秘书英语 Unit 4Word文档格式.docx
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5.Ifaclientisbeingrudeonthephone,howshouldasecretaryrespond?
6.Doyouthinkasecretaryshouldbeabletowriteshorthand?
Whyorwhynot?
三、语言学习
1.MayIhelpyou?
询问别人是否需要帮助时的用语，也可用CanIhelpyou?
或WhatcanIdoforyou?
2.ringup打电话LasteveningIwasrungupbyanoldfriendwhomIhadnotheardofforyears.昨晚一位老朋友打电话给我，我多年来没听到他的消息了。
Ringup,andtrytoarrangeanappointmentformewithmydoctor.打个电话，替我跟医生预定看病的时间。
3.callback回电Pleasetellhimtocallback.Mynumberis57664900.请叫他打回电。
我的电话号码是57664900。
I'
mverybusynow.Pleasecallbacklater.我现在很忙，请过一会儿再来电话吧。
4.Hereyouare.英语中的一句常用口语，它的基本意思是“给你。
”、“你所要的东西在这儿。
”它在不同的场合，可以有不同的理解。
如果你认领东西，对方递给你时说：
“Hereyouare.”意为“给你。
”例如：
A:
Excuseme.Isthisyourruler?
对不起，这是你的尺子吗？
B:
Yes,itis.是的。
Hereyouare.给你。
B:
Thankyou.谢谢。
如果别人正找某物，你帮他（她）找到了，你可以说“Hereyouare.”（你的东西在这儿。
）如果在商场购物，营业员会对你说：
“Hereyouare.”（你要的东西在这儿。
）如果你向别人借东西，对方会说“Hereyouare.（给你。
）”出租车司机把乘客带到了目的地，也会说“Hereyouare.”（你的目的地到了。
）
5.getintouch联系HowcanIgetintouchwithyou?
我怎样能跟你联络上？
I'
mtryingtogetintouchwithmybrother.我正设法与我兄弟取得联系。
6.knowabout知道，了解Doyouknowabouttheevolutionofaseedintoaplant?
你知道从种子发展成为植物的过程吗？
IfeelthatIknowaboutthevalueofmyownwork.我觉得我知道自己工作的价值。
7.incase假使，万一Incaseyouneedsomething,pleasedon'
thesitatetoletmeknow.如果你需要什么东西，请不客气地对我说。
Itmayrainyou'
dbettertakeanumbrellajustincaseitdoes.可能下雨，你最好带把伞，以防万一下起来。
四、参考答案
III.Furtherexercises
1.Restudythedialogueandbrieflyanswerthequestionsaboutit.
1）Howshouldasecretarydealwithavisitorwithoutappointment?
Thesecretaryshouldcheckwhetherthebossisavailable.
2）Whenshouldasecretarytakeamessage?
Whenthepersonthevisitoriscallingonisn’tintheofficethesecretaryshouldtakeamessage.
3）Howdoesasecretarymakesurethatthebosswon’tmissanimportantguest?
Thesecretaryshouldfindoutwhatthevisitorwantstoseethebossabout.
4）Howdoesasecretarymakeguestsfeelcomfortablewhilewaiting?
Thesecretaryshouldbepoliteandfriendly.
5）Howshouldasecretarygreetvisitorstomakethemfeelwelcomed?
Thesecretaryshouldtaketheinitiativeingreetingvisitors.
6）WhatdoesthesecretarydowhenTomRaysays:
“IhaveanappointmentwithMr.LingYun.”?
ThesecretarytellsthevisitorthatLingYunisexpectinghimandaskshimtotakeaseatandletsMrLingYunknowthatthevisitorisheretoseehim.
2.Completethefollowingdialogue.
Goodmorning.
B:
Goodmorning.WhatcanIdoforyou?
MynameisJohnBrown.IhaveanappointmentwithMr.LingYunat11o’clock.（我与凌云先生十一点有个约会）。
Yes,Mr.Brown.Mr.Lingisexpectingyou.He’llbewithyouinafewminutes.
Fine.
CanItakeyourcoat?
Yes,please.Hereyouare.
Wouldyouliketotakeaseatwhileyou’rewaiting?
No,thanks.I’vebeensittingforthelastthreehours（过去三个小时里，我一直在坐着）,andI’dliketostretchmylegs.
CanIgetyousomethingtodrink—coffee,teaoracolddrink?
Yes,thatwouldbeverynice.CouldIhaveacupofcoffee,please?
Yes,certainly,Mr.Brown.Howdoyoutakeyourcoffee?
（您想要什么样的咖啡）?
