Excel 教材打印Word文档格式.docx
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第7章管理数据清单和工作表-42-
7.1数据清单-42-
7.2数据筛选-43-
7.3数据排序-45-
7.4数据汇总-47-
7.5建立数据透视表-55-
7.6管理工作簿-59-
第8章设置工作簿的打印及共享-61-
8.1设置页面-61-
8.2设置页眉页脚-63-
8.3设置分页-64-
8.4打印工作簿-66-
第1章Excel快速入门
Excel2003功能与特点三大功能：
1.电子表格中的数据处理:
在电子表格中允许输入多种类型的数据，可以对数据进行编辑、格式化，利用公式和函数对数据进行复杂的数学分析及报表统计。
2.制作图表:
可以将表格中的数据以图形方式显示。
Excel2003提供了十几种图表类型，供用户选择使用，以便直观地分析和观察数据的变化及变化趋势。
3.数据库管理方式:
Excel2003能够以数据库管理方式管理表格数据，对表格中的数据进行排序、检索、筛选、汇总，并可以与其他数据库软件交换数据，如FoxPro等。
1.1Excel2003的启动与退出
同基他基于Windows的程序一样，Excel2003启动与退出可以通过多种方法来实现。
Excel2003的启动
Excel2003的退出
1.1.1启动Excel2003
启动Excel2003的方法很多，最常用的有以下几种。
▪单击“开始”按钮，从“程序”菜单中选择“MicrosoftOffice”文件夹，从中选择“MicrosoftExcel2003”选项。
▪如果在桌面上设置了Excel2003快捷方式，单击其图标启动。
▪打开资源管理器，访问“C:
\ProgramFiles\MicrosoftOffice\OFFICE11”文件夹，双击EXCEL.EXE文件。
▪选择任意Excel文件，双击后系统就会自动启动Excel，同时自动加载该文件。
1.1.2Excel2003的退出
退出Excel2003有很多方法，常用的主要有以下几种.
▪选择“文件”|“退出”命令。
▪单击Excel2003窗口右上角的关闭按钮。
▪双击Excel2003窗口左上角的图标。
▪按Alt＋F4组合键。
注：
执行退出Excel的命令后，如果当前制作中的工作表没有存盘，则弹出一个保存文稿的提示对话框。
单击“否”按钮，将忽略对工作表的修改，然后退出Excel。
1.2Excel2003的操作界面
启动Excel2003后，就进入其主界面。
Excel2003的操作界面主要常用工具栏、名称框、全选按钮、行号、工作表、格式工具栏、编辑栏、工作表标签等部分组成。
如图：
第2章创建和编辑工作表
2.1创建工作簿
2.1.1基本概念
工作簿：
工作簿即Excel中用来存储和处理数据的文件，扩展名为.xls。
每个工作簿可以包含一个或多个工作表，并且最多可以包含255个工作表。
工作表：
工作表又称为电子表格。
工作表是由单元格组成的，每一张工作表由256×
65536个单元格组成的每张工作表都有一个相应的工作表标签，工作表标签上显示的就是该工作表的名称。
单元格：
单元格是工作表中的最基本单位，是行和列交叉处形成的白色长方格。
纵向的称为列，列标用字母A到IV表示，共256列；
横向的称为行，行号用数字1到65536表示，共65536行。
单元格位置用列标和行号来表示。
单元格区域：
所谓单元格区域，指的是单个的单元格、或者是由多个单元格组成的区域、或者是整行、整列等。
编辑栏：
Execel的编辑栏用于输入或修改工作表单元格中的数据。
若要向某个单元格中输入数据，则先单击该单元格，然后输入数据，这些数据将在该单元格和编辑栏中显示，按【Enter】键或者单击编辑栏上的“输入”按钮。
输入的数据便插入到当前单元格中，在完成输入数据之前，若要取消输入的数据，则按【Esc】或者单击编辑栏上的“取消”按钮。
在编辑栏左边标记的是当前活动单元格，例如；
表示当前活动单元格为B7，在单元格B7中输入的数据为26。
行号和列标：
