租与进场材料在同一类别下相同数量的材料即可。
维修项字典
1.概述（在实际工作中的作用和功能）主要是对材料在场维修过程中发生的维修项及单价进行维护
1）新增维修项首先点击【新增】按钮，新增一条空白栏维修栏，填写“维修项编码”、“维修项名称”、”单位“、”单价“信息，然后点击【保存】按钮，完成维修项新增的操作。
2）删除维修项选择要删除的维修项，点击【删除】按钮，弹出”确认“对话框选择【是】，即可完成维修项删除的操作，被后面单据引用的维修项就不能被删除
客商名录
此模块的主要作用是对与公司及项目部有往来关系的供应商及分包商信息进行维护
1）新增内部单位此功能主要是为在公司集中采购材料，发料到项目部时，即可选择内部单位的客商信息为领料单位。
默认内部单位为各个项目部，不能修改。
首先选择“内部单位”类别，点击【新增客商】按钮，新增一条空白客商信息栏，双击空白处或点击工具菜单【详细信息】按钮，弹出“查看客商详细信息”界面，如下图：
其中”“编码”、“名称”为必填写，填写完成后，点击【保存】，完成公司新增内部客商的操作。
2）新增供应商类别点击【新增类别】按钮，在客商类别列表中添加一条空白客商类别栏，分别填写类别编码、名称、属性信息，其中“属性”信息通过双击从下拉菜单（采购、租赁、分包、其它）中选择，点击【保存】按钮，完成增加客商类别。
3）新增客商点击【新增客商】按钮，填写客商相关信息后，其中“客商类别”可通过下拉菜单进行多选，一个客商可能有多重属性，然后点击【保存】完成客商的新增操作
4）查询客户当客商数量较多，需要查询某个供应商信息时，点击【定位客商】按钮，弹出“定位客商界面”，根据“客商编码”、“客商名称”、“联系人”信息查询客商。
5）按项目查询客商此功能主要是查询项目部与那些客商发生了往来关系，点击【按项目】页签，即可按项目部列出有往来关系的客商信息
属性字典
1.概述（在实际工作中的作用和功能）此模块的主要功能是对软件中从下拉菜单中选择的字段信息进行维护
1）新增属性字段信息首先选择在哪个属性下新增字段信息，然后点击【同级新增】、【同级插入】、【下级新建】按钮，生成一条空白栏，填写字段的“名称”，点击【保存】，完成新增操作。
同级新增：
在最后一行新建一条信息。
同级插入：
在选择的信息前面插入一条信息。
下级新建：
在选择的信息下面新建一条子目录信息。
2）删除属性字典信息选择要删除的属性字段信息，点击【删除】按钮，弹出“确认”界面选择“是”，完成信息的删除操作.
特殊符号字典
1.1.概述（在实际工作中的作用和功能）
把一些常用的符号定义好后，可以在其它模块中直接选用，方便用户使用。
1）新增符号点击【增加】、【插入】按钮，新增一空白单元格、直接输入符号内容即可2）删除符号选择要删除的符号，点击【删除】按钮，弹出“确认”界面选择【是】，然后点击【保存】，完成了符号的删除操作。
计量单位字典
此模块主要作用是为软件中的“单位”信息进行维护
1）新增计量单位点击【新增】按钮，建立一条空白栏，填写计量单位“名称”信息即可。
2）导入计量单位信息此功能的目的是计量单位字典的材料可从EXCEL中导入。
首选选择【导入EXCEL】按钮，从下拉菜单中选择【查看导入模版】，弹出EXCEL格式的材料字典模版，按模版样式建立材料并保存，最后再点击【导入EXCEL】按钮，导入建立好的EXCEL格式材料，导入材料字典即可完成。
材料用途字典
此模块的主要作用是将材料的用途进行分类，便于汇总分析时可按材料用途进行统计。
2.使用功能和操作说明软件默认把材料用途分为“临时用料”、“工程用料”、“办公用料”三类，用户可根据各自的实际需要自行分类
1）新增材料用途点击【新增】按钮，新增一条空白材料用途栏，填写“编码”、“名称”、信息，点击【保存】，完成新增材料用途的操作
2）删除材料用途选择要删除的材料用途，点击【删除】按钮，弹出“确认”界面选择“是”，完成材料用途的删除操作
3）修改材料用途双击要修改的材料用途信息，直接修改即可。
被后面单据引用的材料用途信息不能被删除。
二、二、工具：
软件中辅助功能的设置,包含以下模块：
用户管理——只针对”超级管理员“开放”，该模块的主要作用是新增、删除、修改用户信息，并给用户划分操作权限
短信通知设置——此功能模块只针对”超级管理员“开放”，主要作用是将库房中材料的收、发情况按照领导的要求和手机联动，以短信的形式将数据信息发送到领的手机上
业务规则设置——只针对”超级管理员“开放”，主要作用是对软件中各功能模块的操作规则进行设置维护