Whitewithonesugar.
3.TranslatethefollowingdialogueintoEnglish.
早上好，先生。
我能为您效劳吗？
Goodmorning,sir.CanIhelpyou?
是的，我想会见凌云先生。
Yes,IwouldliketoseeMr.LingYunplease.
您有预约吗？
Doyouhaveanappointment?
没有，我没有预约。
我来自威尔森汽车公司，我来见凌云先生是为了讨论一下我们新车型的销售的。
No.I’mafraidIhaven’t.I’mfromWilsonMotors,andI’vecometoseeMr.Lingtodiscusssalesofournewmodel.
4.TranslatethefollowingdialogueintoChinese.
CouldIhaveyourname,please?
请问，您的名字是…？
Forster,JohnForsterfromWilsonMotors.
福斯特，约翰•福斯特,来自威尔森汽车公司。
Ifyou’dliketotakeaseat,Mr.Forster.I’llseeifMr.LingYunisfree.
福斯特先生，请您坐一会，让我看看凌云先生有空没有。
Thankyou.
谢谢。
（ToMr.LingYunonhisextension）IhaveaMr.ForsterofWilsonMotorswhowantstoseeyou.Thankyou.（toMr.Forster）Mr.LingYunwillcomedowntoseeyouinaboutfiveminutes,Mr.Forster.Therearesomemagazinesonthetableoverthereifyou’dliketoreadsome.
（通过分机，对凌云先生说）我这里有一位威尔森汽车公司的福斯特先生想要见您。
谢谢。
（对福斯特先生说）凌云先生五分钟后就下来见您，福斯特先生。
那边的桌子上有一些杂志，您如果愿意可以看一看。
谢谢您。
五、课文译文秘书怎样接待客人
第一部分接待来宾
对话1
早上好，小姐。
是凌云先生的办公室吗？
是的，我能为您效劳吗？
我想拜见一下凌云先生。
我是奈威尔公司的蒂姆▪史密斯。
非常抱歉，凌云先生出差不在办公室。
您认为他什么时候能回来？
他后天早上回来。
您要不要留言？
好的。
请告诉他一回来就给我打电话好吗？
事情很紧急。
好的，先生。
您能再重复一遍您的名字吗？
好的，史密斯，S-M-I-T-H.蒂姆▪史密斯
请给我一张您的名片好嘛？
可以，给您。
谢谢您，史密斯先生。
我将转告凌云先生，让他一回来就给您打电话。
谢谢！
再见！
对话2
下午好，张一小姐。
如果可以的话，我想见一见凌云先生。
很高兴见到您，李先生。
让我看看他是不是有时间。
请您稍等一会儿，好吗？
（对凌云先生说）凌云先生，李先生想要见见您。
C:
我现在正忙。
你能问他一下，见我有什么事情吗？
当然可以，凌云先生。
（对李先生说）凌云先生正忙，他想知道您的事情是否紧急？
哦，在他昨天让我检查的合同里，我发现了一个问题。
他跟我说这件事很紧急。
明白了，让我再问问他。
您先坐下等一会儿，好吗？
（对凌云先生说）凌云先生，李先生说他在您昨天让他看的合同里发现了一个问题。
知道了。
哦，这很重要，让他进来吧。
好的，凌云先生。
（对客人说）请进。
对话3
下午好。
是的，我约好与凌云先生见面。
您是莱瑞•威泽先生吧？
是的，正是。
恐怕凌云先生现在正忙着。
您介意等一会吗？
哦，需要等多长时间？
大约半个小时。
噢，太长了，我11：
30要与我的一个客户吃午饭。
助理经理能处理这件事吗？
不行。
我昨天亲自与凌云先生通过电话讨论了细节问题。
我怕任何其他人都不了解这件事情。
也许您愿意另外约个时间见面？
好的。
不过我把我的名片留下，以防万一他把我上次给他的那张弄丢了。
谢谢您，威泽先生。
对于这次的混乱非常抱歉。
没关系。
再见。
对话4
早上好。
我是汤姆•瑞，来自约翰逊药品公司。
我与凌云先生有个约会。
是的，凌云先生正在等您呢，瑞先生。
如果您愿意先坐一会儿，我打个电话告诉凌云先生您来了。
（秘书于是拨打凌云先生的分机号码。
）约翰逊药品公司的瑞先生来见您了。
我带他进去好吗？
（对客人说）瑞先生，凌云先生马上下来见您。
非常感谢。
六、课文录音全文
Dialogue1
Goodmorning,Sir.
Goodmorning,Miss.IsthisMr.LingYun’soffice?