单元格是Excel独立操作的最小单位，用户的数据只能输入在单元格内，同一水平位置的单元格构成一行，每行有用来标识该行的行号，行号用阿拉伯数字来表示（1,2,3）；
同一垂直位置的单元格构成一列，每列有用来标识该列的列标，用英文字母来表示（A，B,C）.例如，单元格B7表示其行号为7列标为B。
2.1.2创建新的工作簿
启动Excel2003时，系统将自动创建一个新的工作簿，并在新建工作簿中创建三个空白工作表shheet1，sheet2，sheet3，如果用户需要创建一个新的工作簿，可以用以下三种方法实现：
●单击“文件|新建”，在弹出的新建工作簿任务窗格中单击新建。
●单击“常用”工具栏中的“新建”按钮。
●如果需要创建一个基于模板的工作簿，则在“新建工作簿”任务窗格中单击“模板”。
选择一个需要的模板。
单击“确定”。
2.2输入数据
在单元格中输入数据，首先要选定单元格，然后再向其中输入数据，所输入的数据将会显示在编辑栏和单元格中。
在单元格中可以输入的内容有文本，数字，日期和时间以及公式等。
可以用以下三种方式来对单元格进行输入数据：
1、用鼠标选定单元格，直接在其中输入数据。
按【Eneter】确认。
2、用鼠标选定单元格，然后在编辑栏中单击鼠标左键。
并在其中输入数据，然后单击“输入”按钮或者按【Enter】。
3、双击单元格，单元格中显示了插入光标，移动插入点光标。
在特定的位置输入数据。
此方法主要用于数据修改。
2.2.1输入文本和数字
在Excel中，对于全部由数字组成的字符串，如邮政编码，电话号码等，为了避免被认为是数字型数据，excel要求在这些输入项前面添加“，”，来区分是“数字字符串”而不是“数字”数据。
输入本文：
在工作区输入本文的具体操作步骤如下：
1、单击“常用”工具栏中新建，建立一个新的工作簿。
2、选定要输入本文的单元格，直接在其中输入文本内容。
3、按【Enter】键或者单击另外一个单元格完成输入。
输入数字：
在工作表中输入货币数值的具体操作：
1、新建工作簿
2、选定需要输入数字的单元格或者单元格区域，单击“格式|单元格”，在弹出的“单元格格式”对话框中单击“数字”选项卡，如图：
3、在分类列表框中选择“货币”选项，设置“小数位数”为2，在“货币符号”下拉框中选择￥，确定。
则自动设置成货币数值。
设置结果如图：
2.2.2输入公式和批注
输入公式：
公式是在工作表中对数据进行分析的等式。
它可以对工作表数值进行加减乘除等运算。
它可以引用同一工作表中的其他单元格，同一工作簿中的单元格等。
在工作簿中输入公式的具体步骤如下：
1、新建一个工作簿。
2、选定要输入公式的单元格，在单元格上输入公式=1+2，如图：
输入回车后，单元格中自动求和。
输入批注：
批注是用来说明该单元格中数据的含义或者强调某些信息。
在工作表中输入批注的具体操作如下：
1、选定需要添加批注的单元格，单击“插入|批注”，或者在此单元格单击鼠标右键，选择“插入批注”，输入内容。
2、输入完成后，单击批注框外的任意工作表区域，关闭批注框。
2.2.3输入日期和时间
输入日期设置的具体操作如下：
1、单击“格式|单元格”命令，弹出“单元格格式”对话框。
2、单击“数字”选项卡，在“分类”列表框中选择“日期”选项，在类型中选择需要的类型。
设置好后，单击确定按钮。
备注：
设置时间格式与设置日期格式相同。
2.3选定单元格
在Excel中对工作表的操作都是建立在对单元格或者单元格区域进行操作的基础上的，所以对当前的工作表进行各种操作，必须以选定单元格或者单元格区域为前提。
2.3.1选定一个单元格
打开工作簿后，用鼠标单击要编辑的工作表标签使其成为当前工作表。
要在当前工作表中选定单元格，可用鼠标，键盘，或单击“编辑|定位”命令来实现，操作如下：
●用鼠标选定单元格：
将鼠标指针定位到需要选定的单元格上，并单击鼠标左键，该单元格则成为当前单元格。
●使用键盘选定单元格，使用上下左右方向键，可移动当前单元格。
●使用“定位”命令选定单元格，单击“编辑|定位”，则弹出“定位”对话框，在该对话框的“引用位置”文本框中输入要选定的单元格，如B5，确定这时候B5则为当前的单元格。
2.3.2选定单元格区域
在Excel中使用鼠标和键盘结合的方法，可用选定一个单元格区域或者多个不相邻的单元格区域。