流程审批——只针对”超级管理员“开放”，当单据只审批一次就可生效的规则不能满足用户需求时，用户可进入该模块设置多人、多岗位的线型流程审批方式
库房初始化——提供一种可以直接录入目前库房的库存量，保证现有库房数据总量的准确
结算支付初始化——提供一种可以直接录入目前已经结算支付过的信息，保证现有数据准确
项目实时显示展示——给用户动态分析、展示各项目部材料的量、价对比数据信息，并根据各自需要手动设置预警值，对项目材料的量、价偏差进行预警提示
系统监控——主要作用是让公司及领导及时了解项目部上各岗位人员的操作情况
用户管理
1.概述（在实际工作中的作用和功能）此功能模块只针对“超级管理员”开放，该模块的主要作用是新增、删除、修改用户信息，并给用户划分操作权限。
包含：
岗位、用户、项目三部分。
1）新增岗位首先选择“岗位”，然后点击【新增岗位】按钮，新增一条空白岗位信息，填写“岗位编码”、“岗位名称”信息，然后点击【保存】按钮，完成新增岗位的操作。
2）岗位授权首先选择要授权的“岗位”信息，然后点击【添加功能】按钮，弹出“选择系统功能”界面，从中选择要授权的模块，然后勾选操作权限，点击【保存】按钮，完成岗位授权的操作。
选择要授权的模块：
选择操作权限：
3）新增用户选择“用户”点击【新增用户】按钮，在右侧新增一条空白用户信息栏，填写“用户名称”、“登录账号”信息，然后点击【保存】按钮，完成新增用户的操作。
登录账号：
指登录软件时在登录界面填写的”用户名“
失效日期：
指给用户设置最后登录日期限制。
4）用户授权选择要授权的用户，然后点击【选择】按钮，从弹出的“选择岗位”界面中，选择岗位信息，然后双击“所属项目”，从下拉菜单中选择该用户所负责的项目部，然后点击【保存】按钮，完成用户授权的操作。
5）删除用户，岗位信息选择要删除的对应信息，点击【删除】按钮，弹出”确认“对话框，选择”是“，完成信息的删除操作已经录入了单据的用户或岗位被其他人员引用的信息不允许删除。
6）密码重置此功能的目的：
当用户遗忘密码时，可使用此功能将用户密码信息重置。
首先选择用户，点击【重置密码】按钮，弹出”提示“对话框，将用户的密码自动复制成一串新密码，用户可通过此密码正常登录软件，也可通过【清除密码】按钮，删除用户的原始密码，重新登录。
短信通知设置
此功能模块只针对“超级管理员”开放，主要作用是将库房中材料的收、发情况按照领导的要求和手机联动，以短信的形式将数据信息发送到领导的手机上。
此功能需要配置GSM制式的短信猫。
1）新建接收人点击【新增接收人】按钮，新增一条空白栏，填写“姓名”、“职位”、“手机号码”信息，然后勾选接收短信的人员，点击【保存】按钮，完成新增接收人操作。
2）设置发送条件点击【发送设置】按钮，进入“发送设置”界面，选择“发料提示”或“收料提示”，然后在“发送条件”中修改发料“金额”条件，勾选“启动”，点击【保存】按钮，完成了短信发送条件设置，当软件中库房数据达到设置条件时，设置的接收人将收到相关短信信息。
3）查看发送结果点击【浏览已发送信息】按钮，即可查看到已发送信息的内容及发送状态
业务规则设置
此功能模块只针对“超级管理员”开放，主要作用是对软件中各功能模块的操作规则进行设置维护。
1）新增单据编号规则首先选择【单据规则设置】页签，在单据规则下，点击【修改缺省设置】按钮，可通过“最小值”、“最大值”调整单据流水号信息，然后点击【增加段号】按钮，新增一条空白栏，填写“自定义段号值”、“段号间分隔符”信息，自动在“示例”栏中展现定义的效果，点击【保存】完成单据编号设置。
2）单据生效规则设置在审批流程为简易审批的前提下，单据生效有两种方式：
一、单据必须通过审批通过后方可生效，二、单据不需要审批即可生效
操作如下：
选择一个业务单据，然后切换到【单据生效规则设置】页签下，勾选/不勾选”单据必须审批通过后方能生效“，点击【保存】按钮，完成这一条业务单据的生效规则，当点击【应用到当前目录下模块】或【应用到所有业务模块】按钮，实现单据生效规则的应用范围。
应用到当前目录下模块：
该条单据所在业务模块中的所有单据。
应用到所有业务模块：
软件中的所有业务单据
单据生效规则设置重新登录后方生效
3）其他规则设置选择【其他参数设置】页签，通过勾选/不勾选【是否可以编辑预算资源】、【材料字典编码自动生成】、【是否隐藏商混小票单价】、【是否允许修改单据编制日期】、【只能编辑本项目报表】复选框，实现业务的相关控制
流程审批