Yes,itis.MayIhelpyou?
I’dliketoseeMr.LingYun,please.I’mTimSmithofNeville.
I’msorry,butMr.LingYunisawayonbusinessrightnow.
Whendoyouexpecthimback?
Heiscomingbackthedayaftertomorrowmorning.Wouldyouliketoleaveamessage?
Yes,please.Wouldyoutellhimtocallmeassoonashe’sback?
Thisisquiteurgent.
Allright,sir.MayIhaveyournameagain?
Yes,Smith,S-M-I-T-H,TimSmith.
Wouldyougivemeyourbusinesscard,please?
OK.Hereyouare.
Thankyou,Mr.Smith,I’lltellhimtocallyoubackassoonashecan.
Thankyou,goodbye!
Goodbye,Mr.Smith.
Dialogue2
Goodafternoon,Ms.ZhangYi.I’dliketoseeMr.LingYunforafewminutes,ifIcould.
Nicetoseeyou,Mr.Li.Letmeseeifheisavailable.Wouldyouwaitjustamoment,please?
（ToMr.LingYunonhisextension）Mr.Ling,Mr.Liishereandwouldliketoseeyouforafewmoments.
I’mbusyrightnow.Wouldyoufindoutwhathewantstoseemeabout?
Certainly,Mr.Ling.（ToMr.Li）Mr.Lingisoccupiedatthemomentandwantstoknowifyourbusinessisurgent.
Well,I’vefoundaprobleminthecontractheaskedmetoexamineyesterday.Hetoldmethatitwasanurgentmatter.
Isee.Letmeaskhimagain.Wouldyoupleasehaveaseatandwaitforamoment?
Thankyou.（ToMr.LingYunonhisextension）Mr.Ling,Mr.Lisaidthathehadfoundaprobleminthecontractyouaskedhimtolookatyesterday.
Isee.Well,thatisimportant.Askhimtocomein.
Allright,Mr.Ling.（Tothevisitor）Pleasegorightin.
Dialogue3
Goodafternoon.CanIhelpyou?
Yes,IhaveanappointmentwithMr.LingYun.
AreyouMr.LarryWizel?
Yes,that’sright.
I’mafraidMr.LingYunisengagedatthemoment.Wouldyoumindwaitingforawhile?
Well…Howlongwillthatbe?
Abouthalfanhour.
Oh,that’stoolong.Ihavealunchappointmentwithoneofmyclientsat11:
30.
CantheAssistantManagerdealwithit?
No.IgotintouchwithMr.LingYunmyselfonthetelephoneyesterdayanddiscusseddetailswithhim.Idoubtifanyoneelsewouldknowaboutthematter.
Perhapsyouwouldliketomakeanappointmentforsomeothertime?
Yes,butI’llleavemycardjustincasehehaslosttheoneIgavehim.
Thankyou,Mr.Wizel.I’msorryabouttheconfusion.
That’sallright.Thankyou.Goodbye.
Dialogue4
Goodmorning.MynameisTomRay,andI’mfromJohnson’sPharmaceuticals.IhaveanappointmentwithMr.LingYun.
Yes,Mr.LingYunisexpectingyou,Mr.Ray.Ifyou’dliketotakeaseat,I’lllethimknowyou’rehere.（ThesecretarythendialsMr.LingYun’sextensionnumber.）Mr.RayofJohnson’sPharmaceuticalsisheretoseeyou.ShallIshowhimin?
Thankyou.（Tothevisitor）Mr.LingYunwillcomedowntoseeyourightaway,Mr.Ray.
Thankyouverymuch.
Section2BeingCourteousandEfficient
接待来访是很多秘书一项经常性的工作。
在接待来访中的礼仪表现，不仅关系到自己的形象，还关系到企业形象。
所以，接待来访的礼仪历来都受到重视。
对来访者，应起身握手相迎，对上级、长者、客户来访，要起身上前迎候。
对于不是第一次见面的同事、员工，可以不起身。
来访者都是为有事而来，因此要尽量让来访者把话说完，并认真倾听。
正在接待来访者时，有电话打来或有新的来访者，要礼貌表示抱歉，再去和他人打招呼或接电话。
二、课前提问：
1．Whatshouldasecretaryknowabouthis/hercompany?
2．Howshouldasecretarydealwithanimportantvisitor?
3．Ifavisitorwishestoleaveamessage,whatshouldasecretarydo?
4．Whatshouldasecretarydowhenagustiskeptwaiting?
5．Whatshouldbeincludedinarecordofvisitors?
6．Wh
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