●选定一个单元格：
先用鼠标单击该区域左上角的单元格，按住鼠标左键并拖动鼠标。
到区域的右下角，释放鼠标左键即可。
●如果要选定的单元格区域范围较大，可用使用鼠标和键盘相结合的方式。
先单击要选定区域左上角的单元格，然后拖动滚动条，在按住【shift】的同时单击鼠标左键，即选定了两个单元格之间的区域。
●选定多个不相邻的单元格区域：
按住鼠标左键，拖动鼠标到选定第一个单元格区域，接着，按住【ctrl】，然后使用鼠标选定其他单元格区域。
另外，工作表中一些特殊的单元格区域，操作如下：
●整行：
单击单元格的行号。
●整列：
单击单元格的列标。
●整个工作表：
单击工作表行号和列标交叉处，即全选按钮。
●相邻的行或者列：
在工作表行号或者列标上按下鼠标左键，并拖动要选择的所有行或者列。
●不相邻的行或者列：
单击第一个行号或列标，按住【ctrl】再单击其他行号或列标。
2.4编辑单元格
2.4.1插入行、列和单元格
如果需要在已输入数据的工作表中插入行。
列或者单元格。
操作方法如下：
1、插入行、列或者多行、多列：
1）插入行：
在需要插入新行的位置单击任意单元格，然后单击“插入|行”命令。
在当前的行插入一行，原有的行自动下移。
2）插入列：
在需要插入新列的位置单击任意单元格，然后单击“插入|列”命令，在当前插入一列，原有的列自动右移。
3）插入多行/列：
选定与需要插入的新行/列下侧或右侧相邻的若干行/列，然后单击“插入|行/列”。
原有的行/列自动下移或者右移。
4）插入单元格或者单元格区域：
在选择要插入的位置，然后单击“插入|单元格”，单击确定。
2.4.2删除行、列和单元格
当工作表中的某些数据及其位置不再需要时候，可以将他们删除。
使用命令与按【delete】删除的内容不一样，按【delete】仅清除单元格中的内容，其空白单元格仍保留在工作表中。
而使用“删除”命令则是内容和表格一起删除。
删除不再需要的行列的具体操作如下：
1）选定要删除的行、列、单元格。
2）单击“编辑|删除”，将弹出“删除”对话框，选择需要的操作，确定。
2.4.3删除或更改单元格内容
如果在单元格中输入数据时发生了错误，或者要更改单元格中的数据时，则需要对数据进行编辑，我们可以很方便的删除和更改单元格中的内容。
删除单元格内容：
●要删除单元格中的内容，选定该单元格后按【delete】。
这时候需要输入的内容从单元格中被删除，单元格的其他属性仍然保留。
●若想完全删除，连单元格也不要了，那么需要单击“编辑|清除”，选择相应的方式，确定即可。
更改单元格的内容：
●双击需要修改的单元格，或者按【F2】，然后进行编辑。
●单击要修改的单元格使其成为当前单元格，然后编辑。
2.4.4移动和复制单元格数据
移动单元格数据是指将输入在某些单元格汇总的数据移到其他单元格中，复制单元格或者单元格区域数据时指将某个单元格或者单元格区域数据复制到指定位置，原位置的数据仍存在。
移动或复制单元格或单元格区域的方法基本相同。
操作如下：
●选定要移动或复制数据的单元格或者单元格区域，单击“编辑|剪切”或者“复制”命令。
●选定要粘贴数据的位置。
●单击“编辑|粘贴”命令，即可。
在进行单元格或者单元格区域复制操作时，如果需要复制其中的特定内容不是所有内容，可以使用“选择性粘贴”命令来完成，具体步骤：
●选择需要复制的单元格，单击“编辑|复制”命令。
●选择目标区域的左上角单元格，单击“编辑|选择性粘贴”，选择相应的操作，即可。
2.5操作工作表
2.5.1插入、删除、重命名工作表
插入新工作表：
在首次创建一个新的工作簿的时候，默认的，该工作簿包含了3个工作表，在现实生活中，所需要的工作表数可能各不相同，有时候需要添加一个新的，或者删除一个不用的，具体操作如下：
●选定当前工作表。
●将鼠标指针指向该工作表的标签，单击鼠标右键，在弹出快捷菜单栏中选择“插入”选项，选择需要的模板，单击确定后，即新添加了一个工作表。
删除工作表：
删除工作表和插入新的工作表的方法一样。
●单击工作表标签，使要删除的工作表成为当前工作表。
●单击“编辑|删除工作表”，执行该操作后，当前的工作表被删除，同时和它相邻的后面的工作表成为当前的工作表。