此功能模块只针对“超级管理员”开放，当单据只审批一次就可生效的规则不能满足用户需求时，用户可进入该模块设置多人、多岗位的线型流程审批方式。
设置多级审批流程后，简易审批方式规则将失效。
包含“所有流程”和“流程设置”两个部位。
2.使用功能和操作说明
1）设置多级流程审批首先选择要设置成多级审批的单据，然后将“审批类型”选择为“流程审批”，在点击【新增审批环节】按钮，增加一条空白审批环节，双击“审批人”，弹出“设置审批人”界面，点击【选择用户】按钮，弹出“选择用户”界面，从中选择审批人，审批人可以多选。
当按岗位选择审批人时，点击【选择岗位】按钮，弹出“选择岗位”界面，从中选择岗位。
若按岗位选择审批人，则提交人项目里该岗位下的所有人均可审批。
审批人选择完成后，我们可通过是否勾选“允许修改、“记录修改”、“允许撤销”来分设置该审批人的权限。
允许修改：
审批人可以修改提交的单据信息记录修改：
修改记录将被记录允许撤销：
单据提交后流转到该环节且处于未审批状态，提交人有权利撤销该单据，修改单据内信息后可重新提交若增加下一级审批，用同样的方法即可
选择的“审批人”必须在“用户管理”界面中设置了具有该模块的“审批”权限，否则不能进行多级流程的审批操作
2）提交多级审批单据及查看审批历史首先在审批条件为多级审批的单据中录入数据，点击【审批流程】按钮，下面有三个分类，选择【提交审批】按钮自动弹出"
提交审批流程"
的窗口，点击“提交”，则该单据提交成功；
点击下拉项的【我的流程】链接到“流程审批”页面，该编制人提交的所有单据均显示在【发起流程】这个类别中点击下拉项的【审批历史】，可查看该单据的详细审批过程。
3）审批人审批单据审批人登录系统后，在主界面的右上角的【待办流程】中显示需要审批的单据数点击数字链接，跳转到【流程审批】页面，【待办流程】里的单据是需要审批的单据，已经审批的单据自动显示在【已办流程】分类下。
4）审批通过的单据只能由最后一个审批人拒绝
库房初始化
首次使用本软件时，如果前期已经发生了部分数据，我们软件提供一种除按正常补录单据信息外，还提供一种可以直接录入目前库房的库存量，保证现有库房数据总量的准确。
1）首先选择“项目名称”（项目部登录时没有该项）
2）选择“库房信息”，“库房信息”将根据项目信息自动过滤。
3）录入材料①点击【材料字典】按钮，弹出“材料字典界面”，从中选择材料②点击【增加材料】按钮，新增一条空白材料信息，单击“材料编码”右下方出现的按钮，弹出“选择字典材料”界面，选择材料即可
4）填写数据录入“累计购入”、“累计调入”、“累计耗用”、“累计调出”、“库存数量”即可，其中库存数量为必填项。
结算支付初始化
首次使用本软件时，如果前期已经发生了部分数据，我们软件提供一种除按正常补录单据信息外，还提供一种可以直接录入目前已经结算支付过的信息，保证现有数据准确。
2）选择供应商和合同①点击【选择供应商】按钮，弹出一个选择供应商的窗口，从中选择供应商即可。
②点击【选择合同】按钮，弹出一个选择合同的窗口，从该窗口中选择合同即可。
3）填写数据录入“累计结算金额”、“累计支付金额”即可，其中“累计支付金额”为必填项。
4）
【其他】的下拉项功能下拉项内包含新增、删除、查找单据、帮助
Ø
点击新增或快捷键Ctrl+N，可新增一张单据
点击删除或快捷键Ctrl+D，可删除已保存但未审批的单据
点击查找单据或快捷键Ctrl+F，在弹出的查找单据窗口内设置查找条件，搜索单据
点击帮助，可定位到对应于当前模块的帮助文档
5）打印系统自带一个标准样式，在打印的下拉项中，可预览、设计打印样式、新增样式、删除样式。
项目实时信息展示
1.概述（在实际工作中的作用和功能）此功能模块主要作用是给用户动态分析、展示各项目部材料的量、价对比数据信息，并根据各自需要手动设置预警值，对项目材料的量、价偏差进行预警提示。
提供种显示方式：
材料成本动态显示，超量材料预警显示，各项目材料对比显示。
1）设置显示条件首先点击按钮，弹出“设置播放”窗口,设置播放条件
2）设置预警值点击按钮，弹出”预警设置“界面，从中设置预警参数规则：
1.
预警项包含：
“控制量”、“中标价格”。
“控制量”与“进场量”对比，“中标价格”与“进场价格”对比。
预警项可多选
2.
预警结果存在多种结果时，以最高预警结果为最终显示，优先顺序：
严重预警（最高级）、普通预警、没预警。
3.
手动设置预警值，以百分比显示。
预警值只能为正值，不允许为负值，“当预警值当为零时，不预警”
4.
预警值计算公式：
进场量=控制量×
预警值+控制量量
升级会员 