另外，还有一种方法，就是鼠标右键单击工作表标签，直接点击删除。
重命名工作表：
重命名工作表具体操作如下：
●单击要更改名称的工作表标签，使其成为当前工作表。
●单击“格式|工作表|重命名”命令，此时选定的工作表标签呈高亮显示，此时，处于编辑状态，然后输入一个新工作表的名称。
●按鼠标左键或者单击其他位置结束重命名。
2.5.2隐藏或显示工作表
在Excel中，可以有选择的隐藏工作簿的一个或者多个工作表，一旦工作被隐藏，其内容将无法显示，除非撤销对该工作表的隐藏设置。
隐藏工作表：
●选定需要隐藏的工作表。
●单击“格式”|“工作表”|“隐藏”命令，即可。
显示工作表：
●单击“格式”|“工作表”|“取消隐藏”命令，弹出对话框，选择需要取消隐藏的工作表，单击确定。
2.5.3横向或纵向拆分工作表
对于一些较大的工作表，我们可以将其按横向或者纵向进行拆分，这样就能同时查看或者编辑同一张表中的不同部分。
在excel工作窗口的两个滚动条上分别有两个拆分框，拆分后的窗口被称作窗格。
每个窗格都有不同的滚动条。
横向拆分工作表：
如图所示：
纵向拆分工作表：
第3章设置工作表格式
创建编辑了工作表，并不等于完成了所有的工作，还必须对工作表中的数据进行一定的格式化。
3.1设置字符格式
为了使表格的标题和重要的数据等更加醒目、直观。
就需要对工作表中的单元格进行设置。
下面就分别对单元格中文本的字体、字号、颜色等进行格式化的操作。
3.1.1设置字体
使用格式工具栏设置字体的具体操作如下：
选定要设置字体的单元格或单元格区域，在格式工具栏中的“字体”下拉框中选择“方正姚体”，如图：
使用菜单命令设置字体
使用菜单命令设置字体的单元格或者单元格区域，单击“格式”|“单元格”命令，在弹出的“单元格格式”单击字体选项卡，在字体列表框中选择“华文新魏”选项，如下：
确定后ok。
3.1.2设置字号
我们还可以根据需要为单元格中的字体设置不同的字号。
设置字号有很多种方法，下面举例说明：
选定要设子字号的单元格或者单元格区域，在格式工具栏的“字号”下拉框中选择合适的字号。
使用菜单命令设置字号，设置相关的字号即可：
3.1.3设置字形
如果要改变字形，则先选定要改变字形的单元格或者单元格区域，然后单击“格式”工具栏中的“加粗”按钮，“倾斜”按钮或者“下划线”按钮。
具体操作如下：
选定要添加下划线的单元格或者单元格区域，单击“格式”|“单元格”命令，在弹出的单元格格式对话框中单击“字体”选项卡，在“下划线”下拉框中选择“会计用双下划线”，确定。
3.1.4设置文字颜色
在对单元格中的文字进行排版时，可以通过改变字符颜色的方式，达到突出重点的目的。
设置字体颜色的方法也有很多种，如下：
选定要改变文字颜色的单元格或者单元格区域，单击“格式”工具栏中“字体颜色”下拉按钮，在弹出的调色板中选择需要的颜色，如图：
设置完毕，结果如下图。
使用菜单命令设置文字颜色。
如下：
3.1.5对单个字符进行格式化工具栏
以上介绍的是对某个单元格中的所有字符进行格式化，也可以选定格式化的那些特殊字符。
3.2设置数字格式
在工具栏的单元格中输入的数字，通常按常规格式显示，但是这种格式可能无法满足我们的要求，例如，财务报表中的数据常用的是货币格式。
为了解决上述问题，Excel针对常用的数字格式，事先进行了设置并加以分类，它包含了常规、数值、货币、会计专用、日期、时间、百分比、分数、科学计数、文本、特殊以及自定义等数字格式。
3.2.1使用工具栏设置数据格式
在“格式”工具栏中提供了几种工具，可以用来快速格式化数字，具体操作如下：
选定需要格式化数字的单元格或者单元格区域，单击“格式”工具栏中相应的按钮。
3.2.2使用菜单栏设置数字格式
使用菜单命令设置数字格式，单击“格式|单元格”，在弹出单元格格式对话框中单击数字选项卡，在分类列表框中数值选项，设置完毕后，单击确定按钮。
3.2.3自定义数字格式
虽然中文版Excel2003提供了许多预设的数字格式，但是有时还需要一些特殊的格式，这就需要用户自定义数字格式，具体操作步骤如下：
（1）选定要格式化数字的单元格或单元格区域，如图：
（2）单击：
“格式单元格”命令，在弹出的“单元格格式”对话框中单击“数字”选项卡，在“分类”列表框中选择“自定义”选项，在“类型”列表框中选择需要的类型，如图：
单击确定。
Ok
我们需要了解几个经常使用的定义数字格式的代码，各代码含义如下：
#：
只显示有意义的数字而不是不显示无意义的零。
0：
显示数字，如果数字位数少于格式中的零的个数，则显示无意义的零。
？
：
为无意义的零在小数点两边添加空格，以便使小数点对齐。
，：
为千位分隔符或者将数字以千倍显示。
创建的自定义格式有四个部分，各部分用分号分隔，每部分依次定义正数，负数，零值个文本的格式，例如：
●￥#，###。
0：
[红色]￥#，###.00：
0.00；
“请输入数字”
如果要设置格式中某一部分的颜色，请在该部分输入颜色的名称并用方括号起来。
3.3调整行高和列宽
中文版Excel2003设置了默认的行高和列宽．但有时默认值并不能满足实际工作的需要
因此就需要对行高和列宽进行适当的调整。
3.3.1使用鼠标改变行高
若要改变一行的高度，则可将鼠标指针指向行号间的分隔线，按住鼠标左键并拖动．例
如，要改变第2行的高度，可将鼠标指针指向行号2和行号3之间的分隔线这时鼠标指针
变成了双向箭头形状，按住鼠标左键并向上或向下拖动．在屏幕提示框中将显示出行的高度
如图3-35所示．将行高调整到适合的高度后．释放鼠标左键即可。
3.3.2精确改变行高
要精确改变行高，其具体操作步骤如下：
选定要改变行高的行，单击"
格式"
|“行”|“行高”命令，在弹出的“行高”对话框中输入一个数值，单击‘确定”按钮，结果。
如果某些行高的值太大，以至于文字所需的高度时，可以单击“格式”|“行”|”最合适的行高“命令，系统会根据该行中最大字号的高度来自动改变该行的高度。
3.3.3使用鼠标改变列宽
改变列宽与改变行高的操作方法类似：
拖列标间的分隔线即可例如．要改变H列的宽度，可用鼠标拖曳C列和D列之间的列标分隔线．拖动鼠标时．在屏幕提示框中将显示出列的宽度值，如图．将列宽调整至合适的宽度后．释放鼠标左键即可.
3.3.4精确改变列宽
要精确改变列宽，有以下几种方式：
选定要改变列宽的列或列中任意一个单元格．单击“格式”|“列”|“列宽”命令．在弹出的“列宽”对话框中输入一个数值．单击“确定”按钮，结果如图。
在中文版Excel2003中．对于需要特定列宽的工作表．可以先从其他工作表中复制含有
特定列宽的单元格．再选定要设置列宽的单元格，然后单击“常用”工具栏中的“粘贴”按
钮，工作表中就会出现“粘贴”智能标记，单击该智能标记的下拉按钮．在弹出的下拉列表
中选择“保留源列宽”选项，就可以实现从其他工作表中粘贴信息而不丢失该格式。
3.3.5隐藏行和列
有时想把需要修改的行或列集中显示在屏幕上．把那些不需要修改的行或列隐藏起来以节省屏幕空间方便修改操作。
隐藏列
隐藏列的具体操作步骤如下：
（1）选定要隐藏的列，单击“格式”|“列”|“隐藏”命令。
如果要想重新显示被隐藏的列，则先选定跨越隐藏列的单元格（例如．用户隐藏了C列．应选定B列和D列中的单元格），然后单击“格式”|“列”|“取消隐藏”命令即可。
隐藏行
隐藏行的具体操作步骤如下：
●选定要隐藏的行，单击“格式”|“行”|“隐藏”命令。
如果要想重新显示被隐藏的行．则先选定跨越隐藏行的单元格（例如，用户隐藏了第2行，应选定第A行和第3行中的单元格），然后单击“格式”|“行”|“取消隐藏”命令即可。
●行高或者列宽调整为0时，即可隐藏该行或者列。
3.4添加边框和底纹
工作表中显示的网格线是为用户输入、编辑方便而预设的，在打印或显示时，可以全部用它作为表格的格线，也可以全部取消它。
在设置“单元格”格式时。
为了使单元格中的数据显
示更清晰增加工作表的视觉效果，还可对单元格进行边框和底纹的设置。
3.4.1隐藏网格线
默认情况下，每个单元格都由围绕单元格的灰色网格线来标识，也可以将这些网格线隐
藏起来，具体操作步骤如下：
打开一个文件，单击“工具”|“选项”命令，在弹出的“选项”对话框中单击“视图”选项卡，在“窗口选项”选项区中取消选择“
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